Các quy trình mua hàng chuẩn xác tại doanh nghiệp ngành sản xuất
Quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và thất thoát khi mua hàng. Đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất vì ngành nghề này cần nhập rất nhiều nguyên vật liệu để sản xuất. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình mua hàng của doanh nghiệp sản xuất .
2. Tìm nhà cung cấp mới trong quy trình mua hàng
Bước 6: Thu thập chứng từ và thanh toán công nợ sau khi mua hàng
Tham khảo thêm bài viết:
Quy trình mua hàng vật tư sẽ đi qua các bước như sau:
Quy trình bắt đầu khi phòng Kế hoạch vật tư tổng hợp nhu cầu vật tư từ các bộ phận trong công ty, tiến hành phân loại vật tư và nhà cung cấp để lập kế hoạch mua hàng.
Trong quá trình phân loại nhà cung cấp, nếu mặt hàng nào chưa có nhà cung cấp hoặc cần thay thế nhà cung cấp cũ, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới (theo quy trình tìm kiếm nhà cung cấp được mô tả trong mục 2). Nếu mặt hàng cần mua đã có sẵn nhà cung cấp, phòng Kế hoạch vật tư tiếp tục lập kế hoạch mua hàng.
Sau khi có kế hoạch mua hàng, phòng vật tư gửi kế hoạch mua hàng để giám đốc/Người được ủy quyền duyệt, đồng thời gửi thông tin cho bộ phận kế toán để lên kế hoạch thanh toán.
Sau khi kế hoạch được duyệt, phòng kế hoạch vật tư lập đơn hàng, lấy thông tin phê duyệt các cấp và gửi đơn hàng cho nhà cung cấp. Phòng kế hoạch theo dõi và cập nhật thông tin giao hàng của nhà cung cấp.
Khi nhận được thông tin giao hàng từ nhà cung cấp, phòng kế hoạch vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại,… và làm thủ tục bàn giao với nhà cung cấp. Nếu kiểm tra chất lượng đầu vào và chủng loại không đạt, phòng kế hoạch vật tư gửi thông báo tới nhà cung cấp để làm thủ tục trả hàng.
Nếu số lượng hàng hóa không khớp, tùy theo từng trường hợp, phòng kế hoạch vật tư xử lý như sau:
- Nếu số lượng hàng hóa thực tế ít hơn số lượng hàng hóa đã có trong đơn hàng: Thông báo đến NCC bằng văn bản có xác nhận của các bên tham gia nhập hàng. Đồng thời, kế toán xác nhận lại công nợ.
- Nếu số lượng hàng hóa thực tế nhiều hơn số lượng hàng hóa đã có trong đơn hàng: Xin ý kiến lãnh đạo, xác nhận lại công nợ trong trường hợp lãnh đạo đồng ý nhập phần dư.
Phòng kế hoạch vật tư tiến hành làm các thủ tục bàn giao hàng hóa, chứng từ liên quan cho bộ phận kho.
Phòng kế toán tập hợp bộ chứng từ nhập hàng, in phiếu nhập, gửi các bộ phận ký hoàn thiện. Đồng thời, kế toán thực hiện theo dõi, thanh toán công nợ theo kế hoạch đã lên.
Trong trường hợp hàng hoá cần mua chưa có nhà cung cấp, hoặc công ty cần thay nhà cung cấp mới, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp theo quy trình sau:
Bước 1: Tìm nhà cung cấp – Phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới theo nhu cầu vật tư đã có. Trong quá trình tìm kiếm cần khảo sát nguyên vật liệu, lấy báo giá để đánh giá nguồn cung và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Bước 2: Lập hợp đồng nguyên tắc – Sau khi có thông tin về nhà cung cấp được chọn, phòng kế hoạch vật tư tiến hành lập hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp.
Bước 3: Rà soát hợp đồng – Sau khi lập hợp đồng, phòng kế hoạch vật tư chuyển lại hợp đồng để phòng tài chính kế toán rà soát các thông tin, điều khoản,… chuẩn bị ký hợp đồng. Trong trường hợp có thông tin, điều khoản,… cần điều chỉnh, phòng kế toán ghi chú lại và chuyển cho phòng kế hoạch vật tư điều chỉnh.
Bước 4: Ký hợp đồng – Phòng kế hoạch vật tư gửi hợp đồng đã rà soát trình ban giám đốc/người được ủy quyền phê duyệt.
- Nếu hợp đồng được duyệt, phòng kế hoạch vật tư báo lại cho NCC và cập nhật thông tin NCC vào kế hoạch mua hàng.
- Nếu hợp đồng không được duyệt, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp khác.
Nếu nhà cung cấp hiện tại thay đổi báo giá hoặc phương thức thanh toán, doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán phụ lục hợp đồng, quy trình như sau:
Ban biên tập 1BOSS
Nguồn tham khảo:
- https://success.base.vn/case-study-quy-trinh-mua-hang-nganh-san-xuat/
- Nguồn tham khảo khác
