Access là gì? Access là được những công việc gì?

Access là một trong những phần mềm được ứng dụng nhiều trong học tập và làm việc. Những chức năng cũng như cách xử lý thông tin của nó giúp cho dữ liệu được vận hành và lưu trữ, quản lý thông tin tốt hơn. Để làm rõ khái niệm Access là gì mời các bạn theo dõi những nội dung dưới đây.

Access là gì?

Access là tên gọi tắt của phần mềm Microsoft Access, hay cũng được gọi là MS Access. Microsoft Access là Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) của Microsoft, thuộc bộ ứng dụng của Microsoft Office.

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ với khả năng giúp chúng ta phát triển nhanh những giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin.

Chức năng chính của Access

Với Access, bạn hoàn toàn có thể phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất nhanh chóng, thậm chí Access còn có thể giúp cho việc quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm.

Ngoài ra Access còn cho chúng ta khả năng phát triển giao diện người dùng ở mức đơn giản để chúng ta có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu vào các bảng. 

Một số chức năng chính của Access là: 

• Chức năng thiết kế bảng.

• Chức năng lưu trữ.

• Chức năng cập nhật thông tin.

• Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.

• Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.

Những ai cần sử dụng access?

Access đã được đưa vào chương trình tin học phổ thông bởi vì những ứng dụng cần thiết của nó trong công việc.

Với những ai theo học công nghệ thông tin, làm công việc liên quan đến ngành kế toán, kinh tế, tài chính, hay những công việc cần nhập dữ liệu, tạo kho dữ liệu khách hàng, sản phẩm, quản lý thông tin của các thành viên trong một bộ phận, doanh nghiệp đều cần thiết đến Access. 

Một số công ty cũng sử dụng access để xây dựng phần mềm quản lý nội bộ cho công ty.

Sử dụng Access có khó không?

Với một chương trình thông tin được tạo ra để làm việc thì dường như là Access không khó sử dụng. Tương tự như các phần mềm Word hay Excel, nếu bạn luyện tập nhiều và ứng dụng nó thì mọi thứ khá dễ dàng.

Access được chia làm hai phần, đó là cơ bản và nâng cao. Nếu sử dụng vừa phải thì phần cơ bản dễ dàng còn nếu muốn khai thác nhiều thông tin cũng như vận hành nhiều tính năng trong chương trình này thì cần có kiến thức cũng như kỹ năng nhiều hơn. 

Phần cơ bản. Phần này tương đối dễ hơn cho người mới sử dụng vì chúng ta chỉ dùng thao tác kéo thả nên tương đối đơn giản và dễ làm, một số truy vấn đơn giản và thống kê và cách tạo form đơn giản, làm báo cáo.

Phần nâng cao. Phần này thì phức tạp hơn vì chúng ta cần xây dựng những chức năng xử lý phức tạp hơn và những câu truy vấn phức tạp để lấy ra dữ liệu. Hơn nữa muốn xây dựng được một chương trình theo ý muốn thì bạn phải biết về lập trình. 

Trong Access, ngôn ngữ lập trình VBA một ngôn ngữ được dùng để trong bộ office của Microsoft.

Xem thêm: VBA là gì?

Cần chuẩn bị gì để học Access? 

Một chương trình công nghệ thông tin để hầu hết mọi người có thể sử dụng thì cần ngôn ngữ chung. Vậy thì tiếng Anh là ngôn ngữ thông dụng nhất. Các nội dung trong chương trình sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh cho nên người Việt muốn sử dụng hiệu quả, sử dụng các công cụ cũng như đọc thông tin thì nên có hiểu biết cơ bản về ngoại ngữ này. 

Ngoài ra, là một chương trình cho nên bạn cần thực hành nhiều, làm bài tập liên quan đến những thao tác cơ bản nhất giúp bạn sử dụng tốt Access. Sử dụng Access không khó nhưng với những ai không quen thì sẽ khó tiếp cận thông tin, cũng như ngôn ngữ nó sử dụng. Vốn dĩ cách trình bày, giao diện cũng như phương thức vận hành của nó logic nên bạn cũng cần suy nghĩ, kiên trì để học.

Những kiến thức cần nắm trước khi bắt tay học access

Cơ sở dữ liệu (database) là gì? 

Cơ sở dữ liệu được hiểu là nơi chứa dữ liệu. Tại đây những dữ liệu bạn tạo ra, nhập vào sẽ được lưu trữ.

Có những loại cơ sở dữ liệu nào? 

Hiện nay có nhiều loại cơ sở dữ liệu, một vài cái tên là Oracle, MySQL, MS SQL, Access, PostgreSQL, MongoDB (no SQL)…

Các loại dữ liệu được lưu trong database

Để lưu trữ dữ liệu trong Database, trong Access sẽ phân loại theo mục đích sử dụng của loại dữ liệu đó. 

Ví dụ dữ liệu Họ và tên sẽ dùng kiểu dữ liệu là text; lưu trữ tiền tệ hoặc những con số thì chúng ta cần sử dụng kiểu dữ liệu number; còn đối với những kiểu dữ liệu khác cũng sẽ có 1 kiểu dữ liệu tương ứng. Tuỳ thuộc vào đặc tính và mục đích sử dụng của dữ liệu đó mà chúng ta sẽ có kiểu dữ liệu nhất định.

Dữ liệu được quản lý như thế nào?

Chúng ta đang học về Access là một RDBMS, dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các bảng (table) và giữa các bảng có tính liên kết với nhau tạo thành một hệ thống. Nếu các bạn đã làm việc với Excel thì sẽ thấy phần này rất quen thuộc, trong Excel, chúng ta lưu trữ dữ liệu trong các sheet, mỗi sheet chứa 1 thông tin nhất định. Còn đối với Access thì sử dụng các bảng (table). 

Vậy thì mỗi quan hệ giữa các bảng thể hiện sự liên quan giữa các bảng với nhau như thế nào?  Ví dụ: Chúng ta lưu thông tin về khách hàng trong 1 bảng, lưu thông tin hàng hóa mà khách hàng này mua trong 1 bảng khác, làm thế nào để chúng ta có thể biết được khách hàng nào đã mua hàng hoá nào? Mối quan hệ giữa 2 bảng khách hàng và hàng hóa sẽ giúp chúng ta trả lời câu hỏi làm thế nào phía trên.

Làm thế nào để đọc dữ liệu từ database? 

Để đọc được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, Access sử dụng câu lệnh truy vấn (Queries).Trong Access, chúng ta sử dụng SQL để truy vấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. SQL là một ngôn ngữ để chúng ta có thể giao tiếp, nói chuyện với cơ sở dữ liệu để nói cho cơ sở dữ liệu biết chúng ta muốn lấy ra những dữ liệu nào và những dữ liệu đó sau khi lấy ra được trình bày như thế nào và tính toán ra sao.

Form nhập dữ liệu (input forms)

Form nhập dữ liệu là một yếu tố có trong Giao diện người dùng của Access. Giao diện người dùng giúp cho chúng ta có thể tương tác với chương trình, phần mềm hay hệ thống 1 cách đơn giản hơn

Form nhập dữ liệu giúp chúng ta có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Xuất dữ liệu (output – reports)

Output trong Access có thể hiểu là những bảng báo cáo, khả năng xuất dữ liệu ra Excel, PDF, file CSV…

Ngôn ngữ lập trình VBA

VBA là ngôn ngữ lập trình được hỗ trợ và tích hợp trong tất cả các phần mềm trong bộ Office. Ngôn ngữ lập trình VBA sẽ giúp cho chúng ta tạo ra những phần mềm trong Access có tính linh hoạt và dễ dàng sử dụng hơn cũng như kiểm soát được hoạt động của phần mềm/hệ thống đang được tạo ra trong Access một cách đầy đủ hơn.

Xem thêm: Các bước bắt đầu sử dụng VBA 

Các thành phần có trong Cơ sở dữ liệu Access

Để xem các thành phần trong một CSDL Access, hay bắt đầu từ việc khởi tạo ra một CSDL mẫu, có sẵn có tên là Northwind, một CSDL quản lý bán hàng của một công ty dịch vụ.

Bước 1. Chạy Access, chọn New, trong danh sách các mẫu chọn Northwind.

Bước 2. Khi chọn, hộp thoại xuất hiện, hãy gõ để đặt tên file CSDL, ví dụ vidu1, sau đó bấm vào biểu tượng Create.

Bước 3. Khi CSDL tạo và mở, bên trái cửa sổ là một khu vực gọi là Navigator Panel, tại đây có thể duyệt qua, lựa chọn để mở xem tất cả các đối tượng – các thành phần của CSDL.

Trước tiên bấm vào biểu tượng mũi tên đổ xuống, chọn mục Object type để liệt kê các thành phần có trong CSDL. Từ đây bạn có thể khám phá các bảng ở mục Tables, các truy vấn ở mục Queries … cụ thể gồm các 6 thành phần chính như sau:

Tables

Các bảng dữ liệu Table là trung tâm của CSDL. Table chứa các dữ liệu được nhập vào. Tạo ra các bảng với cấu trúc như thế nào? Các bảng có quan hệ ra sao rất quan trọng, nếu thiết kế không chính xác về mối quan hệ, cấu trúc có thể dẫn tới CSDL hoạt động chậm và không chính xác.

Các bảng cũng là cơ sở để tạo ra các thành phần khác như Queries, Form… 

Bảng dữ liệu Table có cấu trúc khá giống với bảng Excel, gồm các dòng dữ liệu, mỗi dòng gồm các cột. 

Quan hệ giữa các bảng – là sự liên kết về dữ liệu giữa các bảng với nhau. Chúng kết nối với nhau dựa trên trường dữ liệu giống nhau giữa các bảng.

Queries

Query là các truy vấn đến dữ liệu. Mục đích chính của Query là lấy dữ liệu từ các bảng – để hiển thị trên Form (biểu mẫu) và báo cáo (Report). Các truy vấn có thể sắp xếp, tính toán, nhóm, lọc, liên kết các bảng, cập nhật, xóa dữ liệu… Thực chất nó là các câu lệnh SQL, SQL cơ bản.

Forms

Form được gọi là Biểu mẫu. Nó giao diện thiết kế ra để người dùng nhập dữ liệu. Người dùng thông thường sẽ dùng Form – biểu mẫu để nhập dữ liệu. Khi tạo Form có thể thiết lập để yêu cầu nhập những dữ liệu cần thiết, sau đó có thể sử dụng các Macro, mã code VBA để thêm, xóa, cập nhật dữ liệu.

Reports

Các báo cáo (report) là kết quả tương tác với dữ liệu. Report thì khác với Form, nó không thể sửa đổi, nó dùng để in ấn, trích xuất ra file…

Macros

Một Macro (tập lệnh) là tập hợp các thao tác, hành động cho CSDL. Như chạy Macro để mở Form, chạy Query, thay đổi giá trị …

Modules

Gồm các đoạn code viết bằng VBA để tương tác với CSDL.

Hướng dẫn sử dụng Access

Phần mềm Access được ứng dụng rộng rãi và các cơ sở dữ liệu giúp cho người dùng lưu trữ và quản lý thông tin. Sau khi tìm hiểu về khái niệm Access là gì cũng như những chức năng chính của Access thì bây giờ chúng ta sẽ làm que với Access.

Tạo cơ sở dữ liệu

Bước 1. Nhấp chuột vào File, chọn New. Ở đây các cơ sở dữ liệu có chứa trong các dạng thức khác nhau. Bởi vậy bạn có thể chọn mở một cơ sở dữ liệu trống, chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống.

Bước 2. Chọn cơ sở dữ liệu. Tên được đặt tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này giúp bạn quản lý và tìm hiểu dễ dàng hơn các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Sau đó gõ tên tập tin vào hộp thoại File Name, chọn Create để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới.

Nhập dữ liệu

Bước 1. Xác định các cấu trúc của dữ liệu. Nếu bạn tạo dữ mới thì cần tạo cơ sở dữ liệu trống thì sắp xếp hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: kiểu bảng, kiểu biểu mẫu, kiểu báo cáo, kiểu truy vấn.

Bước 2. Tạo bảng đầu tiên. Nếu bạn bắt đầu dùng dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo ra bảng trống. Theo đó các bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép và dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành từng cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.

Bước 3. Nhập dữ liệu khác. Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu. Nó giúp bạn có thể chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác. Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau:

• Chọn tab Dữ liệu Ngoài (External Data).

• Chọn  tập tin muốn nhập. 

• Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu. 

• Xác định vị trí lưu mới. 

Bước 4. Thêm một cột khác. Nếu bạn muốn lưu các hồ sơ khác nhau trên những cơ sở dữ liệu khác nhau. Tạo cho dữ liệu được mượt hơn.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 1. Cần hiểu được các hoạt động của các khóa. Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.

Bước 2. Chọn Database Tools, sau đó chọn Relationships trong mục Liên hệ.

Bước 3. Bạn kéo trường muốn đặt làm khóa ngoài. Thả trường vào trong cái vừa tạo đó. Sau đó bạn nhấn chuột vào Create trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối liên hệ giữa các trường. Khi đó sẽ xuất hiện kết nối các trường với nhau. Tiếp đó bạn chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên hệ.

Tạo một Truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn

Bước 1. Mở công cụ Thiết kế truy vấn – Query Design. Tiếp đến chọn Create rồi chọn Query Design. 

Bước 2. Chọn bảng. Bạn sẽ thấy The Show Table sẽ xuất hiện. Bạn nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn đón sau đến sẽ nhấp chọn Close. 

Bước 3. Thêm trường được tạo ra. Bạn nhấn chuột vào cột truy vấn. Sau đó các trường sẽ được thêm vào bảng thiết kế (Design).

Bước 4. Thêm tiêu chuẩn. Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.

Bước 5. Nhấn chọn chạy chương trình Run để xem kết quả. Nút Run nằm trong tab Design. Kết quả Truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Bạn có thể nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn.

Tạo và Dùng Biểu mẫu

Bước 1. Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường mọi người sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát hơn.

Bước 2. Chọn nút Form trong tab Create. Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.

Bước 3. Điều hướng biểu mẫu mới. Bạn nhìn thấy nút mũi tên ở phía dưới cùng sử dụng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng bằng cách ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.

Tạo một báo cáo

Bước 1. Chọn bảng hoặc truy vấn.

Bước 2. Nhấp chọn tab Create 

Bước 3. Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.

Bước 4. Thêm trường vào báo cáo.

Bước 5. Thêm nhóm vào báo cáo.

Bước 6. Lưu và chia sẻ báo cáo.

Ứng dụng Access trong công việc giúp tiết kiệm thời gian thay bằng sử dụng excel, và các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu được sử dụng linh hoạt hơn. Với khái niệm Access là gì mà chúng mình chia sẻ cùng với những kiến thức cơ bản về Access, mong rằng đã giúp ích nào đó cho bạn bước đầu tìm hiểu ứng dụng này. Hãy thử tìm học nó, bởi vì Access rất hiệu quả cho công việc của bạn. Chúc bạn thành công.