Bạn đã biết cách phân loại và lưu trữ tài liệu khoa học? | RCES | Cộng đồng sinh viên kinh tế nghiên cứu khoa học

Trong quá trình nghiên cứu khoa học, người nghiên cứu sẽ phải đọc và lưu trữ rất nhiều tài liệu khoa học. Các tài liệu này khi được phân loại và sắp xếp tốt sẽ giúp cho quá trình nghiên cứu nhanh chóng và thuận tiện hơn. Vậy bạn đã biết cách phân loại và lưu trữ tài liệu khoa học một cách khoa học? Hãy cùng RCES tìm hiểu nhé!

Mục lục

1. Sắp xếp tài liệu trên thư mục

Sau khi tham khảo và hoàn thành đề cương nghiên cứu, việc tiếp theo các bạn cần làm đó là sắp xếp các tài liệu trong thư mục của từng chương tương ứng. Đối với các tài liệu liên quan tới nhiều chương, các bạn có thể các bạn có thể tạo bản sao (copy) và cho vào các thư mục tương ứng.

Các bài trong từng folder của chương nên được đánh mã số trùng với mã số trong phần tổng quan đề tài. Các phần quan trọng có liên quan tới bài nghiên cứu nên được thể hiện ngay trong tên của file theo cấu trúc [Mã số] vấn đề liên quan_số trang tương ứng trong tài liệu. Ví dụ: [C1.1] Lich su ASEAN+3_12 FTAs đã kí_34

File tổng quan tài liệu nghiên cứu nên nằm ngay trong folder của chương, và có mã số bài trùng với mã số của tài liệu tương ứng. Ví dụ đề tài nghiên cứu về ASEAN+3:

Lưu ý: Trong quá trình đọc tài liệu khoa học, khi gặp các tài liệu không liên quan tới đề tài nghiên cứu, các bạn nên xóa hoặc di chuyển ra ngoài folder nghiên cứu để tránh mất thời gian đọc lại tài liệu một lần nữa.

2. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Khi quản lý một số lượng lớn các tài liệu khoa học, việc chỉ sắp xếp dựa vào thư mục đôi khi không thực sự hiệu quả. Vì vậy, việc sử dụng thêm các phần mềm chuyên dụng trợ giúp là rất cần thiết. Ngoài chức năng cơ bản là quản lý tài liệu, các phần mềm này còn có rất nhiều chức năng đi kèm trợ giúp chúng ta trong quá trình nghiên cứu.

Trong số các phần mềm quản lý tài liệu, nổi tiếng và thông dụng nhất là Endnote, tuy nhiên đây là phần mềm có tính phí. Bên cạnh đó, chúng ta có thể sử dụng những phần mềm miễn phí có chức năng tương tự thậm chí tốt hơn như Mendeley hay Zotero. Các chức năng hữu ích khi sử dụng phần mềm quản lý tài liệu có thể kể đến bao gồm:

– Sắp xếp tài liệu theo tên bài, tác giả, hay năm xuất bản.

Sắp xếp tài liệu nghiên cứu theo năm xuất bản gần nhất.

– Tìm kiếm từ khóa trên toàn bộ văn bản hiện hành.

Tìm kiếm với từ khóa “trust” trên toàn bộ các tài liệu hiện hành.

– Tìm kiềm đầy đủ thông tin về tài liệu nghiên cứu. Bao gồm tên bài, tên tác giả, năm xuất bản, tạp chí, DOI, Abstract… Đây là chức năng rất thuận tiện và giúp tiết kiệm thời gian cho người nghiên cứu trong quá trình trích dẫn tài liệu tham khảo, nhất là lúc sắp hoàn thành bài nghiên cứu với thời gian gấp rút. Tuy nhiên, nhược điểm của chức năng này đó là chỉ thực sự hiệu quả với các tài liệu bằng tiếng Anh. Đối với các tài liệu tiếng Việt, bạn vẫn cần nhập liệu thủ công các thông tin vào phần mềm.

