6 cách sắp xếp công việc hiệu quả – chắc chắn thành công

Cách sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp bạn tập trung hơn và hạnh phúc hơn nơi công sở. Nếu bạn là người có phong cách tùy hứng, đừng lo lắng. Sắp xếp và tổ chức là kỹ năng có thể học hỏi và mài dũa theo thời gian. Bí quyết là áp dụng kỹ thuật và công cụ như phần mềm quản lý công việc trên điện thoại.

Bài viết này sẽ chia sẻ những lợi ích cùng với 6 cách sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả được cam kết sẽ thành công bởi chuyên gia.

6 cách sắp xếp công việc hiệu quả 

Đừng cho rằng chỉ có một mình bạn thì không cần sắp xếp hay tổ chức khoa học. Đây sẽ là bước bắt đầu để hình thành thói quen khi bạn bước vào một dự án hay làm việc nhóm. Thêm vào đó, tổ chức công việc tốt sẽ giúp bạn hoàn thành công việc đủ, nhanh và hiệu quả hơn.

1. Theo dõi việc cần làm của bạn

Bước đầu tiên để lập danh sách việc cần làm tốt hơn là đưa nó ra khỏi đầu của bạn. Bạn càng cố gắng ghi nhớ những việc cần làm trong đầu, bạn làm việc càng kém hiệu quả.

Đây là nguyên lý chính của phương pháp Getting Things Done (GTD). Nó khuyến khích bạn giải phóng sức mạnh não bộ bằng cách nhờ một phần mềm quản lý giúp bạn.

Khi bạn đã viết ra tất cả những việc mình cần làm, hãy sử dụng phần mềm quản lý công việc trên điện thoại hoặc PC để biến những công việc đó thành các bước nhỏ. Với trình quản lý to do list, phần mềm sẽ giúp bạn kiểm soát tất cả nhiệm vụ, quy trình thực hiện, thời hạn tại một nơi. Vì vậy, bạn sẽ thực hiện công việc đầy đủ, có trình tự, nhanh hơn, hiệu quả hơn.

2. Học cách quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một phần quan trọng của việc tổ chức công việc. Nếu bạn không kiểm soát được thời gian của mình, bạn sẽ không thể kiểm soát được thời hạn của nhiệm vụ.

May mắn thay, quản lý thời gian cũng là một kỹ năng có thể rèn luyện. Bạn có thể thực hiện những kỹ thuật sau để quản lý thời gian tốt hơn:

2.1 Ấn định khung thời gian – time blocking

Ấn định thời gian là lên lịch cho mọi thời điểm trong ngày của mình; bao gồm cuộc họp, nhiệm vụ và thời gian nghỉ ngơi. Tạo một lịch biểu chi tiết cho phép bạn kiểm soát lịch của mình, theo dõi tiến độ công việc. Bạn sẽ biết chính xác cách bạn đang sử dụng thời gian, khâu nào thường tốn thời gian của bạn nhất. Từ đó tìm ra được cách để tiết kiệm thời gian, hoàn thành công việc nhanh hơn.

2.2 Hộp thời gian – timeboxing

Đối với mỗi nhiệm vụ, hãy chia nhỏ và tạo mục tiêu để hoàn thành nó vào một thời gian cụ thể. Nếu để một mình, các nhiệm vụ có thể rơi vào bẫy của luật Parkinson – công việc được kéo dài để lấp đầy thời gian có sẵn. Timeboxing sẽ ngăn chặn điều này, đảm bảo rằng các tác vụ chỉ mất đúng thời gian mà chúng cần.

2.3 Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật này có thể giúp bạn hoàn thành công việc siêu tập trung. Đó là một cấu trúc đơn giản. Mỗi Pomodoro bao gồm các khối công việc khéo dài 25 phút, được kết nối bằng các khoảng nghỉ 5 phút. Khi bạn đang ở trong một Pomodoro, hãy hạn chế sự phân tâm và tắt tất cả thông báo. Mục tiêu là chỉ tập trung vào nhiệm vụ đang thực hiện.

2.4 Nguyên tắc “ăn ếch sống” – Eat the frog

Nghe có vẻ như là một kỹ thuật quản lý thời gian đáng sợ. Tuy nhiên, phương pháp Eat the frog xuất phát từ một câu nói nổi tiếng của Mark Twain: “Nếu công việc của bạn là ăn một con ếch sống, tốt nhất là bạn nên làm điều đó trước tiên vào buổi sáng”. 

Về cơ bản, điều này có nghĩa là hãy giải quyết các nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn đầu tiên. Bắt đầu mỗi ngày bằng cách xác định và hoàn thành các nhiệm vụ khó nhất trước, sau đó tới mục tiêu dễ. Điều này giúp bạn tận dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất để dành cho nhiệm vụ khó.

3. Thực hành Inbox Zero

Trái với suy nghĩ thông thường, Inbox Zero không phải lúc nào cũng là không có email nào trong hộp thư đến. Khái niệm này thiên về tổ chức email, giảm bớt sự lộn xộn để cập nhật các thông báo quan trọng.

Để áp dụng Inbox Zero, hãy đặt thời gian hàng tuần, hoặc hàng ngày, để phân loại thư đến. Xem lại mail của bạn và sắp xếp mọi mục theo nhiệm vụ hoặc mức độ ưu tiên. 

4. Ưu tiên công việc quan trọng 

Không phải nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian, khiến bạn bận rộn cũng là nhiệm vụ góp phần thúc đẩy nhóm và doanh nghiệp của bạn phát triển. Hãy xác định công việc quan trọng nhất bằng cách bám sát kế hoạch, KPI hoặc OKR của tổ chức. Mọi nhiệm vụ – dù nhỏ hay lớn – đều phải hướng tới những mục tiêu chung. 

Kết nối các nhiệm vụ riêng lẻ của bạn với các mục tiêu rộng lớn hơn mang lại cho bạn bối cảnh để xác định công việc quan trọng nhất của mình. Khi đó, bạn sẽ có căn cứ để điều chỉnh thời hạn và mức độ ưu tiên. Bằng cách này, khi một dự án mới được thêm vào danh sách, bạn có thể đánh giá mức độ khẩn cấp để sắp xếp cho phù hợp.

5. Giao nhiệm vụ

Giải phóng bớt việc sẽ cho phép bạn có thời gian tập trung vào nhiệm vụ quan trọng. Việc giao task có thể khiến bạn cảm thấy khó xử. Đặc biệt nếu bạn đang giao việc cho đồng nghiệp. Tuy nhiên, việc giao nhiệm vụ cho người phù hợp là một hành động cần thiết.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định tất cả nhiệm vụ trong lượng công việc hiện tại của bạn. Sau đó, xác định những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất bằng ma trận Eisenhower. Sắp xếp các công việc như sau:

• Quan trọng và khẩn cấp:

  đây là công việc quan trọng nhất của bạn. Hãy giao những việc này cho chính bạn và ưu tiên bất cứ thứ gì trong nhóm này.

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp:

  nhiệm vụ này có giá trị nhưng có thể không cần phải hoàn thành ngay hôm nay. Lên lịch cho chúng để đảm bảo chúng được hoàn thành.

• Không quan trọng nhưng khẩn cấp:

  đây là những việc nên ủy quyền. Chúng không quan trọng đối với bạn, nhưng chúng cần phải được hoàn thành. Hãy giao những dự án này cho người có thể quản lý chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Không quan trọng và không khẩn cấp:

  loại bỏ hoàn toàn, hoặc lưu lại để thực hiện khi thật sự không còn gì để làm.

Nếu có công việc thuộc danh mục “không quan trọng nhưng khẩn cấp” mà người khác có thể làm tốt hơn, ủy thác là điều tốt nhất bạn nên làm.

6. Dọn dẹp không gian làm việc

Một không gian văn phòng sạch sẽ, một workspace gọn gàng trên phần mềm quản lý công việc cá nhân sẽ giúp bạn tràn đầy năng lượng khi bước vào. 

Thay vì để mọi thứ trồng chất cho đến khi bạn không còn nhìn thấy những nhiệm vụ quan trọng, hãy thử:

• Giao lại bất kỳ nhiệm vụ quá hạn nào cho người phù hợp (với deadline mới)

• Đọc và xóa thông báo cũ

• Thực hành Inbox Zero

• Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của tasks

Khi bạn trải qua quá trình dọn dẹp, hãy nhắc nhớ bản thân rằng đây là cách sắp xếp công việc hiệu quả để bảo vệ mình khỏi những căng thẳng và rủi ro không cần thiết.

Lợi ích của việc có cách sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả

Làm việc có tổ chức giúp giảm căng thẳng. Khi sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả, bạn có thể làm việc với khối lượng ít hơn nhưng tạo ra kết quả lớn hơn. Cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian

• Bớt áp lực

• Nhiều không gian và thời gian hơn cho sự sáng tạo

• Ít nguy cơ kiệt sức

• Giảm sai sót trong công việc

• Tăng năng suất làm việc

• Tăng hiệu quả và chất lượng công việc

Nhận thêm nhiều mẹo hay để nâng cao hiệu quả công việc

Cần một chút nỗ lực và thời gian để rèn luyện 6 cách sắp xếp công việc hiệu quả trên. Tuy nhiên, thực hiện công việc có tổ chức hơn sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc. Bạn sẽ tạo ra nhiều thời gian hơn trong ngày để tập trung vào những công việc bạn giỏi nhất; hoặc mang lại cho bạn niềm vui nhất – giúp bạn làm việc tốt hơn và hạnh phúc hơn.

Còn rất nhiều kỹ thuật và công cụ khác có thể giúp bạn tối ưu năng suất lao động, không chỉ cho bản thân mà còn cho nhóm và toàn doanh nghiệp. Cùng theo dõi ACheckin ngay tại đây để nhận được những tài liệu hữu ích sớm nhất, phù hợp nhất.

First name or full name

Email