3 cách tối ưu chi phí ẩn trong kinh doanh mà doanh nghiệp nên biết

Chi phí ẩn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Song không phải người làm quản lý nào cũng nhận ra và giải quyết dứt điểm tình trạng trên. Bài viết này sẽ chỉ rõ 3 loại chi phí ẩn trong quá trình làm việc “ngốn” của doanh nghiệp nhiều tài nguyên và cách khắc phục.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Hidden Cost) là tất cả các chi phí trong quá trình kinh doanh, đầu tư đã phát sinh nhưng không nhất thiết phải được đệ trình hoặc báo cáo riêng biệt. Biểu hiện của nó bạn có thể thấy là khi bạn không sử dụng khoản lợi ích nào đó mà dùng nó cho hoạt động của công ty. 

Ví dụ như công ty của bạn tuyển cộng tác viên để viết nội dung cho các loại website. Nhưng bạn phải cho nhân viên của mình đào tạo, chỉ dẫn cho người mới cách viết nội dung. Vậy là nhân viên của bạn sẽ mất thời gian cho việc đào tạo mà không làm việc khác được. Từ đó có thể nhận thấy là chi phí ẩn ở đây là thời gian đào tạo cho nhân viên mới mà việc này sẽ không được tính là chi phí ghi trong báo cáo, kế toán công ty.

Vậy bạn có thể thấy rằng chi phí ẩn có thể khá khó xác định chính xác cụ thể 1 con số nào đó. Từ đó không thể đưa vào các báo cáo tài chính của doanh nghiệp được. Nhưng nó lại là phần ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

>>>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất

3 loại chi phí ẩn mà doanh nghiệp có thể đã bỏ qua

1. Chi phí phát sinh do làm sai quy trình

Mạng lưới tổ chức trong doanh nghiệp vốn là mạng lưới quan hệ tương đối phức tạp, có sự liên kết chặt chẽ với nhau theo nhiều chiều. Mọi quy trình thủ tục đều được phân cấp, phân quyền đến từng người và sẽ phát sinh hệ lụy nếu như có một nhân sự làm sai lệch đi.

Điều này cũng gây ra không ít phiền phức rắc rối cho doanh nghiệp khi phải kiểm tra lại từ khâu đầu tiên, cho đến khâu cuối cùng để tìm ra điểm ách tắc, sau đó mới đi vào xử lý. Như vậy đã làm tốn gấp 3 lần thời gian so với ban đầu, đôi khi mọi thứ còn có thể trở nên rối rắm hơn nếu như không tìm ra điểm nóng kịp thời. 

Đó là nguyên nhân gây nên chi phí ẩn, gồm chi phí hao mòn tài nguyên, chi phí xử lý khủng hoảng và đặc biệt là gây lãng phí thời gian, nhân lực cho những việc không đáng có.

2. Chi phí đào tạo lại nhân sự

Theo một nghiên cứu của Mỹ cho rằng, chi phí để tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự mới có thể mất từ 6 đến 9 tháng lương. Thậm chí trong thực tế, con số này còn có thể tốn kém hơn nhiều lần. 

Sau khi một nhân sự cũ rời đi, bộ phận HR lại phải quay trở lại mô hình khép kín như ban đầu: Đăng tin tuyển dụng – Phỏng vấn – Kiểm tra đánh giá – Training… và còn rất nhiều bước khác nữa. Và đương nhiên cũng phải tốn ít nhất là 3 tháng để nhân sự mới quen với môi trường làm việc và những điều cần làm. 

Chi phí ẩn phát sinh từ những khâu như đào tạo. Nó không chỉ tốn tiền mà còn tốn thời gian của người hướng dẫn, tốn thêm nhân sự để sử dụng trong quá trình training và hàng loạt khoản không tên khác. Vì thế, doanh nghiệp nên hạn chế điều này cũng như cố gắng nâng cao văn hóa công ty để không phải liên tục tuyển thêm nhân sự mới.

3. Chi phí do quy trình thủ công nhiều hạn chế

Quản lý theo cách truyền thống chủ yếu sử dụng giấy tờ. Trong khi đó 70% tài liệu giấy thường bị thất lạc, mất, hỏng,… sau một khoảng thời gian ngắn sử dụng. Thêm nữa, trong bối cảnh hiện nay thì quy trình thủ công đang bộc lộ rất nhiều hạn chế 

Các cách tối ưu hóa chi phí ẩn

1. Tối ưu hóa quy trình thủ tục 

Như đã nói ở trên, quy trình thủ tục thủ công, rườm rà, nhiều bước đã khiến cho doanh nghiệp phải “gánh” thêm nhiều loại chi phí không tên khác. Cụ thể là thời gian khi phải chạy đi chạy lại xin chữ ký phê duyệt ở nhiều bộ phận khác nhau. Vì thế việc tự động hóa quy trình thủ tục, số hóa các bước trên cùng một hệ thống có sự phân hóa rõ ràng là điều cần làm ngay bây giờ cho bất kỳ một doanh nghiệp nào. 

Phân hệ quản lý quy trình thủ tục của WEONE tích hợp tất cả những yếu tố đã đề cập ở trên. Ví dụ, trước đây nếu muốn ký duyệt thì nhân viên phải tìm đến nhiều nơi, nhiều người, thì nay chỉ cần gửi yêu cầu, hệ thống sẽ tự động chuyển đến từng bộ phận hoặc cá nhân có thẩm quyền xử lý. Các bước cũng sẽ lần lượt được thực hiện như vậy, nhân viên hoàn toàn có thể chủ động theo dõi quy trình này mà không còn phải hoang mang khi nhắc đến “thủ tục”.

Cắt giảm những tác vụ không đáng có, hạn chế thời gian đi lại trong thời điểm dịch bệnh căng thẳng, tiết kiệm được chi phí và nhân lực,… từ đó chi phí ẩn cũng sẽ giảm hơn nhiều so với trước. Tối ưu hóa quy trình thủ tục sẽ là điều đầu tiên mà người đứng đầu doanh nghiệp nên thực hiện. 

2. Quản lý công việc thông minh

“(1) Giao việc và quản lý công việc trên nhiều nền tảng, trôi thông tin, nhỡ việc và thường xuyên chậm deadline –  (2) Không đủ căn cứ để đánh giá hiệu suất công việc” – Chính là hai trong số những nguyên nhân chính dẫn đến chi phí ẩn. Chi phí ẩn thường đến từ vấn đề quản lý công việc của từng nhân sự chưa được hiệu quả.

Việc sắp xếp sai vị trí nhân sự, thường xuyên phải làm thêm giờ đều là nguyên nhân do cách thức quản lý công việc thiếu chuyên nghiệp. Chính vì lẽ đó, nếu doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng, một hệ thống quản lý công việc thông minh để mọi vấn đề của doanh nghiệp đều được thống kê một cách khoa học, minh bạch, rõ ràng thì chắc chắn những yếu tố phát sinh không còn là điều đáng lo ngại

Phân hệ quản lý công việc của WEONE đã giải quyết được trọn vẹn bài toán này. Khi sử dụng tính năng quản lý công việc, người dùng có thể giao việc theo 3 cách: giao việc 1:1, giao việc theo quy trình và giao việc theo nhóm. Trong cả 3 cách này thì đều đảm bảo được người nhận việc có thông báo cụ thể khi được giao việc, trong quá trình làm việc thì được trao đổi trực tiếp trên phần mềm, không cần qua chat và đảm bảo 100% thông tin được lưu trữ. Bên cạnh đó, tiến độ, hiệu suất công việc cũng được phần mềm báo cáo thường xuyên, liên tục để các nhà quản lý có thể nắm được tiến trình công việc ngay cả khi họ không có mặt ở đó. 

3. Hệ thống đo lường hiệu quả

Để phục vụ cho quá trình đánh giá nhân viên, khen thưởng, xử phạt,… thì một hệ thống đo lường là điều tối cần thiết. Tính năng báo cáo này của WEONE sẽ đo mức độ hoàn thành công việc của cá nhân, phòng ban. Hệ thống báo cáo này luôn được cập nhật thường xuyên, liên tục, chính xác và tiện lợi. Những người lãnh đạo dù ở đâu hay bằng thiết bị gì cũng có thể theo dõi nhân viên làm việc và nắm được những thông tin mà trước đây cần phải trình bày qua báo cáo truyền thống với hàng chục thậm chí hàng trăm file lẻ tẻ khác nhau.

>>>>> Đọc ngay: Top 5 phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến tốt nhất cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó, với phần báo cáo thống kê có nhiều dạng thức khác nhau, biểu đồ tròn, biểu đồ cột,… cho phép quản lý theo dõi số lượng công việc của cá nhân, phòng ban đang làm, tiến độ làm việc và hiệu quả một cách trực quan và thông minh nhất để có những thay đổi phân công cho phù hợp. Ngoài ra các loại bảng biểu đo lường có thể xuất ra định dạng file excel để đảm bảo sự tiện dụng. 

Trên đây là những vấn đề liên quan đến chi phí ẩn trong doanh nghiệp và cách góp phần làm tối ưu hóa những chi phí không tên này. Hy vọng rằng với những gợi ý từ chúng tôi doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên tốt hơn, xây dựng môi trường làm việc tích cực và phát triển vững mạnh.