CÁCH PHÂN LOẠI VÀ TỐI ƯU CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

Chi phí là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc xác định và hiểu rõ yếu tố chi phí có ý nghĩa lớn trong quản lý doanh nghiệp vì đây là cơ sở để chủ doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra lựa chọn về phương án sản xuất, kinh doanh có lợi nhất, đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tính toán và phân tích chi phí còn giúp chủ doanh nghiệp định hướng và đưa ra các quyết định phù hợp trong từng thời kỳ kinh doanh nhằm từng bước tối ưu chi phí doanh nghiệp.

Chi phí là gì?

>>>Xem thêm: Chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Chi phí là một khái niệm cơ bản nhất của bộ môn kế toán đồng thời đây cũng là khái niệm cơ bản trong kinh tế học và kinh doanh. Chi phí là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp đạt được một hoặc những mục tiêu cụ thể. Nói một cách khác, hay theo phân loại của kế toán tài chính thì đó là số tiền phải trả để thực hiện các hoạt động kinh tế như sản xuất, giao dịch, … nhằm mua được các loại hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh. 

Chuẩn mực Kế toán Quốc tế định nghĩa Chi phí doanh nghiệp là “sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức giảm thiểu tài sản hoặc sự gia tăng nợ phải trả”. Nói một cách dễ hiểu thì Chi phí (Expenses) là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cuối cùng.

Cơ cấu chi phí trong doanh nghiệp

>>>Xem thêm: Cơ cấu chi phí trong doanh nghiệp

Cơ cấu chi phí (Cost Structure) là thuật ngữ sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh, chỉ mối quan hệ cụ thể về tỷ trọng đối với chi phí cố định và đối với chi phí biến đổi xuất hiện tại các doanh nghiệp.

Trong đó, cơ cấu chi phí bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi (chi phí khả biến):

Chi Phí Cố Định:

>>>Xem thêm: Chi phí cố định trong doanh nghiệp

Chi phí cố định (Fixed cost – FC) còn gọi là biến phí. Đây chính là khoản phí doanh nghiệp cần phải thanh toán định kỳ, nó sẽ không thay đổi theo từng đợt mà sẽ gần như giữ nguyên giá trị ở trong một khoảng thời gian xác định.

Đồng thời, chi phí cố định là một loại chi phí mà không bị thay đổi phụ thuộc vào các chi phí là doanh thu (bảo hiểm, thuê nhà, thuê tài sản, lãi vay) hoặc quy mô của hoạt động sản xuất.

Đồ thị định phí và định phí đơn vị

Định phí được biểu hiện bằng phương trình y = a, với a là một hằng số.

Chi phí cố định có nhiều cách phân loại khác nhau tùy thuộc vào việc dựa vào đặc điểm phân tích, tuy nhiên có thể phân loại chi phí cố định theo 2 dạng chính phổ biến dựa trên yếu tố quản lý (Chi phí bắt buộc và chi phí không bắt buộc) và dựa trên yếu tố phân bổ (Chi phí định kỳ, Chi phí có thể phân bổ)

Dưới đây là bảng phân loại chi phí cố định:

Bảng phân loại chi phí cố định

Chi phí Biến đổi

>>> Xem thêm: Chi phí biến đổi trong doanh nghiệp

Biến phí hay gọi là chi phí biến đổi (Variable cost – VC), là các khoản chi phí thay đổi tương ứng với số tiền mà doanh nghiệp sản xuất hoặc bán ra. Về cơ bản, loại chi phí này sẽ tăng hoặc giảm tùy thuộc vào quy mô sản lượng bán của doanh nghiệp.

Dưới đây là đồ thị tổng biến phí và biến phí đơn vị:

Đồ thị tổng biến phí và biến phí đơn vị

Dựa trên tính chất, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp thì các bạn có thể phân chia chi phí biến đổi thành những dạng sau: chi phí biến đổi tuyến tính, chi phí biến đổi cấp bậc, chi phí biến đổi dạng cong.

Phân loại chi phí biến đổi

Trên thực tế các loại chi phí biến đổi có thể đang dạng này chuyển sang dạng khác mà không có quy luật chung, tùy hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. 

Giải pháp tối ưu chi phí cố định và chi phí biến đổi trong doanh nghiệp

Đế quản trị chi phí hiệu quả doanh nghiệp cần tập trung vào công tác phân tích và đưa ra một cơ cấu thì phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho từng đơn vị trong toàn doanh nghiệp trong từng thời kỳ,

• Doanh nghiệp cần lên sẵn kế hoạch và phân chia cụ thể biến phí, định phí thành những khoản riêng biệt để phục vụ cho mục đích tương ứng. 

• Kiểm soát về việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích

• Thu nhập thông tin về chi phí thực tế và lập định mức chi phí thường xuyên so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, làm rõ những nguyên nhân gây ra chênh lệch so với định mức đẻ có hưởng giải quyết kịp thời.

• Phân tích biến động giá cả trên thị trường định kỳ 

• Để cắt giảm chi phí được hiệu quả, doanh nghiệp cần phân tích quy nên giá trị gia tăng để biết đầu là chi phi tốt, chi phí xấu 

• Lập dự toán chi phí ngắn hạn

• Đề ra những biện pháp cụ thể tiết kiệm chi phí

Phân loại chi phí trong doanh nghiệp

>>>Xem thêm: Các loại chi phí trong doanh nghiệp

Có nhiều cách để phân loại chi phí. Ở đây Taca sẽ tổng hợp cho bạn đọc một số cách phân loại chi phí phổ biến trong doanh nghiệp như sau:

Bảng phân loại chi phí trong doanh nghiệp

* Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động:

• Chi phí sản xuất

• Chi phí ngoài sản xuất

* Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân theo khoản mục cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng.

Giá thành toàn bộ của sản phẩm bao gồm 5 khoản mục chi phí sau:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

• Chi phí nhân công trực tiếp

• Chi phí sản xuất chung: Chi phí nhân viên phân xưởng, Chi phí vật liệu, Chi phí dụng cụ, Chi phí khấu hao TSCĐ, Chi phí dịch vụ mua ngoài, Chi phí khác bằng tiền….

* Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế (yếu tố chi phí):

Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố. Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí.

Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chi làm 7 yếu tố sau:

• Chi phí nguyên liệu, vật liệu

• Chi phí nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất – kinh doanh trong kỳ

• Chi phí lương và các khoản phụ cấp lương

• Chi phí BHYT, BHXH, phí công đoàn

• Chi phí khấu hao TSCĐ

• Chi phí dịch vụ mua ngoài

• Chi phí bằng tiền khác

* Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng chi phí:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

• Chi phí nhân công trực tiếp

• Chi phí sản xuất chung

* Phân loại theo nội dung của chi phí:

• Chi phí nguyên vật liệu

• Chi phí nhân công

• Chi phí khấu hao tài sản cố định

• Chi phí dịch vụ mua ngoài

• Chi phí bằng tiền

* Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động

• Biến phí

• Định phí

• Chi phí hỗn hợp

*Phân loại chi phí theo mối quan hệ với lợi nhuận:

• Chi phí thời kỳ

• Chi phí sản phẩm

* Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh:

• Chi phí thời kỳ

• Chi phí sản phẩm

*Phân loại chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí và phương pháp tập hợp chi phí:

• Chi phí trực tiếp

• Chi phí gián tiếp

* Các cách phân loại khác bao gồm:

• Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

• Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được

• Chi phí chênh lệch

• Chi phí chìm

• Chi phí cơ hội

Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp

>>> Xem thêm: 21 Giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp trong kế toán của doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần chủ động, nhanh chóng ra các quyết định, các phương án quản lý chi phí nói chung và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng kịp thời, hiệu quả; áp dụng đối với tất cả các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán.  Nhiệm vụ của Phòng kế toán ngoài việc theo dõi hạch toán đúng, đủ chi phí phát sinh; kiểm soát các khoản chi phí còn cần xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, các định mức, chỉ tiêu. Bộ phận kế toán đồng thời cũng là bộ phận quản lý, giám sát trực tiếp các chi phí phát sinh; làm các báo cáo thống kê, phân tích chi phí từ đó kịp thời tư vấn cho Ban lãnh đạo các phương án để sử dụng và quản lý chi phí hiệu quả nhất.

