8 Lợi Ích Vượt Bậc Của Việc Số Hóa Đem Lại Cho Doanh Nghiệp

Số hóa doanh nghiệp là gì? Đây là câu hỏi được không ít nhà quản lý, chủ doanh nghiệp quan tâm. Cách mạng Công nghiệp 4.0 bùng nổ trên quy mô toàn cầu, tạo nên môi trường cạnh tranh thật sự khốc liệt về công nghệ giữa các doanh nghiệp. Trong đó, số hóa doanh nghiệp là một trong những giải pháp cần thiết ở thời điểm hiện nay để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn và cạnh tranh tốt hơn với đối thủ lớn.

Vậy cụ thể thuật ngữ số hóa doanh nghiệp nói về điều gì? Nó mang lại những lợi ích nào? Mắt Bão sẽ giải đáp chi tiết tất cả trong bài viết hôm nay, mời bạn cùng tham khảo nhé!

Số hóa doanh nghiệp là gì là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý, chủ công ty còn thắc mắc

1. Số hóa doanh nghiệp là gì?

Theo cách truyền thống, doanh nghiệp sẽ lưu trữ dữ liệu, quản lý hồ sơ… trên các loại giấy tờ viết tay, những bản in, âm thanh, hình ảnh với nhiều định dạng khác nhau…. Số hóa doanh nghiệp sẽ chuyển đổi quá trình này sang chuẩn dữ liệu trên các loại máy tính, các thiết bị lưu trữ hiện đại khác.

Đồng thời, các nhân viên, phòng ban hay lãnh đạo doanh nghiệp cũng sẽ được điều hành, quản lý công việc theo hình thức hiện đại. Chẳng hạn, thay vì các buổi họp mặt trực tiếp để phân công, nhắc nhở công việc, các nhân viên, chủ doanh nghiệp sẽ có thể kết nối để làm việc, quản lý điều hành thông qua hệ thống kết nối Internet.

Số hóa là quá trình cần thiết và là bước đi bắt buộc để doanh nghiệp không bị tụt hậu

2. Số hóa đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp Việt Nam?

Dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào, việc số hóa cũng đều cần thiết để tránh bị tụt hậu. Đồng thời, số hóa mang đến nhiều lợi ích giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng và phát triển mạnh mẽ hơn. Vậy những ích lợi cụ thể của số hóa doanh nghiệp là gì? Mời bạn cùng Mắt Bảo tìm hiểu nhé!

2.1 Tăng năng suất

Số hóa giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu, tăng năng suất làm việc của nhân viên

Khi doanh nghiệp được số hóa, năng suất làm việc cũng sẽ được nâng cao đáng kể. Với cách lưu trữ dữ liệu truyền thống trên giấy tờ, nhân viên sẽ phải mất thời gian hơn khi tìm kiếm các tài liệu giấy phục vụ cho công việc so với việc tìm dữ liệu đã được số hóa. Trong thời gian dài, điều này thật sự gây lãng phí thời gian. Hạn chế này hoàn toàn có thể được giải quyết với số hóa. Qua đó, các nhà quản lý, nhân viên chỉ cần một vài thao tác nhanh chóng là đã có thể tìm được tài liệu mình cần một cách đầy đủ, chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể thời gian.

Nhờ đó, nhân viên có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được để làm những công việc khác quan trọng hơn. Đồng thời, nhân viên cũng có thể rèn luyện, học hỏi thêm nhiều kiến thức, kỹ năng giúp phát triển bản thân, nâng cao hiệu quả công việc.

2.2 Số hóa doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí

Tài liệu được số hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn

Theo cách quản lý, làm việc truyền thống, doanh nghiệp sẽ cần in ấn số lượng giấy tờ lớn. Việc này tạo nên khoản phí khá đắt đỏ. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần tốn một khoản chi phí cho tiền giấy mực, tiền điện, khấu hao trang thiết bị in ấn…

Ngày nay, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối thiểu hóa loại chi phí này với số hóa. Chi phí tiết kiệm được doanh nghiệp có thể tập trung cho những việc quan trọng hơn, các mảng kinh doanh chủ yếu giúp tăng cường tạo ra lợi nhuận và phát triển công ty hiệu quả hơn. Một số báo cáo gần đây cho thấy, doanh nghiệp đã tiết kiệm được hàng tỷ đồng cho việc in ấn, chi phí lao động nhờ quy trình số hóa.

2.3 Xử lý thông tin, dữ liệu dễ dàng

Việc số hóa giúp doanh nghiệp tìm kiếm mọi dữ liệu, thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng hơn và không bị giới hạn. Mọi dữ liệu có thể chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số hiện đại một cách đồng bộ. Tất cả chúng đều có được truy cập thông qua các thiết bị kết nối Internet hoặc hệ thống đám mây một cách nhanh chóng, dễ dàng vào bất kỳ lúc nào dù bạn đang ở bất cứ đâu.

Thông qua đó, công việc sẽ được xử lý thuận tiện, linh động và hiệu quả hơn, đặc biệt trong bối cảnh nhân viên phải làm việc tại nhà, làm việc từ xa.

2.4 Bảo mật cao

Hiểu rõ số hóa doanh nghiệp là gì bạn sẽ dễ dàng dùng nó để đặt luồng công việc, phân quyền giúp bảo mật tốt hơn

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các dữ liệu về chiến lược kinh doanh, tiếp thị, kế hoạch phát triển…. vô cùng quan trọng, thậm chí quyết định sự thành bại của doanh nghiệp đó. Chính vì thế, đảm bảo bảo mật dữ liệu vô cùng cần thiết và quan trọng.

Nhờ số hóa, doanh nghiệp có thể nâng cao tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu của mình tốt hơn. Trong những trường hợp cần thiết, chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý, nhân viên có thể giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa, xem các văn bản, tài liệu quan trọng.

Đồng thời, bạn có thể cài đặt những luồng công việc liên quan, thực hiện các nhóm quyền hạn (quyền chỉnh sửa, truy cập, bình luận) cho từng phòng ban, từng cá nhân chuyên biệt. Bên cạnh đó, nhân viên còn có thể theo dõi, kiểm soát khi đang quét văn bản để biết những ai đang xem hay chỉnh sửa văn bản.

2.5 Gia tăng khả năng lưu trữ thông tin

Với cách lưu trữ dữ liệu truyền thống trên các loại giấy tờ, doanh nghiệp sẽ có thể gặp rủi ro như mối mọt, mục nát, thất lạc, ẩm ướt… làm tài liệu bị hư hỏng mất giá trị. Nhờ số hóa, doanh nghiệp có thể loại bỏ những mối lo lắng này. Tài liệu ảo sẽ giúp đảm bảo các thông tin, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp được lưu trữ, bảo vệ và cất giữ cẩn thận qua nhiều năm.

2.6 Khôi phục dữ liệu sau thảm họa

Bạn vẫn có thể phục hồi dữ liệu số hóa bị mất nếu có phương án dự phòng hoặc giải pháp khôi phục dữ liệu phù hợp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về các tai nạn chủ quan hoặc khách quan gây mất mát dữ liệu. Trong đó, có thể có các thông tin quan trọng mang ý nghĩa “sống còn” của doanh nghiệp.

Các thảm họa có thể không may xuất thiện dưới rất nhiều hình thức như bão lụt, thiên tai, sóng thần, sét đánh, động đất, cháy nổ, hỏa hoạn, lỗi do hệ thống nguồn điện, Virus, phá hoại từ nội bộ…

Dù là nguyên nhân nào, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp là không thể tránh khỏi. Với số hóa, cùng các giải pháp khôi phục dữ liệu hiện đại phù hợp, doanh nghiệp có thể phục hồi một phần hoặc toàn bộ dữ liệu. Qua đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa thiệt hại do việc mất mát dữ liệu gây nên.

2.7 Thân thiện với môi trường

Hàng triệu tấn giấy vụn thải ra môi trường mỗi năm đến từ các doanh nghiệp, cơ quan. Điều này gây lãng phí tài nguyên và ảnh hưởng không tốt đến môi trường. Chính vì thế, việc tiết kiệm giấy, giảm tải các loại giấy vụn không cần thiết thải ra môi trường được khuyến khích.

Ý tưởng lưu trữ thông tin, dữ liệu dưới định dạng kỹ thuật số được xem là vô cùng thân thiện môi trường. Bởi giải pháp lưu trữ này giúp hạn chế lượng giấy tờ in ấn không cần thiết. Đồng thời, nó cũng thể hiện và giúp nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của doanh nghiệp.

2.8 Điểm khởi đầu hoàn hảo trong công cuộc chuyển đổi số

Số hóa là bước đi đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số của doanh nghiệp

Chuyển đổi số là hình thức phát triển hoàn thiện và phức tạp hơn của số hóa. Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư bùng nổ, chuyển đổi số cũng là yêu cầu tất yếu với các doanh nghiệp. Và số hóa chính là bước đệm hoàn hảo cho công cuộc chuyển đổi số.

Việc quét hình ảnh, lưu trữ dữ liệu ảo là bước khởi đầu quan trọng đối với kế hoạch chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần lấy dữ liệu làm nền tảng, thay đổi nhận thức và cách vận hành doanh nghiệp để số hóa hiệu quả. Việc số hóa mọi thông tin tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên thành công nổi bật trong quá trình chuyển đổi số và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Những doanh nghiệp truyền thống có thể gặp giới hạn tạo nên bởi sức ì do cơ chế, hệ thống, quy trình và bộ máy tổ chức lạc hậu. Điều này sẽ làm doanh nghiệp mất dần sự linh hoạt, khả năng thích ứng nhanh, tinh thần sáng tạo. Trong thời đại công nghệ đang lên ngôi, quy trình số hóa doanh nghiệp trở thành điều bắt buộc để doanh nghiệp “sống sót” và phát triển tốt hơn trong kỷ nguyên đầy biến động và năng động như hiện tại.