CÁC CẤU TRÚC CÂU CẦN THIẾT KHI CHỦ TRÌ CUỘC HỌP BẰNG TIẾNG ANH

Để có thể thảo luận với các đối tác và khách hàng nước ngoài một cách hiệu quả, họp bằng tiếng Anh đang ngày càng trở nên phổ biến. Mỗi cá nhân nếu muốn thể hiện tố chất của bản thân tốt hơn và duy trì tính cạnh tranh nơi làm việc thì đều cần nâng cao năng lực tiếng Anh cũng như sự trôi chảy trong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn sẽ không cần phải cảm thấy lo lắng khi nhận được thông báo tham gia các cuộc họp bằng tiếng Anh nữa nếu như nắm rõ những mẫu câu giao tiếp tiếng Anh trong cuộc họp sau đây.

1. Leading a meeting in English (Mở đầu cuộc họp bằng tiếng Anh)

Trước khi đi vào những nội dung chính của cuộc họp, người chủ trì cuộc họp nên có vài phút để làm quen và thu hút sự tập trung của những người tham gia. Hãy xem qua tất cả những cụm từ có thể hữu ích trong phần này nhé! 

Welcoming the participants (Chào mừng những người tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh):

• Let’s begin: Hãy bắt đầu nào!
• I’d like to welcome everyone: Tôi muốn chào mừng tất cả mọi người
• Since everyone is here, let’s get started: Vì tất cả đã có mặt, hãy bắt đầu cuộc họp
• I’d like to thank everyone for coming today: Tôi muốn cám ơn tất cả mọi người vì đã đến cuộc họp ngày hôm nay
• Thank you all for coming: Cám ơn tất cả vì đã đến
• I appreciate everyone being here: Tôi rất trân trọng sự có mặt của mọi người ngày hôm nay
• First, I’d like to welcome you all: Lời đầu tiên, tôi muốn chào đón tất cả mọi người có mặt ngày hôm nay
• I would like to thank you for being here on time: Cám ơn mọi người đã có mặt đúng giờ

Xem thêm: Những mẫu câu ‘’chỉ có trong sách giáo khoa’’ nên tránh này khi giao tiếp

Introducing yourself (Giới thiệu bản thân bằng tiếng anh): Để thể hiện sự chuyên nghiệp của người chủ trì cuộc họp, đừng quên giới thiệu những thông tin về bản thân mình để người tham gia có thể hiểu rõ.

• I’m [tên của bạn]. I’ll keep this meeting brief as I know you’re all busy people: Tôi là….Tôi sẽ họp thật ngắn gọn vì tôi biết tất cả mọi người đều bận rộn
• I’m [tên của bạn] and I arranged this meeting because…: Tôi là…và tôi lên lịch cuộc họp này vì lý do là…

Xem thêm: Mẫu câu tiếng Anh khi muốn giới thiệu bản thân 

Asking others to introduce themselves (Yêu cầu mọi người trong cuộc họp giới thiệu về bản thân): Điều cần thiết trước khi bắt đầu cuộc họp là mỗi người tham gia đều cần phải biết và hiểu rõ về nhau. Điều này giúp cho buổi thảo luận có thể diễn ra một cách hiệu quả và cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của người chủ trì cuộc họp, đặc biệt là khi đây là buổi gặp mặt đầu tiên của mọi người. Trong phần này, tên, vị trí trong công ty và lý do có mặt tại buổi họp là một vài thông tin cần thiết mà bạn có thể mời những người tham gia giới thiệu.

• Let’s introduce ourselves, [Tên họ] do you want to start?: Hãy bắt đầu giới thiệu về bản thân, có thể bắt đầu từ bạn không, [tên]?
• Let’s introduce ourselves quickly. Please state your name, job title and why you are here: Hãy cùng giới thiệu bản thân thật nhanh – vui lòng nêu tên, chức danh và tại sao bạn ở đây
• Could everyone briefly introduce yourselves?: Mọi người có thể giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn được không?
• Let’s take a moment and introduce ourselves: Hãy cùng dành ra vài phút để giới thiệu nhanh qua từng người nhé!

Xem thêm: Các cách giới thiệu bằng tiếng Anh

Presenting the meeting goals and the agenda of the meeting (Phổ biến những chủ đề chính và mục tiêu của cuộc họp): Việc vạch ra những ý chính và mục tiêu đề ra của cuộc họp là rất quan trọng nếu bạn không muốn buổi thảo luận đó đi lệch hướng và tốn thời gian. Những người tham gia cũng sẽ hạn chế sốt ruột kiểm tra đồng hồ hơn trong cuộc họp nếu như biết được các đầu mục chính đã được sắp xếp một cách hợp lý và tiết kiệm thời gian.

