8 Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp – CoffeeHR

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là cách giúp mỗi nhân viên có ý thức trong từng hành động. Nó phản ánh văn hóa, giá trị của mỗi doanh nghiệp nói chung và giá trị cốt lõi của từng thành viên nói riêng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được cho mình một bộ quy tắc đúng đắn và hoàn chỉnh nhất. Vậy hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử thông qua bài viết dưới đây.

Bộ quy tắc ứng xử là gì?

Bộ quy tắc ứng xử được Wiki định nghĩa như sau: “Bộ quy tắc ứng xử là một tập hợp các điều luật điều chỉnh tố tụng nêu rõ các trách nhiệm hoặc cách hành xử thích hợp của một cá nhân, một bên hoặc một tổ chức. Các khái niệm liên quan bao gồm quy tắc đạo đức (tiêu chuẩn đạo đức) và quy tắc danh dự.”

Việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử là cực kỳ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi lẽ một doanh nghiệp muốn kiến tạo, duy trì và phát triển văn hóa doanh nghiệp ngày một tốt hơn thì bộ quy tắc ứng xử là điều rất cần thiết. Nó đòi hỏi doanh nghiệp cần có một giải pháp hệ thống, hiệu quả và đặc biệt là lấy con người làm giá trị cốt lõi.

Tầm quan trọng của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Bất kể một nhân viên nào khi bắt đầu công việc tại một doanh nghiệp thì bước đầu tiên chính là tìm hiểu bộ quy tắc ứng xử của họ. Bởi lẽ đối với doanh nghiệp nào cũng vậy, bộ quy tắc ứng xử là linh hồn, giá trị cốt lõi và kim chỉ nam của họ. Cụ thể đó chính là sứ mệnh, tầm nhìn và nguyên tắc ứng xử để các thành viên đối xử và hợp tác cùng nhau. Đó cũng chính là điều tạo nên văn hóa doanh nghiệp mà bất kỳ công ty nào cũng muốn xây dựng.

Cụ thể bộ quy tắc ứng xử mang đến những lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp như:

• Là người chỉ đường cho văn hóa nội bộ: mọi quy tắc đều mang sứ mệnh dẫn đường, chỉ lối và hỗ trợ nhân viên các công việc hằng ngày được tốt nhất.
• Đảm bảo tính kỷ luật của doanh nghiệp: với bộ quy tắc ứng xử thì toàn thể công ty đều phải thực hiện bao gồm các cấp lãnh đạo cho đến nhân viên. Mọi lỗi lầm hay thiếu sót trong công việc đều được đối xử như nhau, không thiên vị trong công việc. Điều này giúp cho mọi hoạt động đều được vận hành trơn tru không bị gián đoạn và tránh các hành động vi phạm pháp luật.
• Xây dựng thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp: bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp như một biểu tượng sống, đại diện cho công ty về trách nhiệm cũng như bảo đảm các tiêu chuẩn xã hội và hành vi đúng mực. Điều này cũng tạo nên giá trị cốt lõi để tạo dựng danh tiếng và uy tín doanh nghiệp trên thị trường.
• Là “chất xúc tác” gắn kết thành viên trong doanh nghiệp: Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cũng chính là giá đỡ cho nhân viên giúp khơi dậy lòng nhiệt huyết và thái độ tích cực trong công việc của họ. Chính vì vậy, bộ quy tắc ứng xử không chỉ là giải pháp của một cá nhân trong doanh nghiệp mà nó còn là liều thuốc bổ cho cả một tập thể giúp mọi người hòa đồng và đoàn kết hơn trong môi trường công sở.
• Tạo sự yên tâm, tin tưởng cho khách hàng: Khi hợp tác với một công ty có bộ quy tắc văn hóa ứng xử doanh nghiệp tốt thì khách hàng yên tâm, tin tưởng hơn rất nhiều. Họ tìm thấy được sự chuyên nghiệp tại công ty của bạn. Hơn thế nếu khách hàng có ý muốn tìm hiểu sâu về công ty thì sẽ càng thêm yêu mến công ty của bạn hơn.
• Giúp tuân theo pháp luật, giảm thiểu rủi ro sai phạm: Những nơi có quy tắc ứng xử và tuân theo luật pháp thì mọi hoạt động sẽ minh bạch và tránh xảy ra tình trạng tham nhũng, lũng đoạn tài chính hơn.

Hướng dẫn xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Để xây dựng được bộ quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp của mình thì bạn nên tuân thủ 8 bước sau đây:

• Bước 1: Xem xét, đánh giá tổng quan sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược và các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp so với mục tiêu kinh doanh và tiêu chuẩn đạo đức.
• Bước 2: Tham khảo, nghiên cứu về các bộ quy tắc ứng xử của các công ty có nét tương đồng về quy mô, cách thức hoạt động, lĩnh vực với công ty của mình.
• Bước 3: Xem xét, cân nhắc các chính sách hiện tại và ở quá khứ, đặc biệt là các tình huống khó xử đã xảy ra trước đây và bất kì tiền lệ nào mà tổ chức đã đặt ra.
• Bước 4: Thảo luận trao đổi và hoàn thiện ý kiến từ các ban lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban vì họ sẽ là người trực tiếp truyền đạt và ứng dụng bộ quy tắc ứng xử.
• Bước 5: Đưa ra các bản quy tắc tạm thời cho vào hoạt động. Sau đó chia sẻ và lấy ý kiến từ nhân viên để chỉnh sửa cho phù hợp.
• Bước 6: Điều phối giám sát và phân chia trách nhiệm cho các cá nhân có khả năng, thẩm quyền để giải quyết các tình huống khiếu nại, điều tra vi phạm và đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời.
• Bước 7: Tiến hành triển khai bộ quy tắc ứng xử của doanh nghiệp bằng cách tổ chức họp mặt tại một sự kiện, thông qua đó để giải đáp thắc mắc và truyền tải nội dung đến nhân viên của mình. Đặc biệt lưu ý nên hướng dẫn cách áp dụng và các trường hợp lưu ý với nhân viên.
• Bước 8: Sau khi đã hoàn thành các bước trên thì tiến hành đánh giá toàn bộ quá trình, kết quả đạt được và những thiếu xót cần bổ sung. Luôn có thái độ cầu tiến vfa cải thiện những điểm còn thiếu xót để hệ thống duy trì tính ổn định.

Nguyên tắc của một bộ quy tắc ứng xử đúng

Đầy đủ nội dung cần thiết

Nội dung cần có của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp như sau:

• Mục đích của các nhà lãnh đạo khi đề ra bộ quy tắc ứng xử.
• Những giá trị về sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp.
• Các nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp.
• Những hành vi được chấp nhận và không thể chấp nhận trong doanh nghiệp.
• Biện pháp giải quyết và hành động khi gặp tình huống rủi ro, tham nhũng.
• Cách thức tìm kiếm sự giúp đỡ, chỉ dẫn hay giải pháp; địa chỉ cụ thể để được tư vấn và hỗ trợ.
• Các chế độ khen thưởng và kỷ luật, khiển trách rõ ràng.

Ban lãnh đạo cùng xây dựng

Việc hỏi ý kiến của nhân viên trong quá trình soạn thảo bộ quy tắc chung trong doanh nghiệp luôn là điều mà hầu hết các lãnh đạo quan tâm. Vậy nó có cần thiết hay không?

Câu trả lời sẽ là:

Đối với một nhà lãnh đạo tài giỏi, có năng lực và thời gian thì việc tự biên soạn bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không có gì là sai cả. Tuy nhiên, hầu hết các công việc này đều được giao về cho bộ phận nhân sự nên sẽ không tránh khỏi sai sót và không tạo ra được sự đồng nhất.

Do đó giải pháp tốt nhất mà các doanh nghiệp nên thực hiện đó chính là các nhà lãnh đạo nên tập hợp cùng bàn luận, trao đổi ý kiến từ đó đưa ra sự thống nhất. Điều này vừa đảm bảo được tính khách quan của nhiều luồng ý kiến vừa có được ý kiến thống nhất từ nhiều phòng ban.

Xây dựng dựa trên tiền đề sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Một bộ quy tắc ứng xử doanh nghiệp chuẩn không chỉ là tuân thủ theo quy định của pháp luật mà còn dựa trên sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp.

Trước tiên khi bắt đầu tiến hành xây dựng bộ quy tắc ứng xử bạn nên tìm hiểu kĩ lưỡng sứ mệnh của doanh nghiệp là gì như:

• Mục đích của doanh nghiệp bạn là gì?
• Điểm tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn?
• Bạn đối xử với các mối quan hệ như nhân viên, cổ đông, khách hàng,… ra sao?
• Đối với tổ chức của bạn thì điều gì là quan trọng?

Sau khi đã đánh giá và xem xét các yếu tố ở phía trên thì tiếp theo bạn nên xem lại các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp để xem xét liệu có phù hợp hay không.

• Trách nhiệm phải giải trình: thuộc về nhiệm vụ của cá nhân trong việc chịu hoàn toàn trách nhiệm trong hành động của mình.
• Quyền lợi của công dân: đảm bảo các quy định, điều lệ của nhà nước bao gồm sức khỏe, môi trường làm việc.
• Đức tính chính trực: điều này được thể hiện trong các mối quan hệ với nhân viên, đồng nghiệp, khách hàng,…
• Đảm bảo tính công bằng, minh bạch: Bảo đảm áp dụng được ở mọi khía cạnh của doanh nghiệp từ cam kết thực hiện cho đến cách thức thanh toán với các đối tác. Tất cả cần rõ ràng và minh bạch.

Đảm bảo tính chặt chẽ

Bộ quy tắc ứng xử không chỉ là thước đo chuẩn mực cho nhân viên mà nó còn là đại diện hình ảnh, thương hiệu cho các doanh nghiệp. Vì vậy nó đòi hỏi tính thống nhất và chặt chẽ cao.

Phải dễ hiểu và rõ ràng

Bộ quy tắc ứng xử là sự thống nhất ý kiến từ ban lãnh đạo của các phòng ban do đó sẽ không có sự bắt buộc cụ thể bào. Tuy vậy, bộ quy tắc được đưa ra nên dễ hiểu, dễ nắm bắt để mọi nhân viên đều có thể thực hiện tốt. Một số cách mà bạn có thể tham khảo dưới đây:

• Nắm bắt, hướng đến các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
• Khi viết cần sử dụng những ngôn từ đơn giản, dễ hiểu.
• Dùng ngôn ngữ và giọng điệu tích cực với nhân viên.
• Không nên sử dụng quá nhiều quy tắc cấm vi phạm dễ dẫn đến tâm lý lo sợ trong quá trình làm việc của nhân viên.

Xem thêm Video Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

8 Bộ quy tắc ứng xử thường được dùng nhất

Bộ quy tắc ứng xử đối với công việc

Đối với công việc thì bộ quy tắc bao gồm:

• Ứng xử trong quá trình thực hiện công việc.
• Ứng xử trong các tài liệu thông tin bảo mật
• Ứng xử trong việc dùng và bảo vệ tài sản.
• Ứng xử ở tại nơi làm việc.

Bộ quy tắc ứng xử đối với tổ chức

• Cách chào hỏi như thế nào?
• Cách thức làm quen và giới thiệu ra sao?
• Cách để mở đầu câu chuyện như bắt tay, chào hỏi
• Cách sử dụng danh thiếp cá nhân như thế nào?
• Biết được các nghi thức hội họp.
• Nắm vững được nghi thức hội đàm, ký kết, tổ chức tiệc chiêu đãi.

Bộ quy tắc ứng xử đối với khách hàng

• Chủ động, tích cực tìm kiếm khách hàng để giới thiệu sản phẩm.
• Luôn chăm sóc tốt cho khách hàng, đáp ứng các nhu cầu cơ bản nhất.
• Quan tâm đến sự hài lòng của khách hàng.
• Học cách nắm bắt tâm lý và hiểu nhu cầu của khách hàng.

Bộ quy tắc ứng xử đối với đồng nghiệp

• Cách thức chào hỏi lẫn nhau khi gặp đồng nghiệp?
• Tin tưởng, vui vẻ, hòa đồng với đồng nghiệp và tập thể.
• Sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu những góp ý tích cực từ đồng nghiệp.

Bộ quy tắc ứng xử đối với cấp trên/ cấp dưới

Nếu bạn là lãnh đạo

• Có trách nhiệm tạo ra môi trường chuyên nghiệp, thoải mái và điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc.
• Biết lắng nghe, tiếp nhận ý kiến từ nhân viên hợp lý và tận tình.
• Có thái độ đúng mực, thân thiện hòa đồng với nhân viên.

Nếu bạn là nhân viên

• Nghiêm túc, lịch sự, chào hỏi khi gặp lãnh đạo.
• Nghiêm túc tiếp thu và chấp hành các ý kiến chỉ đạo, góp ý kiến từ cấp trên.
• Công liêm với các vấn đề công ty và sẵn sàng đưa ra ý kiến nếu phát hiện quyết định sai gây ảnh hưởng đến công ty.

Bộ quy tắc ứng xử đối với cộng đồng, xã hội

Các doanh nghiệp cần có những quy tắc ứng xử phù hợp trong môi trường làm việc.

Bộ quy tắc ứng xử đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia

• Cách ứng xử với các bộ, ngành hoặc cơ quan chức năng.
• Cách ứng xử của các cán bộ cơ quan chức năng ban ngành.
• Cách ứng xử đối với hệ thống chính trị và nền kinh tế quốc gia.

Bộ quy tắc ứng xử đối với việc thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp muốn phát triển bền vững và thu được lợi nhuận lâu dài thì cần áp dụng chiến lược này. Cụ thể cần bảo vệ tài nguyên môi trường, đóng góp và giúp ích các vấn đề cộng đồng xã hội, đảm bảo an toàn và chất lượng đối với lợi ích người tiêu dùng,…

Đưa bộ quy tắc ứng xử doanh nghiệp vào thực tế

Sau khi đã nắm được những thông tin về bộ quy tắc ứng xử của doanh nghiệp thì tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu về cách thức hoạt động cũng như cách áp dụng chúng trong thực tế.

Xác định yêu cầu khi tuyển dụng

Trước khi tuyển dụng nhân viên mới bạn cần đặt ra vài câu hỏi dành cho ứng viên của mình. Ví dụ như “Nếu là một nhân viên của công ty, bạn nghĩ công ty nên đối đãi với khách hàng như thế nào?”.

Thông qua câu trả lời của ứng viên bạn sẽ xác định được liệu ứng viên có phù hợp với môi trường của doanh nghiệp mình hay không.

Thông qua hoạt động training

Hoạt động này sẽ giúp chúng ta tìm hiểu sâu hơn về tính cách của nhân viên mình. Thông qua các tình huống khó xử về đạo đức, công việc, đặt nhân viên vào trường hợp đó xem cách họ ứng xử như thế nào.

Qua củng cố đạo đức

Các công ty nên thường xuyên trao đổi, củng cố tầm quan trọng của văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. Ngoài ra họ có thể khuyến khích nhân viên phản hồi, góp ý về bộ quy tắc ứng xử chung của doanh nghiệp. Từ đó có thể hoàn thiện và giúp nhân viên áp dụng tốt hơn.

Đo lường hiệu quả thường xuyên

Khi đã đưa bộ quy tắc vào áp dụng trong thực tế thì chúng ta cần tuân theo nó. Ngoài ra cần có các bài kiểm tra định kì, gặp gỡ và trao đổi cùng nhau về tính khả thi của bộ quy tắc. Hoặc các doanh nghiệp có thể sử dụng hòm thư góp ý ẩn danh để nhân viên được trao đổi và qua đó đo lường mức độ hiệu quả. Đây sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực và giúp ích cho các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Trên đây là bài viết CoffeeHR giới thiệu đến bạn đọc về bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp và cách để xây dựng được nó cho mỗi công ty. Thông qua những nội dung đã trình bày hy vọng các bạn đã lưu lại những thông tin bổ ích cho mình. Nếu bạn muốn xây dựng bộ quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp của mình vừa hiệu quả lại tiết kiệm thời gian thì hãy tham khảo các công cụ hỗ trợ của CoffeeHR ngay nhé.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 045

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự

» Xem thêm: