[Bỏ túi] Sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp chi tiết nhất

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là gì?

Dễ hiểu, sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là biểu đồ quy ước, sơ lược lại các bộ phận của doanh nghiệp theo thứ tự từ cấp cao nhất đến thấp nhất. Để từ đó có thể hiểu được quan hệ, thứ tự cấp bậc, trách nhiệm giữa các bộ phận với nhau. Sơ đồ cơ cấu sẽ thể hiện rõ vai trò của mỗi cá nhân trong bộ máy. Đây là một hình thức để mỗi cá nhân biết được vị trí, công việc của mình. Thậm chí, sơ đồ cơ cấu tổ chức còn là niềm thúc đẩy thăng tiến cho các cá nhân trong tổ chức. Đồng thời, giúp chủ doanh nghiệp biết khi nào nên sử dụng phương án tái cấu trúc doanh nghiệp?.

Những yêu cầu về một sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần phải có sự góp mặt của:

• Miêu tả chính xác những nhiệm vụ cơ bản của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
• Miêu tả được các chức vụ, quyền hạn của mỗi vị trí.
• Sơ đồ phải trình bày rõ ràng các vị trí, sự tác động, tương tác và những kênh giao tiếp chính thức giữa những bộ phận, phòng ban và nhân viên.
• Quy trình làm việc phải được thể hiện rõ ràng.

Hình ảnh ví dụ cho một sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp

Hiện tại, ở Việt Nam có 5 loại hình doanh nghiệp tiêu biểu, và mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có sơ đồ cơ cấu tổ chức riêng. HỌC VIỆN DOANH NH N CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH xin mời bạn đọc tham khảo qua 5 sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay.

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp nhỏ

Với kiểu sơ đồ tổ chức công ty nhỏ, thì sẽ có đa dạng các sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.

Sơ đồ lưu đồ dòng

Kiểu lưu đồ này, thông thường đứng đầu hội đồng quản trị sẽ là giám đốc điều hành, tiếp đến sẽ là trợ lý giám đốc hoặc giám đốc khu vực và lần lượt tới nhân viên. Với loại sơ đồ tổ chức này, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một nhiệm vụ riêng biệt cụ thể. Song các quyết định của tổ chức thường sẽ do các cơ quan cấp cao thực hiện và nhân viên không được tham gia.

Kiểu sơ đồ tổ chức chức năng

Sơ đồ tổ chức năng khác với lưu đồ dòng là trong sơ đồ tổ chức năng, một nhân viên có thể nhận lệnh bởi nhiều cấp trên khác nhau, và các phòng ban có thể giao tiếp qua lại. Với kiểu sơ đồ này, đã khắc phục được nhược điểm khó khăn trong giao tiếp giữa các cấp với nhau.

Tuy nhiên, sơ đồ tổ chức chức năng có thể dẫn đến những xung đột không đáng có giữa các thành viên. Bởi lẽ việc liên kết dễ dàng dẫn đến khi phân công nhiệm vụ và truyền đạt kết quả không được tốt nhất.

Doanh nghiệp nhỏ thường có nhiều kiểu sơ đồ cơ cấu tổ chức

Kiểu sơ đồ tổ chức theo dự án

Với kiểu sơ đồ này, nhiệm vụ của nhân viên sẽ được các nhóm chuyên chịu trách nhiệm giám sát và quản lý. Do vậy, mỗi dự án sẽ có một người điều hành khác nhau. Đây cũng là cái hay của kiểu sơ đồ tổ chức theo dự án, bởi mỗi một người quản lý, điều hành đều sẽ có thể độc lập làm việc. Từ đó tìm ra phương hướng giải quyết dễ dàng hơn.

Sơ đồ tổ chức ma trận

Có thể nói loại hình sơ đồ tổ chức ma trận là phiên bản kết hợp của sơ đồ dự án và sơ đồ chức năng. Khi này, theo từng dự án nhận viên sẽ được giao quyền hạn khác nhau. Chính vì thế, có thể khai thác toàn bộ năng lực của mỗi cá nhân, cùng với đó nhanh nhạy trong việc xử trí, bảo toàn tính độc lập của hệ thống nhưng người lãnh đạo vẫn có được quyền lực.

Sơ đồ cơ cấu và tổ chức của công ty cổ phần

Để hiểu rõ hơn về sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp công ty cổ phần trước hết hãy cùng định nghĩa công ty cổ phần là gì. Công ty cổ phần là một dạng pháp nhân, có trách nhiệm hữu hạn được dựng lên và tồn tại độc lập với chủ thể sở hữu. Vốn của công ty cổ phần được chia thành những phần bằng nhau và gọi là cổ phần. Vốn còn được phát hành huy động từ các nhà đầu tư.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cổ phần có hai loại mô hình

Dựa vào định nghĩa ta có hai loại mô hình sơ đồ tổ chức dành cho công ty cổ phần:

• Mô hình đầu tiên sẽ gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc, Tổng giám đốc. Với mô hình này, công ty cổ phần có số lượng ít hơn 11 cổ đông, đồng thời tất cả các cổ đông đều là tổ chức sở hữu ít hơn 50% tổng số cổ phần của công ty thì có Ban kiểm soát hay không cũng được.
• Mô hình thứ hai sẽ có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc. Khác với mô hình đầu tiên, mô hình này buộc phải có ít nhất 20% thành viên độc lập và thành lập Ban kiểm soát nội bộ chịu sự lãnh đạo của trực tiếp Hội đồng quản trị.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho công ty TNHH 1 thành viên

Công ty TNHH 1 thành viên gần như ngược lại so với công ty cổ phần, vì công ty TNHH 1 thành viên do doanh nghiệp hoặc một tổ chức, cá nhân nắm giữ. Khi đó, mọi trách nhiệm về khoản nợ và nghĩa vụ tài sản của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ. Giống như công ty cổ phần, sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1 thành viên cũng có 2 mô hình cơ cấu tổ chức.

• Mô hình thứ nhất, đứng đầu là chủ tịch công ty, do chủ sở hữu công ty đứng ra bổ nhiệm. Chủ tịch công ty có quyền hạn và trách nhiệm ngang hàng với chủ sở hữu. Nhân danh công ty đứng ra để thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, song không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổng giám đốc hoặc giám đốc.
• Mô hình thứ hai, chỉ khác người đứng đầu sẽ là hội đồng thành viên thay vì chủ tịch công ty. Hội đồng thành viên gồm 3-7 cá nhân, chủ sở hữu công ty chính là người bổ nhiệm hội đồng thành viên. Nhân danh công ty đứng ra để thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, song không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổng giám đốc hoặc giám đốc.

Một ví dụ cho sơ đồ cơ cấu tổ chức cho công ty TNHH 1 thành viên

Nhìn chung hai mô hình chỉ khác nhau về người đứng ra thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty. Cụ thể, mô hình thứ nhất là do chủ tịch công ty, còn mô hình thứ hai là hội đồng thành viên.

Cả hai đều có tổng giám đốc hoặc giám đốc, bộ phận này được chủ tịch hoặc hội đồng thành viên bổ nhiệm hoặc do công ty thuê ở bên ngoài. Nhiệm vụ chính của tổng giám đốc hoặc giám đốc là điều hành công ty, và có nhiệm kỳ tối đa 5 năm

Sơ đồ tổ chức của một công ty sản xuất

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sản xuất dựa vào đặc trưng của mô hình công ty. Công ty sản xuất là theo chế độ tự chủ sản xuất trong phạm vi pháp luật do đó mô hình tổ chức của công ty đòi hỏi không cầu kỳ, đồng nhất để đảm bảo sự đồng bộ mượt mà giữa các bộ phận.

Chính vì lẽ đó, công ty sản xuất thường phân chia thành nhiều bộ phận và tổ sản xuất với mỗi nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên, vẫn đảm bảo hoạt động trơn tru theo một thể thống nhất.

Cách vẽ sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp bằng Excel

Sau khi có cái nhìn tổng quát về sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, hãy cùng Học viện Doanh nhân CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh bắt tay vào vẽ sơ đồ tổ chức công ty bằng Excel.

Bước 1: Tạo sơ đồ tổ chức với Excel

Trước tiên hãy tìm đến trang bạn muốn vẽ sơ đồ, tiếp theo chọn hội thoại Insert và tìm đến SmartArt.

Sau đó bạn chọn mục Hierarchy, để tạo sơ đồ quản trị doanh nghiệp.

Tại hộp thoại lúc này sẽ hiển thị những kiểu sơ đồ, bạn hãy chọn kiểu phù hợp.

Sau khi chọn kiểu sơ đồ, sơ đồ sẽ hiển thị ngoài sheet Excel. Bạn có thể nhập thông tin cấp bậc trực tiếp bằng double click vào ô tương ứng hoặc nhận thông tin vào cửa sổ như dưới hình.

Vậy chỉ sau vài bước cơ bản bạn đã thực hiện xong cách tạo sơ đồ quản lý doanh nghiệp.

Bước 2: Tùy chỉnh nội dung, hình thức

Để tạo thêm một ô cùng cấp bậc, bạn chỉ cần ấn Enter ở ô cần thêm.

Để hạ cấp bậc của một ô hãy ấn Tab. Ngay lập tức, ô được chọn sẽ thành mục con của ô phía trên.
Để xóa một ô, bạn hãy click vào rìa ngoài ô cần xóa rồi ấn phím Delete trên bàn phím. Hoặc có thể chọn ô cần xóa ở cửa sổ bên cạnh, rồi ấn Back trên bàn phím cho tới chừng nào ô đó biến mất.

Để thay đổi màu sắc của toàn sơ đồ, chọn tab Design trên thanh công cụ, rồi chọn Change Color. Hội thoại phía dưới sẽ xuất hiện, tại đây bạn có thể chọn lựa màu sắc mong muốn.

Để thay đổi màu trong từng ô hãy chọn ô cần đổi màu -> chọn Format Shape -> click chọn Fill tại cửa sổ bên phải -> tại Color chọn màu cần đổi.

Cũng tại cửa sổ Format Shape bạn có thể chọn lựa hiệu ứng của ô theo ý muốn. Để thay đổi hình thức của đường liên kết giữa các ô, bạn chỉ cần click chuột phải vào đường liên kết cần thay đổi -> chọn style -> rồi chọn kiểu đường liên kết mong muốn.

Như vậy, sau bài viết này bạn đã hiểu rõ về sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Và từ đó học được cách vẽ một sơ đồ tổ chức bộ máy doanh nghiệp bằng Excel một cách cực kỳ đơn giản. Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về kiến thức quản trị và áp dụng những kiến thức này vào thực tế. Hãy tham khảo và liên hệ ngay với chúng tôi để tham gia vào khóa học CEO Quản trị 4.0 ngay hôm nay.

XEM THÊM:

Vui lòng liên hệ đến Hotline 0842424466 để được chuyên viên tư vấn giải đáp mọi thắc mắc và đăng ký khóa học phù hợp nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý học viên!

HỌC VIỆN DOANH NHÂN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Trụ sở: Tòa nhà Work Labs – Số 6 Võ Văn Kiệt, P.Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
Hotline: (+84) 08 4242 4466
Email: [email protected]