15 Quy luật Quản Lý Dự Án bạn ước gì mình được học tại trường
Cũng như mọi người xung quanh, tôi không đặt mục tiêu cuộc sống là trở thành một nhà Quản lý Dự án. Điều đó không nằm trong kế hoạch.
Một cách tự nhiên, tôi vẫn lao động và phát triển bản thân trên con đường sự nghiệp. Tôi luôn cố gắng giữ uy tín là một cá nhân chuyên nghiệp, luôn “hoàn thành tốt công việc”. Và nếu bạn duy trì được danh tiếng đó, sẽ sớm thôi họ sẽ giao cho bạn những công việc lớn hơn, phức tạp hơn và quan trọng hơn.
Khi mọi thứ phát triển cả về kích thước, quy mô và sự phức tạp, bạn phải học cách phát triển bản thân chung với chúng. Vấn đề nảy sinh tại đây: Làm sao để học cách thích ứng và kiểm soát mọi thứ trong thời gian ngắn như vậy? Thường cách giải quyết không phải là tìm đến những môi trường đào tạo chính quy. Mặc dù có thể tham dự các khoá học để có kiến thức bài bản, tuy nhiên phản ứng đầu tiên của ta là cố tự xoay sở để tìm ra các hướng tiếp cận và giải quyết vấn đề.
Trong tất cả các khoá đào tạo, hoặc bất cứ quyển sách Quản lý dự án nào, điểm chung đều là nhấn mạnh vào quy trình. Ta bắt đầu với quy trình vì nó quan trọng và là nền tảng để triển khai hành động. Nhưng cách ta đơn giản hoá quy trình, đôi khi lại thay đổi bản chất thực sự của nó.
Nhìn lại những gì tôi đã được dạy, và những gì tôi sử dụng để dạy lại người khác, tôi nhận thấy có những quan điểm và kĩ năng thiết yếu sau đây quyết định dự án có được hoàn thành hay không.
1.Quy trình rất quan trọng.
Chúng ta đều bắt đầu với quy trình. Trước khi biết cách triển khai các bước, tôi chỉ làm theo bản năng. Sau khi đọc một quyển sách về Quản lý dự án, tôi nhận ra quy trình đã bao gồm những công cụ, chiến lược và phương pháp cụ thể để giải quyết vấn đề mà tôi đang gặp phải. Thậm chí có sẵn những chiến lược tôi có thể tham khảo và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu.
2. Quy trình không phải là tất cả.
Đúng vậy, mặc dù nó quan trọng, nhưng không phải là tất cả. Quy trình cung cấp công cụ để giải quyết vấn đề hoặc quản lý một số loại thông tin nhất định. Và chỉ thế, không hơn không kém. Điều quan trọng là cách ta phản ứng, xử lý những thông tin/công cụ đó để phục vụ mục đích của mình.
3. Quy trình có thể là yếu tố trở ngại.
Cũng có người sử dụng quy trình như một cái cớ: “Tôi tuân thủ nghiêm ngặt theo từng bước, nên khi kết quả không khả quan, tôi sẽ không chịu trách nhiệm.” Quy trình cũng có thể là vũ khí nếu người khác sử dụng nó để tăng khối lượng công việc, giảm tốc độ làm việc, áp đặt nghĩa vụ lên ta.
4. Quy trình phù hợp mang tính chủ quan.
Quy trình phụ thuộc vào văn hoá tổ chức và hoàn cảnh của dự án.Từ đó, chắt lọc được những gì phù hợp nhất. Đây là lý do vì sao người ta phát minh ra Quản lý dự án. Các nhà tư vấn và nghiên cứu vay mượn từ những lĩnh vực khác, điều chỉnh, tiếp cận, thích nghi và phát triển để tạo thành một lĩnh vực như hiện nay. Quan trọng không phải là quy trình được sinh ra, mà là cách tiếp cận, vay mượn và phát triển để tạo ra sự khác biệt.
5. Công cụ rất hữu ích nhưng không phải yếu tố quyết định.
Công cụ rất tuyệt vời. Giống như mọi người, tôi rất thích những phần mềm và ứng dụng. Nhưng công cụ không phải là tất cả. Một PM lão làng đã từng nói rằng một nhà quản lý dự án tốt sẽ có thể thực hiện công việc mà không cần gì ngoài bút chì và giấy. Tôi tán thành quan điểm này. Phần mềm là yếu tố trợ giúp; không phải là trọng tâm. Phần mềm có thể giúp quản lý thông tin về dự án dễ dàng và hiệu quả hơn, nhưng chúng ta vẫn cần nắm các nguyên tắc cơ bản để triển khai công việc.
6. Không biết cách sử dụng công cụ còn tệ hơn không sở hữu công cụ nào cả.
Phần mềm chỉ có giá trị tương đương với thông tin nó tiếp nhận. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường tổ chức. Cần một sự thống nhất về cách sử dụng, mức độ chi tiết về cấu trúc dự án và tiếp cận/xử lý thông tin. Đặc biệt cần sự đồng nhất với tập thể khi nào thì nên cập nhật tình hình dự án. Nếu không ta sẽ lãng phí thời gian và đánh mất niềm tin của nhau.
7. Ảnh hưởng quan trọng của chính trị.
Dự án được kiểm soát và dẫn dắt tốt, chính là cách để ta đạt được những điều phi thường. Và để đạt được điều phi thường đó, ta cần hiểu rõ yếu tố cốt lõi: con người. Cần chú ý làm sao để thấu hiểu, kết nối, tạo động lực và quản lý kỳ vọng của nhân sự. Có cả quy trình cho hoạt động chính trị. Nhưng cốt lõi vẫn là nắm rõ: con người nhìn chung rất mơ hồ, phức tạp, chịu nhiều tác động và có những động cơ khác biệt.
8. Chính trị còn có chiều hướng xây dựng.
Với nhiều người, chính trị thường đi đôi với sự tiêu cực. Tuy nhiên, về bản chất, chính trị là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua điều khiển và thao túng con người. Quan trọng là đàm phán, phối hợp, định hình quan điểm, truyền cảm hứng cho hành động phù hợp và thận trọng trước những hành động không phù hợp. Cần xây dựng mối quan hệ và phát triển mạng lưới, hỗ trợ và liên kết. Mọi thứ đều dẫn đến một con đường: làm những gì tốt nhất cho tổ chức và dự án. Ta xây dựng liên minh và mạng lưới vì nó hỗ trợ ta hoàn thành công việc một cách thuận lợi nhất.
9. Chính trị cũng có tính phá hoại.
Vì đặc thù của nó, chính trị và bè phái sẽ dẫn đến sự trả thù và ghen tuông cá nhân. Thậm chí có thể nuôi dưỡng những tin đồn và sự oán hận. Đặc biệt trong những môi trường rối loạn cơ cấu-chức năng và thường xảy ra nhiều biến động. Bản chất của chính trị không tiêu cực, nhưng trường hợp này thì khác. Mọi người bị những nguồn tin trái chiều tác động, họ bắt đầu lo sợ và bị ám ảnh với ý nghĩ về những điều tồi tệ sắp đến.
10. Bạn sẽ bị đánh giá dựa trên lựa chọn chính trị đó.
Trong môi trường bộ máy tổ chức phức tạp, người ta sẽ luôn chú ý quan sát những hành vi chính trị. Cách bạn tham gia các hoạt động, cách bạn đối xử với những nhân vật xung quanh… được xem như một hình thức đánh giá con người bạn. Từ đó, họ biết được bản chất thực sự của bạn, cách bạn làm việc và liệu rằng có thực sự an toàn khi làm việc chung với bạn hay không. Những người tích cực và có tư duy xây dựng, đóng góp thường mang lại cảm giác cam kết, và tạo dựng được lòng trung thành nhất định.
11. Quản lý điều hành có thể mắc sai lầm.
Niềm tin rằng các nhà quản lý không hề mắc sai lầm rất vô căn cứ. Vị trí cao trong cơ cấu không đồng nghĩa với việc họ luôn luôn đúng trong mọi chuyện. Nếu vẫn giữ niềm tin đó, ta rất dễ bị sụp đổ hình tượng. Quản lý cấp cao cũng như ta, là một con người bình thường. Họ cũng có những cảm giác hy vọng, hồi hộp, sợ hãi, lo lắng; và cần được hướng dẫn, định hướng, xác định yêu cầu rõ ràng với những giới hạn cụ thể; như tất cả những người khác. Chấp nhận những khả năng và điểm yếu trong năng lực chính là một kỹ năng giá trị của các nhà quản lý.
12. Chuyên gia vẫn có thể ra quyết định sai.
Xã hội của chúng ta có truyền thống coi trọng chuyên gia và đề cao kinh nghiệm chuyên môn. Nhưng kể cả chuyên gia vẫn có thể phạm lỗi. Họ có những quy tắc và lựa chọn mặc định riêng. Đồng thời, họ cũng phải chịu thành kiến dưới danh nghĩa “chuyên gia”. Điều đó đôi khi tạo áp lực; khiến họ đưa ra những quyết định vội vàng và các câu trả lời thiếu suy nghĩ để thoả mãn người xung quanh.
13. Niềm tin là vô giá.
Ta cần phải thiết lập một mức độ tin cậy nhất định, để tận dụng nó phục vụ cho công việc. Đôi lúc tôi rất tự hào và thấy thoải mái vì mình được tin tưởng để thực thi dự án, nhưng tôi cũng muốn khách hàng biết rõ những việc tôi đang làm dưới danh nghĩa họ; tất cả hướng đến mục tiêu: triển khai dự án thành công.
14. Một khi niềm tin bị xói mòn, gần như không thể khôi phục lại.
Được tin tưởng rất khó, nhưng đánh mất niềm tin lại vô cùng dễ. Niềm tin bốc hơi khi bạn không còn hành động phục vụ mục đích chung. Uy tín của bạn bị ảnh hưởng trầm trọng nếu bạn đã tạo ra sự ngờ vực với đối phương. Và đôi khi, ta không thể phục hồi lại được uy tín như ban đầu khi đã đánh mất niềm tin vào nhau.
15. Thành công trong cuộc sống là một cuộc chiến lâu dài, không phải là thắng lợi nhất thời.
Câu nói yêu thích của tôi là :“If you think nice guys finish last, you don’t understand where the finish line is.” (Garry Shandling)
Đã có những dự án mà tôi, với tư cách là người quản lý dự án, lại bị coi là một vật tế thần. Người ta thao túng tình huống để tạo ra lợi thế cá nhân. Họ lừa gạt và đâm sau lưng nhau. Nhưng tôi vẫn cương quyết không tham gia để duy trì sự liêm chính và đạo đức của mình. Đối với nhiều người, tôi chỉ kẻ thua cuộc. Nhưng trong cuộc chiến lâu dài hơn, tôi lại là người chiến thắng, vì mọi người ấn tượng với sự cương nghị trong tôi, đặc biệt ở các tình huống nghịch cảnh. Và họ chọn tôi cho những dự án tiếp theo.
Những bài học này sẽ không ai dạy ta ở trường lớp. Nhưng, chúng vô cùng quan trọng với sự phát triển của các PM trên con đường sự nghiệp lâu dài, quyết định được PM đó có thể đạt đến đỉnh cao sự nghiệp hay không.
Tác giả: Mark Mulally
Nguồn bài biên dịch: https://www.atoha.com/blogs/kien-thuc/15-quy-luat-quan-ly-du-an-huu-ich-nhat