Một tài liệu không đầy đủ thông tin (thiếu tên tác giả, tạp chí xuất bản, số tạp chí và số trang). Bạn có thể dùng chức năng tìm kiếm (search) để phần mềm tự động tìm đầy đủ thông tin của tài liệu này.

– Hỗ trợ trích dẫn với nhiều chuẩn (style) khác nhau. Khi đăng bài quốc tế, mỗi tạp chí lại có một chuẩn trích dẫn khác nhau và yêu cầu tuân thủ về định dạng rất nghiêm ngặt (thậm chí có tạp chí sẽ không nhận bài nếu bài gửi trích dẫn không đúng chuẩn). Vì vậy, nếu là người có định hướng đăng bài tại các tạp chí, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để tránh mất thời gian và đáp ứng được yêu cầu của các tạp chí đó.

Các kiểu trích dẫn được hỗ trợ bởi phần mềm (Chuẩn APA 6th đang được lựa chọn)

3. Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây

Các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến có thể kể đến bao gồm: Dropbox, Google drive, One drive. Ưu điểm của các dịch vụ này đó là có giao diện giống như thư mục thông thường nên các bạn có thể làm quen nhanh chóng và thao tác dễ dàng. Ngoài chức năng chính là lưu trữ các tài liệu trên đám mây, các dịch vụ này còn có nhiều chức năng hữu ích phục vụ cho nghiên cứu. Bao gồm:

– Lưu trữ file trên máy tính và đồng thời trên đám mây. Vì vậy bạn chỉ cần có internet là có thể tiếp tục làm việc và chia sẻ ở bất cứ đâu, tại bất cứ máy tính nào. Thêm nữa, nếu máy bạn không may bị hỏng trong quá trình đang làm nghiên cứu, bạn cũng sẽ không cần quá lo lắng vì các tài liệu vẫn nằm ở trên “đám mây”, việc bạn cần làm chỉ là sửa lại máy và tải lại phần mềm, các tài liệu sẽ từ “đám mây” tự động tải xuống giúp bạn.

– Lưu giữ file đã xóa. Hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây đều có chức năng khôi phục file đã xóa, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc xóa nhầm hay lỡ tay bị thất lạc tài liệu.

Khôi phục tài liệu đã xóa với dropbox

– Hỗ trợ làm việc nhóm bằng việc tạo thư mục làm việc chung. Với việc chia sẻ thư mục làm việc, bạn có thể dễ dàng theo dõi được những thay đổi và quan sát tiến độ làm việc của các thành viên trong nhóm thông qua thông báo hàng ngày của dịch vụ lưu trữ đám mây. Điều này rất hữu ích trong việc đảm bảo tiến độ hoàn thành các chương trong quá trình nghiên cứu.

Sử dụng chức năng sự kiện (Event) để theo dõi tiến độ làm việc của các thành viên trong nhóm.

– Lưu giữ lịch sử thay đổi của một file. Trong quá trình nghiên cứu, bạn có thể sẽ phải thay đổi và chỉnh sửa rất nhiều lần bài nghiên cứu. Đôi khi bạn sẽ cần sử dụng phiên bản cũ hơn để sử dụng lại một phần nào đó, đây là lúc các dịch vụ lưu trữ đám mây có thể giúp bạn.

Các phiên bản khác nhau của tài liệu được lưu trữ bởi các dịch vụ đám mây.

4. Tổng kết

Như vậy, quy trình phân loại và lưu trữ tài liệu khoa học có thể được tóm tắt bao gồm sắp xếp theo thư mục, lưu trữ trên dịch vụ đám mây và quản lý trên phần mềm quản lý tài liệu. Các lợi ích khi sử dụng những công cụ này được tóm tắt như sau:

Cộng đồng sinh viên kinh tế nghiên cứu khoa học (RCES)