Hướng dẫn từ A-Z cách xây dựng KPI cho từng bộ phận

ABSoft ERP – 10/10/2018

KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận. Do đó, việc xây dựng một hệ thống KPI hoàn chỉnh và hiệu quả là nhiệm vụ hàng đầu với mỗi doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng một KPI hoàn chỉnh? Hãy tham khảo bài viết dưới đây.

Mục tiêu xây dựng KPI

      Là 1 công cụ dùng trong đánh giá thực hiện công việc, nên khi xây dựng hệ thống KPI, những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:

S – Specific: Cụ thể

M – Measurable: Đo lường được

A – Achiveable: Có thể đạt được

R – Realistics:Thực tế

T – Timbound: Có thời hạn cụ thể

 

      Không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPI, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.

Ưu điểm khi xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả và hoàn chỉnh

 

• Nó có thể là một cách rất nhanh cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.

• Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.

• Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.

• Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được. 

• Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.

Hướng dẫn từ A-Z cách xây dựng KPI cho từng bộ phận

 

Doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước sau:

Bước 1: Xây dựng bản đồ chiến lược

Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các chiến lược công ty. Vì vậy, bước hợp lý đầu tiên là phải xác định được những chiến lược đó là gì, xây dựng chiến lược của công ty. Ngày nay, có rất nhiều các công ty hàng đầu đã đưa vào sử dụng các công cụ như “strategy map” (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá trị để có thể vạch ra một hướng hành động hiệu quả nhằm giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản lý kinh doanh được hiệu quả.

 

Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPI: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).

Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.

 

Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (Key Performance Question – KPQ)

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và có ý nghĩa nhất, đặt ra các KPQ là một giải pháp. Nói cách khác, để có được câu trả lời, bạn cần phải bắt đầu bằng 1 câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần phải trả lời thì không cần một phép đo lường nào cả. Dưới đây là một số lời khuyên khi xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chỉnh:

•

Đảm bảo chúng liên quan mật thiết đến doanh nghiệp

•

Kết nối càng nhiều người càng tốt

•

Đảm bảo tính chính xác của KPQ

•

Sử dụng câu hỏi mở

•

Sàng lọc KPQ trong quá trình sử dụng

 

Sau khi xem xét việc các Chỉ số hiệu suất chính liên hệ như thế nào đến các mục tiêu kinh doanh và việc lập chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, chúng ta sẽ đến với phần viết xuống các chỉ số hiệu suất chính KPI theo mẫu thiết kế.

 

Bước 4: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).

• Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

 

Bước 5: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.

Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.

 

Bước 6: Xác định các chỉ số KPI và thu thập dữ liệu

Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng các chỉ số KPI. Các doanh nghiệp cần phải đánh giá một cách cẩn thận các thế mạnh và cả điểm yếu của các loại công cụ đo lường khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất. Các khía cạnh dưới đây cần phải được xem xét:

•

Phương thức thu thập dữ liệu

•

Nguồn dữ liệu

•

Công thức/Thang điểm/Phương pháp đánh giá

•

Tần suất

 

Bước 7: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh

Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.

Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số

 

Bước 8: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.

Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPI linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.

 

     Các bước xây dựng KPI cũng quan trọng như các bước xây dựng một chiến lược kinh doanh. Doanh thủ không nên bỏ qua bất kỳ bước nào mà nên tuân thủ nó từ A-Z. Nếu không, hệ thống KPI sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn và tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp sẽ suy giảm. Công ty sản xuất đường mía tại Đồng Nai là một ví dụ điển hình. 

 

     Với quy mô lớn và số lượng nhân viên lên tới 1200 người, công ty đã quyết định đầu tư và xây dựng một hệ thống KPI để quản lý, giám sát. Tuy nhiên, do thiếu kiến thức và chưa nắm rõ quy trình xây dựng, nên KPI không mang lại hiệu quả như mong muốn. Thậm chí, kết quả thu được sau khi xây dựng KPI là trong báo cáo quý I/2018, doanh thu giảm 0,6%, tương đương với 9,7 tỷ đồng, tốc độ tăng trưởng kinh tế là 2,1%, giảm 0,8% so với cùng kỳ năm trước.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ xây dựng hệ thống KPI

   

     Nhờ các tính năng nổi trội hơn hẳn các phần mềm quản lý thông thường khác, nên ABSoft ERP còn giúp các doanh nghiệp xây dựng và quản trị một hệ thống KPI, giúp cho việc triển khai, đánh giá quá trình thực hiện công việc trở nên dễ dàng hơn:

• Sau khi đã hướng dẫn đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm ABSoft ERP kết hợp với việc theo dõi sát sao việc nhập liệu của nhân viên trên hệ thống mỗi ngày, công ty sẽ đánh giá nghiệp vụ của từng nhân viên trên phần mềm. Dựa trên phân tích báo cáo tổng hợp các nghiệp vụ của nhân viên đã làm trên phần mềm có thể đánh giá được nhân viên nào đã thực hiện tốt, nhân viên nào còn yếu và cần được hướng dẫn nhiều hơn.

• Tất cả các phòng, ban trong công ty đều phải cập nhật dữ liệu làm việc của mình thương xuyên trên phần mềm ABSoft ERP, tất cả những thông tin đó đều được đưa vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Điều này giúp cho các phòng ban riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác nhất. Người xây dựng và quản trị KPI của doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng nắm bắt công việc của từng phòng/ban/bộ phận và từng nhân viên để việc đánh giá quá trình thực hiện công việc trở nên khách quan và chính xác hơn.

• Tính thống nhất, gắn kết trong hệ thống quản lý chung: ABSoft ERP tạo được sự liên kết giữa các phòng/ban trong doanh nghiệp. Các phòng ban này sẽ không hoạt động riêng rẽ mà gắn kết với nhau. Mọi chỉ tiêu, thông số, chi phí giao dịch, nguồn cung ứng sản phẩm, số lượng xuất kho, nhập kho sẽ được phản hồi về từng phòng ban và từng nhân viên ở các phòng chức năng. Do đó, việc quản lí và đánh giá quá trình thực hiện công việc không còn gặp khó khăn.

Ít phần mềm nào hiện có trên thị trường giải quyết được vấn đề xây dựng KPI cho doanh nghiệp một cách hiệu quả như ABSoft ERP. Đừng vì tiếc chi phí lắp đặt một phần mềm mà phải trả giá bằng tương lai của doanh nghiệp.

 

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến phần mềm, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline 0966 399 367 hoặc email [email protected] để được tư vấn và giải đáp miễn phí.

 

Chúng tôi miễn phí mọi chi phí lắp đặt và bảo hành, luôn cam kết đem đến sản phẩm tốt nhất cho bạn và doanh nghiệp.