5 Bước chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp + [Template]

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường thì trước hết phải có một nền móng vững chắc được thể hiện qua các quy trình quản lý doanh nghiệp tối ưu và bài bản. Làm thế nào để xây dựng được hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn xác, hiệu quả là một thách thức lớn của không ít tổ chức. Nhằm giúp các doanh nghiệp gỡ rối trong công tác chuẩn hóa quy trình quản trị, 1Office giới thiệu đến bạn đọc các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp cùng bộ quy trình mẫu chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp.

1. Hiểu rõ về quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý doanh nghiệp là quá trình tổ chức và điều phối các hoạt động trong doanh nghiệp theo một trật tự nhất định nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra.

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều các quy trình quản lý được vận hành song song, đảm nhiệm những vai trò khác nhau. Xét trên phương diện chức năng nghiệp vụ, quy trình quản lý trong doanh nghiệp có thể được chia thành các nhóm sau:

• Quy trình quản trị nhân sự: bao gồm quy trình quản lý tuyển dụng, quy trình đào tạo, quy trình quản trị thành tích,…
• Quy trình quản lý công việc & dự án: quy trình quản lý nguồn lực dự án, quy trình quản lý tiến độ, phân công công việc,…
• Quy trình quản trị sản xuất: quy trình quản lý các công đoạn sản xuất, quy trình quản lý chất lượng,…
• Quy trình quản lý kinh doanh: quy trình vận hành và phát triển các hoạt động kinh doanh, quan hệ khách hàng,…
• Quy trình nghiệp vụ hành chính – kế toán: quy trình tính và thanh toán tiền lương, quy trình phê duyệt thủ tục, giấy tờ,…

Dù phục vụ cho mục đích, chức năng gì thì mọi quy trình quản trị phải đáp ứng được tiêu chuẩn cơ bản nhất đó là gắn kết với tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp và cho phép doanh nghiệp mở rộng, tiến xa trong tương lai.

2. Vai trò của quy trình quản trị doanh nghiệp trong công tác vận hành

Có thể khẳng định rằng doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển bền vững nếu như không được trang bị hệ thống quy trình quản trị bài bản. Quy trình quản lý doanh nghiệp chính là bộ khung vững chắc giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, nhịp nhàng và phối hợp ăn khớp giữa các bộ phận.

Một hệ thống quy trình quản trị được chuẩn hóa sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, chuẩn mực với luồng quy trình vận hành tối ưu, từ đó mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích to lớn như:

• Nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn bộ tổ chức bởi đã quy rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng cá nhân, phòng ban, mỗi nhân sự đều nắm bắt được vai trò cụ thể của mình.
• Giảm thiểu tối đa các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý, giúp tránh được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có do toàn bộ quy trình đã được chuẩn hóa và vận hành theo trật tự.
• Tạo tiền đề để doanh nghiệp cải tiến hoạt động quản trị, phát huy nội lực và nâng cao năng lực cạnh tranh, bứt phá tăng trưởng.

Những lợi ích kể trên chính là cái đích mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Chính vì vậy mà bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào cũng cần phải chú trọng xây dựng và chuẩn hóa quy trình quản trị doanh nghiệp ngay từ thời gian đầu.

Xem thêm: 6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp

3. Quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1. Design – Thiết kế quy trình quản trị doanh nghiệp

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Trước hết doanh nghiệp cần phải liệt kê được những căn cứ để tiến hành xây dựng quy trình quản lý. Các yếu tố cần xác định được trước khi thiết kế quy trình bao gồm nhu cầu (để làm gì), phạm vi áp dụng (trên những cá nhân, phòng ban nào) và mục tiêu cuối cùng (hướng tới đạt được kết quả gì).

2. Chuẩn hóa quy trình thành các bản mô tả

Một bộ quy trình chuẩn hóa cần phải được “thành hình” qua các bản mô tả trực quan dưới dạng văn bản, hình ảnh, lưu đồ,… Đây được coi là khung tham chiếu để mọi cá nhân dựa vào đó tiến hành ứng dụng quy trình vào thực tế và thực hiện công việc đúng theo các hướng dẫn, tiêu chuẩn được quy định.