Kiểm soát các khoản mục chi phí trong kế toán của doanh nghiệp được thực hiện thông qua việc tối ưu hóa các chi phí sau:

• Chi phí nhân viên quản lý

• Chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng

• Chi phí khấu hao TSCĐ

• Thuế, phí và lệ phí

• Chi phí dự phòng

• Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

Xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Giải pháp “vàng” giúp nhà quản trị quản lý chi phí hiệu quả

Căn cứ vào lịch sử thống kê của doanh nghiệp, của ngành cũng như các định hướng, chiến lược phát triển…doanh nghiệp cân nhắc tỷ lệ phù hợp ở mỗi thời điểm. Theo kinh nghiệm của một số chuyên gia, tỷ lệ chi phí của doanh nghiệp nên chiếm khoảng 1% đến 5% tổng thu nhập của một tổ chức. Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên tổng doanh thu chỉ từ 2% trở xuống được coi là hợp lý và tối ưu.

Để xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp cần đảm bảo các nội dung sau:

• Xây dựng định mức sản xuất từ đầu năm để làm căn cứ quản lý chi phí sản xuất hiệu quả.

• Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp cung cấp thông tin về chi phí quản lý có khả năng phát sinh trong kỳ từ đó chỉ đạo và định hướng các hoạt động quản lý kinh doanh. 

• Doanh nghiệp cần đưa ra định mức chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý dựa trên số liệu các năm trước, doanh thu kế hoạch và các chính sách phát triển của doanh nghiệp. 

• Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp nên chi tiết theo các khoản mục chi phí nhỏ và kèm theo các chỉ tiêu định lượng 

• Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp cần cân nhắc theo tình hình kinh doanh và mục tiêu phát triển để có mức chi phí hợp lý mà không ảnh hưởng nhiều đến doanh thu của doanh nghiệp. 

Giải pháp giúp tối ưu chi phí trong doanh nghiệp nói chung và tối ưu hóa cho chi phí quản lý nói riêng

>>> Xem thêm: Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp

Dưới đây là một số giải pháp tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp nói chung và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng mà doanh nghiệp có thể áp dụng nhằm cắt giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

• Cắt giảm chi phí nhân sự

• Cắt giảm và phân loại khách hàng

• Cắt giảm chi phí Marketing

• Sử dụng công nghệ để cắt giảm chi phí quản lý cho doanh nghiệp

• Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng

• Giảm chi phí sản xuất

• Cắt giảm chi phí tài chính

• Cắt giảm chi phí bằng cách áp dụng công nghệ thông tin

• Loại bỏ những thủ tục thừa thãi, cắt giảm quy trình chồng chéo

• Luôn theo dõi ngân sách

• Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất

Cách quản trị chi phí hiệu quả nhất cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Chiến lược tài chính của doanh nghiệp toàn diện

Vai trò của quản trị chi phí ở giai đoạn nào cũng quan trọng để đảm bảo doanh thu của công ty nhưng vào mỗi giai đoạn phát triển của doanh nghiệp lại có những mối quan tâm và cách làm khác nhau. Đặc biệt trong giai đoạn hội nhập kinh tế thì “nước cờ” thông minh nhất mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản trị và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng.

• Đối với các doanh nghiệp mới thành lập

Các doanh nghiệp mới thành lập muốn quản trị chi phí hiệu quả cần xác định rõ chiến lược quản trị nền tảng làm định hướng cho toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thông qua chiến lược quản trị dựa trên (nến tảng lợi nhuận, nền tảng giá trị và nền tảng đầu tư)

Một trong những cách thực hành tiết kiệm thiết thực nhất của các doanh nghiệp mới hoạt động trong thời gian ngắn, là có được khách hàng, tạo ra doanh thu càng sớm càng tốt để bù đắp định phí và các chi phí thành lập doanh nghiệp ban đầu.

Ngoài ra để quản trị chi phí tốt đối với mỗi doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần lập bảng kế hoạch kinh doanh

+ Nhà quản trị quyết định kế hoạch hành động bằng 5W2H 

+ Thực hiện việc lập kế hoạch kinh doanh như kế hoạch kinh phí kinh doanh, kế hoạch đầu tư trang thiết bị, kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý thông tin, kế hoạch nhân sự… Để hiểu rõ hơn về mối quan hệ đó mời nhà quản trị tham khảo bảng “Nội dung bản kế hoạch kinh doanh (dự toán) trong 1 năm”.

Nội dung bản kế hoạch kinh doanh (dự toán) trong 1 năm

• Đối với các doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển

Các doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả, uy tín thương hiệu gia tăng, cơ hội tăng trưởng và phát triển mở rộng gặp nhiều thuận lợi…cũng cần phải quan tâm chú trọng đến việc thực hành tiết kiệm như bao doanh nghiệp khác bằng cách:

• Cắt giảm bất kỳ các khoản chi phí nào không tạo ra doanh thu vì giảm 1% cost thì GDP tăng 1%

• Nên chi tiêu cho R&D, thiết bị công nghệ mới, cải thiện môi trường làm việc, giáo dục đào tạo nguồn nhân lực…

• Mở hầu bao mua sản phẩm bảo hiểm đề phòng ngừa rủi ro về sau

• Trích lập các quỹ dự phòng tài chính, quỹ đầu tư phát triển và chia cổ tức với tỷ lệ hợp lý cho cổ đông khi có dư tiền

• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản trị chi phí thông qua việc cắt giảm chi phí gián tiếp như: 

+ Tiết kiệm về bán hàng và tiếp thị 

+ Quảng cáo bằng một số tiền nhỏ

+ Đo lường kết quả kinh doanh

+ Lựa chọn các phương tiện truyền thông

+ Mạng internet

+ Quan hệ công chúng, quảng cáo miễn phí

+ Bán hàng nhiều hơn, chi phí ít hơn ( giữ được nhiều khách hàng, ký hợp đồng bên ngoài để bán hàng, sử dụng doanh nghiệp bán hàng ở bên ngoài..)

+ Tiết kiệm về thiết kế trang web

+ Giảm thiểu chi phí xe cộ và đi lại

+ Tiết kiệm các tiện ích và liên lạc viễn thông (giảm bớt việc thắp sáng điện, tắt máy khi không sử dụng,…)

+ Áp dụng phương pháp kinh doanh không cần giấy tờ

+ Tối thiểu hóa các chi phí tài chính và thuế: Tìm kiếm tài trợ, giảm chi phí tài chính ngân hàng, giảm bớt tiền thuế, giảm chi phí kế toán…)

• Đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn

>>>Xem thêm: Đánh giá doanh nghiệp hiệu quả

Các doanh nghiệp đang bị khó khăn bủa vây càng phải chú trọng hơn đến hoạt động quản trị chi phí kinh doanh. Trước tiên cần xem xét cắt bỏ sự phức tạp không cần thiết trong cách tiến hành kinh doanh hiện tại của mình. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn mang lại sự hài lòng lớn hơn cho khách hàng nhờ việc bỏ bớt những hoạt động lãng phí không cần thiết:

• Áp dụng nguyên tắc Pareto: chỉ có 20% khách hàng là tạo ra 80% lợi nhuận nên cần nhận biết 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục doanh số chủ yếu

• Kiên quyết chọn việc cắt giảm tổng chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng từ 10% đến 50% thậm chí trên 50% đối với một số chi phí nào đó

• Triển khai kế hoạch bán bớt tài sản để giải nguy trong thời gian nhất định

Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể thực hiện quản trị chi phí thông qua việc cắt giảm chi phí trong khủng hoảng như:

+ Cắt bớt chi phí lương

+ Loại trừ các chi phí tài chính

+ Chuyển tài sản thành tiền mặt (hay thu được tiền mặt từ tài sản

+ Chuyển tới nơi có mức thuế thấp

+ Tái sinh

>>> Xem thêm: Chiến lược tài chính của doanh nghiệp toàn diện

Kết luận

Như vậy, trên đây Taca đã gửi đến bạn đọc bài viết rất chi tiết và cụ thể giúp nhà quản lý hiểu rõ thông tin về chi phí trong doanh nghiệp, đồng thời chúng tôi đã đưa ra các giải pháp giúp nhà quản lý tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp. Hy vọng thông qua bài viết này chủ doanh nghiệp đã có cho mình những hiểu biết, nhận định và quyết định đúng đắn cho việc phân bổ chi phí trong doanh nghiệp của mình. Để nhận được các giải pháp cụ thể và thiết thực nhất cho chính doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ và sử dụng dịch vụ tư vấn kế toán của chúng tôi thông qua việc liên hệ với các chuyên gia của Taca để được hỗ trợ chuyên sâu.

Vui lòng liên hệ với chuyên gia của TACA theo địa chỉ dưới đây: Dịch vụ tư vấn kế toán (taca.com.vn)

Hoặc Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số Hotline CSKH: 0982 518 586

Chúc quý bạn đọc và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 tòa A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội