5 lý do doanh nghiệp nên dùng G Suite Team Drive

Hiện tại Google mang đến ba phiên bản G Suite dành cho doanh nghiệp: Basic – Business – Enterprise. Vì Team Drive là tính năng nâng cao nên chỉ xuất hiện ở hai phiên bản cao hơn, đó là Business và Enterprise. Người dùng bản Basic với Google Drive chỉ có 30GB dung lượng (nếu là người dùng tài khoản Gmail cá nhân thì con số này là 15GB), nhưng hai phiên bản sau hoàn toàn không giới hạn dung lượng. Vì thế, không chỉ mang lại nhiều lợi ích về mặt quản lý hơn, doanh nghiệp còn có thể thoải mái lưu trữ mà không còn nỗi lo về việc vượt quá giới hạn quota.

Trong bài viết so sánh sự khác nhau giữa Google Drive và Team Drive , chúng tôi đã giải thích và so sánh chung điểm giống và khác giữa hai ứng dụng này của Google. Giải thích một cách ngắn gọn: Hai ứng dụng này có nhiều điểm chung khi đều mang đến một nơi lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trên nền điện toán đám mây. Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai ứng dụng này chính là quyền sở hữu. Trong Google Drive, ai tạo file thì người đó nắm quyền sở hữu tài liệu (là owner của file đó) – tức là quyền sở hữu tài liệu thuộc về cá nhân, mỗi nhân viên. Nhưng trong Team Drive, không ai là người sở hữu duy nhất. Dù ai là người tạo file thì quyền sở hữu file đó cũng là cả team – tức là thuộc về doanh nghiệp. Đặc điểm này của Team Drive nghe thì rất đơn giản nhưng thực tế nó lại giải quyết được rất nhiều vấn đề, và là tính năng được doanh nghiệp “nóng lòng” chờ đợi nhất ngay từ trước khi Google cho ra mắt.

Nếu đã sở hữu một tài khoản Gmail, chắc hẳn nhiều người cũng đã quen với việc tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên Google Drive , dù là để phục vụ công việc hay cá nhân. Tuy nhiên với những doanh nghiệp đang sử dụng hoặc đang cân nhắc lựa chọn G Suite, Google còn mang đến một công cụ quản lý truy cập tài liệu ưu việt hơn rất nhiều, đó chính là Team Drive . Vậy có gì khác nhau giữa Team Drive và Google Drive thông thường?

Vậy nếu đã có Google Drive, Team Drive được Google xây dựng và phát triển nhằm giải quyết vấn đề gì của doanh nghiệp?

1/ Quản lý tập trung tài nguyên doanh nghiệp

Một trong những lợi ích thiết thực nhất của Team Drive chính là trở thành một kho dữ liệu, với khả năng quản lý tập trung (centralize) nguồn tài nguyên của công ty. Nhờ vậy, công ty sẽ không cần phải tốn tiền bạc, thời gian và nhân sự quản lý các máy chủ chứa dữ liệu như cách truyền thống. Team Drive giải quyết được vấn đề “độc quyền” dữ liệu (hay còn gọi là “data silo”) khi thông tin bị lưu trữ tách biệt giữa các phòng ban, cá nhân thay vì được quản lý tập trung tại một nơi. Thậm chí nhiều doanh nghiệp còn xảy ra tình trạng các cá nhân “then chốt” tự lưu trữ và quản lý thông tin mật của doanh nghiệp trong Drive cá nhân của mình.

Dù là nhân viên hay quản lý, chắc hẳn đã nhiều lần bạn rơi vào tình trạng không thể đưa ra quyết định kịp thời vì luôn phải đợi báo cáo từ phòng này, số liệu từ phòng kia? Muốn đánh giá tình hình chung với thông tin mới nhất nhưng số liệu bạn có lại được cập nhật lần cuối vào ba tháng trước?

Với Team Drive, người quản lý hay admin có thể tạo ra một thư viện, hay kho thông tin chung, nơi nhân viên có thể truy cập dữ liệu theo quyền lợi và phạm vi chức năng của mình. Cách làm này không chỉ giúp công việc được giải quyết hiệu quả khi người dùng nhanh chóng có được thông tin mình cần, mà còn đảm bảo được tính bảo mật chung.

2/ Dữ liệu ở lại khi nhân viên rời đi

Khi sử dụng Google Drive, nếu admin không quản lý chặt chẽ thì sẽ dễ xảy ra tình trạng xóa tài khoản của nhân viên và xóa luôn dữ liệu của họ, hoặc để nhân viên tự tải hết tài liệu/chia sẻ cho các tài khoản khác. Admin cũng có thể giữ lại tài liệu, và chuyển quyền sở hữu cho người khác, nhưng lúc này vị trí và quyền truy cập của các tệp tin đã được chia sẻ có thể bị đảo lộn.

Nhưng trong Team Drive, các tệp tin trong thuộc về cả team chứ không có ai là người sở hữu cụ thể. Và mỗi khi có nhân viên nghỉ việc, admin chỉ việc tước quyền truy cập, và mọi thứ vẫn ở yên vị trí cũ, không có bất kì tệp tin nào bị di chuyển, biến mất.

Quảng cáo