Chữ ký số là gì? Những lý do mà doanh nghiệp cần sử dụng CKS

Chữ ký số hiện nay đã được áp dụng rộng rãi với nhiều cá nhân, tổ chức để thuận tiện hơn trong việc giao dịch qua Internet và quản lý chứng từ. Tuy nhiên vẫn có nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ Chữ ký số là gì? Chữ ký số thường được dùng cho cụ thể những mục đích nào? Bài viết hôm nay, FSI sẽ cùng bạn đi tìm hiểu tất tần tật về nó. Cùng theo dõi nhé!

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (Chữ ký số) là loại chữ ký điện tử được sử dụng để thay thế cho chữ ký thường bằng tay trên các thiết bị điện tử hay văn bản tài liệu. Thông qua việc sử dụng chữ ký số này sẽ giúp xác thực được người gửi tài liệu đối với các giao dịch điện tử qua internet và đảm bảo rằng nội dung gốc của tài liệu đó không bị thay đổi sữa chữa.

Nhìn chung, hầu hết các cá nhân và đơn vị tổ chức đều có thể sử dụng chữ ký số. Một số trường hợp được yêu cầu phải sử dụng chữ ký số như: kê khai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế qua phương tiện điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký điện tử, thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua giao dịch điện tử. Chữ ký số cũng được xem là một trong những bước tiến lớn trong quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Những khái niệm liên quan đến chữ ký số cần biết

Chữ ký số điện tử được tạo nên bởi công nghệ mã hóa công khai: Mỗi đơn vị kinh doanh sẽ có cặp khóa gồm một khóa bí mật và khóa công khai.

• Khóa bí mật – Private key: Khóa dùng để tạo chữ ký số.

• Khóa công khai – Public key: Khóa sử dụng để kiểm tra chữ ký số, khóa này được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

• Người ký: Là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một dữ liệu dưới tên mình.

• Người nhận: Là tổ chức hoặc cá nhân nhận được tài liệu điện tử được ký số bởi người ký. Người nhận sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được, tiếp theo đó sẽ tiến hành các hoạt động, giao dịch cần thiết giữa đôi bên.

Hai loại chữ ký số thông dụng hiện nay

Chữ ký số USB Token

USB Token là loại chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Loại chữ ký số này là một phần mềm được tích hợp vào thiết bị phần cứng USB. Người dùng chỉ cần tiến hành các thao tác cài đặt đơn giản là có thể sử dụng để ký điện tử. Chữ ký số USB Token chỉ ký được khi hoạt động offline và chỉ một người sử dụng tại 1 thời điểm. 

Cài đặt chữ ký số USB Token:

• Bước 1:

  Cài đặt chữ ký số vào máy tính.

• Bước 2:

  Tiến hành đổi tên PKI Token và nhập vào tên bạn muốn nhập.

• Bước 3:

  Thay đổi mã Pin để thiết lập quyền bảo mật riêng tư.

• Bước 4:

  Kiểm tra thông tin chữ ký số và kiểm tra thiết bị có nhận USB Token 

• Bước 5:

  Ký điện tử và tiến hành các giao dịch với chữ ký số. 

Chữ ký số HSM

HSM là loại chữ ký số này có cặp khóa và chứng thư số đặt trong Hardware Security Module nhằm mục đích phục vụ cho các ứng dụng chữ ký số có yêu cầu tốc độ cao cho việc mã hóa xác thực. Với chữ ký số HSM người dùng có thể thực hiện khi sử dụng online và với tốc độ ký lên đến 1200 chữ ký mỗi giây. Ngoài ra còn có thể phân quyền cho những người khác cùng sử dụng trong 1 lúc.

Chức năng của chữ ký số là gì?

Chức năng chính của chữ ký số là thực hiện giao dịch điện tử mà vẫn đảm bảo về mặt pháp luật và được công nhận. Cụ thể như sau:

• Chữ ký số là công cụ thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường công nghệ, giúp hoạt động giao dịch có thể diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật.

• Chữ ký số cá nhân cá giá trị pháp lý tương tự như chữ ký tay, đảm bảo giao dịch đầy đủ về mặt pháp lý.

• Chữ ký số trong doanh nghiệp có giá trị tương đương như con dấu và người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp.

• Chữ ký số dùng để ký trong các giao dịch như thư điện tử, mail để xác nhận chính xác người gửi thư cho khách hàng.

• Chữ ký số có thể dùng để kê khai nộp thuế trực tuyến hay kê khai hải quan trực tuyến.

• Chữ ký số dùng để đóng bảo hiểm, đầu tư chứng khoán, giao dịch chuyển tiền bảo mật, độ an toàn tuyệt đối.

• Hợp đồng thỏa thuận giữa 2 doanh nghiệp cũng có thể được ký kết trực tuyến với chữ ký số.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Dưới đây FSI sẽ phân tích cụ thể để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về những lợi ích mang lại của Chữ ký số là gì:

Chữ ký số đảm bảo được tính pháp lý trong các giao dịch trực tuyến.

Chữ ký số sử dụng công nghệ cao với độ bảo mật thông tin tuyệt đối nên chữ ký số có vai trò xác nhận về tính pháp lý cho các tài liệu điện tử. Sử dụng chữ ký số sẽ đảm bảo được tính nguyên bản của tài liệu được gửi đi và xác định chính xác người gửi, tránh giả mạo thông tin

Các tài liệu điện tử sử dụng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với các văn bản được đóng dấu và ký tay. Chữ ký số là phương thức duy nhất để công nhận tính pháp lý của văn bản điện tử.

Chữ ký số đảm bảo an toàn và tính bảo mật thông tin tài liệu

Chữ ký số được sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA). Công nghệ bảo mật đặc biệt mà chỉ có người nhận văn bản đã ký mới có thể mở được văn bản, đảm bảo văn bản không bị thay đổi sửa chữa từ bất kỳ ai khác.

Ngăn chặn được hành vi giả mạo chữ ký

Khả năng để tạo ra một chữ ký số giống với một chữ ký số khác là điều không thể. Bởi mỗi một chữ ký số sẽ được mã hóa khác nhau. Điều này giúp ngăn chặn được việc lạm dụng giả mạo chữ ký để làm giả các loại chứng từ.

Hỗ trợ xử lý công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn

Với chữ chữ số, cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể thao tác ký, gửi, xử lý các công việc liên quan về mặt chứng từ, pháp lý qua internet mà không cần phải đi đến nơi trực tiếp. Ngoài ra chữ ký số còn có chức năng phân quyền cho những phòng ban khác trong doanh nghiệp để quá trình làm việc được dễ dàng hơn, giúp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

Liệu dùng chữ ký số có an toàn không?

Các doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm khi sử dụng Chữ ký số. Bởi nó là một thiết bị đảm bảo an toàn và có độ chính xác, tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao. Chữ ký số là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký. Qua đó giúp cá nhân, cơ quan hay tổ chức yên tâm hơn với giao dịch điện tử của mình.

Trên đây là tổng hợp những nội dung về “Chữ ký số là gì” mà chúng tôi đã tìm hiểu được. FSI hy vọng rằng với mỗi chia sẻ mà chúng tôi đem đến cho bạn sẽ là một phần nhỏ hỗ trợ bạn trong công việc cũng như nghiên cứu. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu nhất trong việc quản lý doanh nghiệp thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất nhé!