Cách tạo bảng chấm công Excel đơn giản, chính xác
Mục lục
Chấm công trên excel là một thao tác cơ bản và phổ biến của mỗi doanh nghiệp. Đây là công cụ quen thuộc mà hoạt động doanh nghiệp không thể bỏ qua, cùng Unica tìm hiểu chi tiết cách tạo bảng chấm công excel đơn giản nhé.
Bảng chấm công excel
Nội Dung Chính
Cách xác định mô hình bảng chấm công
Trước khi thiết lập 1 file excel, bạn sẽ xác định trước mẫu bảng chấm công excel gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung thế nào. Ví dụ như sau:
– Bao gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet làm danh sách nhân viên
– Trung bình mỗi tháng có 20 nhân viên
– Ký hiệu chấm công có thể thay đổi tùy vào người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 kiểu ký hiệu, đồng nhất trong 12 tháng)
– Mỗi bảng chấm công sẽ ghi ngày, thứ trong tháng. Vào thứ 7 và chủ nhật thì tự thay đổi màu sắc khác so với ngày thường.
– Hàng ngày sẽ chấm công. Cuối tháng sẽ tự tính tổng số công trong tháng.
– Tên nhân viên trong danh sách chấm công sẽ được lấy từ danh sách nhân viên
– Bạn cũng có thể liên kết giữa các tháng với nhau để dễ dàng thao tác.
Các bước thực hiện chi tiết
Bố cục các sheet
Cách ghi bảng chấm công hàng ngày đó là bạn phải đi từ bố cục. Mô hình như đã nói trước sẽ gồm 13 sheet, nhưng khi bắt đầu làm thì chỉ cần 2 sheet:
– Sheet 1: Danh sách nhân viên.
– Sheet 2: Tháng 1 (làm hoàn chỉnh cho 1 tháng và các tháng sau có thể copy sheet này và dán rồi đổi tên).
Tạo sheet Danh sách nhân viên
Nội dung chủ yếu có trong sheet là hai mục “Tên” và “Mã nhân viên”. Bạn cần tạo mã nhân viên để tránh trường hợp trùng tên. Ngoài ra, sẽ còn có những nội dung khác liên quan tới nhân viên như: quê quán, ngày sinh, CCCD/CMND, ngày vào làm…
Tạo bảng excel
Sheet danh sách nhân viên đều được nhập bằng tay nên sẽ không có công thức gì phức tạp. Đặc biệt bạn phải để ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để có thể tạo được liên kết tới các sheet khác. Bên trái sheet sẽ cách ra 1 cột để dự phòng nếu như cần bổ sung thêm.
Tạo sheet Tháng 1
Đầu tiên, bạn hãy tạo khung cho bảng chấm công, bao gồm các nội dung sau:
– Tiêu đề – bảng chấm công
– Tháng
– Bộ phận chấm công
– Định mức số ngày công trong tháng
Các cột sẽ bao gồm:
– Mã nhân viên
– Tên nhân viên
– Số ngày trong tháng (31 cột để tương ứng với 31 ngày, lấy số ngày lớn nhất của 1 tháng)
– 4 đến 5 cột để tính quy đổi ra công
– 1 cột để ghi chú
Tạo khung cho bảng chấm công
Giao diện của Sheet tháng 1
Tiếp theo, bạn sẽ phải căn độ rộng của từng cột sao cho gọn gàng và dễ nhìn. Trong đó, các cột ngày trong tháng nhỏ vừa đủ cho việc chấm công. Cột quy ra công cũng sẽ không cần rộng. Vậy là bạn đã hoàn thành bảng chấm công bằng excel rất đẹp mắt.
Cách để co độ rộng: bạn sẽ bôi đen những cột ngày trong tháng, quy ra công (ví dụ trên là bôi đen từ cột E cho đến cột AM). Sau đó bạn co độ rộng ở cột E sao cho độ rộng rơi vào khoảng 30 pixels (hoặc bôi đen từ cột E đến AM, sau đó bạn bấm chọn nút command Column Width và chọn 3,13, tương ứng 30 pixels).
Thay đổi độ rộng của cột
Tạo ngày tháng khi làm bảng chấm công
Việc tạo ngày tháng năm trong bảng excel chấm công dễ dàng như sau:
– Bạn sẽ xác định năm sử dụng. Tại ô D1 hãy nhập giá trị của năm. Ví dụ là năm 2014.
– Tại ô B4 (ô xác định tháng chấm công), nhập hàm xác định ngày, bao gồm: =date($D$1;1;1).
Dấu ngăn cách các thành phần có trong hàm là: dấu chấm phẩy “;” hoặc dấu phẩy “,” tùy vào thiết lập của máy tính.
Nội dung của hàm date: Để xác định giá trị ngày tháng theo như giá trị có trong hàm. Giá trị theo thứ tự lần lượt sẽ là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên: Năm = giá trị ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1.
Sử dụng hàm công thức
– Sau khi nhập hàm xong, ngay tại ô B4, bạn chọn format cell/ custom/ nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, sau đó ấn nút OK (cụ thể: dấu nháy kép => tháng => dấu cách => dấu nháy kép => mm => dấu nháy kép => năm => dấu cách => dấu nháy kép => yyyy).
– Tại ô ngày 1 (tức ô E9), bạn nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên của tháng.
– Tại ô F9, bạn hãy nhập =e9+1 (xác định ngày tiếp theo trong tháng).
Copy công thức ở ô F9 sang những ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (tức ô AI9) bằng một trong 2 cách sau:
Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9 và sau đó bấm nút Ctrl + R.
Cách 2: Bấm chuột vào ô F9, giữ chuột tại dấu chấm đen trong ô để cho con trỏ chuột biến thành dấu + và kéo chuột đến ô AI9 rồi thả ra.
– Bôi đen từ ô E9 tới ô AI9 -> nhấn chọn Format cells/ custom/ mục Type. Sau đó, hãy gõ chữ dd rồi bấm OK (chỉ hiện thị số ngày). Nội dung từ ô E9 đến ô AI9 sẽ được hiển thị ra ngày giống như trong bảng trên.
– Ở ô E10 bạn nhập chính xác hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”).
Nhập hàm công thức
– Copy công thức của ô E10 sang những ô tiếp theo bên phải, cho đến ô AI10 (ngày thứ 31).
Công thức để tạo bảng chấm công
Tại cột Ngày công thực tế (tức cột AJ), tại ô AJ11, bạn hãy đặt hàm sau: =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)
Cũng tương tự như các cột khác, hãy đặt công thức:
– Ở ô AK11 (Nửa công) =countif($E11:$AI11;$G$35).
– Tại ô AL11 (Nghỉ hưởng lương) =countif($E11:$AI11;$G$36).
– Với ô AM11 (nghỉ không lương) =countif($E11:$AI11;$G$37).
– Ở ô AN11 (ốm đau, thai sản) =countif($E11:$AI11;$G$38).
Sau khi hoàn thành đặt công thức xong thì copy công thức xuống vào ô của các nhân viên khác.
Sau khi hoàn thiện, bạn sẽ có bảng như sau:
Kết quả hoàn thành
Tổng kết
Như vậy là bạn đã hoàn thiện xong việc tạo bảng chấm công excel, tạo ký hiệu và tính số công một cách chính xác rồi. Để nắm thêm nhiều kiến thức thì hãy tìm hiểu các khóa học excel cơ bản trên Unica nhé.
Đánh giá :
Tags:
Excel
