Cách làm hồ sơ xin việc CHUẨN cho mọi ngành nghề 2022
Hồ sơ xin việc có vai trò quan trọng, quyết định rất nhiều đến việc bạn có được nhận vào làm hay không. Đây cũng là thủ tục đầu tiên để bạn khởi đầu công việc cũng như tìm kiếm việc làm hiệu quả. Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách làm hồ sơ xin việc cụ thể ra sao. Bài viết dưới đây Blog.TopCv giúp bạn giải đáp các thắc mắc này đồng thời hướng dẫn viết hồ sơ xin việc chi tiết để các bạn nắm được.
Nội Dung Chính
Hồ sơ xin việc là gì?
Hiểu một cách đơn giản nhất, hồ sơ xin việc là tập hợp các tài liệu về cá nhân người xin việc. trong đó mô tả quá trình học tập, trình độ chuyên môn của ứng viên cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp, những mong muốn và định hướng tương lai của ứng viên.
Theo Wikipedia hồ sơ xin việc được phương Tây gọi là: Résumé hay Curriculum, CV. Thế nhưng ở Việt Nam có phân biệt giữa những cách gọi này. Hồ sơ xin việc là một tập tài liệu tóm tắt về bản thân ai đó. Trong đó có quá trình học tập, giáo dục, kinh nghiệm việc làm của ứng viên giúp tăng tính thuyết phục cho bộ hồ sơ xin việc.
Trong số những tài liệu của hồ sơ xin việc, bản Sơ yếu lý lịch hoặc lý lịch trích ngang là tài liệu được nhà tuyển dụng quan tâm trước tiên khi nhận hồ sơ xin việc của bạn. Đây cũng là tài liệu quan trọng giúp bạn truyền tải đến nhà tuyển dụng các thông tin quan trọng về bản thân mình.
>>> Xem thêm: Hồ sơ xin việc gồm những gì? Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc
Phân loại hồ sơ xin việc
Hiện nay có nhiều cách phân loại hồ sơ xin việc nhưng bạn có thể tham khảo cách phân loại gồm có hồ sơ xin việc viết tay và hồ sơ online.
Hồ sơ xin việc viết tay
Đây là bộ hồ sơ được viết, điền thông tin bằng tay. Các loại giấy tờ cần viết và điền bằng tay gồm có: bản sơ yếu lý lịch, đơn xin việc. Ngoài ra trong bộ hồ sơ này còn có các chứng chỉ, giấy tờ và bằng cấp khác được photo công chứng nếu doanh nghiệp yêu cầu.
Bản hồ sơ xin việc viết tay sẽ được ứng viên nộp trực tiếp cho nhà tuyển dụng khi phỏng vấn xin việc.
Hồ sơ xin việc online
Hồ sơ xin việc online đặc biệt phù hợp với các ứng viên muốn tìm việc làm từ xa. Hồ sơ xin việc online cũng được nhiều nhà tuyển dụng ưu tiên lựa chọn hơn hồ sơ xin việc viết tay.
Bạn có thể tạo hồ sơ xin việc online bằng file PDF hoặc file Word. Hồ sơ này được gửi cho nhà tuyển dụng bằng Email hay các phương thức liên lạc trực tuyến khác.
Phần lớn hồ sơ xin việc online chỉ cần CV của ứng viên, tuy vậy một vài doanh nghiệp vẫn cần bạn scan các loại giấy tờ khác liên quan.
>>> Xem thêm: Chia sẻ cách viết hồ sơ xin việc đầy đủ nhất 2021 dành cho ứng viên
Hồ sơ xin việc gồm những gì?
Trả lời câu hỏi của rất nhiều ứng viên rằng hồ sơ xin việc gồm những gì? Thông thường một bộ hồ sơ xin việc gồm có các giấy tờ sau đây:
Sơ yếu lý lịch tự thuật
Đây là loại giấy quan trọng trong bộ hồ sơ xin việc. Dù bạn ứng tuyển vào vị trí gì, công việc nào cũng đều cần đến. Đây là bản tóm tắt các thông tin cá nhân của ứng viên bao gồm: địa chỉ, tên tuổi, thông tin gia đình, số điện thoại, bằng cấp của ứng viên với mục tiêu giúp nhà tuyển dụng nắm được những thông tin cơ bản về ứng viên.
Chuẩn bị sơ yếu lý lịch cũng đơn giản vì đã có mẫu sẵn bán kèm bộ hồ sơ xin việc. Bạn chỉ cần thực hiện đúng cách điền hồ sơ xin việc bao gồm các thông tin về bản thân rồi mang tới Ủy ban nhân dân xã phương nơi cư trú để xin xác nhận.
Đơn xin việc
Trong bộ hồ sơ xin việc đơn xin việc là không thể thiếu. Đơn có thể được đánh máy hoặc viết tay, bạn cũng có thể mua mẫu có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc và điền đầy đủ thông tin là được.
Thế nhưng dù viết theo cách nào đơn xin việc cũng phải thể hiện được khát khao, mong muốn làm việc của ứng viên, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp vừa giúp nhà tuyển dụng thấy được bạn là ứng viên tiềm năng cho vị trí tuyển dụng.
Để được đánh giá cao từ nhà tuyển dụng bạn nên viết đơn xin việc để thể hiện sự cầu thị. Lưu ý trong đơn xin việc cần có ngày tháng, chữ ký của ứng viên và không cần dấu công chứng.
>>> Xem thêm: Lối mòn CV chuẩn mực, lỗi khi viết hồ sơ xin việc đang quá phổ biến hiện nay
CV xin việc
Khác với đơn xin việc, CV xin việc được hiểu là hồ sơ năng lực, thể hiện kinh nghiệm, trình độ và năng lực của ứng viên. CV có thể được làm bằng bản Word đơn giản hoặc bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm tạo CV chuyên nghiệp.
Ngoài ra bạn cũng có thể tạo CV từ các mẫu có sẵn trên một số trang web làm CV trực tuyến vừa đơn giản, nhanh chóng nhưng cũng rất ấn tượng. Nếu bạn chịu khó đầu tư nghiêm túc và chú trọng đến cả hình thức, nội dung của bản CV thì cơ hội lọt vào mắt nhà tuyển dụng cũng cao hơn.
Với các ngành nghề phổ thông CV xin việc không cần thiết nhưng nếu bạn có nhiều năm kinh nghiệm và thể hiện qua CV thì khả năng trúng tuyển của bạn cũng dễ dàng hơn.
Giấy khám sức khỏe
Giấy này giúp xác minh tình trạng sức khỏe hiện tại của bạn, đồng thời đảm bảo rằng sức khỏe của bạn có thể đáp ứng được công việc. Qua đó tạo sự tin tưởng với nhà tuyển dụng. Hiện giấy khám sức khỏe để xin việc có 2 loại là: Giấy A4 2 mặt và giấy A3 gấp đôi.
Tùy vị trí làm việc cũng như yêu cầu ở mỗi lĩnh vực, mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau về loại giấy này. Giấy khám sức khỏe buộc phải có dấu xác nhận của các cơ sở y tế như trạm xá, bệnh viện, phòng khám. Tuy vậy giấy này chỉ có hiệu lực trong 6 tháng.
Bằng cấp và chứng chỉ
Những bằng cấp và chứng chỉ như: bằng trung cấp, cao đẳng, đại học, chứng chỉ tiếng Anh, chứng chỉ tin học,… cần được photo, công chứng. Đây không những là điều kiện bắt buộc với vị trí ứng tuyển do nhà tuyển dụng yêu cầu mà nó cũng chứng minh được các thông tin bạn kê khai trong CV xin việc, sơ yếu lý lịch hay đơn xin việc.
Chứng minh thư nhân dân/Thẻ căn cước công dân
Nếu vị trí bạn ứng tuyển có yêu cầu cả các giấy tờ tùy thân như: giấy khai sinh, chứng minh nhân dân/căn cước công dân bạn cũng cần photo, công chứng đầy đủ. Đây cũng là cách để bạn chứng minh với nhà tuyển dụng về lai lịch của bản thân.
>>> Xem thêm: Khả năng ngoại ngữ nên được trình bày thế nào trong hồ sơ xin việc
Ảnh thẻ 3×4 hoặc 4×6
Phần bìa ngoài hồ sơ xin việc và trong sơ yếu lý lịch đều cần dán ảnh. Qua bức ảnh chân dung, nhà tuyển dụng có thể có được hiểu biết rõ hơn về bạn, đồng thời cũng giúp bạn lấy được cảm tình từ họ.
Mỗi công việc khác nhau nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên nộp từ 2 đến 3 ảnh 3×4 hay 4×6 để làm thẻ nhân viên, lưu hồ sơ, làm bảo hiểm sức khỏe.
Cách làm hồ sơ xin việc chuẩn
Nếu bạn chưa biết một bộ hồ sơ làm như thế nào thì hãy tham khảo phần hướng dẫn viết hồ sơ xin việc dưới đây.