Một bản mô tả đạt chuẩn cần tuân thủ theo công thức 5W – 1H – 5M:

5W: 

• Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (kết quả cần đạt được)
• What: Xác định nội dung công việc (bao gồm các bước cần thực hiện)
• Where, When, Who: Xác định bối cảnh thực hiện công việc (địa điểm, thời gian và nhân sự phụ trách)

1H: Lựa chọn phương pháp để tiến hành công việc

5M: Chuẩn bị những nguồn lực cần thiết cho quy trình quản trị

• Man: Nhân sự với những năng lực, phẩm chất, trình độ cần có
• Money: Mức ngân sách cần thiết để vận hành quy trình
• Material: Nguồn nguyên vật liệu đầu vào và hệ thống cung ứng cần chuẩn bị
• Machine: Tiêu chuẩn máy móc và công nghệ cần đáp ứng
• Method: Phương pháp, cách thức để tổ chức quản lý, tiến hành công việc hiệu quả

3. Phân loại nhóm đối tượng tham gia vào quy trình

Một yếu tố quan trọng nhất trong quy trình quản trị doanh nghiệp đó là làm rõ quyền hạn, trách nhiệm của các bên tham gia. Thông thường trong một quy trình sẽ có 3 nhóm đối tượng chính là:

• Người thực hiện: Nhân sự trực tiếp đảm nhận việc thực hiện các công việc được phân công.
• Người giám sát: Có vai trò theo dõi và kiểm soát quá trình thực hiện công việc, đồng thời đưa ra phản hồi, nhận xét để cải tiến hiệu suất, chất lượng công việc. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
• Người hỗ trợ: Những cá nhân không tham gia trực tiếp vào quá trình thực hiện quy trình mà sẽ hỗ trợ người thực hiện bằng những góp ý, chia sẻ dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và năng lực chuyên môn.

4. Giám sát quy trình quản lý doanh nghiệp

Một quy trình quản lý muốn đảm bảo được chất lượng vận hành thì cần phải được kiểm tra đánh giá liên tục nhằm tìm ra những vấn đề còn tồn đọng để tiến hành cải tiến. Trong bước này, nhà quản lý cần thực hiện:

• Quyết định các chỉ số, công cụ để đo lường hiệu quả thực hiện công việc
• Xác định các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu trong quy trình
• Làm rõ các giai đoạn, các bước cần tiến hành kiểm tra
• Quyết định tần suất kiểm tra và người chịu trách nhiệm tiến hành kiểm tra

5. Hoàn thiện tài liệu quản lý doanh nghiệp

Để hoàn thiện khâu thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần soạn ra hệ thống tài liệu hướng dẫn quy định rõ ràng cách thức, quy chuẩn để tiến hành quy trình. Trong bộ tài liệu cần cung cấp đầy đủ những thông tin và tài nguyên cần thiết để vận hành quy trình, được thể hiện qua các văn bản, biểu mẫu và lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

Bước 2. Modeling – Mô hình hóa quy trình quản lý doanh nghiệp

Ở bước tiếp theo, tất cả các lý thuyết, thông tin đã được chuẩn bị trong khâu đầu tiên sẽ được trực quan hóa thành hệ thống mô hình, hình ảnh cụ thể. Mục đích của quá trình này là giúp các nhà quản lý và nhân viên tham gia dễ dàng nắm bắt được trình tự công việc một cách nhanh chóng và hiểu rõ cách thức vận hành của quy trình tự động hóa doanh nghiệp khi được xây dựng.

Bước 3. Execution – Triển khai quy trình

Sau khi đã chuẩn bị hết các yếu tố cần thiết để vận hành, quy trình quản lý sẽ được đưa vào ứng dụng thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ở khâu này, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai áp dụng quy trình theo 2 phương pháp khác nhau:

• Vận hành quy trình thủ công bằng sức người với hệ thống quy định, thủ tục được lưu trữ và truyền tải giữa các bộ phận chủ yếu thông qua văn bản giấy tờ.
• Vận hành quy trình bằng công nghệ với các phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp hiện đại, có khả năng số hóa và tự động hóa các tác vụ thủ công, lặp lại. Đồng thời cung cấp các công cụ giúp tối ưu hóa luồng vận hành quy trình, có thể xử lý cả những quy trình phức tạp nhất với sức chứa không giới hạn.

Có thể thấy, phương pháp vận hành quy trình quản lý doanh nghiệp với sự hỗ trợ của công nghệ sẽ tối ưu và đạt được hiệu suất cao hơn so với cách làm thủ công rất nhiều.

Bước 4. Monitoring – Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình

Trong quá trình triển khai vận hành quy trình, doanh nghiệp phải liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả vận hành thông qua các phương pháp, công cụ đã được xác định ở bước 1. Công tác này giúp doanh nghiệp đo lường được mức độ hiệu quả của việc chuẩn hóa quy trình, đồng thời tìm ra được những thiếu sót, những điểm còn hạn chế để làm cơ sở cải tiến, khắc phục nhằm hạn chế tối đa những tổn thất.

Bước 5. Optimization – Thực hiện các điều chỉnh và tối ưu quy trình quản lý

Từ những vấn đề còn tồn đọng đã được xác định ở trên, doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện các phương án điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình nhằm mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất, giúp tổ chức gia tăng năng suất và tạo cơ hội để phát triển tiềm năng.

>> Xem thêm: Quy trình triển khai ERP bài bản tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

4. Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp mẫu chuẩn xác nhất 2022

Nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành quy trình quản lý doanh nghiệp tối ưu, hiệu quả. 1Office đã xây dựng Bộ quy trình quản trị doanh nghiệp mẫu giúp chuẩn hóa từng bước vận hành trong doanh nghiệp, tập trung vào các nghiệp vụ cốt lõi nhất. Bộ quy trình chuẩn hóa vận hành doanh nghiệp bao gồm:

• Tổng hợp +50 bộ quy trình mẫu theo từng nghiệp vụ các phòng ban: Nhân sự, Tài chính – Kế toán, Kinh doanh.
• Tài liệu tặng kèm: 5 lưu ý không thể bỏ qua khi xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp.

5. 1Office – Giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp tự động tốt nhất thị trường

Trên thực tế, doanh nghiệp thường có rất nhiều quy trình quản lý khác nhau nhưng đa số các quy trình đều được vận hành bằng sức người, dẫn tới giảm năng suất và tốn thời gian xử lý các công việc lặp. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng trung bình mỗi doanh nghiệp tốn gần 2.000 giờ mỗi năm cho những công việc thủ công, với năng suất sử dụng chỉ đang ở mức 50%. Đây là một cái giá quá lớn phải bỏ ra khi quy trình doanh nghiệp không được tự động hóa.

Hiện nay, cuộc cách mạng 4.0 đã tạo ra bước tiến đột phá trong công tác quản trị doanh nghiệp. Mọi tổ chức giờ đây hoàn toàn có thể làm chủ quy trình quản lý doanh nghiệp của mình với sự hỗ trợ của công nghệ và các giải pháp phần mềm quản trị thông minh.

Là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp dẫn đầu thị trường, 1Office tự tin mang đến cho các tổ chức, doanh nghiệp giải pháp quản lý quy trình tự động và ưu việt nhất với khả năng:

• Thiết lập quy trình chuẩn theo đặc điểm cấu trúc phòng ban và theo từng giai đoạn, đầu việc cụ thể
• Sơ đồ hóa quy trình và dữ liệu lên hệ thống phần mềm
• Quản lý quy trình chặt chẽ, theo dõi tiến độ trực quan và kiểm soát từng bước của quy trình theo thời gian thực
• Đo đạc hiệu quả và cải thiện quy trình từ các báo cáo tự động trên phần mềm
• Tích hợp ký số ngay trên quy trình, có khả năng đồng bộ chữ ký số chứng thực văn bản quy phạm không chỉ trong nội bộ doanh nghiệp mà còn có giá trị pháp lý đối với các văn bản hành chính, thu chi thực tế.

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc Chiến lược xây dựng và bộ quy trình quản lý doanh nghiệp bài bản nhất 2022. 1Office là giải pháp quản trị doanh nghiệp ưu việt nhất thị trường hiện nay giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý quy trình. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

Nhận tư vấn miễn phí

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp