+3 Phương pháp tiết kiệm chi phí mua hàng hiệu quả cho DN

Trong quá trình hoạt động, Doanh nghiệp sẽ có rất nhiều loại chi phí và một trong những khoản chi phí tốn kém nhất đó chính là chi phí mua hàng. Việc mua hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của công ty. Do vậy, Doanh nghiệp cần chú trọng đến tiết kiệm chi phí mua hàng hiệu quả nếu muốn tăng lợi nhuận.

Phương pháp tiết kiệm chi phí mua hàng doanh nghiệp

Từ góc độ mua hàng, chúng ta có thể đưa ra hướng giải quyết theo mô hình tiết kiệm chi phí mua hàng dưới đây:

Hình 1: Mô hình Capgemini trong tiết kiệm chi phí 

Quản lý nhu cầu mua hàng 

Nhu cầu mua hàng trong doanh nghiệp xuất phát từ các bộ phận, mỗi phòng ban sẽ có nhu cầu hàng hóa/dịch vụ khác nhau nên sẽ dễ phát sinh thêm chi phí. Do vậy, bộ phận mua hàng buộc phải quản lý nhu cầu mua hàng tập trung giữa các phòng ban bên trong nội bộ và giảm chi phí. Một số phương pháp quản lý tập trung mà người mua hàng có thể áp dụng như:

• Giảm tiêu thụ:

  Đây là trường hợp mà chúng ta thường thấy trong công tác vận hành mua hàng. Điều này có thể thực hiện thông qua việc cắt giảm nhu cầu không cần thiết, tránh các chi phí phát sinh không đáng có.

• Củng cố chi tiêu

  : Đây là chiến lược phổ biến được sử dụng để giảm chi phí mua hàng. Một nguyên nhân phổ biến của chi phí ẩn trong mua hàng doanh nghiệp là các thông số kỹ thuật không cần thiết. Do vậy, việc cân đối các thông số kỹ thuật có thể giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả cho quá trình mua hàng.

• Cải thiện đặc điểm kỹ thuật:

  Các bộ phận yêu cầu, đặc biệt là những chuyên viên kỹ thuật là những cá nhân “khó tính” và thường có khuynh hướng yêu cầu hàng hóa/dịch vụ hoàn hảo về mặt kỹ thuật nhất có thể và đồng nghĩa với đó là giá thành thường đắt nhất. Trong khi đó, với cùng loại hàng hóa ít tốn kém hơn đôi khi sẽ phù hợp với mục đích sử dụng cũng như hoàn cảnh hiện tại của doanh nghiệp.

Quản lý nguồn cung ứng

Quản lý nguồn cung ứng là chiến lược làm việc tập trung với nhà cung cấp. Một số chiến thuật có thể áp dụng trong nhóm này bao gồm:

• Thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp

  : Cần tập trung và tăng cường hợp tác, thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại để tìm cơ hội giảm chi phí. Đồng thời, người mua hàng cần phát triển mạng lưới nhà cung cấp để tìm kiếm những mối quan hệ hợp tác chất lượng và bền vững.

• Tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung cấp

  : Tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung cấp sẽ giúp nhân viên mua hàng tìm được nhà cung cấp với chi phí tốt nhất. Việc này cần phải đi đôi với việc tập trung tiêu chuẩn hóa các thông số kỹ thuật bởi với các thông số phi tiêu chuẩn công nghiệp, ta sẽ có ít nhà cung cấp hơn. Cạnh tranh nhiều đồng nghĩa với việc giá cả sẽ tốt hơn nhưng hãy đảm bảo nhà cung cấp đó có khả năng đáp ứng ứng các thông số kỹ thuật của đơn hàng. 

• Tái cấu trúc nguồn cung ứng: Cùng với một đặc điểm hàng hóa nhưng với những nguồn cung ứng từ các nhà cung cấp khác với chi phí thấp sẽ giúp tiết kiệm chi phí mua hàng đáng kể. Ngoài ra, người mua hàng có thể chia tách tổng nhu cầu với một đơn hàng nhất định cho nhiều nhà cung cấp, tạo ra sự cạnh tranh liên tục để từ đó đem lại hiệu quả chi phí cho doanh nghiệp.

Quản lý chi phí tổng

Việc tập trung cắt giảm tổng chi phí sở hữu cũng là một phương pháp trong tiết kiệm chi phí mua hàng của doanh nghiệp. Nó bao gồm các chiến thuật như

• Phân tích tổng chi phí sở hữu

  : Bộ phận mua hàng cần xem xét đến tổng chi phí chuỗi cung ứng bao gồm cả chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí mua hàng hóa/dịch vụ, chi phí vận chuyển hàng tồn kho… Tùy mỗi ngành mà chi phí vận chuyển có thể thay đổi 20-30%. Chuỗi cung ứng nhanh giúp tăng tính linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của các phòng ban nội bộ, mà các sáng kiến như Just in time sẽ giúp giảm đáng kể hàng tồn kho. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng phương pháp này.

• Lưu trữ tại kho của nhà cung cấp

  : Lưu trữ hàng hóa tại kho nhà cung cấp có thể giải phóng tài nguyên nội bộ của doanh nghiệp. Phương pháp này đòi hỏi người mua hàng phải có tầm nhìn, dự báo về nhu cầu. Nếu thị trường hoặc các yếu tố nội bộ như khuyến mại thay đổi có thể dẫn đến sự tăng đột biến hoặc làm chậm quá trình tiêu thụ hàng tồn kho.

• Cắt giảm hoặc loại bỏ chi phí giao dịch

  : Chi phí giao dịch cũng là yếu tố cần cân nhắc khi đánh giá chi phí tổng. Việc phát sinh phí giao dịch khi đặt đơn hàng và xử lý hàng hóa theo lịch trình cố định có hiệu quả không là điều các nhân viên mua hàng cần xem xét.

Tiết kiệm chi phí với hệ thống E-Procurement của NextPro

Tình trạng “thất thoát, lãng phí” trong mua hàng của doanh nghiệp luôn là nỗi băn khoăn của các nhà lãnh đạo. Do đó, việc thực hiện các giải pháp để tiết kiệm chi phí đầu vào hiệu quả là điều mà các doanh nghiệp cần áp dụng. Tuy nhiên, để tiến hành các giải pháp nêu trên vào quy trình quản lý truyền thống như hiện tại, doanh nghiệp cần phải tốn nhiều thời gian, chi phí và nguồn nhân lực. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải có một giải pháp tối ưu hơn để quản lý chi phí mua hàng hiệu quả. 

Hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào quản lý chuỗi cung ứng nói chung và mua hàng nói riêng đang là vấn đề được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nắm bắt được nhu cầu đó, NextPro đã phát triển và cho ra đời hệ thống mua hàng E-Procurement.

E-Procurement của NextPro là hệ thống quản lý mua hàng doanh nghiệp được số hóa từ quy trình mua hàng truyền thống. Đây là giải pháp thông minh giúp quản lý mua hàng và chi phí đầu vào hiệu quả cho các doanh nghiệp. Bên trong hệ thống được tích hợp các tính năng ưu việt như thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến, email thông báo phê duyệt,… giúp cho quá trình mua hàng trở nên tối ưu và minh bạch.

Qúy Doanh nghiệp có nhu cầu trải nghiệm hệ thống, vui lòng liên hệ Hotline:0903 343 258 để được NextPro hỗ trợ.

________________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline:

  0903 343 258

• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.

• Email:

  [email protected]

• LinkedIn: NextPro