Hướng dẫn viết phần bìa hồ sơ xin việc
Bìa của bộ hồ sơ xin việc chỉ là túi giấy được thiết kế đựng các loại giấy tờ khác để xin việc. Bạn hãy điền đầy đủ thông tin bên ngoài bìa hồ sơ để nhà tuyển dụng biết được các thông tin ban đầu về bạn. Nếu bạn từng có kinh nghiệm thì công việc này rất đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên nếu chưa từng biết cách ghi hồ sơ xin việc thì việc này có thể khiến bạn bỡ ngỡ và hơi khó khăn. Bạn cần trình bày đầy đủ các thông tin sau đây:
- Họ và tên viết chữ in hoa
- Ngày tháng năm sinh
- Địa chỉ nơi ở hiện tại
- Số điện thoại
- Những giấy tờ có trong bộ hồ sơ
- Ảnh thẻ 3×4 hoặc 4×6 dán ở vị trí thích hợp
- Nên trình bày thông tin rõ ràng, sạch sẽ tránh gây cảm giác khó chịu cho người đọc.
>>> Xem thêm: Bộ hồ sơ xin việc làm thêm “tiêu chuẩn” bao gồm những gì?
Hướng dẫn viết CV xin việc
Khi hướng dẫn làm hồ sơ xin nhiều nhiều người cho rằng CV có vai trò quan trọng và không thể thiếu. Đây là tài liệu nơi mà ứng viên trình bày về các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ liên lạc
- Trình độ học vấn: bạn nên ghi trình độ cao nhất, chuyên ngành cụ thể, tốt nghiệp năm nào, thành tích nổi bật.
- Kinh nghiệm làm việc: hãy trình bày các công việc bạn đã đạt được khi làm việc, chọn kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển và gần nhất.
- Kỹ năng công việc: chọn các kỹ năng phù hợp với vị trí tuyển và văn hóa doanh nghiệp như: kỹ năng đàm phán, giải quyết vấn đề, xử lý tình huống, quản lý thời gian, làm việc nhóm, xây dựng kế hoạch,…
- Mục tiêu nghề nghiệp: Nên trình bày rõ ràng mục tiêu nghề nghiệp cũng như khát vọng của bạn về công việc. Hãy trình bày thành 2 phần là mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
- Sở thích: Nên ưu tiên liệt kê các sở thích có liên quan tới công việc
Các thông tin tham khảo: các giải thưởng, trang web, sản phẩm từng đạt được. Ngoài ra hãy ghi đầy đủ số điện thoại, tên, email, địa chỉ cũng như chức vụ của người tham chiếu để nhà tuyển dụng kiểm chứng khi cần.
Hướng dẫn viết sơ yếu lý lịch
Ở bản sơ yếu lý lịch nhiều người có kinh nghiệm hướng dẫn ghi hồ sơ xin việc phần này cần chính xác, đầy đủ, trung thực với các nội dung sau đây:
- Họ tên ứng viên
- Ngày tháng năm sinh
- Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú
- Nơi ở hiện nay
- Số CMND/CCCD, nơi cấp, ngày cấp
- Nguyên quán
- Trình độ văn hoá: ghi trình độ cao nhất ở thời điểm viết sơ yếu lý lịch
- Trình độ chuyên môn: ghi rõ trình độ cao nhất liên quan tới vị trí ứng tuyển
- Thành phần gia đình: ghi rõ các thành viên và thông tin cơ bản
- Thành phần bản thân: ghi chi tiết các thông tin liên quan đến ứng viên
- Quan hệ gia đình: ghi rõ họ tên, năm sinh, nghề nghiệp, nơi công tác của bố mẹ, anh chị em, vợ chồng, con cái.
- Quá trình đào tạo ghi rõ quá trình học tập gồm thời gian đào tạo, ngày tháng năm, tên trường đào tạo, ngành học, hình thức đào tạo và văn bằng đạt được.
- Quá trình công tác tóm tắt các thông tin về chức vụ, vị trí từng công tác tại các đơn vị trước đây gồm ngày tháng năm, nhiệm vụ tại đó.
- Phần sơ yếu lý lịch chỉ cần ghi thông tin chính trong mỗi mục, không nên viết lan man dài dòng khiến nhà tuyển dụng dễ bỏ qua các thông tin quan trọng của lý lịch.
