4 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp và cấu trúc tổ chức chuẩn

Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. Vậy mô hình cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp là gì? Cùng tìm hiểu bài viết để xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm xác định cách thức các hoạt động của công ty phải được định hướng để đạt được các mục tiêu của nó. Nó cũng điều chỉnh luồng thông tin qua các cấp của công ty và phác thảo mối quan hệ báo cáo giữa nhân viên cấp trung, quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và chủ sở hữu. Nó thực sự là một hệ thống phân cấp cho một công ty, mặc dù một số cấu trúc tổ chức nhấn mạnh sự thiếu phân cấp gần như hoàn toàn.

Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp giúp doanh nghiệp ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh

Có thể hiểu cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp bao gồm:

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.
• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (department)
• Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
• Quy trình làm việc của các phòng ban

Cơ cấu của tổ chức thường được thể hiện thông qua sơ đồ tổ chức hay còn gọi là Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức là một sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty bằng cách chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong một tổ chức.

• Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ 
• Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề 
• Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm  
• Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện 
• Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất.

Tìm hiểu thêm kiến thức hữu ích: DISC là gì? Cách ứng dụng DISC trong quản trị doanh nghiệp

4 kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Không có cơ cấu tổ chức quản trị mẫu cho mọi doanh nghiệp hay một nhóm các doanh nghiệp nào đó. Mỗi doanh nghiệp, vì những khác biệt nào đó, có được một tổ chức quản trị riêng của mình. Hơn thế nữa, qua thời gian, mô hình tổ chức quản trị của doanh nghiệp cũng có thể có sự thay đổi để phù hợp hơn với sự thay đổi của môi trường và thị trường. Không nên coi tổ chức quản trị doanh nghiệp như là một tiêu chí bất biến. (Nguồn tham khảo: Cổng thông tin doanh nghiệp). Dưới đây là 4 kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp cơ bản nên tham khảo.

1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến

Kiểu cơ cấu tổ chức này có đặc trưng cơ bản là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng. Người thừa hành chỉ nhận lệnh và thừa hành mệnh lệnh từ một người phụ trách cấp trên trực tiếp. Người phụ trách phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình.

Mô hình tổ chức trong quân đội là một điển hình cho kiểu tổ chức quản lý theo tuyến. (xem sơ đồ minh họa)

Kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến này phù hợp với chế độ một thủ trưởng, tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải cùng lúc nhận và thi hành mệnh lệnh, chỉ thị từ những người chỉ huy khác nhau, đôi khi các mệnh lệnh, chỉ thị này trái ngược nhau gây khó khăn cho người thừa hành trong cơ cấu bộ máy quản trị theo mô hình chức năng (sẽ trình bầy dưới đây).

Tuy nhiên, kiểu cơ cấu tổ chức theo trực tuyến này có nhược điểm là: Mỗi người thủ trưởng phải có kiến thức toàn diện về nhiều lĩnh vực khác nhau. Mặt khác, nó không cho phép phát huy, tận dụng các chuyên gia có tài về từng lĩnh vực, từng chức năng quản trị khác nhau.

Ngày nay, kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến này ít được sử dụng. Trên thực tế nó chỉ thích hợp với các đơn vị nhỏ, phạm vi hẹp (như ngành, hay tổ đội sản xuất).

Gợi ý tìm hiểu thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chức năng

Cơ cấu tổ chức này lần đầu tiên được nhà kinh tế học Frederick W. Taylor đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng.

Theo kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị theo chức năng, để quản trị doanh nghiệp, người ta tổ chức các đơn vị chức năng, chuyên môn để quản trị toàn doanh nghiệp.

Mỗi bộ phận chuyên môn bao gồm các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu về từng lĩnh vực, chuyên môn được giao.

Bộ phận chuyên môn, chức năng đó có quyền ra các mệnh lệnh có liên quan đến các chuyên môn, chức năng mà nó phụ trách cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.

Các phân xưởng, bộ phận sản xuất phải thực thi mệnh lệnh của các bộ phận chuyên môn, chức năng trong phạm vi chuyên môn, chức năng của các bộ phận đó.

Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng có ưu điểm là: thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng chuyên môn cho người quản trị chung.

Tuy nhiên, kiểu cơ cấu chức năng có nhược điểm là: vi phạm chế độ một thủ trưởng trong quản trị điều hành doanh nghiệp. Do đó, làm nảy sinh tình trạng thiếu trách nhiệm hay đùn đẩy trách nhiệm cho nhau trong việc quản trị điều hành doanh nghiệp.

Tình trạng duy trì kỷ luật lao động thiếu chặt chẽ sẽ có cơ hội diễn ra, vì khó kiểm tra quy kết trách nhiệm cho từng cá nhân khi có những quyết định không hợp lý dẫn tới những
hậu quả bất lợi. Mặt khác nó cũng gây ra sự chồng chéo, khó tách bạch thẩm quyền của các cán bộ quản lý chức năng.

Trên thực tế, khi cán bộ của một bộ phận nào đó có năng lực nổi trội hoặc có những lợi thế nhất định, họ có thể lấn át các cán bộ chức năng khác, thậm chí cả giám đốc doanh nghiệp khi ra quyết định trên một số lĩnh vực. Điều này làm triệt tiêu hiệu lực quản trị của cán bộ lãnh đạo ở cấp cao nhất trong doanh nghiệp.

Một nhược điểm khác thường xẩy ra trong thực tế là các bộ phận chức năng khi ra quyết định thường chỉ chú ý đến việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng của mình mà không chú ý đến việc tạo điều kiện cho việc thực hiện các chức năng khác. Hậu quả là các cấp thực hiện ở tuyến dưới sẽ gặp khó khăn.

Agile ban đầu được sử dụng trong giới phát triển phần mềm và phổ biến vào năm 2001. Nguyên tắc hoạt động của Agile chú trọng vào tính linh hoạt, ưu tiên sự hài lòng của khách hàng, luôn hoan nghênh các yêu cầu thay đổi, ngay cả trong giai đoạn cuối của dự án. Doanh nghiệp vận hành như những thực thể sống nhờ Agile Organization như thế nào?

3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến – chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến – chức năng là sự kết hợp giữa hai kiểu cơ cấu tổ chức nêu trên.

Mô hình này được thực hiện trên cơ sở kết hợp quyền uy của thủ trưởng với sự quản lý của các cơ quan quản trị chức năng theo từng mảng công việc chuyên môn liên quan đến chức năng của mỗi cơ quan.

Mô hình theo kiểu trực tuyến – chức năng được thiết kế theo nhiều kiểu dựa trên các cách phân công trách nhiệm, quyền hạn khác nhau giữa các tuyến, các cấp quản lý khác nhau.

Sơ đồ bên mô tả sơ đồ chung hệ thống tổ chức quản trị doanh nghiệp theo kiểu trực tuyến – chức năng.

Theo kiểu trực tuyến – chức năng, các bộ phận chức năng đóng vai trò là các bộ phận tham mưu giúp việc. Như vậy, đứng đầu các bộ phận là những nhà quản trị tuyến, có trách nhiệm chỉ huy, chỉ đạo những người thừa hành thuộc phạm vi phụ trách thực hiện nhiệm vụ.

Những người thừa hành chỉ tuân thủ mệnh lệnh do người chỉ huy trực tiếp theo tuyến phát ra. Các bộ phận chức năng, các chuyên gia chỉ có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất các nghiên cứu, sáng kiến cho người lãnh đạo theo tuyến.

Họ không được quyền ra mệnh lệnh cho những người thừa hành theo tuyến. Tuy nhiên, họ có quyền yêu cầu những người thừa hành theo tuyến báo cáo tình hình thực hiện hay cung cấp thông tin có liên quan để họ có cơ sở tham mưu giúp việc cho người lãnh đạo tuyến.

Như vậy, theo kiểu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến – chức năng các chuyên gia ở các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất sẽ được thủ trưởng cấp trên theo tuyến xem xét, thông qua, biến thành chỉ thị, mệnh lệnh của thủ trưởng cấp trên và được truyền xuống dưới theo tuyến đã quy định.

