SOPS | HƯỚNG DẪN THAO TÁC THỰC HIỆN 12 SOP – GPP.VN

SOPs là những điều cơ bản nếu bạn muốn đăng ký mở nhà thuốc. Những hướng dẫn sau sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn và thực hiện đơn giản.

Nhu cầu đăng ký mở nhà thuốc GPP là ước mơ của hầu hết những dược sĩ hiện nay. Để thực hiện việc đó, điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu định nghĩa về các quy trình thao tác chuẩn (SOP – standard operating procedure) để làm hồ sơ thẩm định cho nhà thuốc. Vậy 12 SOPs là gì? Thực hiện như thế nào để đúng quy định nhất? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

Quy trình SOPs là một trong số những khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực y tế

Mua thuốc

Đối với những loại thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm tính năng, vật tư y tế ( nếu có ) khi được nhập vào nhà thuốc, dược sĩ hoặc nhân viên cấp dưới bán hàng phải bảo vệ những loại sản phẩm được mua có chất lượng tốt, phải cung ứng đủ, đúng, kịp thời theo nhu yếu người tiêu dùng và theo quy định lúc bấy giờ .

Quy trình này bao gồm các bước:

Lựa chọn kỹ nhà đáp ứng loại sản phẩm
Thực hiện thanh toán giao dịch
Kiểm tra chất lượng hàng khi nhập vào nhà thuốc

Bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn

Việc bán và tư vấn thuốc theo đơn được liệt kê rõ trong SOPs. Khi bán các mặt hàng thuốc không thuộc danh mục thuốc không kê đơn ban hành kèm theo Thông tư 07/2017/TT-BYT, dược sĩ hoặc nhân viên bán thuốc phải đảm bảo quy trình bán thuốc theo đơn hợp lý, an toàn và phù hợp quy chế chuyên môn.

Quy trình này gồm có những bước :
Chào hỏi người mua mua thuốc
Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc
Lựa chọn thuốc, gồm có trường hợp thuốc kê tên gốc và trường hợp thuốc kê tên biệt dược .
Lấy thuốc theo đơn
Hướng dẫn người mua cách sử dụng
Lưu trữ thông tin không thiếu
Thu tiền, giao hàng và cảm ơn người mua mua thuốc
Nắm rõ 12 quy trình SOPs để thao tác mở nhà thuốc tiện lợi hơn

Chuỗi nhà thuốc GPP tương hỗ nhà thuốc bộ hồ sơ 12 SOP hoàn hảo, không phí gia nhập chuỗi

Bán thuốc không theo đơn

trái lại với quy trình số 2 thì quy trình này vận dụng cho trường hợp khi dược sĩ / nhân viên cấp dưới bán hàng bán những loại sản phẩm thuộc hạng mục thuốc không kê đơn phát hành kèm theo Thông tư 07/2017 / TT-BYT. Theo đó, quy trình bán thuốc không theo đơn phải được thực thi hài hòa và hợp lý, bảo đảm an toàn và theo đúng quy định trình độ .
Các bước của quy trình này gồm có :
Tiếp đón và chào hỏi người mua
Tìm hiểu nguyên do việc sử dụng thuốc của người mua ( khi người mua hỏi một loại thuốc đơn cử và khi người mua hỏi về cách điều trị một chứng bệnh đơn cử )
Xem xét việc sử dụng thuốc của người mua và đưa ra lời tư vấn tương thích cho mỗi trường hợp
Lấy thuốc
Hướng dẫn cách sử dụng
Lưu trữ thông tin không thiếu
Thu tiền, giao hàng và cảm ơn người mua mua thuốc

Bảo quản và theo dõi chất lượng

Đối với tất cả các loại mặt hàng tại nhà thuốc, dược sĩ hoặc nhân viên bán hàng cần tuân thủ việc bảo quản thuốc đúng quy định, không chỉ phục vụ mục đích đảm bảo chất lượng thuốc mà còn cho mục đích kiểm soát và quản lý thuốc. Đây là thao tác đáng được lưu ý trong SOPs chuẩn.

