Cách rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp khéo léo, hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng đối với tất mọi người. Kỹ năng này phục vụ việc học, việc làm và giúp bản thân trở nên tích cực hơn. Và nếu bạn muốn biết rõ hơn về kỹ năng giao tiếp là gì, cũng như cách rèn luyện và phát triển như thế nào thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

I. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mềm thể hiện khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin, cách ứng xử và sự tương tác giữa mọi người với nhau, nhằm đạt được một mục đích nào đó. Người có kỹ năng giao tiếp tốt có khả năng mở rộng nhiều mối quan hệ, những gì họ nói có sức ảnh hưởng đối với những người xung quanh. Phần lớn, các quản lý cấp cao đều sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt. 

Tìm việc làm, tuyển dụng Call Center có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Call Center TGDĐ/ĐMX

– Nhân viên Call Center Bách Hóa Xanh

II. Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp

– Dựa trên nguyên tắc WIN – WIN: Để giao tiếp hiệu quả thì người trực tiếp tương tác với bạn cần phải cảm thấy cảm giác thoải mái khi nói chuyện, hoặc đạt được mục đích mà cả hai bên mong muốn nhận được trước bắt đầu trò chuyện.

– Không phải yếu tố bẩm sinh: Không chỉ kỹ năng giao tiếp mà tất cả các kỹ năng khác đều không phải yếu tố bẩm sinh. Bạn cần học tập, rèn luyện và áp dụng hằng ngày trong mọi hoạt động để tích lũy kỹ năng cho mình.

– Mang tính nhận thức: Mỗi người sẽ có nhận thức cá nhân khác nhau, cũng chính vì vậy mà việc tích lũy và vận dụng kỹ năng giao tiếp của mỗi cá nhân là khác nhau. Thông qua nhận thức cá nhân mà mỗi người có cách đón nhận và tiếp thu kỹ năng giao tiếp ở nhiều mức độ.

– Có tính kế thừa và chọn lọc: Từ những kiến thức có sẵn bạn tiếp thu lại chúng nghĩa là bạn đang kế thừa những thứ tốt đẹp đã được chứng minh trước đó. Và việc xem xét lại một thông tin đó chỉ đón nhận những kiến thức mà bạn cho là đúng, đó chính là tính chọn lọc.

– Mang tính cá nhân hoá cao: Kỹ năng giao tiếp là loại kỹ năng mang tính cá nhân. Bởi vì mỗi người phải tự học hỏi và rút kinh nghiệm, phục vụ cho mục đích giao tiếp riêng mà không có khuôn khổ, không tuân theo bất cứ một quy tắt nào.

– Vận dụng nhiều nhóm kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp thường kết hợp với những kỹ năng khác như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đàm phán,… Mục tiêu cuối khi vận dụng các kỹ năng mềm này vào giao tiếp là để phục vụ mục đích trò chuyện và trao đổi thông tin trong cuộc sống.

III. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

– Tạo thiện cảm với mọi người: Chúng ta có thể thấy rằng phần lớn những người có kỹ năng giao tiếp tốt thường thân thiện, dễ gần, được nhiều người yêu quý, có nhiều mối quan hệ tốt đẹp.

– Thấu hiểu người đối diện: Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn thấu hiểu được những người đối diện, biết tiến biết lùi giúp người đối diện cảm thấy thoải mái khi nói chuyện. Thậm chí, nếu trau dồi và rèn luyện kỹ năng này cẩn thận bạn còn có thể nắm bắt được tâm lý của đối phương.

– Mở rộng và duy trì các mối quan hệ: Kỹ năng giao tiếp cho phép bạn mở ra một mối quan hệ mới và đồng thời giúp bạn duy trì mối quan hệ đó lâu dài, kể cả cuộc đối thoại đó là trực tiếp nói chuyện, hay gián tiếp qua tin nhắn, email,… Ngược lại, người có kỹ năng giao tiếp kém sẽ khiến cho mối quan hệ xung quanh ngày càng thu hẹp, dễ bị cô lập trong một tập thể.

– Thúc đẩy và nâng cao hiệu suất công việc: Trong công việc, người có kỹ năng giao tiếp tốt thường kết nối được với rất nhiều người, từ đó nhờ sự giúp đỡ của những người giỏi trong nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau. Kỹ năng này cũng giúp các cuộc họp trở nên thoải mái hơn, có nhiều ý tưởng hơn, nâng cao hiệu suất công việc.

– Gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc: Người vừa có kỹ năng giao tiếp tốt vừa có chuyên môn sẽ có cơ hội đạt được những vị trí cao hơn trong công việc như quản lý, trưởng phòng hay giám đốc bộ phận. Và kỹ năng giao tiếp cũng là một trong những kỹ năng bắt buộc phải có khi trở thành một người quản lý cấp cao.

IV. Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp

1. Lắng nghe tích cực khi giao tiếp

Giao tiếp là hoạt động giữa 2 người trở lên, chính vì vậy để rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp bạn cần học cách lắng nghe nhiều hơn. Thế nhưng, lắng nghe ở đây không chỉ dừng lại ở việc nghe, mà còn phải thấu hiểu và tạo điều kiện để đối phương – người đang cùng mình trò chuyện có cơ hội chia sẻ hết những vướng bận trong lòng.

2. Quan sát và kết hợp ngôn ngữ cơ thể

Giao tiếp bằng lời nói là chưa đủ, những cử chỉ, hành động và biểu cảm cũng sẽ góp phần làm đa dạng hơn đoạn hội thoại của bạn. Kết hợp khả năng quan sát và ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp giúp người đối diện cảm thấy gần gũi và thân thiện hơn. Tuy nhiên, cần biết tiết chế và thể hiện tinh tế, khéo léo để người đối diện không cảm thấy khó chịu nhé!

3. Sự thân thiện

Thân thiện trong giao tiếp là cần thiết, nó giúp bạn có cơ hội gặp gỡ và trò chuyện được với những người xung quanh. Khi học được cách trò chuyện thân thiện với mọi người, bạn cũng đã học được một phần nhỏ quan trọng trong kỹ năng giao tiếp.

4. Sự tự tin

Trong bất cứ hoàn cảnh nào, sự tự tin đều giúp bạn vượt qua những vấn đề dù khó khăn nhất. Và để có thể tự tin thể hiện ý kiến của mình, bạn phải chắc chắn hiểu được bản thân đang sắp nói gì, làm gì, phải chuẩn bị kỹ càng kiến thức, thông tin trước khi trình bày. Điều này có nghĩa là bạn phải rèn luyện, học hỏi và cập nhật thường xuyên để hiểu bản thân hơn và tự tin hơn với những gì mình có.

5. Sự đồng cảm

Đồng cảm là việc bạn biết đặt bản thân vào suy nghĩ của người khác, cảm nhận và thấu hiểu lý do hành động của họ. Trong giao tiếp giữa hai người với nhau cần có sự đồng cảm để có thể hiểu câu chuyện của nhau hơn. Khi bạn biết đồng cảm với câu chuyện của đối phương nghĩa là bạn đã học được cách lắng nghe và hiểu người khác. 

6. Sự tôn trọng

Học cách chủ động lắng nghe, không áp đặt đối phương phải suy nghĩ giống bạn. Cũng như tôn trọng câu chuyện đối phương kể là cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp. Khi học được cách tôn trọng đối phương bạn sẽ tránh được những cuộc tranh cãi gay gắt không hồi kết và tìm được hướng giải quyết cho vấn đề.

7. Tư duy cởi mở

Việc có tư duy cởi mở cũng giống như việc thấu hiểu, đồng cảm và tôn trọng, bạn mở lòng ra để tin tưởng đối phương, cởi mở chia sẻ những câu chuyện, kiến thức để từ đó kỹ năng giao tiếp được hình thành. Việc thường xuyên tiếp xúc tâm sự với nhiều người, kỹ năng giao tiếp của bạn cũng sẽ được cải thiện.

8. Hiểu và tìm ra điểm chung của nhau

Một cuộc đối thoại xảy ra thường có mục đích là đạt được mục tiêu mà các bên mong muốn trước đó. Vì vậy, để thấu hiểu và chia sẻ được với nhau thì bạn cần phải tìm ra được điểm chung trong cuộc trò chuyện. Điều này cũng là một minh chứng rõ ràng cho việc lắng nghe, hiểu và cùng đưa ra giải pháp rất quan trọng khi giao tiếp.

9. Trả lời ngắn gọn và chú ý âm lượng

Rất nhiều người không để ý đến vấn đề âm lượng và ngữ điệu khi tham gia cuộc trò chuyện. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt phải biết kiểm soát lời nói và âm lượng của mình. Đối với mỗi nội dung, mỗi mục đích khác nhau sẽ có cách truyền đạt khác nhau. Bạn nên trải nghiệm thật nhiều để tích lũy kinh nghiệm và từ đó biết được bản thân nên làm gì để cuộc trò chuyện được thoải mái nhất.

10. Trình bày lưu loát, trôi chảy

Nói vòng vo, lắp bắp, không đúng trọng tâm sẽ khiến người đối diện cảm thấy mệt mỏi và không thoải mái khi nói chuyện. Điều này cũng thể hiện bản thân của bạn đang thiếu tự tin trong giao tiếp. Để có thể trình bày lưu loát và trôi chảy hơn, bạn có thể rèn luyện thêm bằng cách tích lũy kiến thức và nhiều kỹ năng sống, đọc sách cũng như luyện nói nhiều hơn.

11. Sẵn sàng phản hồi và đặt câu hỏi

Để không đưa cuộc hội thoại vào bế tắc, thì việc đặt câu hỏi cũng là một cách tạo ra nhiều chủ đề trò chuyện. Trong giao tiếp, việc đặt được một câu hỏi khiến người khác sẵn sàng chia sẻ những câu chuyện cá nhân mà bạn muốn biết là điều không hề đơn giản. Những người chỉ chăm chăm đặt những câu hỏi đóng, không có tính gợi mở chủ đề nói chuyện thì có thể là do kỹ năng giao tiếp kém, hoặc tệ hơn nữa là vì họ không muốn tiếp tục trò chuyện với bạn.

12. Điều chỉnh phong cách nói chuyện

Khi có cơ hội tiếp xúc với nhiều nhóm đối tượng khác nhau, bạn cần phải linh hoạt trong việc điều chỉnh phong cách nói chuyện cho phù hợp với mỗi nhóm khác nhau. Không chỉ vậy, khi giao tiếp bằng cách hình thức khác nhau thì cũng nên chọn cách thức nói chuyện khác cho phù hợp với từng thời điểm.

Tuyển dụng nhân viên sale online, nhân viên ngành hàng siêu thị có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Phát Triển Kênh Bán Hàng Online

– Nhân viên Ngành hàng Mẹ và Bé (AvaKids)

– Quản lý ngành hàng tại Thế Giới Di Động

V. Cải thiện kỹ năng cho người ít nói, hướng nội

– Đừng lắng nghe một cách thụ động: Bạn không nên lắng nghe một câu chuyện một cách thụ động, lắng nghe những không hiểu vấn đề, sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt người đối diện. Hãy trở thành một người lắng nghe tích cực, có cử chỉ đồng cảm, hay lời nói góp ý thay vì chỉ ngồi nghe thụ động không cảm xúc.

– Không ép bản thân phải nói nhiều hơn mức cần thiết: Chỉ nên nói vừa đủ, không nên trình bày quá nhiều, thể hiện quá lố, điều này sẽ dễ khiến người đối diện cảm thấy mệt mỏi và họ sẽ dễ có suy nghĩ bạn chỉ đang muốn gây sự chú ý.

– Hãy tin rằng lời nói của bạn có giá trị: Để cải thiện kỹ năng giao tiếp cho những người ít nói, hướng nội thì bạn nên tin rằng những nội dung bạn nói đều giá trị. Khi bạn nhận thức được việc lời nói của bạn có giá trị bạn sẽ tự tin hơn và sẵn sàng mở lòng để chia sẻ nhiều điều hay ho đến mọi người.

– Chuẩn bị trước cho các buổi họp: Không chỉ dành riêng cho người hướng nội mà bất cứ ai cũng cần phải chuẩn bị cẩn thận nội dung trước các buổi họp. Khi bạn biết rằng bạn nên làm gì thì bạn trở nên tự tin hơn khi nói chuyện.

– Sẵn sàng đối mặt với nỗi sợ giao tiếp: Kể cả khi bạn rất tự tin vào nội dung đã chuẩn bị và luyện tập mọi thứ hoàn hảo thì vẫn có thể xảy ra những vấn đề phát sinh không lường trước được. Vậy nên hãy chuẩn bị trước tinh thần sẽ đối mặt với mọi tình huống có thể xảy đến, can đảm đón nhận và mạnh mẽ vượt qua nỗi sợ giao tiếp.

VI. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp

– Không có sự chuẩn bị trước: Đây là một lỗi không nên xảy ra khi giao tiếp. Nếu bạn đã xác định bản thân sắp tới có một cuộc gặp gỡ mới một hay một vài người khác thì việc phải chuẩn bị trước một số nội dung trò chuyện là vô cùng cần thiết. Thậm chí, đối với những cuộc gặp gỡ bất ngờ thì bạn cũng cần có sẵn những câu hỏi cơ bản nhất để giao tiếp.

– Trả lời lan man và vòng vo: Phần lớn mọi người đều không thích nói chuyện với những người lan man, vòng vo, không đúng trọng tâm. Vậy nên hãy học cách giao tiếp thẳng trực tiếp vào vấn đề.

– Trả lời ngập ngừng, hoặc ậm ừ: Khi giao tiếp mà liên tục ngập ngừng, ậm ừ cho thấy rằng bạn đang thiếu tự tin. Và lý do cho giải thích việc thiếu tự tin là do chưa chuẩn bị sẵn nội dung giao tiếp hoặc do tự ti về một vài điều nào đó của bản thân.

– Ngắt lời người khác đang nói: Hành động ngắt ngang lời nói của người khác chứng minh bạn là một người có kỹ năng giao tiếp rất kém. Đây là một điều cực kỳ tối kị khi giao tiếp, vậy nên, nếu bạn đang mắc phải lỗi này thì hãy bỏ nó ngay nhé!

– Chê bai, nói xấu người khác: Không chê bai, không nói xấu và hạn chế những chủ đề nhạy cảm trong các cuộc giao tiếp. Bởi vì nó thể hiện ra bạn là một người thiếu tế nhị, không lịch sử đối với người đang cùng trò chuyện. Hay thậm chí tệ hơn cả là việc vô tình xây dựng một hình ảnh xấu trong mắt người đối diện. Khi câu chuyện xấu vô tình bị lan truyền, bạn có thể sẽ tự mình đánh mất một vài mối quan hệ đấy!

– Nhắc đến vấn đề tôn giáo, dân tộc: Vấn đề tôn giáo, dân tộc rất nhạy cảm. Vậy nên để việc giao tiếp trở nên tinh tế và thoải mái nhất, bạn cần phải tránh những nội dung liên quan đến tôn giáo, dân tộc.

– Nói quá to khi không cần thiết: Trong một cuộc trò chuyện, bạn cần học cách điều tiết âm lượng khi nói chuyện, và hạn chế việc bản thân nói quá to. Cũng như xem xét chủ đề, bối cảnh để có âm điệu, ngữ điệu phù hợp giúp người nghe cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn.

– Có những cử chỉ, hành động thiếu tôn trọng: Kiểm soát tay chân, không nên có quá nhiều hành động thừa thãi khi giao tiếp. Ngôn ngữ hình thể là cần trong giao tiếp, nhưng những cử chỉ và hành động đó cần đúng chuẩn mực, tôn trọng người đối diện.

– Lời nói, ánh mắt và nụ cười thiếu chân thành: Việc thành thật trong giao tiếp sẽ giúp kéo dài câu chuyện và rút ngắn khoảng cách trong mối quan hệ của hai người. Vậy nên, bạn cần tạo sự thân mật với đối phương bằng sự chân thành trong lời nói, ánh mắt và nụ cười.

– Nóng nảy, hấp tấp và vội vàng: Đây là lỗi tương đối lớn và nhiều người gặp phải. Khi phạm phải lỗi này bạn sẽ trở nên xấu tính hơn trong các cuộc trò chuyện. Khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và có suy nghĩ rằng bạn giao tiếp kém khi không kiểm soát được lời nói, hành động của mình.

VII. Làm nổi bật kỹ năng giao tiếp với nhà tuyển dụng

1. Đối với CV xin việc

Trong mục kỹ năng của CV, bạn cần nêu chi tiết khả năng giao tiếp của bản thân đang ở mức độ nào nếu công việc đó có yêu cầu. Chẳng hạn như bạn có cơ hội sử dụng kỹ năng này trong những trường hợp nào và đã đạt được những kết quả nào khi áp dụng kỹ năng đó vào công việc.

2. Thể hiện trong buổi phỏng vấn

Trong buổi phỏng vấn, hãy thể hiện một số đặc điểm của kỹ năng giao tiếp như tự tin, biết lắng nghe, sử dụng âm điệu, âm lượng vừa đủ hay nói chuyện rõ ràng, mạch lạc. Cùng với kết hơn các kỹ năng khác liên quan như kỹ năng trình bày vấn đề, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng đặt câu hỏi để tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn tới nhà tuyển dụng.

Hãy chuẩn bị một vài câu hỏi mà nhà tuyển dụng sẽ hỏi và luyện tập thật tốt trước buổi phỏng vấn. Khi có sự chuẩn bị chu đáo, bạn sẽ tự tin hơn khi phỏng vấn và hạn chế tối đa việc phạm phải những lỗi không nên gặp trong giao tiếp.

Xem thêm:

– 22 kỹ năng cần có trong CV giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng

– CV xin việc gồm những gì? Lưu ý khi viết CV giúp ghi điểm tuyệt đối

– Phỏng vấn là gì? Các kiểu phỏng vấn tuyển dụng thường gặp

Hy vọng những thông tin trong bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp. Cảm ơn bạn đã đón đọc, nếu thấy hay hãy chia sẻ và để lại bình luận bên dưới để mình tiếp tục ra những nội dung bài viết thú vị hơn.

Nguồn tham khảo:

https://www.thebalancecareers.com/communication-skills-list

https://www.skillsyouneed.com/ips/communication-skills.html