• We’re here today to discuss: Chúng ta ở đây hôm nay để thảo luận về…
• There are [số mục chính] items on the agenda. First…: Buổi họp hôm nay có … vấn đề chính. Đầu tiên là..
• Our aim today is to…: Mục tiêu của chúng ta hôm nay là để …
• We are here today to decide on/agree on…: Chúng ta ở đây hôm nay là để đưa ra quyết định về vấn đề…
• By the end of today’s meeting, we need to… : Kết thúc buổi họp ngày hôm nay, chúng ta cần…
• I’ve scheduled this meeting so that we…: Tôi sắp xếp cuộc họp này để chúng ta có thể…
• The purpose of today’s meeting is…: Mục đích của cuộc họp ngày hôm nay là…
• Today, we are going to…: Hôm nay, chúng ta sẽ…

2. Presenting at the meeting in English (Trình bày trong cuộc họp bằng tiếng Anh) 

Mặc dù đã thu hút được sự chú ý của mọi người trong phần chào đón, vai trò của người chủ trì rất quan trọng trong phần chính của buổi họp. Đôi khi mọi người sẽ bị xao lãng bởi những câu chuyện ngoài lề hoặc thảo luận không đúng trọng tâm. Hãy xem xét những mẫu câu sau để giúp bạn kiểm soát tốt hơn trong cuộc họp.

Sharing updates (Cập nhật tiến độ công việc): Phần lớn những buổi họp được mở ra với mục đích cập nhật tiến độ công việc cho tất cả mọi người liên quan. Đặc biệt là với những cuộc họp bằng tiếng Anh, những đối tác nước ngoài sẽ đặc biệt quan tâm vào tiến trình của dự án mà đôi bên hợp tác. 

• I would like to inform everyone about the project’s progress: Tôi muốn thông báo với tất cả mọi người về tiến trình của dự án
• How’s the project coming along?: Các phần việc của dự án tới đâu rồi?
• Has everyone submitted your monthly reports?: Mọi người đã nộp báo cáo tháng chưa?
• John, can you let us know what’s new in…?: John, bạn có thể cập nhật cho chúng tôi những thông tin mới trong mảng…không?
• Regarding last month’s reports, I would like to add…: Về báo cáo tháng trước, tôi muốn bổ sung thêm…
• I suggest we start with Mike updating us on…: Tôi gợi ý rằng chúng ta nên bắt đầu bằng việc Mike sẽ cập nhật cho chúng ta thông tin về…

Xem thêm: Tinh tường những thành ngữ này khi muốn khen đồng nghiệp chăm chỉ

Moving to another topic (Chuyển chủ đề): Đôi khi bạn không thể dành thời gian quá lâu để thảo luận chi tiết về một vấn đề. Vì vậy, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu sau để gợi ý mọi người rằng đã đến lúc cần chuyển sang chủ đề tiếp theo.

• If nobody has anything else to share, let’s move on to…: Nếu không ai có gì muốn chia sẻ thêm, hãy chuyển sang…
• I think that covers it. Now we can move to our next topic: Tôi nghĩ thảo luận như vậy đã đủ cho vấn đề này. Bây giờ chúng ta có thể cùng chuyển sang chủ đề tiếp theo của buổi họp
• Let’s move on to the next point: Hãy cùng chuyển sang vấn đề tiếp theo của chúng ta
• Since we have covered this issue, we can go to the next one: Vì chúng ta đã bàn luận xong vấn đề này, bây giờ chúng ta có thể đi tới vấn đề tiếp theo
• The next topic we need to cover is…: Vấn đề tiếp theo mà chúng ta cần bàn là…
• Now that we’ve found a solution/finished discussing this topic, we can go to…: Bây giờ khi chúng ta đã tìm ra giải pháp/bàn luận xong chủ đề này, chúng ta có thể đi tới…

Keeping a discussion on track (Giữ cuộc thảo luận đi đúng hướng): Cuộc họp có thể được bắt đầu với những cuộc nói chuyện nhỏ. Và vì thế mà đôi lúc sẽ có những người bị mất tập trung khi quá ‘’mải mê’’ kể chuyện của mình. Để ngăn chặn những câu chuyện này kéo dài ‘’mãi mãi’’, hãy thử sử dụng các mẫu câu sau:

• Can we continue this discussion later and go back to our topic?: Chúng ta có thể bàn chuyện này sau để quay lại vấn đề vừa nói được không?
• We are getting out of topic. Can we return to…?: Chúng ta đang thảo luận không đúng trọng tâm. Chúng ta có thể trở lại với…được không?
• Can we go back to our subject, please?: Chúng ta có thể trở lại với chủ đề chính được không?
• I am afraid we are running out of time, so could we go back to…?: Tôi sợ rằng chúng ta đang lãng phí thời gian, vì thế chúng ta có thể trở lại với….được không?
• Let’s skip this topic and take it up at another time: Hãy bỏ qua chủ đề này và bàn luận vào thời gian khác nhé!
• We can continue talking about this later. Now, let’s go back to our previous subject: Chúng ta có thể tiếp tục nói về vấn đề này sau. Bây giờ hãy cùng trở lại chủ đề chúng ta đang nói trước đó.

