Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp và những nội dung cơ bản cần biết

Quy tắc ứng xử là một trong những quy định mà các doanh nghiệp yêu cầu nhân viên thực hiện. Đây là yếu tố quan trọng tạo nên văn hóa trong môi trường công sở. Việc cư xử đúng và phù hợp không chỉ đảm bảo tính đoàn kết mà còn cả hiệu suất công việc trong tập thể. Vậy bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm những nội dung cơ bản nào?

Bộ quy tắc ứng xử là gì?

Bộ quy tắc ứng xử là có giá trị rất lớn trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Chúng là một hệ thống những nguyên tắc, tiêu chuẩn riêng được quy định tại mỗi doanh nghiệp. Đây cũng là hệ quy chiếu để đánh giá đạo đức, thái độ làm việc của từng nhân viên. Các doanh nghiệp hiện nay, dù lớn hay nhỏ thì việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử là cực kỳ quan trọng.

Những quan điểm khác nhau về bộ quy tắc ứng xử

Có khá nhiều quan điểm khác nhau về định nghĩa bộ quy tắc ứng xử. Nhiều người cho rằng, thực chất các bộ quy tắc này chính là công cụ căn bản của các ban lãnh đạo. Những quy tắc này thể hiện mong đợi về cách ứng xử của nhân viên trong kinh doanh. Điều này được nhắc đến rất rõ trong cuốn Cẩm nang hướng dẫn quản lý của Bộ Thương mại Hoa Kỳ.

Cũng có một số ý kiến khác cho rằng bộ quy tắc ứng xử này là những nguyên tắc, giá trị và tiêu chuẩn về nhanh vi của mỗi người. Chúng có tác dụng định hướng cho những quyết định, quy trình hay các hệ thống tồn tại trong doanh nghiệp. Các bộ quy tắc này vừa đóng góp phúc lợi, vừa tôn trọng quyền của mọi nhân viên, lãnh đạo hay người ủy thác quyền lợi.

Nhìn chung, quy tắc ứng xử được hiểu đơn giản là một hệ thống các nguyên tắc và tiêu chuẩn về hành vi của nhân viên, lãnh đạo. Chúng được nhất và trở thành chuẩn mực mà mọi người đều nên noi theo. Điều này giúp các cá nhân đảm bảo về đạo đức nghề nghiệp và kinh doanh, tạo nên giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp được gọi với nhiều cái tên khác nhau. Chúng được xem là quy tắc đạo đức, quy tắc kinh doanh hoặc quy tắc về giá trị. Như vậy, không chỉ đạo đức mà cả thái độ, tư duy làm việc, kinh doanh đều phải được đảm bảo.

Nội dung cơ bản của bộ quy tắc ứng xử

Việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp ở mỗi nơi là khác nhau. Chúng phụ thuộc vào tính chất, quy mô và định hướng tư tưởng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên dựa trên định nghĩa chung, những bộ quy tắc này đều đảm bảo những nội dung cơ bản là:

Mộ quy tắc thể hiện những thông điệp và định hướng của ban lãnh đạo đối với thái độ và đạo đức của nhân viên trong môi trường công sở

Hệ thống nội dung quy tắc được xây dựng dựa trên thuần phong mỹ tục và nằm trong khuôn khổ pháp luật, những quy định về đạo đức nghề nghiệp tại Việt Nam

Các nội dung của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp có khả năng định hướng các hành vi ứng xử mà nhân viên nên làm, cần làm hoặc không được làm, đảm bảo một môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, không tồn tại tiêu cực.

Vì sao các doanh nghiệp cần xây dựng một bộ quy tắc ứng xử?

Xây dựng quy tắc ứng xử trở thành điều cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng cần có. Không chỉ hình thành lối sống đạo đức cho nhân viên, điều này còn có tác động lớn về nhiều mặt khác. Theo đó, những lý do khiến việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp được đề cao đến vậy là:

• Những bộ quy tắc được tạo nên giúp làm rõ tính minh bạch trong mọi hoạt động của công ty hơn. Việc đảm bảo đạo đức từ nhân viên cho đến đội lãnh đạo sẽ xóa bỏ mọi vấn đề về lạm quyền, tham ô, tư lợi trong công ty. Đồng thời những quy tắc này còn phản ảnh tương đối chính xác tầm nhìn cũng như những mục tiêu về văn hóa của doanh nghiệp.

• Quy tắc ứng xử được xem là một trong những tiêu chí cốt lõi mà doanh nghiệp có thể dựa vào để đánh giá nhân viên. Chúng trở thành cơ sở để đưa ra những quyết định xử phạt hay giảm tải biên chế.

• Với doanh nghiệp, bên cạnh kỹ năng chuyên môn thì đạo đứng cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Chúng tạo nên giá trị thương hiệu của doanh nghiệp, thể hiện vị thế và sức ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thị trường trong và ngoài nước. Đây cũng là yếu tố củng cố niềm tin và khiến đối tác sẵn sàng lựa chọn doanh nghiệp để cộng tác.

• Giúp doanh nghiệp tránh những vấn đề về pháp lý gây tổn thất danh dự, tiền bạc hay thời gian.

Xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Để xây dựng một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp hoàn chỉnh, phù hợp là không hề dễ. Thậm chí chúng phải được nghiên cứu và thông qua điểm định của từng cấp lãnh đạo. Với một doanh nghiệp, một bộ quy tắc đạt chuẩn cần phải được xây dựng cần đảm bảo những tiêu chí và thực hiện theo các bước cơ bản là:

Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp và các tiêu chí cần có

Với văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo được những tiêu chí cốt lõi cần có. Chúng phải vừa làm rõ được giá trị, định hướng của doanh nghiệp, vừa dễ hiểu và thuyết phục để mọi người nghiêm túc thực hiện theo. Những tiêu chí cụ thể bao gồm:

Định hướng được văn hóa nội bộ

Quy tắc ứng xử là tiền đề tạo nên văn hóa nội bộ doanh nghiệp. Một môi trường làm việc có nhân viên ứng xử tốt, thái độ cầu tiến, hòa đồng thì môi trường văn hóa cũng sẽ văn minh, lịch sự hơn rất nhiều. Điều này được chứng thực trong nhiều công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ đang hoạt động hiện nay.

Mỗi một quy tắc đề ra giống như kim chỉ nam định hướng mọi hành vi và suy nghĩ của nhân viên. Dựa vào đây, nhân viên có thể tự đánh giá và điều chỉnh hành vi, cách cư xử của mình tại nơi làm việc. Làm được điều này, mỗi một nhân viên đều tạo dựng được cho mình một nếp sống văn hóa, Điều này có giá trị vô cùng lớn với cốt lõi nội bộ doanh nghiệp.

Đảm bảo tốt về kỷ luật

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp phải đảm bảo một tiêu chí quan trọng đó là tính kỷ luật của nhân viên. Với bất kỳ môi trường làm việc nào cũng vậy, không chỉ nhân viên mà ban lãnh đạo cũng cần phải có tính kỷ luật. Chúng thể hiện thái độ và tinh thần trách nhiệm của mỗi người đối với nhiệm vụ cá nhân cũng như lợi ích chung của tập thể.

Đảm bảo tốt kỷ luật theo quy tắc ứng xử tức là các nhân viên phải thực hiện đúng và nghiêm chỉnh mọi nguyên tắc, quy định được đề ra. Trong trường hợp vi phạm hoặc không thực hiện, cá nhân nhân viên phải có nghĩa vụ giải thích, tường trình. Nếu lý do đưa ra không thuyết phục, họ buộc phải chấp nhận hình thức xử phạt hoặc kỷ luật.

Việc đảm bảo kỷ luật không chỉ gói gọn triêng trong phạm vi công ty. Những quy tắc ứng xử này còn đảm bảo nhân viên không bị suy đồi đạo tức, vi phạm những quy định, pháp luật hiện hành bên ngoài xã hội. Từ đó chúng giúp gìn giữ hình ảnh và góp phần tạo dựng nên danh tiếng công ty.

Thể hiện thước đo uy tín của thương hiệu

Một tiêu chí quan trọng khi xây dựng các bộ nguyên tắc là chúng phải thể hiện được sự uy tín của thương hiệu doanh nghiệp. Dựa vào bảng quy tắc ứng xử công khai, khách hàng, đối tác sẽ bước đầu đánh giá được về các hoạt động, thái độ của doanh nghiệp. Các quy tắc không chỉ thể hiện hoạt động nội bộ mà còn cả tác động của doanh nghiệp đối với xã hội.

Những bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp được xem như là thước đo của sự uy tín. Nhân viên có trách nhiệm, kỷ luật thì thái độ và sự nhiệt thành với công việc mới tốt. Và tất nhiên, công việc tốt cũng đảm bảo được về chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp mang ra thị trường. 

Một doanh nghiệp có bộ quy tắc chuẩn mực nghiễm nhiên trở thành một cái tên đảm bảo về danh tiếng. Lúc này, bạn sẽ không chỉ có sự tin tưởng của khách hàng mà còn cả sự tín nhiệm của những đối tác trong và ngoài nước. Với những giá trị hiện hữu này, thước đo thương hiệu trở thành một tiêu chí cực kỳ quan trọng khi xây dựng nguyên tắc ứng xử.

Gắn kết các nhân viên lại với nhau

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không chỉ hướng đến thái độ làm việc mà còn cả tình đoạn kết, hành vi đạo đức của nhân viên. Những hành động cạnh tranh không lành mạnh, đố kỵ, ganh ghét, gây bất đồng giữa đồng nghiệp đều cần phải loại bỏ. Việc thấu hiểu, chia sẻ và cùng nhau tiến bộ sẽ giúp tình đoàn kết giữa các nhân viên thêm phần gắn kết hơn.

Bộ quy tắc ứng xử cần phải đảm bảo tốt khả năng gắn kết giữa mọi người. Đây là yếu tố quan trọng để khơi dậy sự trung thành của nhân viên đối với công ty. Những nhân viên được rèn luyện phong cách ứng xử tốt đều là những người tận tâm và quyết định gắn bó lâu dài cùng với sự phát triển của doanh nghiệp sau này.

Trong quá trình làm việc, không thể tránh những xung đột, tranh cãi có thể xảy. Tuy nhiên dựa vào quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, mỗi người đều sẽ học được cách cảm thông và bình tĩnh giải quyết vấn đề hơn. Nếu thực hiện được điều này thì tức là bộ quy tắc của mỗi doanh nghiệp đã đáp ứng được một trong những tiêu chí quan trọng và cần thiết nhất.

Tạo niềm tin cho khách hàng

Khách hàng ngày nay luôn là những người tiêu dùng thông minh. Không chỉ sản phẩm, dịch vụ, nhiều người còn sẵn sàng tìm hiểu sâu cả về doanh nghiệp. Và tất nhiên, tạo dựng niềm tin cho khách hàng trở thành một tiêu chí không thể thiếu khi doanh nghiệp muốn xây dựng bộ quy tắc ứng xử nội bộ.

Khi nhìn vào các quy tắc công khai và thực tiễn áp dụng, khách hàng sẽ biết doanh nghiệp có phải người “nói được làm được hay không”. Tưởng khi không quan trọng nhưng chúng lại tác động mạnh mẽ đến nhận thức của khách hàng. Điều này giúp đông đảo khách hàng sẵn sàng tin tưởng lựa chọn gắn bó lâu dài dù cho sản phẩm, dịch vụ của bạn có thể chưa làm hài lòng họ tuyệt đối.

Tôn trọng và tuân thủ pháp luật

Một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần đảm bảo có sự hài hòa giữa cái chung và cái riêng. Cụ thể, chúng vừa thể hiện được tinh thần, định hướng của doanh nghiệp nhưng cũng phải đảm bảo sự phù hợp. tuân thủ pháp luật hiện hành. Điều này không chỉ giúp bạn bảo vệ được quyền lợi của nhân viên mà còn tránh được nhiều rủi ro không đáng có.

Thực tế, có không ít các doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng vì liên quan đến pháp luật. Lỗi này có thể xuất phát từ chính ban lãnh đạo hay bộ phận một số nhân viên. Nguyên nhân lớn nhất là nội bộ doanh nghiệp chưa sát sao trong việc xây dựng và giám sát các quy tắc ứng xử. Vậy nên, tôn trọng và tuân thủ pháp luật cũng là một yếu tố cần được đảm bảo.

Nguyên tắc ứng xử với khách hàng

Để xây dựng một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp uy tín, chất lượng nhất thì dưới đây là những thao tác cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng bạn cần biết:

• Đối với khách hàng cần có sự thân thiện, lịch sự cũng như là thái độ chuyên nghiệp. Điều này khiến khách hàng thoải mái và tìm được những giá trị mình muốn từ sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

• Nhân viên cần phải hiểu về sản phẩm, dịch vụ của chính doanh nghiệp cũng như mong muốn từ phía khách hàng

• Mọi khách hàng luôn là thượng đế, không được có sự phân biệt khi tiếp xúc và phục vụ khách hàng. Điều này cần quy định rõ trong quy tắc ứng xử tại từng doanh nghiệp hiện nay.

• Khi tư vấn bất kỳ một sản phẩm, dịch vụ nào, nhân viên doanh nghiệp phải luôn ưu tiên và đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết. Điều này sẽ tạo dựng được niềm tin và duy trì được mối quan hệ lâu dài về sau với từng khách hàng

• Luôn nhanh chóng và kịp thời nhanh chóng trong mọi việc, tránh để khách hàng phải chờ đợi quá lâu mà vẫn chưa được giải quyết nhu cầu

• Cần luôn luôn lắng nghe những điều mà khách hàng nói để mang đến một dịch vụ tốt nhất

• Khi muốn trao đổi hay đặt câu hỏi cho khách hàng cần phải thật khéo léo, tránh để khánh hàng ngại ngùng, tổn thương hay khó chịu

• Không nên hứa hẹn với khách hàng những điều bất khả thi

Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Cùng với bộ quy tắc ứng xử thì văn hóa doanh nghiệp mà một phạm trù rộng hơn bạn cần biết. Nét văn hóa doanh nghiệp được tạo dựng nên từ nền tảng chính là bộ quy tắc ứng xử. Văn hóa doanh nghiệp, theo nghĩa khái quát nhất chính là thể hiện tư duy, thái độ của nhân viên, lãnh đạo trong mọi mặt công việc mà họ thực hiện.

Văn hóa xuất hiện khi các doanh nghiệp ra đời. Doanh nghiệp nào cũng có văn hóa, sự khác biệt duy nhất giữa chúng là mức độ thể hiện trình độ văn hóa như thế nào. Hiểu chính xác nhất, văn hóa doanh nghiệp bao gồm toàn bộ những giá trị, niềm tin cũng như hình thức mà các nhân viên suy nghĩ, hành động và công nhận.

Nội  bộ doanh nghiệp giống như một xã hội thu nhỏ. Và văn hóa chính là phạm trù rõ nhất thể hiện đời sống tinh thần của mọi nhân viên, lãnh đạo. Văn hóa tốt sẽ không tồn tại những tiêu cực về đố kỵ, thù địch. Đây cũng là lý do khiến việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp đặc biệt được chú trọng. Vì chúng là tiền đề cốt lõi để định hình văn hóa.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Dựa trên bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, môi trường văn hóa được xây dựng theo các bước cụ thể là:

• Tìm hiểu và xác định chính xác môi trường hoạt động cũng như chiến lược mà doanh nghiệp hướng đến trong tương lai

• Xác định được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, lấy đây làm cơ sở để xây dựng một môi trường văn hóa thành công

• Tiến hành xây dựng và vạch ra tầm nhìn mà doanh nghiệp nỗ lực vươn tới

• Nhìn nhận môi trường văn hóa trong doanh nghiệp hiện tại, chắt lọc ra những vấn đề hạn chế cần phải cải thiện và khắc phục

• Khẳng định và làm rõ được vai trò của những nhà lãnh đạo trong việc xây dựng, dẫn dắt và cải thiện văn hóa doanh nghiệp

• Triển khai thành công từ những kế hoạch đã đề ra để xây dựng một môi trường văn hóa theo quy chuẩn

• Khuyến khích nhân viên và đảm bảo có những hình thức khen thưởng hợp lý, có sức hút với đông đảo mọi đối tượng đang làm việc tại doanh nghiệp

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp và môi trường văn hóa luôn là những yếu tố tác động trực tiếp đến tinh thần của nhân viên. Với những chia sẻ của timvanphong.com.vn, mong rằng bạn có thể hiểu hơn về giá trị tinh thần mà những quy tắc ứng xử này mang lại.