9 bước xây dựng hệ thống quản trị giúp doanh nghiệp phát triển bền vững

Phần lớn các doanh nghiệp chúng ta trong tình trạng không biết hoặc không quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Cũng có thể bạn biết nhưng không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để có thể xây dựng thành công hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động hiệu quả, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.

Nội Dung Chính

Có 04 lý do cơ bản để chúng ta phải xây dựng hệ thống quản trị cho Doanh Nghiệp:

Tránh sự phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp, tránh sự phụ thuộc vào một cá nhân, một ngôi sao trong doanh nghiệp
Tránh sự giới hạn cho sự phát triển doanh nghiệp (quy mô hoạt động, quy mô doanh thu …)
Hệ thống giúp đơn giản hóa công việc
Hệ thống giúp nhân bản công việc kinh doanh, mở rộng thị trường, nghành nghề

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, có 05 giai đoạn phát triển bền vững mà doanh nghiệp phải trải qua:

Hoàn thiện hóa bộ máy tổ chức
Quy trình hóa doanh nghiệp
Hiện đại hóa doanh nghiệp
Toàn diện hóa doanh nghiệp
Hội nhập hóa, đa dạng hóa doanh nghiệp

Thực ra việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động không phải là vấn đề mới hay quá khó để thực hiện.

Chúng ta có thể hình dung và thực hiện theo quy trình gồm 9 bước cơ bản sau:

1.Tầm nhìn

Đó là vị trí mà chúng ta sẽ có được trong tương lai, nó cho thấy sự tham vọng của một tổ chức.

2. Sứ mạng

Chúng ta sinh ra là để thực hiện điều gì? Cái gì sẽ được tạo ra từ chúng ta? Nó chính là mục đích, động lực để một tổ chức tồn tại và phấn đấu.

3. Giá trị cốt lõi và văn hóa

Chúng ta phấn đấu vì điều gì? Nó cần thể hiện một giá trị cao đẹp nào đó liên quan đến đạo đức, nguyên tắc sống và niềm tin.

4. Hệ thống mục tiêu/Chiến lược

Doanh nghiệp nào cũng xác lập được hệ thống mục tiêu và chiến lược nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức, thúc đẩy thực hiện. Vì vậy, kế hoạch đưa ra thường bị trễ hạn hoặc không hoàn thành.

5. Sơ đồ tổ chức

Việc vẽ sơ đồ tổ chức sẽ dựa vào mô hình kinh doanh cụ thể, nguồn lực hiện tại đang có và có khả năng phát triển trong tương lai

6. Bảng mô tả công việc và KPI’s

Xây dựng hướng dẫn công việc: hướng dẫn đúng và đủ cho nhân viên, không để lãng phí thao tác thừa hay thiếu thao tác. Việc thừa thao tác sẽ gây lãng phí nguồn lực, việc thiếu thao tác thì ảnh hưởng tới Chất lượng (lãng phí Lean Sixma).
Xây dựng hệ thống Thưởng phạt phân minh: để cho nhân viên có động lực phát triển bản thân, không cào bằng năng lực của nhân viên, cần xây dựng KPI cho toàn bộ công ty.

7. Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn

Xây dựng hệ thống quy trình: vấn đề nào làm trước, vấn đề nào làm sau, cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận
Xây dựng hệ thống quy định: đi làm đúng giờ, đào tạo nhận thức cho nhân viên.v.v. Chú trọng xây dựng nhận thức đúng vì nhận thức đúng sẽ làm đúng.

8. Hệ thống phần mềm/tự động hóa

Về phần này, do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu từ đầu hoặc xác định mục tiêu chưa rõ ràng. Hầu hết doanh nghiệp đều có phần mềm nhưng chỉ giải quyết được một số công việc chuyên môn nhất định như: kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn, …
Thế nhưng, chúng chưa thực sự là đòn bẩy để tăng hiệu suất lao động, tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác để giúp bạn có cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời. Vấn đề này được được giải quyết tốt nếu bạn biết cách triển khai hệ thống ERP (hoạch định nguồn nhân lực).

9. Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa

Khi công ty ngày càng phát triển thì bản thân CEO cũng phải thay đổi theo. Không thể dùng cách quản lý cũ như hồi xưa: “ Cầm tay chỉ việc” từng phòng ban/ cá nhân để mà quản lý vận hành công ty.

9.1 Việc xây dựng hệ thống điều hành cần chú trọng 4 yếu tố:

Quản lý con người
Quản lý kỹ thuật
Quản lý nguyên vật liệu
Quản lý tài chánh và các quản lý khác

9.2 Các yếu tố tác động đến Con Người:

CEO có thay đổi phương pháp quản lý chưa
Có đào tạo nhận thức ngay từ đầu cho nhân viên
Xây dựng Lộ Trình Công Danh, áp dụng cách tính Lương 3P vào trong Doanh Nghiệp

9.3 Các yếu tố tác động đến Văn Hóa Doanh Nghiệp:

Văn hóa doanh nghiệp có thể hiện ý thức và niềm tin được chia sẻ bên trong doanh nghiệp. Được xây dựng từ giá trị cốt lõi và triết lý kinh doanh của chủ doanh nghiệp
Có được giáo dục đào tạo
Có được tuyên truyền thuyết phục
Có quy chế, luật lệ để bảo vệ giá trị cốt lõi

Nhìn chung, chúng ta có công thức để hệ thống hoá doanh nghiệp và xây dựng hệ thống quản trị tự động. Việc này được thực hiện từng bước tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Đây là công cụ có tính chất đòn bẩy, tiến hành 1 lần nhưng lợi ích lâu dài, giúp chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công. Doanh nghiệp của bạn có thể tự vận hành hiệu quả và bền vững hơn theo thời gian.

(Theo chia sẻ của một thành viên group Facebook “Chiến lược và quản trị sản xuất“)