Chi Tiết Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Đến Bằng Excel Đừng Bỏ Qua
Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động luôn phải quản lý các loại văn bản, hồ sơ quan trọng. Việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trong quá trình quản lý này sẽ giúp tổ chức tiết kiệm nhiều thời gian và nguồn lực. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình quản lý văn bản đi đến bằng Excel hiệu quả nhất.
Lợi ích của việc quản lý văn bản đi đến bằng excel
Mọi doanh nghiệp hay cơ quan tổ chức mỗi ngày cần quản lý rất nhiều loại văn bản, giấy tờ hay hợp đồng,… Người ta dựa vào đặc điểm tiếp nhận của các loại thông tin này để phân chia thành 3 nhóm chính:
- Văn bản nội bộ: Là những tài liệu và hồ sơ sử dụng qua lại chỉ trong phạm vi của một công ty. Thông tin này được luân chuyển từ cấp cao xuống nhân viên và qua lại giữa các phòng ban với nhau. Đây là loại văn bản quan trọng, yêu cầu tính bảo mật cao và không được rò rỉ ra bên ngoài.
- Văn bản đi: Là các loại văn bản, tập tin, giấy tờ, hợp đồng, công văn,… phát sinh từ nội bộ doanh nghiệp gửi đến các đối tác bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu của những văn bản này giúp truyền tải những thông tin từ đơn vị này sang đơn vị khác.
- Văn bản đến: Trái ngược với văn bản đi, đây là những loại hồ sơ, tài liệu,… mà doanh nghiệp được nhận từ các đơn vị và tổ chức khác. Giấy tờ này nhằm mục đích thông báo, trao đổi vấn đề hoặc cung cấp các thông tin với doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Phần Mềm Microsoft Teams Từ A Đến Z Đừng Bỏ Lỡ
Hiện nay để giảm tải khâu quản trị cho doanh nghiệp, người ta áp dụng hình thức quản lý văn bản đi đến bằng Excel. Giải pháp này mang đến ưu điểm như sau:
- Cập nhật số liệu và thông tin của các loại văn bản một cách dễ dàng, nhanh chóng ngay trên ứng dụng Excel có sẵn của đơn vị.
- Cách tạo lập đơn giản, chỉ cần có hiểu biết chút ít về Excel là người dùng đã có thể sử dụng ngay.
- Tiết kiệm chi phí mua phần mềm, nguồn lực nhân sự quản lý, phí in ấn tài liệu, cước gửi hồ sơ chuyển phát,…
- Thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng tài liệu tiếp nhận hàng ngày không quá lớn.
Các bước thực hiện quản lý văn bản đi đến bằng Excel
Quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến bằng Excel rất đơn giản và có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo tiến trình các bước thực hiện của chúng tôi dưới đây.
Bước 1: Xây dựng quy trình quản lý theo từng loại văn bản
Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ có quy trình tiếp nhận và xử lý không giống nhau để đảm bảo thông tin đến được đúng nơi cần đến. Để quản lý văn bản đi đến bằng Excel tốt nhất, đầu tiên doanh nghiệp cần xây dựng phương án quản lý tài liệu.
- Công văn đi: Văn bản được các phòng ban của doanh nghiệp chuẩn bị, sau đó văn thư vào sổ những thông tin như: Số văn bản, loại văn bản, nội dung sơ lược,… Cuối cùng, những công văn này sẽ được gửi đi đến địa chỉ yêu cầu.
- Công văn đến: Mỗi tài liệu được doanh nghiệp tiếp nhận, văn thư cần thêm vào thư mục văn bản đến của công ty với các thông tin: Thời gian tiếp nhận, đơn vị gửi, người nhận, số lượng, nội dung,… Sau khi lưu thông tin, văn bản sẽ được gửi đến bộ phận được yêu cầu để tiếp nhận. Văn bản được nghiệm thu sẽ chuyển lại văn thư lưu trữ và ở trạng thái đã xử lý.
- Công văn nội bộ: Văn bản nội bộ sẽ đơn giản hơn bởi nó không yêu cầu nhiều về thông tin lưu trữ. Văn bản sẽ được tạo bởi phòng ban có nhu cầu, gửi phê duyệt các cấp và chuyển tiếp sang phòng ban khác. Cuối cùng, văn thư tiếp nhận văn bản đã ban hành và tiến hành lưu trữ tại hệ thống Excel.
Sau khi đã phân loại xong, doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ quản lý. Điều này sẽ giúp bạn biết được công việc nào đang được xử lý, khi nào hoàn thành và được lưu trữ tại đâu.
Có thể bạn quan tâm: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File PDF Tốt Nhất Hiện Nay
Bước 2: Phân loại tài liệu theo trường thông tin cần quản lý
Bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ quản lý văn bản đi đến bằng Excel thông qua việc phân loại và xác định tài liệu theo trường thông tin. Người dùng cần thống kê đầy đủ các loại công văn tiếp nhận trong ngày, phân chia vào các danh mục cụ thể để dễ tìm kiếm, truy xuất.
Những trường thông tin danh mục tài liệu thường được doanh nghiệp lựa chọn để quản lý văn bản như:
- Nhóm văn bản: Báo cáo, hợp đồng, công văn, chỉ thị, kế hoạch, báo cáo,…
- Tình trạng tiếp nhận: Đang xử lý – chưa xử lý – đã xử lý – chờ xử lý.
- Mã văn bản, số hiệu văn bản: 16112022/NQ-WU,…
- Bộ phận đi, bộ phận đến: Kế toán, hành chính nhân sự, marketing, dịch vụ khách hàng, kinh doanh,…
Bước 3: Tạo sổ quản lý thông tin trên Excel
Để có thể quản lý văn bản đi đến bằng Excel, doanh nghiệp tiến hành tạo một sổ quản lý bằng các sheet nhỏ. Sau đó, khi tiếp nhận bất kỳ loại văn bản nào, văn thư sẽ nhập vào sheet tương ứng. Với mỗi đặc điểm của văn bản và doanh nghiệp khác nhau, các đơn vị sẽ xem xét các trường thông tin để thành lập cột dữ liệu trong bảng Excel.
Tại Excel, doanh nghiệp sử dụng tính năng Data Validation để tạo danh sách chọn cho các cột thông tin. Tính năng này sẽ giúp người dùng thiết lập điều kiện nhập vào sổ một cách chính xác, tránh được các sai sót hoặc thông tin bổ sung không đúng với các mục liệt kê ban đầu.
Tìm hiểu thêm: 6+ Cách Khôi Phục File Đã Xóa Nhanh Chóng, Dễ Dàng Nhất
Để theo dõi được tình trạng văn bản đang xử lý, người dùng thiết lập bằng tính năng Conditional Formatting. Chức năng này sẽ giúp nhà quản trị theo dõi được tình trạng xử lý của các loại giấy tờ, công văn đang ở trạng thái nào và lên kế hoạch tiếp theo.
Bước 4: Thiết lập công thức tính toán tự động
Mỗi loại văn bản đến hay đi đều có một mã số khác nhau theo quy định của bộ phận quản lý. Do đó, để quản lý văn bản đi đến bằng Excel, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập các công thức tính toán tự động để thống nhất các loại công văn chung một nhóm:
- Hàm Vlookup dùng để đánh số các loại văn bản đảm bảo chúng là độc nhất, không bị trùng lặp về số hiệu.
- Hàm Countif giúp đếm số lần loại giấy tờ đó xuất hiện trong Excel để biết được sự lặp lại của văn bản đó trong một thời gian nhất định.
- Một số hàm khác để nhà quản trị định dạng và lọc dữ liệu.
Trên đây là những thông tin về giải pháp quản lý văn bản đi đến bằng Excel đơn giản, hiệu quả. Với phương pháp này, mỗi doanh nghiệp sẽ có cho mình phương pháp hỗ trợ các công việc hành chính hữu hiệu. Người dùng hãy tham khảo kỹ giải pháp được nêu trên để tận dụng tối đa những lợi thế mà Excel mang lại cho tổ chức.