>>> Xem thêm: Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Nộp Hồ Sơ Xin Việc
Hướng dẫn viết đơn xin việc
Hướng dẫn làm hồ sơ xin việc phần đơn, sẽ có đơn mẫu trong bộ hồ sơ bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin là được. Trong đó sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Kính gửi: viết rõ đơn vị tiếp nhận hồ sơ, ai sẽ nhận hồ sơ
- Tôi tên: phần này viết đủ họ và tên bằng chữ in hoa
- Ngày tháng năm sinh điền như trên CMND/CCCD
- Số CMND/CCCD: ghi rõ số và ngày cấp, nơi cấp
- Hiện đang sống tại: ghi địa chỉ nơi ở hiện tại
- Trình độ Văn hóa: Đại học/cao đẳng/trung cấp
- Ngoại ngữ: ghi rõ ngôn ngữ nước ngoài bạn học
- Trình độ chuyên môn: ghi rõ ngành bạn theo học
- Tình trạng sức khỏe: ghi theo kết luận trong tờ giấy khám sức khỏe
- Xác nhận của ủy ban nhân dân: cần có chữ ký, con dấu chứng thực của cơ quan có thẩm quyền tại nơi ở
Bạn có thể dùng mẫu đơn xin việc hoặc viết tay theo nội dung tương tự sao cho phù hợp. Tuy nhiên cần có phần giới thiệu ngắn gọn, đủ ý về lý do xin việc, thế mạnh cũng như sự phù hợp của bản thân để khẳng định tiềm năng, sự nổi bật so với ứng viên khác.
Hướng dẫn viết email xin việc
Nếu đơn xin việc viết theo phong cách hành chính thì email xin việc lại mang giọng điệu riêng, thể hiện cá tính của mỗi ứng viên. Do đó hiện nay rất nhiều nhà tuyển dụng chú ý đến các thư xin việc kiểu này.
Về phần nội dung của thư bạn chỉ nên viết khoảng nửa trang A4:
- Tiêu đề: Lời chào trân trọng, thông tin của người gửi và người nhận
- Giới thiệu: bạn thấy công việc ở đâu, trình bày vắn tắt về ưu điểm bản thân và các giá trị bạn có thể mang đến cho doanh nghiệp, vị trí tuyển dụng
- Nội dung chính: phần này hãy trình bày kinh nghiệm làm việc của bạn, nhấn mạnh các điểm liên quan tới vị trí ứng tuyển. Nêu rõ các kỹ năng bạn có được, giải thích cho nhà tuyển dụng thấy bạn là ứng viên thích hợp với vị trí, nêu rõ các thành tích đã đạt được.
- Phần kết: phần này viết bạn mong muốn cống hiến cho công ty và lời cảm ơn sâu sắc.
>>> Xem thêm: Khả năng ngoại ngữ nên được trình bày thế nào trong hồ sơ xin việc
Hướng dẫn điền giấy khám sức khỏe
Cách điền giấy khám sức khỏe về cơ bản giống với sơ yếu lý lịch và đơn xin việc. Ở phần lý do khám sức khỏe bạn ghi rõ xin việc làm. Phần tiền sử bệnh hãy ghi chính xác tiền sử bệnh của ứng viên hoặc các thành viên trong gia đình, ghi trung thực.
Hồ sơ xin việc có cần công chứng không?
Thực tế cho thấy khi nhà tuyển dụng gọi đến phỏng vấn bạn chỉ cần mang theo bộ hồ sơ photo không cần công chứng. Tuy nhiên cũng có những nơi cần bộ hồ sơ đó phải có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền. Đây cũng là cơ sở giúp nhà tuyển dụng biết được rằng thông tin bạn cung cấp là chính xác. Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền cũng là đại diện bên thứ 3 có tính pháp lý, được công nhận theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra khi được nhận vào làm chính thức sẽ có hợp đồng lao động, việc đảm bảo thông tin chính xác là rất cần thiết bởi nó liên quan tới việc đóng bảo hiểm xã hội cũng như các giấy tờ thủ tục khác.
Thời hạn của hồ sơ xin việc
Thực tế không có con số hay quy định nào về thời hạn của hồ sơ xin việc. Hồ sơ xin việc trong đó có các loại giấy tờ khác nhau, cũng có nghĩa là sẽ có nhiều thời hạn được đưa ra ở đây. Bởi vậy câu hỏi hồ sơ xin việc có thời hạn như thế nào cũng có nghĩa là các giấy tờ trong hồ sơ xin việc có thời hạn bao lâu.
Tìm hiểu thời hạn hồ sơ xin việc làm căn cứ vào thời hạn của các loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc. Chính xác hơn nữa là bộ hồ sơ có thời hạn bao lâu phụ thuộc vào giá trị sử dụng và thời hạn của các loại giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc của ứng viên.
Mong rằng với những chia sẻ trên đây của Blog.TopCv có thể giúp các bạn biết cách làm hồ sơ xin việc cũng như cách viết hồ sơ sao cho chuẩn, chính xác, đầy đủ gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Nếu chưa biết cách làm hồ sơ hay CV xin việc các bạn có thể tham khảo thêm các mẫu CV xin việc của TopCv để tạo ra cho bản thân những cơ hội việc làm nhé.
Nguồn ảnh: Sưu tầm.
