Cải thiện kỹ năng giao tiếp ngay với 7 kỹ năng và 5 gợi ý này!

Kỹ năng giao tiếp luôn được xếp hạng là một trong những kỹ năng mềm được nhà tuyển dụng yêu cầu nhiều nhất trong các bài đăng tuyển dụng năm vừa qua. Phát triển và sử dụng thành thạo các kỹ năng giao tiếp cơ bản có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp, đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh với các ứng viên khác khi tìm kiếm công việc mới. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau thảo luận về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và những cách bạn có thể cải thiện kỹ năng này. 

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Giao tiếp là hành động trao đi và nhận lại thông tin giữa một chủ thể (có thể là một cá nhân hay một nhóm người) với một chủ thể khác bằng cách sử dụng một số biểu tượng, dấu hiệu hoặc các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu. 

Nói một cách đơn giản nhất, giao tiếp là quá trình gửi và nhận các loại thông tin khác nhau.

Nếu bạn là “người gửi” thông tin, điều này có nghĩa là bạn phải truyền đạt thông tin một cách rõ ràng ngay từ đầu, sau đó đặt câu hỏi để kiểm tra mức độ hiểu biết của người nghe. Bạn cũng phải lắng nghe câu trả lời của họ và làm rõ thêm nếu cần. Còn nếu bạn là “người nhận” thông tin, điều đó có nghĩa là bạn phải lắng nghe thông tin thật cẩn thận từ phía người nói, sau đó đặt câu hỏi ngược lại cho người nói để đảm bảo rằng cả hai đều hiểu biết về tình huống.

Các kênh giao tiếp có thể là:

1. Giao tiếp bằng lời nói: Đây là loại giao tiếp phổ biến nhất. Kênh này cần sử dụng một ngôn ngữ phổ biến mà cả người nghe và người nói đều có thể nghe hiểu;
2. Giao tiếp bằng văn bản: Thế hệ trẻ thích sử dụng kênh giao tiếp bằng văn bản hơn là giao tiếp bằng lời nói khi không gặp mặt trực tiếp. Nhắn tin, bình luận, đánh giá và gửi email đều đã trở thành các hình thức giao tiếp bằng văn bản;
3. Giao tiếp bằng hình ảnh: Biểu trưng, bản đồ, bản vẽ, biểu đồ, đồ thị,…bất kỳ hình thức giao tiếp nào dựa vào kích thích thị giác mà không sử dụng hoặc sử dụng rất ít văn bản để truyền tải thông điệp, đều được gọi là giao tiếp bằng hình ảnh;
4. Giao tiếp phi ngôn ngữ: Ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, nét mặt, cái gật đầu và các chuyển động cơ thể khác đều được xếp vào loại giao tiếp phi ngôn ngữ (giao tiếp không lời). Đây là một cách giao tiếp phản ánh thái độ trung thực 100% và rất khó bị làm giả.

Trong thực tế, một người có kỹ năng giao tiếp thường sử dụng thành thạo cả 4 kênh giao tiếp trên, tương ứng với 2 hình thức giao tiếp là giao tiếp mặt đối mặt (face-to-face) và giao tiếp gián tiếp. 

Vì sao cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp?

Ngoài giúp ích trong công việc, kỹ năng giao tiếp cũng giúp bạn rất nhiều trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Mặc dù hình thức giao tiếp có thể thay đổi theo từng giai đoạn của cuộc đời, nhưng tầm quan trọng vẫn không hề giảm đi. Và dưới đây chính là tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong từng điều kiện hoàn cảnh:

1. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày

Một trong những lý do chính khiến kỹ năng giao tiếp trở nên cấp thiết là vì nó giúp thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn và xây dựng lòng tin với mọi người. Việc trở thành những người giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bản thân bạn dễ dàng tìm kiếm cơ hội hơn và nắm bắt cơ hội khi nó xuất hiện. 

Không chỉ vậy, giao tiếp còn là cách tốt nhất để giải quyết mọi xung đột có thể nảy sinh trong cuộc sống hoặc các mối quan hệ của bạn. 

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong tổ chức và doanh nghiệp

– Thứ nhất, giao tiếp hiệu quả nâng cao năng suất và động lực của nhân viên. Những nhân viên thường xuyên trao đổi về công việc với quản lý sẽ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn những người chỉ biết nhận nhiệm vụ mà cấp trên giao phó rồi chăm chăm thực hiện theo. Ngoài ra, giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên và các bộ phận khác nhau như một chất bôi trơn giúp cho tổ chức hoạt động trơn tru hơn, do đó tăng hiệu suất và năng suất tổng thể của tổ chức. 

– Thứ hai, giao tiếp hiệu quả là động lực thúc đẩy chúng ta chia sẻ và mở rộng kiến thức, cũng như áp dụng kiến thức này để tạo ra các ý tưởng mới. Kiến thức nếu chỉ được giữ cho riêng mình mà không bao giờ được chia sẻ với thế giới, sẽ có xu hướng mất đi giá trị của nó. 

– Thứ ba, giao tiếp tốt tạo ra những đội nhóm mạnh. Chỉ khi thông qua giao tiếp, các thành viên trong nhóm mới có thể học cách tin tưởng lẫn nhau và làm việc hiệu quả. Việc phá vỡ giao tiếp giữa các thành viên chính là dấu hiệu cho thấy sự tan rã của một đội nhóm trong tương lai không xa. Thứ tư, giao tiếp tại nơi làm việc giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Nếu nhân viên không được phép có tiếng nói và cảm thấy như ý kiến của họ không được coi trọng đúng mức hoặc chỉ đơn giản là được lắng nghe, thì sự hài lòng của nhân viên đã giảm mạnh. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến việc công ty phải gánh chịu hậu quả về lâu dài, vì những nhân viên không hài lòng có xu hướng đối mặt với việc giảm động lực làm việc và năng suất tổng thể. 

Đọc thêm:

– Kỹ năng thuyết trình

– Kỹ năng đàm phán

– Kỹ năng giao tiếp công sở

7 Kỹ năng quan trọng trong giao tiếp

Dưới đây là những kỹ năng quan trọng giúp quá trình giao tiếp diễn ra thuận lợi và đạt hiểu quả hơn:

1. Kỹ năng lắng nghe

Một điều quan trọng mà bạn cần lưu ý ở đây: Bản chất của quá trình giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều, tức là trong một cuộc giao tiếp phải có cả người nói và người nghe. Nếu chúng ta chỉ nói “thao thao bất tuyệt” mà không lắng nghe xem người khác nói gì, chắc chắn những người còn lại sẽ cảm thấy chán nản và dừng cuộc trò chuyện ngay lập tức. 

Vì vậy, nếu bạn muốn xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với mọi người, đừng chỉ nói chuyện với họ mà hãy lắng nghe những gì họ đang nói. Tuy có vẻ đơn giản nhưng đây là một kỹ năng khó, bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian mới có thể phát triển và cải thiện kỹ năng này.

2. Kỹ năng giao tiếp ứng xử

Kỹ năng giao tiếp ứng xử liên quan đến mọi tác phong khi ăn nói, đi đứng, chào hỏi. Mặc dù những điều đó không hoàn toàn nói lên tính cách thật của bạn, nhưng nó đã đủ để người khác ấn tượng không tốt về bạn rồi. Khi tiếp xúc với những người ăn nói nhẹ nhàng, ứng xử tinh tế thì mọi người thường có xu hướng dễ bắt chuyện và giao tiếp cởi mở hơn. 

3. Kỹ năng thuyết phục, đàm phán

Dĩ nhiên, trong cuộc sống chúng ta không tránh khỏi những tình huống xung đột lợi ích với những người khác. Và để giải quyết vấn đề này một cách êm đẹp, chúng ta sẽ cần sử dụng tới kỹ năng thuyết phục, đàm phán. Không chỉ giữ được tình hữu nghị mà nó còn giúp đôi bên cùng đạt được lợi ích cao nhất.

4. Kỹ năng đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp giúp chúng ta thu được nhiều thông tin hơn, và nếu không có nó thì giao tiếp giữa các cá nhân có thể không thành công. 

