Cách Lưu Trữ Tài Liệu, Hồ Sơ Khoa Học Không Sợ Mất

Việc sắp xếp và quản lý hồ sơ chưa bao giờ là dễ dàng, cách lưu trữ hồ sơ khoa học sẽ là cây đũa thần tối ưu việc lưu trữ. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân sự lớn, công việc nhiều cách sắp xếp thật khoa học tạo thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần. CoDX sẽ mách bạn cách lưu trữ tài liệu khoa học không sợ bị mất cực đơn giản, dễ dàng nhưng hiệu quả trong bài viết nay.

Trước khi bắt đầu, có 3 nguyên tắc phù hợp doanh nghiệp cần nhớ:

• Phân loại tài liệu phù hợp
• Hệ thống lưu trữ phù hợp
• Hoạt động quản lý, chỉnh lý tài liệu phù hợp

1. Loại hồ sơ tài liệu nào cần lưu trữ khoa học?

Tại sao cần phải hỏi điều này trước khi thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học? Tại vì mỗi ngày có rất nhiều hồ sơ được tạo ra trong doanh nghiệp và không phải hồ sơ nào cũng cần lưu trữ lại.

Xác định loại hồ sơ cần lưu vừa giúp doanh nghiệp loại bỏ những hồ sơ không cần thiết lưu trữ vừa hình thành nên hệ thống nền cho cách lưu trữ hồ sơ khoa học. Dưới đây là những tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ khoa học:

• Công văn giấy tờ hành chính văn phòng: Quyết định, hồ sơ doanh nghiệp, báo cáo thường niên,…
• Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, phiếu lương, bảo hiểm,..
• Hồ sơ hoạt động kinh doanh và sản xuất: Hồ sơ gọi thầu, đăng ký thương hiệu, hồ sơ sản phẩm, hợp đồng,…
• Hồ sơ kế toán, tài chính: hoạt động thu – chi, hồ sơ thuế, kế hoạch tài chính,…
• Các giấy tờ nội bộ trong công ty như: chính sách, thủ tục, biểu mẫu, bản vẽ sơ đồ,…

Các hồ sơ thường tồn tại dưới dạng file giấy tổng hợp vào những bìa, file, bìa còng đựng tài liệu, cũng có một số hồ sơ ở dạng file mềm (PDF, word,…), nên cũng cần phân loại theo hình thức trình bày để lưu trữ dễ dàng.

Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT- BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh thì cần chia hồ sơ làm các nhóm sau để lưu trữ:

• Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung;
• Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động;
• Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức;
• Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự;
• Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính;
• Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản;
• Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ;
• Nhóm 8: Hồ sơ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác;
• Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại;
• Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng;
• Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế;
• Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở;
• Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn;
• Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp;

Doanh nghiệp cần phải lưu giữ tất cả các hồ sơ nói trên tại trụ sở làm việc của tổ chức hoặc địa điểm khác (như kho tài liệu, trung tâm lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, …).

Lưu ý mỗi loại hồ sơ sẽ có thời hạn lưu trữ riêng, tối thiểu là 5 năm. Nếu quan trọng thời gian có thể kéo dài hơn, 1 số loại bắt buộc lưu vĩnh viễn. Vấn đề này bạn tìm hiểu thêm ở điều 11, luật doanh nghiệp 2014 nhé, tiếp đây CoDX tập trung giúp bạn cách lưu trữ hồ sơ khoa học hơn.

2. Thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học cần chuẩn bị gì?

Xác định loại tài liệu trước khi lưu trữ, giúp doanh nghiệp loại bỏ những tài liệu không cần thiết lưu trữ, đồng thời hình thành nên hệ thống nền cho cách lưu trữ tài liệu khoa học.

Thông thường, tài liệu sẽ được phân chia theo nội dung nó phản ánh, bao gồm:

• Biểu mẫu hành chính: Công văn, văn bản, hồ sơ doanh nghiệp, tài liệu hội nghị, báo cáo tổng kết,…
• Hồ sơ nhân sự: Biểu mẫu nhân sự, tài liệu hội nhập, văn hóa công ty, công văn khen thưởng,…
• Tài liệu kinh doanh: Hợp đồng, văn bản kế hoạch, hồ sơ năng lực, tài liệu sản phẩm/tiếp thị,..
• Thông tin kỹ thuật: Hồ sơ thiết kế, chứng nhận bản quyền, tài liệu về máy móc, quy trình công nghệ,…
• Báo cáo tài chính: Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán,…

Các loại tài liệu có nội dung cùng chủ đề được nhóm lại lưu trữ cùng nhau. Ngoài ra còn có thể phân chia theo dự án hoặc thời gian. Để thuận lợi cho quản lý và tìm kiếm, tài liệu có thể chia theo dự án hoặc thời gian trước, rồi lại chia theo chủ đề.

Để đảm bảo tài liệu lưu trữ được quản lý dễ dàng, các Doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ tài liệu khoa học chuyên nghiệp. Tương ứng với mỗi loại tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử, sẽ có các cách lưu trữ tài liệu khoa học khác nhau như sau:

3. Cách lưu trữ hồ sơ khoa học dạng giấy tờ

Tài liệu giấy tồn tại rất nhiều ở tất cả doanh nghiệp. Loại tài liệu này tốn rất nhiều chi phí, tốn thời gian để sắp xếp và trên hết, nó bắt buộc phải được nhân sự liên tục giám sát, kiểm tra để tránh sai sót. Chính vì vậy mà việc biết được cách lưu trữ hồ sơ khoa học càng quan trọng.

Để lưu trữ, doanh nghiệp có thể áp dụng các bước sau:

3.1 Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ khoa học

Dùng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ nếu văn phòng diện tích hẹp hoặc tủ đứng nếu có nhiều diện tích. Đối với tủ lưu trữ, kích thước/hình dạng/chất liệu tủ phù hợp với không gian và diện tích của văn phòng là được. Các ngăn tủ nên có tên để khi trích xuất dễ dàng hơn.

Quy hoạch phòng tài liệu riêng biệt/thư viện mini nếu có điều kiện.

Yêu cầu đối với không gian lưu trữ là phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt, không có nguy cơ bị ngập nếu có lũ lụt xảy ra. Đảm bảo tránh xa các con vật (chuột, mối, mọt,…).

3.2 Thực hiện cách lưu trữ hồ sơ khoa học

• Các loại tài liệu giấy cần được cho vào các loại kẹp file, bìa còng để bảo vệ
• Có tên và số trên mỗi file tài liệu
• Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt và tìm kiếm
• Sau đó sắp xếp chúng theo các nhóm đã phân chia, theo quy tắc:
• Các tài liệu ít sử dụng nên lưu trong các thùng hồ sơ và để ở các vị trí trong cùng
• Các tài liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm

3.3 Lập danh mục lưu trữ hồ sơ khoa học

Cách lưu trữ tài liệu khoa học là bạn hãy tạo danh mục cụ thể cho từng loại tài liệu sau đó đưa vào máy tính. Nếu không có danh mục lưu trữ, việc quản lý và truy vấn thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn sau này.

Ngoài tên và vị trí tài liệu, danh mục lưu trữ nên có thêm số lưu trữ hồ sơ, hình ảnh hồ sơ,… Danh mục lưu trữ phải được cập nhật thường xuyên, khi có sự bổ sung những tài liệu mới.

Ở 1 số doanh nghiệp có hệ thống tài liệu lớn, CoDX nhận thấy họ thường sử dụng một phần mềm thư viện số dạng cloud cho phép thống kê danh mục lưu trữ, đầu mục tài liệu thành 1 CSDL, tích hợp truy xuất nhanh chóng.

3.4 Đừng quên theo dõi và cập nhật

Thực tế chứng minh, tài liệu lưu trữ bản cứng sẽ gây ra tình trạng dễ hỏng, dễ rách, dễ hư.

Đối với chất liệu là giấy thì còn nỗi lo bị mối, chuột, và theo thời gian, chất lượng hình thức của các thông tin, dữ liệu khó có thể được đảm bảo như lúc đầu. Thế nên việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện nguy cơ và khắc phục kịp thời.

Ở một khía cạnh khác, tài liệu phải liên tục được cập nhật các phiên bản mới, cập nhật các tài liệu mới, ghi chép nhật ký lấy/mượn, trích lục,…thống kê, kiểm tra và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

4. Cách lưu trữ tài liệu khoa học dạng file điện tử

Ngày nay, tài liệu đã được số hóa.

Cách lưu trữ tài liệu khoa học dạng này thường có:

4.1 Cách lưu trữ tài liệu khoa học trên máy tính

Ưu điểm: Dễ sử dụng, dễ sửa chữa, chi phí đầu tư hợp lý. Tạo và sửa chữa nhanh chóng, không cần kết nối internet.

Nhược điểm: Giới hạn về dung lượng. Giới hạn khả năng truy xuất. Rủi ro mất dữ liệu nếu máy tính bị hỏng

Nếu số lượng dữ liệu quá nhiều, máy tính và laptop không đủ khả năng để lưu trữ. Và khi bị quá tải máy sẽ xảy ra nhiều vấn đề như chạy chậm, trì trệ gây khó chịu cho người sử dụng. Trường hợp rủi ro lớn nhất là khi máy tính hỏng thì tệp tin cũng sẽ có khả năng bị mất vĩnh viễn.

Đặt tên tài liệu, thư mục:

• Hạn chế đặt tên thư mục hồ sơ bằng tiếng Việt. Bởi, một số chương trình, phần mềm trên máy tính khi làm việc với thư mục có thể bị lỗi.
• Đặt tên hồ sơ lưu trữ ngắn gọn để việc sắp xếp di chuyển hồ sơ dễ dàng hơn. Ngoài ra, nếu đặt tên quá dài có thể gây ra một số lỗi về vượt quá kí tự cho phép.
• Mẹo đặt tên hồ sơ dễ dàng trong quá trình sắp xếp và truy xuất nhanh chóng khi sử dụng: Thêm ngày tháng năm vào tên hồ sơ hoặc số thứ tự vào trước tên hồ sơ.

Thiết lập thư mục lưu trữ hồ sơ khoa học

• Phân cấp hồ sơ thành 4 – 5 cấp để tối ưu hóa không gian máy tính cũng như giúp việc tìm kiếm hồ sơ dễ dàng hơn.
• Phân chia hồ sơ theo tháng, phân nhóm hồ sơ theo đầu việc.
• Nén các hồ sơ đã cũ và nhóm hồ sơ theo năm.
• Các thư mục hồ sơ quan trọng nên đánh sao hoặc chèn icon, kí tự đặc biệt để tạo điểm nhấn để việc tìm kiếm dễ dàng hơn.
• Phân quyền hồ sơ xem hoặc chỉnh sửa phù hợp với từng đối tượng.

4.2 Lưu trữ tài liệu, hồ sơ khoa học trên Cloud (đám mây)

Ưu điểm cách lưu trữ tài liệu khoa học trên Cloud

• Giảm phụ thuộc vào phần cứng và cơ sở hạ tầng
• Lưu trữ nhanh – gọn
• Chia sẻ và phân quyền nhanh chóng
• Chi phí đầu tư hợp lý

Nhược điểm:

• Phục thuộc vào đường truyền mạng
• Giới hạn bởi dung lượng lưu trữ của tài khoản

Các nền tảng Cloud miễn phí bạn có thể tham khảo như: Google Drive, Dropbox, Onedrive, iCloud,…

Ngoài những lưu ý về cách tổ chức dữ liệu (đặt tên, nhóm thư mục) như khi lưu trữ trên máy tính, thì với cách lưu trữ tài liệu khoa học này bạn phải lưu ý hơn khi chọn nhà cung cấp Cloud: đáp ứng lượng lưu trữ và băng thông tối đa với mức chi phí hợp lý. Khi đưa tài liệu lên Cloud vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu cũng rất đáng lưu tâm.

Thấu hiểu vấn đề này, CoDX dành riêng một phân hệ Kho tài liệu để hỗ trợ các doanh nghiệp lưu trữ tài liệu theo chuẩn quốc tế Dublin Core. Không tốn giấy tờ – không tốn không gian lưu trữ – chia sẻ chỉ trong vài giây! Liên hệ hotline 0901 555 063 để được hướng dẫn đăng ký dùng thử.

4.3 Cách lưu trữ tài liệu khoa học bằng phần mềm

Phương pháp này cũng tương đồng với phương pháp phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính, nhưng cao cấp hơn rất nhiều. Tài liệu được tải lên một phần mềm và lưu trữ trên một hệ thống server riêng.

Ưu điểm:

• Lưu trữ nhanh, dung lượng lớn
• Truy xuất tức thời – hệ thống rõ ràng
• Bảo mật cao
• Lưu trữ vĩnh viễn, không bị mất

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư lớn
• Người quản trị phải có kiến thức, nắm vững phương pháp vận hành của phần mềm

5. Chỉnh lý tài liệu sau lưu trữ

Hoạt động chỉnh lý tài liệu đảm bảo quá trình tài liệu được phân loại, sắp xếp phù hợp, đây là quá trình được thực hiện sau khi các tài liệu đã được định hướng phân chia danh mục rõ ràng.

Quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000.

Các khâu chỉnh lý tài liệu bao gồm:

• Giao nhận tài liệu
• Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý
• Vệ sinh tài liệu
• Biên soạn các văn bản
• Phân loại tài liệu theo định hướng (đã đề cập ở mục phân nhóm danh mục lưu trữ)
• Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
• Biên mục tài liệu
• Kiểm tra, chỉnh sửa
• Hệ thống hóa phiếu tin và hồ sơ
• Biên mục hồ sơ
• Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục
• Đánh số hồ sơ
• Vệ sinh tài liệu, đưa hồ sơ vào lưu trữ
• Giao nhận tài liệu chỉnh lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu lưu trữ
• Sắp xếp hồ sơ lên hệ thống giá kệ (đã nói ở phần 1 của bài viết)
• Doanh nghiệp cần biên soạn tài liệu này và ban hành trong toàn nội bộ, trở thành quy tắc chung.

Khi cả thế giới đang thực hiện chuyển đổi số, đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Nhưng vẫn có những trường hợp bắt buộc chúng ta phải lưu bản giấy. CoDX hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cách lưu trữ tài liệu khoa học phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.