5 lý do các doanh nghiệp nên đẩy mạnh số hóa

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã và đang tiến hành số hóa. Vậy đâu là các lý do để các doanh nghiệp tin rằng số hóa có thể bứt phá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ lạc hậu, cồng kềnh sang hoạt động năng suất, hiện đại, hiệu quả?

1. Số hóa tăng hiệu suất làm việc của doanh nghiệp

Dữ liệu số giúp đẩy nhanh tốc độ tìm kiếm, dễ dàng truyền tải, và giúp tăng năng suất của nhân viên, cải thiện quy trình làm việc và tăng cường và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Trung bình, một nhân viên cần 12 phút để tìm tài liệu lưu dưới dạng vật lý (giấy, vải, v.v), nhưng với việc số hóa tài liệu, thời gian này giảm xuống chỉ còn vài giây. Vì vậy, số hóa giúp giảm thời gian quay vòng và tăng tỷ lệ làm việc cho doanh nghiệp của bạn.

2. Số hóa giúp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả

Việc tạo một bản sao của dữ liệu số sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc tạo một bản sao của một bản in giấy. Khi sử dụng dữ liệu số, doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng các công cụ trực tuyến để theo dõi thời gian, quản lý dự án và hợp tác một cách dễ dàng mà không cần sử dụng các bản in giấy. Các tài liệu đã được số hóa có thể dễ dàng truy cập qua điện toán đám mây hoặc bất kỳ hệ thống, thiết bị nào, tại bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào.

3. Số hóa giúp cắt giảm chi phí

Số hóa giúp doanh nghiệp cắt giảm khoản tiền dùng để trả cho các nhân viên sắp xếp, xử lý các bản sao giấy của hồ sơ. Các tệp tài liệu số cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu hoặc loại bỏ chi phí vận chuyển tài liệu từ nơi này sang nơi khác. Hơn nữa, số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian dành cho kho lưu trữ giấy, giảm phí lưu trữ tài liệu (phí cho các kệ để tài liệu, bìa bọc tài liệu, các loại thuốc để bảo quản tài liệu, v.v)

4. Số hóa giúp tăng hiệu quả của doanh nghiệp

Số hóa giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh hơn với các vấn đề như yêu cầu của khách hàng, các vấn đề hậu cần và bán hàng. Khi khách hàng nhận được phản hồi kịp thời và hữu ích từ doanh nghiệp, khách hàng sẽ tin dùng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp hơn, từ đó, doanh nghiệp đạt được hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận.

5. Số hóa giúp tăng bảo mật của dữ liệu

Quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát người có quyền truy cập vào dữ liệu đó, từ đó nâng cao bảo mật của dữ liệu. Các doanh nghiệp nên thiết lập quy trình làm việc và quyền truy cập cá nhân để đạt mục đích này. Thông tin lưu trữ dưới dạng giấy có thể bị hỏng do các yếu tố thời tiết, nhưng dữ liệu số đảm bảo được các thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo mật an toàn.