Các bước trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, tổ chức

Tầm quan trọng của chuyển đổi số là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, bên cạnh việc tạo ra những cơ hội “tái sinh” mới cùng “lực đẩy” giúp doanh nghiệp bứt phá thì việc làm sao để xây dựng một quy trình chuyển đổi số hoàn chỉnh và phù hợp cũng đang là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Bởi không phải ai cũng hiểu rõ chuyển đổi số là gì và các bước trong quy trình chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital transformation) là xu hướng chung của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Song không có một định nghĩa chung nào cho khái niệm chuyển đổi số. Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức có mô hình và phương thức quản lý khác nhau thì định nghĩa về chuyển đổi số cũng khác:

Theo ý kiến của Microsoft: Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới. 

Công ty tư vấn và nghiên cứu toàn cầu Gartner lại cho rằng: Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới.

Chuyển đổi số (digital transformation) là chiến lược hàng đầu của nhiều doanh nghiệp

Đối với FSI – doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam: Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (Cloud), dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IOT), …thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty…

Tuy vậy, có thể hiểu chung bản chất của chuyển đổi số là việc sáng tạo ra phương thức sản xuất (hoạt động) mới dựa trên công nghệ, dữ liệu số và từng bước chuyển đổi sang phương thức đó. Và để chuyển đổi số thành công, bên cạnh việc ứng dụng các công nghệ, dữ liệu số mới thì doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình chuyển đổi số tổng thể và phù hợp.

Tại sao các tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chuyển đổi số phù hợp?

• Tăng khả năng tận dụng cũng như phân tích dữ liệu

Trước đây, không ít tổ chức, doanh nghiệp không biết tận dụng khối lượng dữ liệu khổng lồ thu thập được. Sở hữu quy trình chuyển đổi số phù hợp, mọi tổ chức, doanh nghiệp có thể từng bước chủ động trong khâu thu thập, lưu trữ dữ liệu. Dựa vào công nghệ AI phân tích mà đưa ra những đề xuất mang tính chiến lược giúp các tổ chức, doanh nghiệp có hướng đi đúng đắn hơn trong tương lai. 

• Nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp

Theo McKinsey, 93% các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp đều khẳng định rằng chuyển đổi số là hoàn toàn cần thiết để đạt được mục tiêu mang tính chiến lược của họ. Chuyển đổi số không còn là một sự lựa chọn mà trở thành một nhu cầu tất yếu trong thời đại 4.0. 

Xây dựng quy trình chuyển đổi số phù hợp, doanh nghiệp có thể chọn lựa được công nghệ thông minh, có tính ứng dụng cao nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng cả trong hiện tại và tương lai, tăng tính cạnh tranh của tổ chức doanh nghiệp trên thị trường. 

Chuyển đổi số có thể giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Nâng cao hiệu suất làm việc

Quy trình chuyển đổi số phù hợp là chất xúc tác giúp kiến tạo nên môi trường làm việc lý tưởng, khích lệ được tinh thần học hỏi, động viên nhân viên sáng tạo và đưa ra lợi ích đột phá giúp tổ chức, doanh nghiệp tăng trưởng lành mạnh. 

Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại mà các tổ chức doanh nghiệp có thể nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của chính mình, phân bổ nguồn lực phù hợp, nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân trong môi trường số hiện đại. 

• Cắt giảm chi phí vận hành

Làm thế nào mà một quy trình chuyển đổi số lại có thể cắt giảm chi phí vận hành? Với hoạt động tự động của AI, Machine Learning (Học máy),… những báo cáo chi tiết về thực tế hoạt động, hiệu quả từng bộ phận sẽ được thu thập, phân tích. Lãnh đạo các tổ chức, doanh nghiệp căn cứ trên số liệu thực tế mà đưa ra những quyết định đúng đắn nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro tài chính. Ngoài ra, việc theo dõi, kiểm soát các hạng mục công việc, tránh tình trạng người làm người chơi, đồng thời nhờ số hoá dữ liệu, số hoá quy trình mà chi phí vận hành cũng được cắt giảm đáng kể. 

Yếu tố nào quan trọng nhất trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, tổ chức?

Quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp diễn ra trong 3 giai đoạn là Số hóa (Digitization), Xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số (Digitalization) và Chuyển đổi số (Digital transformation). Như thế, muốn chuyển đổi số thành công thì phải thực hiện Số hóa dữ liệu và xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số một cách nghiêm chỉnh.

Như thế, muốn chuyển đổi số thành công thì phải thực hiện Số hóa dữ liệu và xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số một cách nghiêm chỉnh.

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển dữ liệu tương tự (analog) thành dữ liệu số (digital) bằng cả phương pháp thủ công (do người nhập vào) hay tự động (sử dụng IoT). Xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số là quá trình hình thành các quy trình sản xuất mới dựa trên những khả năng mới mà kết quả xử lý dữ liệu đã số hóa mang lại. Đó là các cơ chế tự động thông minh được “ghép” vào các quy trình sản xuất truyền thống và làm thay đổi chúng.

