Các mẫu văn bản hành chính trong doanh nghiệp

Văn bản hành chính là một trong các loại văn bản được sử dụng trong hệ thống văn bản của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Thuật ngữ văn bản hành chính có lẽ đã không còn quá xa lạ bởi lẽ hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp… Căn cứ vào nội dung và hình thức của các văn bản đó, ta có thể phân loại nó thành văn bản hành chính. Vậy các mẫu văn bản hành chính trong doanh nghiệp như thế nào? Mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Văn bản hành chính là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Văn bản hành chính được hiểu là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính như sau:

• – Nghị quyết (cá biệt);
• – Quyết định (cá biệt);
• – Chỉ thị;
• – Quy chế;
• – Quy định;
• – Thông cáo;
• – Thông báo;
• – Hướng dẫn;
• – Chương trình;
• – Kế hoạch;
• – Phương án;
• – Đề án;
• – Dự án;
• – Báo cáo;
• – Biên bản;
• – Tờ trình;
• – Hợp đồng;
• – Công văn;
• – Công điện;
• – Bản ghi nhớ;
• – Bản thỏa thuận;
• – Giấy ủy quyền;
• – Giấy mời;
• – Giấy giới thiệu;
• – Giấy nghỉ phép;
• – Phiếu gửi;
• – Phiếu chuyển;
• – Phiếu báo;
• – Thư công.

2. Thể thức trình bày văn bản hành chính 

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành ngày 05/3/2020, Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

Cũng theo quy định tại Điều 8 và Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP  của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:

• Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

– Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

– Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

• Số, ký hiệu của văn bản.

– Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

– Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

–  Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

–  Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

• Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

– Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

– Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

– Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

• Nội dung văn bản.

Nội dung thể hiện trong văn bản được quy định như sau:

– Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

– Viện dẫn văn bản: Lần đầu viện dẫn công việc có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trishc yếu nội dung văn bản. Từ những lần viện dẫn sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

– Bố cục của nội dung văn bản sẽ tùy theo tên loại và nội dung: phần căn cứ pháp lý, phần mở đầu, phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chi thành các phần, mục lớn nhỏ theo một trình tự nhất định.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

– Trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm:

+ Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Số thứ tự các “khoản” trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Thứ tự các “điểm” trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

– Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

– Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
+ Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
+ Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
+ Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.
+ Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

– Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.

– Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

– Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

• Nơi nhận.

– Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

– Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:
+ Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
+ Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

– Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

– Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:

+ Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).

+Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác như:

• Phụ lục.
• Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
• Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
• Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Hiện nay, việc trình bày thể thức văn bản được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư do Chính phủ ban hành và có hiệu lực áp dụng từ ngày ngày 05 tháng 03 năm 2020. Hiện nay, văn bản này đang được áp dụng và chưa có văn bản thay thế.

3. Các mẫu văn bản hành chính trong doanh nghiệp

Căn cứ theo Mẫu 1.3 quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mẫu quy định ban hành kèm theo quyết định được thể hiện như sau:

• Mẫu quyết định bổ nhiệm

CÔNG TY …

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc  

Số: … /QĐ-GĐ

…

, ngày

 

…

tháng

 

…

năm 

…

QUYẾT ĐỊNH

“Về việc:Bổ nhiệm ông …, giữ chức vụ …”

GIÁM ĐỐC

Căn cứ Điều lệ Công ty …;

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014;

Theo đề nghị của Bộ phận quản lý nhân sự;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Bổ nhiệm:

Ông: …

Sinh ngày: …/ …/ …

Giấy chứng minh nhân dân số: …

Cấp ngày: …/ …/ …, tại: Công an …

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: …

Giữ chức vụ …, kể từ ngày ký quyết định.

Điều 2. Tiền lương và chế độ làm việc của ông … thực hiện theo quy định quản lý của Công ty …

Điều 3. Giám đốc, các Phó giám đốc, trưởng các phòng, ban và bộ phận của công ty, thủ trưởng các đơn vị, cá nhân có liên quan và ông … căn cứ phạm vi trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận:
– Như Điều 3 (th/hiện);
– … (th/dõi);
– … (giải quyết);
– Lưu VP.
GIÁM ĐỐC
(Chữ ký, họ tên và đóng dấu)
…

• Mẫu hợp đồng lao động

CÔNG TY …
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Số: … / HĐLĐ

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại Văn phòng Công ty … (Địa chỉ: …), chúng tôi gồm:

Người sử dụng lao động (Sau đây gọi tắt là bên A):         

Công ty … (Sau đây gọi tắt là công ty)

