Chữ ký số là gì? Những lưu ý và cách sử dụng của chữ ký số

Trong thời gian sắp tới, Chính Phủ sẽ làm việc với người dân hoàn toàn thông qua kênh trực tuyến. Chính vì thế chữ ký số trong tương lai có thể được sử dụng trong các ứng dụng liên quan đến Chính Phủ khi làm thủ tục hành chính hoặc xác nhận với các cơ quan/nhà nước. Đồng thời, trong kinh tế thị trường, chữ ký số cũng trở thành một điều cần thiết và tối thiểu mà một doanh nghiệp hoạt động cần trang bị.

Chữ ký số là gì?

thông tin về chữ ký số

Chữ ký số (còn có tên gọi khác là token/chữ ký số token) là cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Trong đó dữ liệu đã được mã hóa gồm mã số thuế của doanh nghiệp và thông tin của doanh nghiệp.

Chữ ký số dùng để ký thay cho chữ ký thông thường, đây là phương tiện giúp đảm bảo cho nội dung gốc của văn bản/tin nhắn không bị thay đổi, nhằm mục đích nhận dạng người có thẩm quyền gửi tin nhắn hoặc ký tài liệu.

Chính vì đảm bảo được an toàn cho những giao dịch điện tử, nên việc sử dụng chữ ký số là cần thiết. Với tính pháp lý cao, chữ ký số được dùng ở Việt Nam thông qua các giao dịch trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng…

Công dụng của chữ ký số

Chữ ký số doanh nghiệp có thể thay thế chữ ký thông thường trong đa số tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử ở thị trường kinh tế số.
Mẫu chữ ký số đảm bảo được giá trị pháp lý tương đương với chữ ký thông thường của cá nhân và tương đương với chữ ký/con dấu của tổ chức/doanh nghiệp.
Các chữ ký số giá rẻ vẫn có thể sử dụng để đầu tư chứng khoán, mua hàng trực tuyến, thậm chí thanh toán online, chuyển tuyền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp tiền như VISA, Master…
Chữ ký số có thể sử dụng với các ứng dụng chính phủ điện tử, cơ quan nhà nước. Khi cần làm thủ tục hành chính hoặc xin xác nhận của cơ quan nhà nước thì bạn chỉ cần ngồi tại nhà khai vào mẫu hành chính và ký chữ ký số vào, gửi đi là hoàn thành.
Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng với đối tác hoặc doanh nghiệp giúp đảm bảo mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn rất nhiều. Đồng thời đôi bên không cần gặp nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi email qua cho nhau.
Chữ ký số còn có thể sử dụng để đóng bảo hiểm xã hội hoặc giao dịch điện tử, xác nhận qua các email để đối tác biết liệu có phải bạn là người gửi thư hay không.
Cuối cùng, chữ ký số dùng để kê khai nộp thuế trực tuyến, khai báo với hải quan.

Rút ngắn thời gian cấp phép chứng thực chữ ký số

Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Chữ ký số có điểm khác biệt với chữ ký thông thường là sau mỗi lần ký, người sử dụng có thể dùng khóa bí mật để tạo chữ ký và có thể ký các kiểu khác nhau trong mỗi lần ký. Từ đó dựa vào các công cụ phần mềm mà đối tác có thể kiểm tra chứng thư để xác định chữ ký của bạn.

Vậy sử dụng chữ ký số như thế nào? Cần làm điều gì trước? Để sử dụng chữ ký số cần phải đăng ký chứng thực số, tạo khóa bí mật để lưu vào cơ sở hạ tầng mã khóa công khai PKI Token cùng với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Khi các trình ứng dụng có chức năng ký số, việc sử dụng sẽ đơn giản hơn bao giờ hết, chỉ cần cắm thiết bị token vào cổng USB, nhập PIN bảo vệ, nhấp chuột vào lệnh ký số trong trình ứn dụng là xong.

Mặc dù chữ ký số mang lại nhiều lợi ích, song vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Điển hình là các lỗi chưa cài đặt Java, trình duyệt chạy trên Internet Explorer chưa tương thích, có nhiều lỗi cấu trúc hoặc tên tệp tờ khai không hợp lệ… Chính vì thế khi sử dụng, doanh nghiệp cần lưu ý chỉnh sửa các lỗi sai kịp thời để tránh sót thông tin hoặc thiếu chuyên nghiệp trong mắt đối tác.

Chữ ký số trong các tài liệu điện tử cần có một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số đại diện đứng ra chứng nhận, từ đó người nhận có thể xác nhận được ai là người tạo ra các chữ ký số đó. Đồng thời tương tự như trong quá trình giao dịch điện tử công cộng, cá nhân/cơ quan/tổ chức phải sử dụng chữ ký số công cộng do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số công cộng đã cấp cho.

đăng ký chữ ký số

Cách sử dụng chữ ký số

Bước 1: Tải xuống phần mềm chữ ký số token

Bước 2: Tiến hành giải nén, vào mục Digital.exe (nhấn chuột phải), chọn Run as administrator (tạo quyền administator).

Bước 3: Xuất hiện báo màn hình bảo vệ của window thì nhấn vào more info, sau đó nhấn run anyway. Nếu xuất hiện thêm trên màn hình yêu cầu về cho phép chạy chương trình thì nhấn cho phép chạy.

Bước 4: Tiến hành cắm USB Token vào máy, cho chạy chương trình USB TOKEN .

Bước 5: Trên giao diện của chương trình, nhấn Tìm TOKEN và Chọn TOKEN của doanh nghiệp mình, Chọn file PDF đã được tải về từ hệ thống và Ký PDF.

Bước 6: Lưu file đã ký. Trong quá trình cài đặt, nếu thấy thông báo là TOKEN không hợp lệ thì tiến hành gỡ cài đặt của chương trình USB TOKEN và cài lại.

Bước 7: Nhập mã PIN của USB Token, nếu đã nhập đúng và đã ký thành công thì sẽ xuất hiện giao diện thông báo thao tác thành công. Nếu hiện thêm thông báo mã PIN đã bị khóa thì nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để được mở khóa.

Chữ ký số như một chiếc USB và bảo mật bằng mã pin, tuy nhỏ gọn nhưng chữ ký số đã mang lại vô vàn lợi ích cho cá nhân/doanh nghiệp sử dụng. Góp phần đảm bảo an toàn và chính xác, bảo mật toàn vẹn dữ liệu. Đồng thời là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cá nhân/doanh nghiệp yên tâm hơn với giao dịch điện tử của mình.

>>Tặng chữ ký số (chữ ký TOKEN) cho Quý khách hàng sử dụng các dịch vụ của Replus.
Dịch vụ văn phòng ảo Replus chuyên cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh đắc địa tại TPHCM, Hà Nội:

4.9/5 – (12 votes)