8 Giải Pháp Tối Ưu Hóa Chi Phí Trong Doanh Nghiệp Hiệu Quả 2023

Kinh doanh tạo ra lợi nhuận khổng lồ với nguồn lực tối ưu nhất luôn là bài toán mà mọi doanh nghiệp mơ ước. Do đó, việc tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành là điều bắt buộc. Sau đây là 8 giải pháp giúp nhà quản trị xây dựng định hướng tối ưu quản lý và chi phí tốt nhất. 

Lợi ích của việc tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Bất kể doanh nghiệp nào muốn kinh doanh bền vững và thu được lợi nhuận tốt cũng cần tính đến bài toán tối ưu chi phí. Đây là một nỗ lực không phải chỉ trong một thời điểm ngắn hạn mà cần thực hiện liên tục trong suốt quá trình vận hành. Mục tiêu của tối ưu hóa chi phí là để thúc đẩy chi tiêu và giảm thiểu số tiền phải chi, nhờ đó thu về được lợi nhuận nhiều nhất.

Tối ưu hóa chi phí được đánh giá là việc làm tốt và nên được thực hiện. Điều này khác hoàn toàn với cắt giảm chi phí vì nó làm bóp nghẹt ngân sách của doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề ngắn hạn.

Doanh nghiệp thực hiện tối ưu hóa chi phí sẽ không làm ảnh hưởng tới khách hàng vì điều này diễn ra ở phía nội bộ của tổ chức. Doanh nghiệp không cắt giảm hẳn một số tiền lớn mà tận dụng nguồn tiền đang có để nâng cao hơn hiệu quả kinh doanh. Quá trình này sẽ diễn ra lặp lại theo trình tự:

• Đo lường hiệu quả kinh doanh và năng suất làm việc của toàn bộ công ty.
• Phát hiện vấn đề, đưa ra các giải pháp có thể cải thiện.
• Đề xuất thực hiện thay đổi chi phí, đo lường và so sánh kết quả so với trước đó.
• Trong trường hợp hiệu quả, việc tối ưu chi phí được xem là thành công.
• Lặp lại theo chu kỳ trên với các bộ phận khác.

Xem thêm: Tổng Hợp 11+ Phần Mềm Họp Trực Tuyến Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

8 giải pháp tối ưu hóa chi phí hiệu quả nhất

Làm thế nào để một doanh nghiệp có thể tối ưu được chi phí vận hành của đơn vị? Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy xem ngay 8 gợi ý mà chúng tôi gửi đến bạn.

1. Sử dụng hệ thống phần mềm giúp quản lý đơn vị

Trong thời buổi công nghệ hiện đại ngày càng phát triển, mọi công việc của doanh nghiệp trở nên đơn giản hóa hơn rất nhiều. Thay vì cần đến 5 người để xử lý một công việc như trước, hiện tại doanh nghiệp chỉ cần 2 nhân viên thạo việc và hệ thống xử lý thông tin tự động.

Những công cụ quản lý này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí nhân sự mà còn cải thiện năng suất làm việc của mọi người. Rất nhiều phần mềm hiện nay được xây dựng miễn phí với nhiều tính năng cơ bản mà bạn có thể sử dụng.

Những phần mềm khá nổi tiếng được nhiều doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn như: Trello, Skype, FastWork, Bitrix, Toggl, Rescue Time,… Phần mềm có thể hỗ trợ họp trực tuyến, lên kế hoạch làm việc, kiểm soát công việc, gửi thông báo, báo cáo hàng ngày,… từ đó giúp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp tốt nhất.

2. Tận dụng và đổi mới hình thức tiếp thị

Chiến lược marketing, quảng cáo tiếp thị là không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên, nhà quản trị hoàn toàn có thể tạo ra các chiến lược marketing với chi phí thấp nhưng tạo ra hiệu quả thu hút khách hàng.

Tham khảo: 5+ Giải Pháp Phần Mềm Quản Lý Nội Bộ Chất Lượng Nhất 

Marketing 0 đồng nhờ các nền tảng mạng xã hội đang là xu hướng mới mà doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng. Những nơi có đa dạng tệp khách hàng và thoải mái cho bạn target như Ffacebook, Ttiktok, Iinstagram, Zzalo, Ttwitter, Ttelegram,…

Ngoài ra, các hình thức tiếp thị khác cũng mang lại hiệu quả tiếp cận rất tốt. Email marketing là một giải pháp giúp giữ chân khách hàng cũ hiệu quả và khuyến khích họ giới thiệu những khách hàng tiếp theo. Thay vì tốn nhiều chi phí chạy quảng cáo phủ, giờ đây bạn chỉ cần tốn một khoản phí nhỏ hơn để cảm ơn các khách hàng cũ của mình.

3. Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp – Hạn chế việc đầu tư mạo hiểm dàn trải

Đứng trước bài toán tối ưu chi phí và tối đa lợi nhuận, nhà quản trị cần cân nhắc kỹ càng khi quyết định đầu tư vào lĩnh vực mới. Hãy thu hẹp thị trường mục tiêu và đầu tư sâu vào thế mạnh của mình để hiện thực hóa mong muốn trên.

Doanh nghiệp cần đặt ra cho mình những yêu cầu về một dự án mới hoặc dịch vụ cung cấp để đảm bảo thu được số lợi nhuận đạt tiêu chí. Nhờ đó, tổ chức của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn và gạt bỏ đi những phương án đầu tư rủi ro, không có ích.

Có thể bạn quan tâm: TOP 9+ Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Được Dùng Nhiều Nhất 

4. Thuê ngoài nhân sự cho một số đầu việc

Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn thường tự kỷ ám thị rằng nhân viên đến công ty làm việc đều đặn 8 – 9 tiếng/ngày mới đem lại hiệu quả tốt. Điều này ứng dụng vào thời đại hiện nay dường như không còn đúng khi số người lựa chọn làm các công việc từ xa đã tăng nhanh.

Các khảo sát nhân sự cho biết rằng, ở những người làm việc từ xa không có sự căng thẳng và áp lực chốn văn phòng. Do đó, họ thường có nhiều thời gian làm việc hơn, năng suất lao động, chất lượng công việc cũng cao hơn.

Không những vậy, giá thuê một nhân lực từ xa cũng thấp hơn so với chi phí doanh nghiệp cần bỏ ra để thuê một nhân viên toàn thời gian. Trong khi đó, bạn không cần phải chi trả cho những khoản như điện, nước, chỗ ngồi, thiết bị văn phòng, tiện ích,…

5. Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp thông qua năng suất làm việc

Nhân sự khi tuyển vào không được làm đúng trong phạm vi công việc của mình sẽ có nhiều hệ lụy xấu phát sinh. Dễ thấy nhất đó là năng suất làm việc kém và không hoàn thành công việc. Nguy hiểm hơn, doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đánh mất hợp đồng, lỡ mất cơ hội nhận đầu tư,…

Tìm hiểu ngay: TOP 9+ App Lên Kế Hoạch Công Việc Được Ưa Chuộng Nhất 

Nâng cao năng suất lao động cũng là một giải pháp giúp cho doanh nghiệp tối ưu chi phí hoạt động. Nếu nhân sự được đặt “đúng người, đúng việc” thì công việc sẽ được hoàn thành một cách nhanh chóng, chính xác và ít sai sót.

Nâng cao năng suất lao động còn giúp nhân sự cảm thấy yêu thích công việc và gắn bó với công ty hơn. Doanh nghiệp vì thế tiết kiệm được rất nhiều chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, phí thay thế nhân viên mới.

6. Đàm phán lợi ích hài hòa với nhà cung cấp

Chi phí mỗi tháng doanh nghiệp cần chi cho các nhà cung cấp nguyên vật liệu sản xuất chiếm đa số trong khoản chi của đơn vị. Do đó, việc thỏa thuận để giảm được chi phí này một cách tối ưu nhất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền.

Hãy ngồi lại với nhà cung cấp của bạn để trao đổi về những lợi ích của cả hai bên khi kết hợp. Từ đó cố gắng đưa chi phí từ phía nhà cung cấp xuống thấp đến mức lý tưởng nhất nhằm tạo mối quan hệ kết nối và làm việc lâu dài.

Giảm bớt được chi phí đầu vào từ phía nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp giảm được giá thành của sản phẩm. Nhờ đó, lợi nhuận mà tổ chức thu về khi kinh doanh sẽ đạt được tốt nhất.

7. Liên kết với các công ty khai thác chung thị trường tiềm năng

Những công ty có quy mô vừa và nhỏ sẽ rất khó có thể tiếp cận và khai thác các thị trường rộng lớn. Bởi vậy, để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp và mang lại thành công cao, các doanh nghiệp cần kết hợp với nhau tạo thành mạng lưới kinh doanh.

Tham khảo: Chứng Nhận ISO 27001 Quốc Tế Và Những Thông Tin Cần Biết

Những doanh nghiệp liên kết với nhau vừa tối ưu được nguồn lực chi phí khi tiếp cận thị trường, vừa giúp tạo nên mối quan hệ đối tác cùng phát triển. Nhờ đó, mỗi bên đều thu về được lợi nhuận và danh tiếng tốt.

Thực tế hiện nay chưa có nhiều doanh nghiệp làm tốt việc kết nối này bởi các tổ chức không muốn chia sẻ cơ hội ban đầu khi chưa chắc chắn về lợi nhuận sau này. Tuy nhiên, đây vẫn là một hướng đi bạn nên thử và giúp khách hàng có được nhiều dịch vụ mà không mất công tìm kiếm.

8. Xây dựng đội ngũ nhân viên nội bộ chuyên nghiệp

Giải pháp cuối cùng có thể giúp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp đó chính là xây dựng bộ máy nhân sự đủ cứng và chuyên nghiệp. Bởi chi phí trả lương cho nhân viên chiếm một phần không nhỏ trong nguồn vốn doanh nghiệp.

Thay vì việc tuyển dụng thường xuyên rất tốn kém và không ổn định hiệu suất làm việc, doanh nghiệp nên lựa chọn giữ chân những nhân viên thành thạo công việc. Nhân viên chất lượng sẽ giúp bạn tiết kiệm không chỉ về lương mà còn nâng cao doanh thu nhờ những dự án và kế hoạch chất lượng.

Trên đây là những giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp cần thiết cho mọi tổ chức hoạt động hiệu quả. Hi vọng với những thông tin này, các nhà quản trị đã biết cách tìm ra định hướng tối ưu phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp của mình.