Đây là khâu quyết định mà rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức bỏ qua hoặc không chú trọng đúng mức. Chuyển đổi số là chuyển từ cách làm việc theo quy trình cũ sang quy trình mới này. Quy trình chuyển đổi số kéo theo sự thay đổi toàn diện về mọi mặt: Quy trình sản xuất, con người, hạ tầng, chính sách, thói quen, các mối quan hệ, văn hóa doanh nghiệp,…

Khó khăn trong quá trình xây dựng quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp 

Để thực hiện thành công các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần phải vượt qua được những khó khăn dưới đây: 

Chuyển đổi số thiếu tập trung tích hợp

Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn tiến hành chuyển đổi số manh mún, chưa chuyển đổi đồng bộ. Trong hoạt động vận hành thường ngày vẫn tồn tại rất nhiều những tác vụ thủ công bên cạnh sự vận hành của công nghệ. Từ đó hiệu suất làm việc chưa thực sự được tối ưu, nhân viên vẫn mất nhiều thời gian cho các tác vụ thủ công phát sinh liên quan. 

Đối diện với thực trạng này, việc tìm ra một đơn vị uy tín có khả năng cung cấp, tư vấn quy trình chuyển đổi số đồng bộ, phù hợp cũng đóng vai trò quan trọng. 

Chuyển đổi số không đồng bộ là khó khăn mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trên hành trình chuyển đổi số

Nhân viên không kịp thay đổi theo các phương pháp chuyển đổi số

Khi thực hiện các quy trình chuyển đổi số thì nhân viên cần phải đáp ứng được khung kỹ năng cũng như năng lực tương ứng để phù hợp cách thức vận hành mới. Tuy nhiên, nhiều nhân viên cao tuổi sẽ khó thích ứng với những công nghệ phức tạp, mới mẻ. Ngoài ra nguồn nhân lực non trẻ thì thiếu kỹ năng cần thiết. 

Việc nhân viên luôn “chậm một nhịp” với tiến trình chuyển đổi số sẽ dẫn tới chuyển đổi số thất bại, thiếu nguồn nhân lực thực thi. Bởi vậy nhân sự cần phải thay đổi tư duy và được đào tạo, trau dồi kỹ năng cần thiết mới có thể bắt nhịp được với sự thay đổi từ môi trường kinh doanh, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 

Việc điều chỉnh văn hoá tổ chức khi tiến hành chuyển đổi số doanh nghiệp sẽ gây ra những bất đồng nội bộ

Khó khăn trong nhận thức, năng lực triển khai

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa có quá nhiều kinh nghiệm trong quá trình ứng dụng, khai thác công  nghệ. Bởi vậy việc quyết định chuyển đổi số hay không? Nên lựa chọn giải pháp chuyển đổi số nào? luôn là rào cản lớn. Nếu thiếu đi đội ngũ nhân sự có năng lực triển khai thì quy trình chuyển đổi số sẽ trở nên thất bại.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa có quá nhiều kinh nghiệm trong quá trình ứng dụng, khai thác công  nghệ đây là trở ngại lớn trên hành  trình chuyển đổi số

Chưa tìm ra đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số phù hợp

Hiện nay, các giải pháp số trên thị trường của các nhà cung cấp trong nước và quốc tế rất đa dạng. Tuy nhiên, để xác định được đâu là giải pháp phù hợp với điều kiện, nhu cầu của cơ sở sản xuất kinh doanh không phải là đơn giản, nhất là các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, cần các giải pháp công nghệ phức tạp và tốn kém nhiều chi phí mà chất lượng các giải pháp lại khó được đảm bảo.

Thực tế này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn từ các doanh nghiệp cung cấp giải pháp chuyển đổi số có kinh nghiệm, uy tín để tìm ra cách thức chuyển đổi số phù hợp, tiết kiệm tối đa chi phí. 

FSI – Đơn vị tư vấn và xây dựng quy trình chuyển đổi số 

Với 15 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai thực tế các dự án công nghệ, số hóa, chuyển đổi số cho hơn 5500 khách hàng, FSI tự tin là đơn vị tư vấn và xây dựng quy trình chuyển đổi số cho các tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số lấy dữ liệu làm trung tâm để đưa tới các doanh nghiệp những công nghệ, giải pháp chuyển đổi số đồng bộ. 

Đội ngũ chuyên gia của FSI sẽ khảo sát thực tế, tiến hành tư vấn các giải pháp, dịch vụ số hóa, chuyển đổi số phù hợp với quy mô của từng tổ chức, doanh nghiệp từ các tổ chức, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tới các tổ chức, doanh nghiệp quy mô lớn hơn, đề xuất những công nghệ phù hợp, tiết kiệm chi phí. 

Hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số lấy dữ liệu làm trung tâm giúp mọi doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện

• Dịch vụ số hoá tổng thể của FSI

Giải pháp số hóa tổng thể nằm trong hệ sinh thái sản phẩm-dịch vụ-phần mềm chuyển đổi số toàn diện lấy dữ liệu làm trung tâm của FSI. Đây là bước khởi động quan trọng trên lộ trình chuyển đổi số của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Giải pháp số hoá FSI cung cấp giúp: 

• Số hoá đa dạng các loại tài liệu: sách, báo, tranh, ảnh, bản đồ,… với kích thước từ khổ A5 cho tới gấp đôi A0 tuỳ thuộc nhu cầu.  
• Đảm bảo an toàn thông tin nhờ khả năng theo dõi và kiểm soát việc sử dụng, truy cập, chỉnh sửa các dữ liệu, tài liệu điện tử dễ dàng, hiện đại
• FSI ứng dụng công nghệ tiên tiến giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí triển khai số hoá đảm bảo độ chính xác của dự án số hoá ở mức độ cao nhất lên tới 99.99%
• Với đội ngũ nhân sự hơn 1000 chuyên gia đầu ngành, 3500 cộng tác viên được đào tạo bài bản về số hoá, giàu kinh nghiệm triển khai thực tế giúp xử lý nhanh gọn các tình huống phát sinh, FSI tự tin phụ trách các dự án số hoá lớn, yêu cầu phức tạp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Hội quốc tế ngữ Việt Nam… 

Với những ưu điểm nổi bật trên, mọi tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn “an tâm chọn mặt gửi vàng” tại FSI. 

FSI sở hữu năng lực số hoá ấn tượng, bước đầu xây dựng nên quy trình chuyển đổi số cho mọi tổ chức, doanh nghiệp

• Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye: 

Các loại tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ, bảo mật an toàn thông qua hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye. 

Hệ thống DocEye sẽ giúp:  

• Thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. 
• Tài liệu nói chung đặc biệt là các tài liệu quan trọng sẽ được bảo mật chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu. 
• Mọi loại hồ sơ, chứng từ đều được tra cứu chi trong 3 giây với tính năng tìm kiếm theo tên tài liệu, tìm kiếm từ khóa trong nội dung tài liệu, tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm nâng cao theo bộ lọc, mã barcode,…  
• Số lượng tình trạng hay mục đích sử dụng tài liệu cũng được thống kê chi tiết tạo lập quá trình quản lý tài liệu thông minh.  

Phần mềm DocEye đưa tới nhiều tính năng ưu việt giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả hơn

• Công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE: 

Để tiết kiệm thời gian triển khai, tiết kiệm nguồn nhân lực số hoá, công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE sẽ giúp nhận dạng và bóc tách thông tin tự động cho phép xử lý dữ liệu lớn trong thời gian ngắn. 

Công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE giúp: 

• Thông tin được nhận dạng và trích xuất thông tin nhanh chóng với số lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn
• Tiết kiệm một lượng lớn thời gian so với nhập liệu bằng cách thủ công
• Giảm thiểu tối đa nhân lực nhập liệu, giúp đẩy nhanh tiến độ hơn so với nhân sự làm việc 
• Đảm bảo độ chính xác so với tài liệu gốc
• Tăng tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu truyền thống

IONE có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm nghiệp vụ có sẵn của khách hàng, giúp tiết kiệm tối đa thời gian làm việc của mọi tổ chức, doanh nghiệp.

• Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE

Sau khi tài liệu giấy tờ được số hoá, hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE sẽ trở thành một người thư ký đắc lực giúp: 

• Chuẩn hóa quy trình, tự động hóa luồng công việc liên phòng ban trên một hệ thống duy nhất. 
• Các công việc đều được quản lý tập trung, dễ dàng, trực quan ngay trên một  nền tảng. 
• Tạo thư viện số cho doanh nghiệp, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ với độ bảo mật cao
• Các tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết lập, cài đặt linh hoạt, không giới hạn các nhóm quyền ngay trên hệ thống, bảo mật được những thông tin quan trọng.  

Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE giúp chuẩn hóa quy trình, tự động hóa luồng công việc liên phòng ban trên một hệ thống duy nhất.

• Nền tảng lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn VLAKE

Với những doanh nghiệp, tổ chức quy mô lớn với lưu lượng dữ liệu khổng lồ, cần một phần mềm hỗ trợ để hoàn thiện mô hình chuyển đổi số lấy dữ liệu làm trọng tâm, nền tảng lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn VLAKE chính là lựa chọn hoàn hảo. 

• Nền tảng lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn VLAKE có thể: 

• Dễ dàng tích hợp và kết nối các cơ sở dữ liệu nội bộ giữa các Sở, Bộ ban ngành
• Nhanh chóng tạo lập các data warehouse theo nhu cầu sử dụng của các tổ chức, doanh nghiệp
• Thay đổi tư duy vận hành theo hướng ra quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế, sát với thời gian thực
• Đa dạng ứng dụng trong tương lai

Vlake giúp nhanh chóng tạo lập các data warehouse theo nhu cầu sử dụng của các tổ chức, doanh nghiệp

Liên hệ ngay FSI để nhận tư vấn miễn phí về quy trình chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp:

Website: www.fsivietnam.com.vn  

Hotline: 0904 805 255

Email: [email protected]