5 Bước xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả 2022

Quản trị doanh nghiệp hiệu quả là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng mong mỏi bởi đó chính là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp. Dẫu vậy thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ được điều này, dẫn đến việc quản lý kém hiệu quả gây ảnh hưởng đến doanh thu, văn hóa nội bộ doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp phân tích rõ quản lý doanh nghiệp là gì và đâu là quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả, chi tiết.

Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản trị doanh nghiệp là quản lý sự phối hợp và tổ chức các hoạt động trong doanh nghiệp như mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu tài chính, mục tiêu thương hiệu… Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp để họ có thể đáp ứng các mục tiêu chiến lược đề ra.

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì cần xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo thứ tự cố định để biến đổi dữ liệu đầu vào thành kết quả đầu ra. Các quy trình thường được chia thành 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quy trình đổi mới, quy trình xã hội.

Thông thường, xây dựng một quy trình quản trị thường tốn nhiều thời gian và công sức bởi đây là công việc phức tạp, cần đến kinh nghiệm và chuyên môn quản trị cao. Dẫu vậy, xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Gia tăng năng suất làm việc của nhân viên
• Tối ưu chi phí, giảm thiểu được các khoản chi lãng phí, không cần thiết
• Giảm thiểu sai sót, hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành
• Tạo ra được các bước tiến đột phá, ý tưởng mới mẻ do nhân lực không cần tập trung quá nhiều vào các đầu việc lặp lại và tốn thời gian

Những lợi ích to lớn này khiến cho việc xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp là công việc bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, gặt hái nhiều thành công.

Xem thêm Quản trị doanh nghiệp là gì?

» Tham khảo thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp – Các khoản phí và hạch toán

5 Bước xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp

Khi không được tổ chức và không được hệ thống hóa, các quy trình quản trị doanh nghiệp kém có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn. Nhà lãnh đạo chỉ nhìn thấy một phần của quy trình và rất khó để quét ra được toàn bộ tác động của quy trình, nơi bắt đầu và kết thúc, dữ liệu quan trọng cần thiết cũng như các điểm nghẽn tiềm ẩn và sự kém hiệu quả.

Áp dụng quy trình quản trị doanh nghiệp bài bản, doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình của mình và giữ cho tất cả các khía cạnh của hoạt động hoạt động một cách tối ưu. Các bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ hơn về quy trình quản lý hiệu quả:

• Bước 1: Xây dựng giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa doanh nghiệp
• Bước 2: Lên các mục tiêu, chiến lược kinh doanh cần thực hiện
• Bước 3: Thiết lập sơ đồ bộ máy tổ chức doanh nghiệp, phân công công việc và KPIs
• Bước 4: Xây dựng hệ thống các quy định, quy trình và hướng dẫn
• Bước 5: Sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp

Chi tiết các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp:

Bước 1: Xây dựng giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa doanh nghiệp

Đây có thể coi như kim chỉ nam, là yếu tố quan trọng để các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả.

Bước 2: Lên các mục tiêu, chiến lược kinh doanh cần thực hiện

Muốn đánh giá được quy trình vận hành doanh nghiệp hoạt động có diễn ra tốt và đúng định hướng hay không thì doanh nghiệp cần có các mục tiêu và chiến lược kinh doanh. Từ đó có thể so sánh kết quả hoạt động với mục tiêu và điều chỉnh các quy trình.

» Đừng bỏ lỡ:

• Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì? Khái niệm và các nguyên tắc
• 5 Chức năng quản trị doanh nghiệp nhà quản trị cần phải biết

Bước 3: Thiết lập sơ đồ bộ máy tổ chức doanh nghiệp, phân công công việc và KPIs

Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng, minh bạch cách vận hành các công việc. Bao gồm tổ chức bộ máy nhân sự, chi tiết giao việc và nhiệm vụ, đánh giá kết quả làm việc, xếp hạng thành tích và khen thưởng nhân viên.

Bước 4: Xây dựng hệ thống các quy định, quy trình và hướng dẫn

Các quy định, quy trình và hướng dẫn này sẽ giúp quy trình vận hành doanh nghiệp trơn tru, doanh nghiệp quản lý hiệu quả, đúng luật, tránh xảy ra tranh chấp. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua hoặc xây dựng chưa tốt, không áp dụng các hệ thống quy định này dẫn đến sai sót.

Bước 5: Sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần số hóa những quy trình của mình bằng các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Những phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như tối ưu toàn bộ hệ thống, vận hành trơn tru và nhanh chóng hơn. Có thể kể đến một số phần mềm như phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, phần mềm quản lý nhân sự CoffeeHR, phần mềm quản lý bán hàng,….

» Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý doanh nghiệp đơn giản, giúp vận hành mượt mà

Phương pháp giúp quản lý doanh nghiệp có hiệu quả

Doanh nghiệp không thể có hệ thống quản lý hiệu quả nếu như người quản lý doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm, cách thức quản trị. Dưới đây là các phương pháp có thể biến một doanh nghiệp đang gặp khó khăn thành một hệ thống tinh gọn:

Hoạch định các chiến lược kinh doanh rõ ràng

Hoạch định chiến lược là quá trình nhà quản trị xác định các mục tiêu chiến lược, phân tích môi trường doanh nghiệp và vạch ra các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược đó. Đây là một bước rất quan trọng trong tiến trình xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.

Hoạch định chiến lược giống như tạo “kim chỉ nam” cho quy trình. Khi đó nhà quản trị sẽ biết trước tiên cần làm gì, thời gian, chi tiết,… để hoàn thành các công việc theo thứ tự nhằm đạt được mục tiêu chung, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Phân chia công việc cho từng cá nhân, bộ phận khoa học

Nhân viên sẽ làm việc đạt hiệu quả cao nhất khi họ được giao các nhiệm vụ phù hợp với năng lực. Từ đó sẽ nâng cao hiệu suất của toàn tổ chức, giúp hoàn thành các chiến lược đề ra. Do đó nhà quản trị cần nắm rõ vị trí, thái độ, kỹ năng làm việc của nhân viên để phân chia công việc theo phòng ban, đội nhóm hay cá nhân một cách hiệu quả.

Phân tầng bộ máy tổ chức doanh nghiệp hợp lý

Phân tầng hệ thống sẽ giúp “trao quyền cho con người”, để các nhân sự ở nhiều vị trí có thể làm việc tốt hơn, chủ động hơn. Ngoài ra điều này cũng giúp ích cho việc phân quyền, các thao tác phê duyệt được diễn ra nhanh chóng, theo luồng.

Luôn kiểm soát tốt các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp

Dữ liệu là tài sản rất quan trọng của doanh nghiệp. Để quy trình vận hành doanh nghiệp tốt thì nhà quản trị cần biết cách phân loại dữ liệu và xây dựng cơ chế quản lý cho phù hợp. Dữ liệu trong doanh nghiệp thường bao gồm:

• Dòng tiền
• Lưu lượng hàng hóa bán ra
• Các khoản nợ phải thu
• Hàng tồn kho
• Năng suất làm việc của nhân viên
• Dữ liệu nhân sự trong doanh nghiệp

» Đừng bỏ lỡ: Top 11 Cách lập quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại

Khi xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp thì việc áp dụng các phần mềm quản lý là rất cần thiết. Các phần mềm không chỉ là nơi lưu trữ toàn bộ những dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp mà còn có các tính năng giúp doanh nghiệp tối ưu những quy trình đã được hoạch định sẵn, tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí vận hành. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng giúp tối ưu nguồn lực đem lại hiệu suất làm việc tối đa.

Một trong các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay là Phần mềm quản lý CoffeeHR. Phần mềm được xây dựng dựa trên kinh nghiệm hơn 10 năm thiết kế các giải pháp quản lý cho nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Phần mềm có thể kết nối trực tiếp tới các hệ thống khác như ERP, phần mềm quản lý bán hàng, SAP,… để tạo thành hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể. Các tính năng nổi bật của phần mềm CoffeeHR như:

• Hoạch định nguồn nhân lực gắn liền với chiến lược kinh doanh
• Phân tầng bộ máy tổ chức: các sơ đồ tổ chức với nhiều phòng ban, chi nhanh và các phân quyền khác nhau theo từng bộ phận, cá nhân
• Xây dựng các quy trình duyệt, quy trình nhân sự, phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận
• Quản lý dữ liệu nhân sự tập trung
• Quản lý kết quả, đánh giá năng suất, thái độ, năng lực làm việc của nhân viên
• Đưa ra các báo cáo quản trị kịp thời

Giới thiệu phần mềm CoffeeHR

TẠM KẾT

Bài viết trên đã chia sẻ toàn bộ các thông tin về quản trị doanh nghiệp cũng như các bước xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Hi vọng các chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn để áp dụng quản trị doanh nghiệp tối ưu hơn, đem lại nhiều thành công, hoàn thành các mục tiêu đặt ra.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự