Bàn về giá trị pháp lý của văn bản do người đại diện theo ủy quyền ký tên và đóng dấu chi nhanh

LS. ĐỖ HỒNG THÁI – Văn phòng Đại diện VietinBank tại TP.HCM

Từ một thực tế về cách hiểu luật

Tháng 5/2010, Chi nhánh A (thuộc Ngân hàng X có trụ sở chính tại Hà Nội) lập thông báo địa điểm kinh doanh (mở phòng giao dịch) gửi Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. HCM. Hồ sơ đầy đủ, nhưng Phòng ĐKKD đã trả lại bởi lý do: “Giám đốc Chi nhánh A ký tên thừa ủy quyền của người đại diện theo pháp luật Ngân hàng X trên văn bản thông báo, nhưng không được đóng dấu của Chi nhánh A mà phải đóng dấu của Ngân hàng X mới bảo đảm tư cách pháp nhân, mới phù hợp tư cách nhân danh bên ủy quyền”. Cho dù, sau đó Ngân hàng X đã lập giấy ủy quyền ghi rõ rằng: “khi thực hiện công việc được ủy quyền, giám đốc Chi nhánh A được dùng con dấu của chi nhánh đóng trên văn bản đã ký thừa ủy quyền”, nhưng vẫn không được chấp thuận. Ngân hàng X không thể dùng dấu của trụ sở chính đóng trên văn bản do chi nhánh ký, thế là, kể từ đó, sự ủy quyền của Ngân hàng X về vấn đề này chỉ còn tồn tại trên giấy với biết bao phiền toái phát sinh: mọi giấy tờ liên quan của Ngân hàng X khi gửi

Phòng ĐKKD TP. HCM đều nhất nhất phải do chính người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu Ngân hàng X. Vấn đề “ký tên và đóng dấu” tưởng chừng đơn giản, dễ hiểu, song, gắn với vấn đề ủy quyền lại dường như trở nên phức tạp, ít nhất là dưới cách nhìn của một cơ quan công quyền. Trên thực tế, có vô số hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau mà một chi nhánh của doanh nghiệp vẫn đã và đang phải đảm đương các nhiệm vụ được doanh nghiệp giao nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và quản trị doanh nghiệp. Đáng lưu ý là, con dấu của chi nhánh trên các văn bản ấy chưa từng bị bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào từ chối giao dịch vì lý do không thừa nhận tư cách của chi nhánh. Phải chăng, Phòng ĐKKD TP. HCM đã vô hiệu hóa tư cách của chi nhánh doanh nghiệp hay chính sự thừa nhận của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác mới là trái luật? 2

>>> Tham khảo: thành lập công ty xây dựng 100 vốn nước ngoài

Nhìn lại quy định của pháp luật

Pháp luật Việt Nam ghi nhận giá trị pháp lý của con dấu của doanh nghiệp (và cả con dấu của chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp) là một yếu tố cấu thành thể thức văn bản bên cạnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản đó 2. Hay nói cách khác, khi đã được người có thẩm quyền ký và được đóng dấu thì chính chữ ký và con dấu đã thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với chính văn bản đó.

Về con dấu, Điều 36, Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định: “Doanh nghiệp có con dấu riêng … hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ. Con dấu là tài sản của doanh nghiệp…”. Theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 02/2008/NĐ-CP và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP): “Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước” (Điều 1); “Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy: các tổ chức kinh tế…; các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này” (Khoản 6, Điều 4); “Các tổ chức kinh tế… phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an trước khi sử dụng” (Khoản 4, Điều 10). Các quy định trên đã rõ ràng đến mức không phải luận bàn thêm, theo đó, con dấu dù của doanh nghiệp hay của chi nhánh doanh nghiệp một khi đã được tạo lập, đăng ký và sử dụng hợp lệ thì đều có giá trị pháp lý.

Về chữ ký của người đại diện theo ủy quyền, Khoản 3, Điều 86, Bộ luật Dân sự quy định “Người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo uỷ quyền của pháp nhân nhân danh pháp nhân trong quan hệ dân sự”; Khoản 2, Điều 37, Luật Doanh nghiệp quy định: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền”. Tiếp đó, theo Khoản 3 và 4, Điều 92, Bộ luật Dân sự: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền… Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền”.

Thuật ngữ người có thẩm quyền có lẽ đã quá rõ ràng, bao gồm, người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền hợp lệ. Chế định về ủy quyền trong pháp luật là thống nhất, theo đó, bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền. Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, lý do tồn tại và cơ chế hoạt động theo ủy quyền của chi nhánh là đáp ứng đòi hỏi của thực tiễn

>>> Tham khảo: Thành lập công ty cho thuê máy móc có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam

Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh, điều hành, đại diện theo pháp luật của một doanh nghiệp không phải bao giờ cũng luôn là người duy nhất trực tiếp thực hiện mọi hành vi nhân danh doanh nghiệp. Tùy mục tiêu quản trị, điều kiện địa lý mà doanh nghiệp có thể phân quyền, chia sẻ công việc cho các chức danh quản lý khác trong doanh nghiệp3. Điều đó lý giải rằng, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác (người đứng đầu chi nhánh) được nhân danh pháp nhân để thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân. Đó là hành vi thuộc quyền tự chủ và hoàn toàn hợp pháp của một doanh nghiệp. Khi đó, trong phạm vi được ủy quyền, người được ủy quyền sẽ thực hiện công việc nhân danh người ủy quyền, và chữ ký của người đại diện theo uỷ quyền được pháp luật thừa nhận là nhân danh pháp nhân và có đầy đủ giá trị pháp lý. Như vậy, cơ sở tạo ra giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp (nói chung và con dấu chi nhánh doanh nghiệp nói riêng) và chữ ký của người đại diện theo ủy quyền, không chỉ được xác định theo luật mà còn phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn.

Thực ra, chính yêu cầu của thực tiễn là cơ sở để hình thành luật thực định. Ở một khía cạnh khác, trở lại việc ủy quyền của Ngân hàng X, văn bản ủy quyền không phải ủy quyền cho “ông A” (tư cách cá nhân) mà chỉ ủy quyền cho người có chức danh là “giám đốc Chi nhánh A”. Tư duy logic có thể thấy: khi thẩm tra hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ xem xét có phải ông A chính là người đã được ủy quyền hợp lệ hay không. Ngoài các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký, điều không thể thiếu chính là vấn đề chữ ký và tư cách giám đốc của ông A, tức chính các thành tố chữ ký của ông A bên cạnh con dấu của Chi nhánh A. Trong tình huống này, việc sử dụng con dấu (hợp lệ của) chi nhánh lại được xem là hợp lý, xác đáng hơn cả.

Tại sao Ngân hàng X không tự làm mà lại phải ủy quyền cho giám đốc chi nhánh A? Là một ngân hàng có quy mô hoạt động lớn và có trụ sở chính tại Hà Nội, chưa cần xét đến khối lượng, tính chất của các công việc khác mà người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng X phải giải quyết hàng ngày, chỉ riêng về điều kiện địa lý thôi cũng đã đủ để giải thích cho nhu cầu ủy quyền. “Con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp” (Điều 36, Luật Doanh nghiệp), việc đặt ra yêu cầu rằng văn bản do người được ủy quyền tại TP. HCM ký sau đó sẽ được (chuyển ra Hà Nội để) đóng dấu của trụ sở chính là không phù hợp thực tiễn, gây tốn kém chi phí, tạo phiền hà cho doanh nghiệp, vừa không đáp ứng mục tiêu, nhu cầu thực tế của Ngân hàng X, vừa triệt tiêu quyền tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ của ngân hàng mà pháp luật cho phép.

Thủ tục đăng ký doanh nghiệp (trong đó có đăng ký địa điểm kinh doanh) không thể đứng ngoài nguyên tắc chung của cả hệ thống pháp luật. Pháp luật về đăng ký kinh doanh trước đây (theo Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/08/2006, Thông tư số 03/2006/TT-BKH ngày 19/10/2006) và về đăng ký doanh nghiệp hiện nay (theo Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010, Thông tư số 14/2010/TT-BKH ngày 04/06/2010) liên quan đến vấn đề ủy quyền thông báo địa điểm kinh doanh cho cơ quan quản lý là không khác biệt, thậm chí, quy định mới còn cụ thể hơn (Điều 12 Thông tư số 14/2010/TT-BKH đã quy định rõ thành phần hồ sơ khi doanh nghiệp ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp và không có nội dung nào phủ nhận quyền ủy quyền của người đại diện). Thiết nghĩ, Phòng ĐKKD và Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. HCM cần có quan điểm cầu thị, chủ động thay đổi quan niệm trên để tạo điều kiện thuận lợi về thủ tục cho Ngân hàng X được thực hiện nghĩa vụ của mình, phù hợp với quy định của pháp luật về việc nghiêm cấm cơ quan ĐKKD và các cơ quan khác gây phiền hà

đối với tổ chức, cá nhân trong khi tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc đăng ký doanh nghiệp.

>>> Tham khảo: Thành lập công ty hoạt động xuất, nhập khẩu có yếu tố nước ngoài

Chú thích:

1. Nếu luận điểm của Phòng ĐKKD là đúng, có vô số hoạt động khác (kinh doanh, hành chính, tố tụng, các lĩnh vực khác…) của Ngân hàng X sẽ đứng trước nguy cơ bị xem là vô hiệu?

2. Đối với một số quốc gia khác người ta quan tâm đến chữ ký, còn con dấu đóng trên văn bản không xem là thành tố luôn phải hiện diện. Phạm vi bài viết này chúng ta không luận bàn đến.

3. Việc này có thể ghi nhận bằng nhiều phương thức, như tại điều lệ, quy chế, quy định về quản trị, điều hành, hoặc văn bản ủy quyền cụ thể; pháp luật cho phép doanh nghiệp tự quyết định về các quan hệ nội bộ, và điều quan trọng là doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về việc thực hiện và giám sát các hoạt động thực hiện theo ủy quyền. Khoản 7, Điều 8, Luật Doanh nghiệp quy định: “Doanh nghiệp có quyền tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ”.

SOURCE: TẠP CHÍ NGÂN HÀNG SỐ 6/2011

– See more at: http://tranhtung.com.vn/ban-ve-gia-tri-phap-ly-cua-van-ban-do-nguoi-dai-dien-theo-uy-quyen-ky-ten-va-dong-dau-chi-nhanh_n58308_g735.aspx#sthash.CY8BTBK4.dpuf