Để thực thi đúng mệnh lệnh của thủ trưởng cấp trên theo tuyến, các bộ phận chức năng cấp trên sẽ hướng dẫn thi hành đối với bộ phận chức năng cấp dưới hoặc thậm chí những người thừa hành cấp dưới. Như vậy, việc thực hiện sẽ thuận lợi hơn và hiệu quả hơn và lại tránh vi phạm chế độ một thủ trưởng và phát huy được trách nhiệm của chuyên gia.

Thực tế mô hình tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp này có nhiều ưu điểm.

Trước hết, nó đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trưởng, vì mệnh lệnh chỉ đi theo tuyến chỉ huy. Với các cơ quan tham mưu, các ý kiến chỉ đạo chỉ có giá trị tham khảo,
hướng dẫn.

Thứ hai, mô hình này phát huy được trình độ chuyên môn sâu của các chuyên gia làm việc tại các phòng ban chức năng. Họ tham mưu cho lãnh đạo trong tất cả các tình huống, kể cả các tình huống phức tạp. Do đó giảm thiểu sai sót trong việc ra các quyết định của người chỉ huy tuyến. Điều mà người chỉ huy tuyến cần phát huy là biết lắng nghe ý kiến của tham mưu để ra quyết định có hiệu quả.

Thứ ba, mô hình tổ chức hệ thống quản trị này đảm bảo thông tin thông suốt trong hệ thống. tránh được tình trạng thông tin chỉ đạo điều hành sản xuất bị ách tắc hay chậm trễ.

Tuy nhiên, kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng cũng có nhược điểm.

Nhược điểm thứ nhất là khả năng và nguy cơ phình to của cơ quan quản trị doanh nghiệp, và do vậy chi phí quản trị sẽ cao. Nhược điểm thứ hai là khả năng xuất hiện hiện tượng quan liêu, giấy tờ. Vì chức năng của mình, số lượng các thông tin thu thập và hướng dẫn thi hành sẽ tăng lên.

Trong khi đó, thường do thiếu chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng nên xuất hiện hiện tượng các phòng ban cùng yêu cầu báo cáo thông tin, gây mệt mỏi cho cấp dưới.

Hơn thế nữa, có thể vì lý do báo cáo cho xong, các thông tin cung cấp về cùng một vấn đề, nhưng cho các phòng ban chức năng khác nhau lại khác nhau gây nhiễu cho công tác quản trị.

Đề xuất tìm hiểu thêm: Nguyên tắc tính & quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả

4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ma trận

Mô hình tổ chức bộ máy quản trị ma trận thường được điều dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh doanh đa ngành nghề, có nhiều mối quan hệ hiệp tác theo chiều sâu.

Theo mô hình này, mỗi cá nhân trong tổ chức thường được xếp vào nhiều tuyến quản trị khác nhau, có mối quan hệ với nhiều bộ phận quản trị khác nhau trong doanh nghiệp.

Với mô hình tổ chức quản trị ma trận, một cá nhân vừa trực thuộc tuyến quản trị theo chiều dọc, lại vừa trực thuộc tuyến quản trị theo chiều ngang.

Tuy nhiên, các nhiệm vụ được quy định khá rõ ràng theo từng tuyến. Sở dĩ mô hình này ra đời nhằm đáp ứng yêu cầu các nhân viên trong doanh nghiệp tuân theo mệnh lệnh trực tuyến đồng thời tham gia hoặc bị lôi cuốn vào nhiều chương trình, dự án hành động khác nhau của doanh nghiệp

Mô hình ma trận có ưu điểm là nó xác định rõ vị trí của từng cán bộ, nhân viên trong hoạt động của toàn bộ tổ chức, xác định quan hệ đan kết nhiều chiều của nhân viên.

Cho phép nhân viên có thể tham gia vào nhiều chương trình hoạt động, nhiều dự án khác nhau của doanh nghiệp. Và do đó, cho phép khai thác năng lực của mỗi thành viên trong doanh nghiệp.

Mô hình này có nhược điểm là dễ làm hệ thống quản lý bị rối loạn do nhiều nguyên nhân. Trong đó có nguyên nhân thuộc về cá nhân công nhân viên khi họ tham gia vào nhiều chương trình, dự án nên bị phân tán sự tập trung.

Thứ đến là có sự cạnh tranh giành ảnh hưởng của nhau. Vì một công nhân viên đồng thời thuộc quyền quản lý của nhiều tuyến khác nhau, nên trong cùng một thời gian, tuyến nào có sức ảnh hưởng lớn hơn, sẽ thu hút được sự tham gia nhiệt tình hơn của công nhân viên đó.

Còn tuyến kém sức hút hơn sẽ nhận được sự quan tâm ít hơn từ công nhân viên đó. Nhược điểm thứ ba là tại một thời điểm nào đó, có thể phát sinh mâu thuẫn giữa hai tuyến khi mệnh lệnh từ hai tuyến là trái ngược nhau. Điều đó dẫn đến tình trạng khó xử cho công nhân viên

4 kiểu mô hình cấu trúc tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất

1. Cấu trúc phân cấp

Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phân cấp là kiểu sơ đồ tổ chức phổ biến nhất. Có một vài mô hình được bắt nguồn từ mô hình này.

Trong cơ cấu tổ chức phân cấp , các  nhân viên được nhóm lại với mỗi nhân viên có một người giám sát rõ ràng . Việc nhóm được thực hiện dựa trên một vài yếu tố, do đó nhiều mô hình bắt nguồn từ điều này. Dưới đây là một vài trong số những yếu tố đó.

Mô hình cấu trúc phân cấp

• Chức năng – nhân viên được phân nhóm theo chức năng mà họ cung cấp. Hình ảnh dưới đây cho thấy một biểu đồ tổ chức chức năng với các nhóm tài chính, kỹ thuật, nhân sự và quản trị viên.
• Địa lý – nhân viên được phân nhóm dựa trên khu vực của họ. Ví dụ ở Hoa Kỳ, nhân viên có thể được phân nhóm theo tiểu bang. Nếu đó là một công ty toàn cầu, việc phân nhóm có thể được thực hiện theo các quốc gia.
• Sản phẩm – Nếu một công ty đang sản xuất nhiều sản phẩm hoặc cung cấp các dịch vụ khác nhau, nó có thể được phân nhóm theo sản phẩm hoặc dịch vụ.

Ưu điểm    

• Xác định rõ hơn các cấp quyền hạn và trách nhiệm
• Hiển thị những người mà mỗi người báo cáo hoặc những người để nói chuyện về các dự án cụ thể. (Số hóa mô hình cấu trúc phân cấp trong quản lý công việc, dự án với FastWork Work+)
• Tạo động lực cho nhân viên với con đường sự nghiệp rõ ràng và cơ hội thăng tiến     
• Cung cấp cho mỗi nhân viên một chuyên môn     
• Tạo tình bạn thân thiết giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận

Nhược điểm

• Có thể làm chậm sự đổi mới hoặc những thay đổi quan trọng do bộ máy hành chính gia tăng
• Có thể khiến nhân viên hành động vì lợi ích của bộ phận thay vì toàn bộ công ty
• Có thể khiến nhân viên cấp dưới cảm thấy như họ có ít quyền sở hữu hơn và không thể bày tỏ ý kiến ​​của mình cho công ty

2. Cấu trúc ma trận

Trong  mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Ma trận , các mối quan hệ báo cáo được thiết lập dưới dạng lưới hoặc ma trận, thay vì theo hệ thống phân cấp truyền thống. Đây là một kiểu quản lý tổ chức  trong đó những người có kỹ năng tương tự được tập hợp lại để thực hiện các nhiệm vụ công việc, dẫn đến việc phải báo cáo cho nhiều người quản lý (đôi khi được gọi là báo cáo đường liền và đường chấm, tham chiếu đến các biểu đồ tổ chức kinh doanh truyền thống).

Mô hình cấu trúc ma trận

Ưu điểm

• Cho phép người giám sát dễ dàng lựa chọn các cá nhân theo nhu cầu của dự án
• Cung cấp một cái nhìn năng động hơn về tổ chức
• Khuyến khích nhân viên sử dụng các kỹ năng của họ ở nhiều năng lực khác nhau ngoài vai trò ban đầu của họ

Nhược điểm

• Trình bày xung đột giữa quản lý bộ phận và quản lý dự án
• Có thể thay đổi thường xuyên hơn các loại sơ đồ tổ chức khác

3. Cấu trúc ngang / phẳng

Đây là kiểu mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hầu hết được các công ty nhỏ và các công ty mới thành lập áp dụng trong giai đoạn đầu. Hầu như không thể sử dụng mô hình này cho các công ty lớn hơn với nhiều dự án và nhân viên.

Điều quan trọng nhất của cơ cấu này là nhiều cấp quản lý cấp trung bị loại bỏ . Điều này cho phép nhân viên đưa ra quyết định nhanh chóng và độc lập. Do đó, một lực lượng lao động được đào tạo tốt có thể làm việc năng suất hơn bằng cách trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định.

Ưu điểm    

• Trao cho nhân viên nhiều trách nhiệm hơn
• Thúc đẩy giao tiếp cởi mở hơn    
• Cải thiện khả năng phối hợp và tốc độ thực hiện các ý tưởng mới    

Nhược điểm

• Có thể tạo ra sự nhầm lẫn vì nhân viên không có người giám sát rõ ràng để báo cáo
• Có thể tạo ra những nhân viên có kỹ năng và kiến ​​thức tổng quát hơn
• Có thể khó duy trì một khi công ty phát triển vượt quá trạng thái mới thành lập

4. Cấu trúc mạng

Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cấu trúc mạng giúp hình dung các mối quan hệ bên trong và bên ngoài giữa các nhà quản lý và quản lý cấp cao nhất. Chúng không chỉ ít phân cấp hơn mà còn phân cấp hơn và linh hoạt hơn so với các cấu trúc khác.

Ý tưởng đằng sau cấu trúc mạng dựa trên mạng xã hội. Cấu trúc của nó dựa trên giao tiếp cởi mở và các đối tác đáng tin cậy; cả bên trong và bên ngoài. Cấu trúc mạng lưới được xem như là agiler hơn các cấu trúc khác bởi vì nó có ít lốp xe hơn, nhiều quyền kiểm soát hơn và luồng dưới cùng của quá trình ra quyết định.

Mô hình cấu trúc mạng

Ưu điểm

• Hình dung trang web phức tạp của các mối quan hệ tại chỗ và bên ngoài trong các công ty
• Cho phép các công ty linh hoạt và nhanh nhẹn hơn
• Cung cấp thêm quyền lực cho tất cả nhân viên để cộng tác, chủ động và đưa ra quyết định
• Giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu quy trình và quy trình làm việc

Nhược điểm

• Có thể nhanh chóng trở nên quá phức tạp khi xử lý nhiều quy trình ngoại vi
• Có thể khiến nhân viên khó biết ai là người có tiếng nói cuối cùng

Kết luận

Trong thế giới đầy biến động ngày nay, thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một hoạt động liên tục và đồng thời cũng là một thách thức đối với bất kỳ nhà quản lý nào – dù đang quản lý một doanh nghiệp toàn cầu hay một đội nhóm cực nhỏ. Một cơ cấu tổ chức ổn định đồng nghĩa với việc đại bộ phận doanh nghiệp vận hành trôi chảy mà không cần quá nhiều sự giám sát đốc thúc, lúc này nhà lãnh đạo có thể trút bớt gánh nặng công việc và yên tâm xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. 

Điểm bắt đầu của quản trị là xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa học; thiết lập vai trò – nhiệm vụ rõ ràng và triển khai các chính sách hiệu quả. FastWork – phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, với 4 bộ giải pháp và hơn 50 các tính năng chuyên sâu hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp hiệu quả.

Liên hệ Hotline: 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây để tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork.

Đăng ký tư vấn

Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Phần mềm Quản lý nhân sự 4.0 toàn diện cho doanh nghiệp
TOP 7 phần mềm Quản lý nhân sự hiệu quả hàng đầu
10 kinh nghiệm cho vị trí Quản lý nhân sự từ chuyên gia
Quản lý nhân sự là gì? 7 chức năng chính của quản lý nhân sự