Asking someone to speak (Mời ai đó thuyết trình): Một cuộc họp thông thường sẽ có nhiều người thuyết trình với những chủ đề khác nhau. Để cuộc họp không diễn ra gián đoạn, các mẫu câu sau có thể được sử dụng khi muốn ‘’chuyển mic’’ cho người khác một cách thu hút:

• Now, [tên người thuyết trình tiếp theo] will tell us more about…: Bây giờ, [Tên] sẽ nói thêm cho chúng ta về…
• I would like to hand it over to [Tên], who can share more on this topic: Tôi muốn nhường lại cho [Tên], người sẽ chia sẻ nhiều hơn về chủ đề này
• Kim is now going to take over: Kim sẽ là người tiếp nhận phần tiếp theo của bài thuyết trình
• Now I would like to introduce Sim who is going to talk about…: Bây giờ tôi muốn giới thiệu Sim, người chuẩn bị nói về….

Xem thêm: Mẫu câu thuyết trình trong cuộc họp bằng tiếng Anh
                   Mẫu câu thường dùng khi muốn đưa ra quan điểm

3. Finishing up a meeting in English (Kết thúc cuộc họp bằng tiếng Anh)

Summarizing (Tóm tắt cuộc họp): Khi cuộc họp đã đạt được mục đích của nó, đừng vội vàng đứng dậy và rời khỏi phòng họp. Hãy tổng kết lại những gì đã thảo luận trước khi chào tạm biệt tất cả mọi người. Điều này cũng giúp những người tham gia ghi nhớ nội dung cuộc họp tốt hơn, đặc biệt là những chủ đề quan trọng

• Here are some of the main points we’ve discussed today: Sau đây là những điểm chính mà chúng ta đã thảo luận ngày hôm nay
• To sum up, we’ve talked about…: Để tóm gọn lại, chúng ta đã nói về…
• I would like to briefly cover the topics we mentioned today: Tôi muốn tóm tắt lại những chủ đề mà chúng ta đã đề cập ngày hôm nay
• Before we finish, let’s go over everything we talked about today: Trước khi chúng ta kết thúc, hãy cùng xem lại mọi thứ chúng ta đã nói hôm nay
• Let’s quickly summarize the main points of today’s meeting: Hãy tóm lại nhanh những ý chính của cuộc họp ngày hôm nay

Ending a meeting and thanking everyone (Kết thúc cuộc họp và cám ơn những người tham gia): Sau khi đã tóm gọn lại những ý chính của buổi họp và không biết nói tiếng Anh thế nào để kết thúc, hãy tham khảo những mẫu câu hữu ích sau đây:

• That just about covers everything for today: Vậy là chúng ta đã đi qua hết mọi thứ của ngày hôm nay
• We have covered everything from our agenda: Chúng ta đã đi qua hết mọi thứ của cuộc họp ngày hôm nay
• We will have to finish here, but our next meeting will be scheduled for…: Chúng ta sẽ kết thúc cuộc họp ở đây, cuộc họp tiếp theo sẽ được lên lịch vào…
• If there’s nothing more to discuss, we can end here: Nếu không còn gì để bàn luận thêm, chúng ta có thể kết thúc cuộc họp ở đây
• I would like to thank everyone for coming today: Tôi muốn cám ơn tất cả mọi người đã đến cuộc họp hôm nay
• Thank you all for your time: Cám ơn tất cả mọi người đã dành thời gian tới họp
• Thank you for your participation in today’s meeting: Cám ơn sự góp mặt của mọi người tại cuộc họp ngày hôm nay
• I want to thank everybody for a productive meeting: Tôi muốn cám ơn tất cả mọi người vì một buổi họp rất năng suất
• I would like to thank you all for sharing your time today: Tôi muốn cám ơn tất cả mọi người vì đã dành thời gian ngày hôm nay.

Khi có một cuộc họp bằng tiếng Anh bất ngờ được diễn ra, chỉ cần dành cho mình một chút thời gian để luyện tập và chuẩn bị, chắn chắn bạn có thể biến khó khăn thành thuận lợi, thử thách thành cơ hội. Có một màn thuyết trình xuất sắc trong cuộc họp bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn thể hiện được năng lực chuyên môn và có cơ hội được thăng tiến trong sự nghiệp.

Nếu bạn muốn cải thiện trình độ giao tiếp tiếng Anh của mình một cách dễ dàng và đúng hướng, hãy cùng tham gia khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp cùng PASAL nhé! Tại đây các bạn sẽ không phải học chép hàng trăm cấu trúc ngữ pháp hay hàng nghìn từ vựng nhưng vẫn không thể áp dụng chính xác khi giao tiếp, khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp tại PASAL sẽ là sự tập trung vào hai kỹ năng Nghe và Nói để giúp bạn tăng phản xạ khi giao tiếp bằng tiếng Anh. Chắc chắn khóa học của PASAL sẽ giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp trong những cuộc họp bằng tiếng Anh đó!