Địa chỉ: …

Đại diện theo pháp luật là ông: …

Chức vụ: …

Điện thoại: …

Mã số thuế: …

Số tài khoản: … tại Ngân hàng …

Người lao động (Sau đây gọi tắt là bên B):

Ông/ Bà: …

Sinh năm: …/…/…                                                                  Giới tính: …

Địa chỉ thường trú: …

Số giấy chứng minh nhân dân số … cấp ngày …/…/… tại Công an …

Cùng thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây:

Điều 1: Công việc và địa điểm làm việc

1. Công việc: …

2. Địa điểm làm việc: …

Điều 2: Thời hạn hợp đồng lao động

1. Loại hợp đồng lao động: …

2. Thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động: …

Điều 3: Tiền lương

1. Mức lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác:

Mức lương: … đồng/ tháng (Bằng chữ: …);

Phụ cấp lương: …

Các khoản bổ sung khác: …

2. Hình thức trả lương: …

3. Kỳ hạn trả lương: …

4. Phương thức thanh toán: …

Điều 4: Chế độ nâng ngạch, nâng bậc, nâng lương

Điều kiện, thời gian, thời điểm, mức lương sau khi nâng bậc, nâng lương: …

Điều 5: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

1. Thời giờ làm việc trong ngày: Không quá … giờ/ ngày;

Buổi sáng: Từ … giờ … phút đến … giờ … phút;

Buổi chiều: Từ … giờ … phút đến … giờ … phút;

2. Thời giờ làm việc trong tuần: Không quá … giờ/ tuần;

Từ ngày thứ … đến ngày thứ … hàng tuần;

3. Số ngày làm việc trong tuần: … ngày;

4. Làm thêm giờ và các điều khoản liên quan khi làm thêm giờ: …

5. Thời gian, thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc nghỉ trong giờ làm việc: …

6. Thời gian nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, tết, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương:

Nghỉ hàng tuần: … ngày vào ngày thứ … và …;

Nghỉ hàng năm: …

Nghỉ ngày Lễ, Tết: Các ngày nghỉ Lễ, Tết pháp định. Các ngày nghỉ Lễ, Tết nếu trùng với ngày thứ … và … thì sẽ được nghỉ bù vào ngày kế tiếp;

Nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương: …

Điều 6: Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động

Số lượng, chủng loại, chất lượng và thời hạn sử dụng của từng loại trang bị bảo hộ lao động: …

Điều 7: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn lao động và bênh ngề nghiệp bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế

1. Tỷ lệ % tính trên tiền lương tháng đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn lao động và bênh ngề nghiệp, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của bên A:

Bảo hiểm xã hội: 17%;

Bảo hiểm tai nạn lao động và bênh ngề nghiệp: 0,5%;

Bảo hiểm thất nghiệp: 1%;

Bảo hiểm y tế: 3%;

Tổng cộng: 21,5 %

2. Tỷ lệ % tính trên tiền lương tháng đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn lao động và bênh ngề nghiệp, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của bên B:

Bảo hiểm xã hội: 8%;

Bảo hiểm tai nạn lao động và bênh ngề nghiệp: 0 %;

Bảo hiểm thất nghiệp: 1 %;

Bảo hiểm y tế: 1,5 %

Tổng cộng: 10,5 %

3. Phương thức đóng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn lao động và bênh ngề nghiệp, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế của hai bên: …

Điều 8: Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề của người lao động trong quá trình thực hiện hợp đồng

Quyền, nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động trong việc đảm bảo thời gian, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề: …

Điều 9: Những thỏa thuận khác

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu một bên có nhu cầu thay đổi nội dung trong hợp đồng phải báo cho bên kia trước ít nhất … ngày và ký kết bản Phụ lục hợp đồng theo quy định của Pháp luật. Trong thời gian tiến hành thỏa thuận hai bên vẫn tuân theo hợp đồng lao động đã ký kết.

Người lao động đọc kỹ, hiểu rõ và cam kết thực hiện các điều khoản và quy định ghi tại Hợp đồng lao động.

Điều 10: Điều khoản thi hành

Những vấn đề về lao động không ghi trong hợp đồng lao động này thì áp dụng theo quy định của Thỏa ước tập thể, nội quy lao động và pháp luật lao động.

Khi hai bên ký kết Phụ lục hợp đồng lao động thì nội dung của Phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị như các nội dung của bản hợp đồng này.

Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị như nhau, công ty giữ 01 (một) bản, Người lao động giữ 01 (một) bản và có hiệu lực kể từ ngày … tháng … năm …

NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
…
NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Ký, họ tên và đóng dấu)
…

• Mẫu giấy ủy quyền

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                                                            …, ngày … tháng … năm …

GIẤY ỦY QUYỀN

Kính gửi: …

Căn cứ Bộ Luật dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/6/2005;

Căn cứ nhu cầu thực hiện công việc và thỏa thuận của hai bên:

Bên ủy quyền (Bên A):

Họ và tên: …

Sinh ngày: … / …/ …

Giấy CMND số … ngày cấp …/ …/ … tại Công an …

Thường trú: …

Nơi ở hiện nay: …

Bên nhận ủy quyền (Bên B):

Họ và tên: …

Năm sinh: … / … / …

Giấy CMND số … ngày cấp …/ …/… tại …

Thường trú: …

Nơi ở hiện nay: …

Phạm vi ủy quyền:

Bên B được thay mặt bên A …

Thời hạn ủy quyền:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực, kể từ ngày được hai bên ký kết và hết hiệu lực khi bên A hoàn thành công việc được ủy quyền hoặc hết hiệu lực theo quy định của pháp luật.

Bên A xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi cam kết do Bên B thực hiện trong phạm vi ủy quyền trên đây.

Bên A công nhận đã hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền.

Rất mong nhận được sự quan tâm, chấp thuận và tạo điều kiện thuận lợi của cơ quan có liên quan./.

Trân trọng cảm ơn!

BÊN B
(Ký, ghi rõ họ và tên)
…
BÊN A
(Ký, ghi rõ họ và tên)
…

Hai bên chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân phường/ văn phòng công chứng

• Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

CÔNG TY CỔ PHẦN …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 

            /BB-HĐQT

…, ngày    …  tháng  … năm …

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

“Về việc:…”

1. Tên, địa chỉ trụ sở chinh, mã số doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp: …

Địa chỉ trụ sở chính: …

Mã số doanh nghiệp: …

2. Mục đích, chương trình và nội dung họp:

Mục đích: …

Chương trình: …

(Chủ tịch Hội đồng quản trị giới thiệu thành phần, phổ biến nội dung, điều hành cuộc họp, thảo luận, lấy ý kiến biểu quyết của các thành viên, tổ chức việc ghi biên bản và kết thúc cuộc họp).   

Nội dung: …

3. Thời gian, địa điểm họp:

Thời gian: Từ … giờ … đến … giờ …, ngày … tháng  … năm …

Địa điểm: …

4. Thành phần dự họp:

Ông: …, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tọa cuộc họp;

Ông: …, Thành viên Hội đồng quản trị;

Bà: …, Thành viên Hội đồng quản trị, Thư ký cuộc họp;

5. Các nội dung được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp:

…

…

…

6. Tóm tắt ý kiến phát biểu của các thành viên:

Ông: …: Đồng ý ….

Ông: …: Đồng ý ….

Bà: …: Đồng ý ….

7. Kết quả biểu quyết:

Thành viên tán thành: …/… thành viên đồng ý, đạt tỷ lệ biểu quyết là …%;

Thành viên không tán thành: … thành viên;

Thanh viên không có ý kiến: … thành viên;

8. Các vấn đề được thông qua:

…

…

…

Tất cả thành viên Hội đồng quản trị tham dự cuộc họp đã đọc biên bản, đồng ý nội dung, biểu quyết nhất trí …/… thành viên đồng ý (đạt tỷ lệ …%).

Chủ tọa và thư ký ghi biên bản cuộc họp, ký tên chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản cuộc họp.

Cuộc họp kết thúc vào lúc … giờ … cùng ngày./.

THÀNH PHẦN THAM DỰ CUỘC HỌP

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ 

Thành viên, thư ký cuộc họp
(Chữ ký, họ tên)
…
Chủ tịch, chủ tọa cuộc họp
(Chữ ký, họ tên, đóng dấu)
…

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề các mẫu văn bản hành chính trong doanh nghiệp, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về các mẫu văn bản hành chính trong doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và giải đáp một cách cụ thể nhất.

Đánh giá post

✅ Dịch vụ thành lập công ty
⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc

✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh
⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình

✅ Dịch vụ ly hôn
⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn

✅ Dịch vụ kế toán
⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật

✅ Dịch vụ kiểm toán
⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác

✅ Dịch vụ làm hộ chiếu
⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin