7 Bước công nghệ hóa quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp, là hoạt động tất yếu, thậm chí quyết định đến khả năng cạnh tranh của chính doanh nghiệp và các đối thủ trên lĩnh vực. Nếu doanh nghiệp không thu mua hàng hóa thì sẽ không có nguyên liệu, không có hàng hóa cho sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp. Nó không chỉ ảnh hưởng đến bản thân doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng gián tiếp đến các doanh nghiệp khác trong chuỗi cung ứng mà doanh nghiệp tham gia, đồng thời ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi và các hoạt động sản xuất, vận hành.

Những hạn chế trong quá trình giao nhận khi chưa có phần mềm công nghệ hóa

Bước 4: Thuận tiện đàm phán và ký kết với nhà cung cấp trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Xem thêm một số bài viết liên quan: 

Đề xuất nhu cầu mua hàng

Từ hệ thống quản lý tài nguyên của doanh nghiệp, ở bước đầu tiên này của quá trình mua hàng của doanh nghiệp, có thể dễ dàng sẽ xác định hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua để giải quyết một vấn đề cụ thể của doanh nghiệp.

Xác định tâm lý khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp thương mại khi xây dựng kế hoạch mua hàng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ: Khách hàng của họ muốn gì? Các nhà quản trị doanh nghiệp nên tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, quy mô thị trường cần phải được xác định cụ thể để xác định số lượng mua và cách thức mua hàng.

Thiết lập các yêu cầu của đơn đặt hàng

Mỗi sản phẩm, dịch vụ sẽ có những yêu cầu và tiêu chuẩn khác nhau. Doanh nghiệp cũng sẽ cần xác định các yêu cầu đối với các đơn đặt hàng cụ thể để tránh mua hàng hóa hoặc dịch vụ không cần thiết. Cần xác định cụ thể số lượng cần mua, đặc tính của hàng hóa,… Bên cạnh đó, với các phần mềm công nghệ doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm rõ về giới hạn ngân sách chi tiêu cho hàng hóa và dịch vụ. Điều này sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu đặt hàng trong quy trình mua hàng.

Đề xuất nhà cung cấp tiềm năng

Thông thường các công ty phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Nếu không tìm được nhà cung cấp ưng ý, các phần mềm sẽ có danh sách tổng hợp các nhà cung cấp uy tín, và doanh nghiệp chủ động trong việc liên lạc và thông với nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu mua hàng.

Các bước trong quy trình mua hàng, sau khi tìm được nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp bằng một số tiêu chí khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho một doanh nghiệp có thể là danh tiếng, thời gian trên phát triển thị trường, khả năng đáp ứng các yêu cầu đối với hàng hóa và dịch vụ, chi phí hàng hóa, dịch vụ hỗ trợ trước – trong và sau khi mua hàng.

Để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất, doanh nghiệp thường cần lấy báo giá đề xuất từ ​​ít nhất 3 nhà cung cấp. Từ các báo giá cung ứng đề xuất trên phần mềm này, doanh nghiệp sẽ cân nhắc so sánh xem đâu là phương án tốt nhất về giá cả và chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Bên cạnh đó, cũng nên xem xét thương hiệu nhà cung cấp, chính sách bảo hành và chế độ hậu mãi mà phần mềm đã tổng hợp để lựa chọn chính xác nhất.

Đàm phán và ký kết với nhà cung cấp

Trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, thì bước đàm phán nhằm trao đổi sâu hơn và rõ ràng hơn về nhu cầu và các cam kết đối với hàng hóa và dịch vụ để đảm bảo cung cấp cùng có lợi.

Sau khi thông tin liên lạc rõ ràng và hiệu quả được thiết lập, doanh nghiệp có thể làm việc với các nhà cung cấp của mình thông qua hình thức trực tuyến mọi lúc mọi nói và tạo cuộc hẹn dễ dàng. Từ đó, có thể dễ dàng vượt qua bất kỳ rào cản nào cản trở giao dịch. Để giữ cho các hợp đồng hoạt động trơn tru, thông tin liên lạc rõ ràng không chỉ là những gì được nói

Chủ động tiến hành điều phối nhận hàng

Quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm nhiều giai đoạn, rất phức tạp và mang lại nhiều vấn đề. Một số hạn chế khi không có công cụ hỗ trợ như sau:

• Tốn thời gian khi phải thực hiện công việc giao hàng thông qua nhiều bộ phận.
• Do không có điều kiện giao tiếp trực tiếp nên việc trao đổi thông tin giữa nhân viên kinh doanh và bộ phận phân phối còn hạn chế.
• Thường xảy ra sai sót hoặc thất lạc đơn hàng do quá trình trao đổi từ bộ phận này sang bộ phận khác
• Khó khăn trong việc quản lý và cập nhật trạng thái đơn hàng: mỗi công đoạn phải quay lại nhiều bộ phận để xác nhận lại, không thể kiểm soát được đơn hàng đã về hay gặp sự cố gì.
• Người giao hàng hoàn toàn bị động khi không biết tình trạng hết đơn hàng và cần giao bao nhiêu người để sắp xếp thời gian hợp lý.

• Áp dụng phần mềm kỹ thuật vào quá trình tạo và giao đơn hàng. Điều này đã tạo ra một lợi ích đáng kể cho hoạt động giao nhận hàng, làm tăng hiệu suất cho doanh nghiệp hơn trước khi sử dụng phần mềm. Hệ thống được cài đặt sẵn các danh mục cụ thể như thông tin đơn hàng, số lượng hàng hóa trong kho, danh sách nhân viên giao hàng, quy trình nhận đơn hàng,… giúp quy trình mua hàng của doanh nghiệp với đơn hàng diễn ra thuận lợi. Tại đây, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin đơn hàng đến từng bộ phận, người phụ trách trực tiếp duyệt và đối chiếu trên hệ thống, kết quả sẽ được báo ngay cho các bộ phận khác.
• Người giao hàng cũng có thể xem danh sách các đơn hàng mình cần giao để sắp xếp phù hợp, tiết kiệm tối đa thời gian và quãng đường di chuyển. Trong quá trình điều phối đơn hàng, trưởng bộ phận cũng có thể cập nhật tình trạng giao hàng của nhân viên một cách sớm nhất mà không cần phải gọi liên lạc trực tiếp. Các thao tác giao nhận sẽ dễ dàng hơn và hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn đơn hàng.
• Đối với doanh nghiệp, việc theo dõi thời gian nhận hàng và chủ động sắp xếp nhân lực kiểm tra, cất trữ hàng hóa vào kho cũng trở nên thuận tiện hơn. Tránh mất thời gian chờ đợi đơn hàng nếu như có sự cố trong quy trình mua hàng của công .

Quản lý các giao dịch thanh toán

Theo hợp đồng đã ký, nhà cung cấp sẽ giao hàng và lắp đặt hàng hóa, dịch vụ trong khung thời gian đã thỏa thuận. Công ty của bạn sẽ kiểm tra, nhận, kiểm tra và thanh toán cho các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp (DN) phải xem xét một cách toàn diện các khía cạnh: trả nợ chung, trả nợ ngắn hạn, trả nợ dài hạn, trả nợ quá hạn. Phân tích khả năng thanh toán bao gồm: phân tích khả năng thanh toán ngắn hạn và phân tích khả năng thanh toán dài hạn. Từ những phân tích trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp cho quy trình mua hàng với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Tỷ giá hối đoái liên tục thay đổi theo thời gian. Do đó, bất cứ lúc nào, có thể có sự chậm trễ trong việc xử lý thanh toán , vì vậy với phần mềm được tích hợp các công nghệ 4.0 tỷ giá sẽ luôn được cập nhật tại thời điểm đó và đảm bảo tính chính xác dựa trên tỷ giá hối đoái  thị trường.

Đánh giá chất lượng

Bước cuối cùng trong sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp là đối với các giao dịch lớn về hàng hóa và dịch vụ, doanh nghiệp có đánh giá chính thức về hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp và có sự tham gia của ra quyết định mua sản phẩm và dịch vụ. Quá trình đánh giá này giúp nhà quản lý xem xét được nhà cung cấp đã đáp ứng được các thỏa thuận đối với hàng hóa, dịch vụ về chất lượng. Việc đánh giá kịp thời có thể giúp doanh nghiệp có thể yêu cầu đảm bảo cho hàng hóa, dịch vụ trong thời hạn bảo hành. Nếu thời gian giao hàng quá lâu hoặc chất lượng sản phẩm không đảm bỏa, doanh nghiệp có thể yêu cầu đổi trả hàng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý mua hàng của 1BOSS

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp cần được chú trọng quá trình thanh toán, với 1BOSS Payment công cụ hỗ trợ thực hiện thanh toán và quản lý hiệu quả các giao dịch:

• Công nợ nhà cung cấp được ghi nhận cụ thể, chi tiết theo mã đơn, người tạo, thời gian,… ngay sau khi đơn hàng được xác lập với từng nhà cung cấp
• Chủ động trong các công tác thu chi cho doanh nghiệp: báo cáo quỹ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển quỹ,…
• Các báo cáo được thiết lập đa dạng, bên cạnh việc theo thời gian thực còn có các tiêu chí như: khoản mục, tình hình tài chính doanh nghiệp,…​

​

Click vào ảnh để đăng ký trải nghiệm miễn phí

Tạm kết

Tất cả các bước trong sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp phải luôn được thực hiện một cách khách quan bởi nhân viên được chỉ định để tránh trùng lặp công việc. Ngoài ra, nó còn có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra chéo và đánh giá KPIs cho các nhân viên liên quan, số liệu trong các bước thực hiện phải được ghi chép vào nghiệp vụ thống kê một cách đầy đủ và kịp thời để đánh giá. Từ những gợi ý trên của 1BOSS, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm hoặc giải pháp quản lý để giảm thời gian chuẩn bị tài liệu và phần lớn thời gian tổng hợp, báo cáo số liệu cho quy trình mua hàng của mình để đảm bảo tính minh bạch.

Ban Biên Tập 1BOSS.