Cách viết cover letter (送付状) khi gửi CV qua đường bưu điện.
Danh mục trong bài viết
Cấu trúc cơ bản của Cover letter
Trước khi bắt đầu, chúng ta cần nhớ 3 điểm quan trọng để tạo nên cover letter: “Ai viết cho ai”, “Để làm gì”. “Có những tài liệu gì được gửi”.
Mẫu thư được đính kèm tại đây.
(1) Thời gian gửi đi
Hãy viết chính xác ngày bạn gửi tài liệu này đi, có thể tùy chọn viết theo lịch phương Tây hoặc lịch niên hiệu Nhật Bản.
(2) Điểm đến
Viết tên công ty bạn đang ứng tuyển, phòng ban và tên người/bộ phận phụ trách tuyển dụng.
- Nếu phía phụ trách tuyển dụng là một bộ phận thì viết “御中”
- Nếu nó được gửi đến người quản lý tuyển dụng, hãy thêm “様”.
(3) Chữ ký
Đây là nơi bạn sẽ viết “mã vùng”, “địa chỉ”, “tên”, “số điện thoại/fax” và “địa chỉ email” của chính bản thân. Hãy viết số điện thoại và địa chỉ email mà bạn thường sử dụng hoặc địa chỉ giúp nhà tuyển dụng dễ liên hệ với bạn nhất.
(4) Lời chào đầu thư
Dù chỉ là loại thư chào hỏi, việc viết lời chào và kết vẫn là một điều vô cùng cần thiết. Trong lời chào đầu thư, hãy sử dụng “拝啓” thay vì những từ xuồng xã như “前略”. Sau đó, viết 1 câu chào hỏi mở đầu thư dựa theo mùa (時候のあいさつ) mà người Nhật thường sử dụng.
Lời chào thời gian là một câu nói thể hiện thành ngữ ý thức về mùa và hỏi sự an toàn của đối phương. Bắt đầu một dòng mới sau từ viết tắt hoặc tiếp tục với dấu cách. Sau khi viết đoạn mở đầu, hãy xuống dòng để viết tiếp nội dung khác.
(5) Mục đích lá thư
Ở phần này, hãy trình bày ngắn gọn lý do gửi hồ sơ của bạn là muốn xin việc.
(6) Giới thiệu bản thân
Sau khi nêu mục đích viết thư, bạn hãy xuống dòng và viết 1-2 câu mô tả ngắn gọn năng khiếu và kỹ năng của bạn phù hợp các yêu cầu tuyển dụng như thế nào.
(7) Lời xin phép
Đây là đoạn tạm kết, tóm gọn mục đích chính của việc gửi hồ sơ này là muốn được sắp xếp một buổi phỏng vấn.
(8) Kết thư
Kết thư bằng một lời đóng tương đương với lời chào đầu.
Thông thường nếu sử dụng “拝啓” thì chúng ta sẽ kết thư bằng “敬具”.
Một vài cặp chào đầu – cuối thư cơ bản:
- 拝啓 – 敬具
- 謹啓 – 謹白
- 急啓 – 早々(không sử dụng trong trường hợp này)
- 前略 – 早々(không sử dụng trong trường hợp này)
- 拝復 – 敬具
(9) Các tài liệu kèm theo
Liệt kê tài liệu kèm theo theo thứ tự.
Trình tự sắp xếp tài liệu
Khi cho tài liệu vào phong bì hồ sơ, chúng ta cần chú ý sắp xếp chúng theo thứ tự từ trên xuống dươi như sau:
（1）Cover letter
（2）CV
（3）Sơ yếu lý lịch
（4）Các tài liệu khác
Tổng kết
Một quy tắc cơ bản trong kinh doanh
Việc gửi cover letter kèm theo tài liệu ứng tuyển là một cách để thể hiện thái độ và cách ứng xử chuẩn mực của bạn. Vì vậy mặc dù những tài liệu đằng sau nó mới là điểm đánh giá bạn có được tuyển hay không, việc gửi kèm Cover letter vẫn là một điều cần thiết để tạo ấn tượng với doanh nghiệp.
Lưu ý chung về Cover letter
- Hãy viết tất cả nội dung trong phạm vi một mặt của bức thư.
- Trình bày theo khổ dọc, không viết tay.
- Sử dụng từ ngữ lịch sử, thể “です”, “ます”
Mục PR bản thân hãy “khiêm tốn” và “ngắn gọn”
Đừng giải thích quá nhiều trong phần này. Nội dung thật sự nên được ghi trong CV hoặc sơ yếu lý lịch, vì vậy hãy ghi một cách ngắn gọn và xúc tích ở đây để tạo ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng.
—
Nếu các bạn mong muốn tìm hiểu thêm những thông tin và quy trình tuyển dụng vào công ty Nhật thì hãy theo dõi OHAYO nhé!
Nguồn: Tenshoku