Mặc dù các câu hỏi thường được thể hiện bằng lời nói, nhưng đôi khi một hành động phi ngôn ngữ cũng được coi là câu hỏi. Chẳng hạn như việc nhướng mày tương đương với câu hỏi “Bạn chắc chứ?”, khi kết hợp với các nét mặt khác nhau có thể được áp dụng trong những thời điểm và bối cảnh khác nhau. 

Đặt câu hỏi không khó, nhưng đặt câu hỏi phải khéo léo và đúng thời điểm thì mới được đánh giá cao. Trước khi đưa ra câu hỏi, bạn nên tự hỏi mình một số câu hỏi sau:

– Câu hỏi có phù hợp với đối phương không?

– Đây có phải là thời điểm thích hợp để đặt câu hỏi không?

– Tôi mong đợi người trả lời sẽ trả lời như thế nào?

5. Kỹ năng xử lý tình huống

Trong thực tế, không phải lúc nào chúng ta cũng được chuẩn bị trước câu trả lời, mà có những tình huống nhất định, chẳng hạn như khi đi phỏng vấn xin việc, yêu cầu bạn phải bộc lộ tư duy ứng biến nhanh nhạy để chứng minh năng lực của bản thân. 

Để thành thạo kỹ năng xử lý tình huống, chúng ta cần được tiếp xúc và va vấp rất nhiều lần với đủ các loại tình huống khác nhau. Có như thế thì chúng ta mới hình thành cho mình bản lĩnh và sự tự tin khi đứng trước mọi thử thách.

6. Kỹ năng làm việc nhóm

Giao tiếp và làm việc nhóm là hai kỹ năng luôn song hành với nhau. Khi các thành viên trong nhóm có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, giảm nguy cơ hiểu lầm hoặc xung đột. 

7. Rèn luyện khả năng quan sát khi giao tiếp

Trong quá trình giao tiếp, bạn cần khéo léo quan sát ngôn ngữ cơ thể của đối phương để đưa ra hành động ứng xử phù hợp, tuy nhiên tránh nhìn chằm chằm khiến họ cảm thấy mất tự nhiên. 

Lấy ví dụ trường hợp bạn đang thuyết phục một người nào đó mua áo sơ mi, khi bạn trình bày về ưu điểm và giá thành của sản phẩm, vị khách không nói gì nhưng lại nhíu mày rất nhiều lần. Đây là dấu hiệu cho thấy họ đang không hài lòng với cách bán hàng của bạn, hãy dừng lại việc thuyết phục họ mua cái áo, thay vào đó là thăm dò yêu cầu cũng như mong muốn của họ để có thể tư vấn sản phẩm phù hợp hơn.

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp để thành công

Kỹ năng giao tiếp có thể được cải thiện và tốt lên từng ngày nếu như bạn biết cách rèn luyện với 5 bí kíp sau:

1. Lắng nghe

Để trở thành một người giao tiếp tốt, điều quan trọng là bạn phải luyện tập lắng nghe tích cực. Lắng nghe tích cực hay lắng nghe chủ động khác hoàn toàn với lắng nghe thụ động. Lắng nghe tích cực yêu cầu bạn phải chú ý lắng nghe những gì người khác đang nói và tương tác với họ bằng cách đặt câu hỏi để chứng tỏ với người nói rằng bạn đang thực sự lắng nghe.

2. Luôn tôn trọng người đối diện

Giao tiếp sẽ luôn diễn ra tốt đẹp khi cả bạn và đối phương tôn trọng lẫn nhau. Khi đang trò chuyện, bạn nên tôn trọng ý kiến, quan điểm của người khác và để họ nói một cách cởi mở về những gì họ đang nghĩ. 

Nếu bạn muốn người khác tôn trọng suy nghĩ của mình, bạn cũng phải tôn trọng và lắng nghe họ. Việc ép buộc suy nghĩ của bạn lên người khác không bao giờ mang lại tác dụng tốt và thường dẫn đến sự thất bại trong toàn bộ quá trình giao tiếp.

3. Tự tin ở bản thân

Những ý tưởng và suy nghĩ được trình bày một cách tự tin có xu hướng tạo ấn tượng tốt hơn với những người đối diện. Sự tự tin thể hiện tầm hiểu biết của bạn về chủ đề này và điều này khiến đối phương dễ dàng tin tưởng vào khả năng của bạn.

Để thể hiện sự tự tin trong các cuộc trò chuyện, bạn có thể làm những việc như duy trì giao tiếp bằng mắt và duy trì ngôn ngữ cơ thể tốt. Làm tất cả những điều như vậy sẽ giúp bạn kết nối với người nghe một cách hiệu quả và để lại ấn tượng lâu dài.

4. Nói rõ ràng với âm lượng phù hợp

Giọng điệu của bạn có tác động rất lớn đến ấn tượng đầu tiên của người nghe. Giọng nói hơi trầm và điềm tĩnh thường được ưu tiên để tạo ra kết nối tốt hơn với người nghe.

Ngoài giọng điệu thì âm lượng hay độ to giọng nói của bạn cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập bầu không khí phù hợp cho một cuộc trò chuyện hiệu quả. Nếu giọng nói của bạn quá nhỏ, mọi người sẽ gặp khó khăn trong việc cố lắng nghe xem bạn đang nói gì. Ngược lại, một giọng nói lớn có vẻ hung hăng sẽ có xu hướng khiến khán giả khó chịu.

Hãy cân bằng cả giọng điệu và âm lượng giọng nói của mình để khiến mọi người thoải mái hơn khi giao tiếp với bạn.

5. Yêu cầu người khác phản hồi về bạn

Thành thật mà nói, phản hồi từ người khác đôi khi có thể rất đáng sợ, nhưng nó lại là một thành phần thiết yếu để rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả. 

Trong cuộc trò chuyện, bạn nên nhắc người nghe chia sẻ suy nghĩ của họ về cả thông tin bạn đang chia sẻ và cách bạn truyền đạt suy nghĩ, ý tưởng của mình. Điều này sẽ cho phép bạn nắm được mức độ tiếp nhận thông tin của khán giả đang nằm ở mức độ nào.

Ngoài ra, phản hồi mang tính xây dựng còn cho bạn biết rõ ràng những điểm mạnh nên được duy trì và những điểm yếu mà bạn cần cải thiện trong khả năng giao tiếp của bạn.

Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp

Dưới đây là một thói quen xấu mà chúng ta cần tránh trong quá trình giao tiếp, nếu như không muốn đối phương cảm thấy khó chịu. Hãy đối chiếu xem bạn mắc phải bao nhiêu lỗi trong số 10 lỗi này và tìm cách khắc phục nhé.

1. Ngắt lời người khác mà không xin phép;
2. Không tập trung lắng nghe: xem đồng hồ, gãi đầu, gãi cổ, đảo mắt liên tục, ngắm móng tay, nhìn lên trần nhà, rung đùi, phật ghế,…
3. Đặt câu hỏi quá riêng tư, chẳng hạn như bí mật kinh doanh hoặc thông tin cá nhân;
4. Gọi sai tên người đối diện;
5. Không dám giao tiếp bằng mắt với đối phương;
6. Nói chuyện riêng với người khác trong khi có người đang trình bày;
7. Nói sai tên đề tài đang được thảo luận;
8. Chê thẳng mặt;
9. Sử dụng chủ ngữ “Tôi” thay vì “Chúng ta” khi làm việc nhóm;
10. Tỏ ra mình là người “biết tuốt” kiểu như “Cái này bạn không cần nói thì tôi cũng biết”;

Các bạn thân mến, kỹ năng giao tiếp tốt là chìa khóa giúp bạn xây dựng mối quan hệ và có được bước tiến xa hơn trong sự nghiệp của mình. Dù bạn ở độ tuổi nào, bạn cũng có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp của mình và trở thành một người giao tiếp xuất sắc. Do đó, hãy nghiên cứu thật kỹ những thông tin mà chúng tôi vừa đưa ra trong bài viết trên và làm theo 5 lời khuyên để càng ngày càng giao tiếp tốt hơn nhé. 

 TẠI ĐÂY