Quy trình này gồm có những bước :
Đảm bảo phương pháp sắp xếp và cách dữ gìn và bảo vệ được triển khai đúng, đủ
Kiểm soát chất lượng thuốc theo thời hạn

Giải quyết thuốc khiếu nại thu hồi

Quy trình này hướng dẫn dược sĩ, nhân viên cấp dưới bán hàng cách tịch thu triệt để và khẩn trương những mẫu sản phẩm thuốc bị khiếu nại và được Kết luận là thuốc không được phép lưu hành .
Sau khi nhận được công văn tịch thu của Bộ Y tế, nhà cung ứng hoặc những cá thể phát hiện loại sản phẩm thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng ( TCCL ) phải thực thi quy trình này như sau :
Chủ nhà thuốc / dược sĩ ra thông tin về việc ngừng bán, ngừng nhập và nhận tịch thu loại sản phẩm này đến những Trụ sở, nhân viên cấp dưới và những người mua có tương quan .
Thực hiện cẩn trọng việc kiểm tra, thanh tra rà soát những mẫu sản phẩm sống sót nhà thuốc, gồm có số liệu hiển thị trên mạng lưới hệ thống cũng như số liệu thực tiễn .
Tiếp nhận hàng trả về từ người mua theo đúng nguyên tắc dựa theo số lượng, thực trạng vỏ hộp, chất lượng dữ gìn và bảo vệ của thuốc .
Thực hiện những bước thống kê số liệu, tổng kết và làm báo cáo giải trình về tác dụng tịch thu từ nhân viên cấp dưới bán hàng gửi cho dược sĩ / chủ nhà thuốc và sau đó gửi lên cho cơ quan Nhà nước theo đúng pháp luật .
Giải quyết tức thời những vấn đề khi có khiếu nại về thuốc trong SOPs

Đào tạo

Quy trình thao tác chuẩn “Đào tạo” có mục đích quy định việc đào tạo nhân viên cả cũ và mới tại nhà thuốc. Việc đào tạo được cho là khá phức tạp nhưng cần được thực hiện nghiêm chỉnh đúng theo SOPs.

Đối với nhân viên cấp dưới mới, dược sĩ / chủ nhà thuốc có nghĩa vụ và trách nhiệm huấn luyện và đào tạo sao cho nhân viên cấp dưới nắm rõ những quy trình thao tác chuẩn, những quy định và luật lệ trình độ tương quan đến loại sản phẩm thuốc. Quá trình giảng dạy không chỉ gồm có kỹ năng và kiến thức dược phẩm mà còn gồm có gồm có việc tiếp xúc với người mua, tư vấn kiến thức và kỹ năng đúng cho người bệnh, nắm rõ cách dữ gìn và bảo vệ từng loại thuốc, ghi chép và thống kê chi tiết cụ thể quy trình cũng như tác dụng giảng dạy .
Đối với nhân viên cấp dưới cũ, dược sĩ / chủ nhà thuốc phải có chương trình đào tạo và giảng dạy lại, kiểm tra kiến thức và kỹ năng với thời hạn sao cho tương thích. Nhà thuốc cần được trang bị rất đầy đủ những phương tiện đi lại update tin tức và kiến thức và kỹ năng mới như sách báo, internet … Tùy vào quy mô và số lượng nhân viên cấp dưới của nhà thuốc hoặc tổ chức triển khai gồm có nhiều Trụ sở mà dược sĩ / chủ nhà thuốc nên tổ chức triển khai những buổi gặp gỡ, học hỏi, giao lưu hoặc buổi giảng dạy cùng với những chuyên viên trong ngành .

Tư vấn điều trị

Dược sĩ và nhân viên cấp dưới bán hàng tại nhà thuốc có nghĩa vụ và trách nhiệm tư vấn kỹ năng và kiến thức đúng, mới nhất và bảo vệ việc sử dụng thuốc hài hòa và hợp lý cho người mua .

Quy trình thao tác chuẩn bao gồm nội dung sau:

Tiếp đón và chào hỏi khách đến mua thuốc hoặc đến cần lời tư vấn .
Tìm hiểu những thông tin thiết yếu cho việc tư vấn người mua như tuổi tác, giới tính, những loại thuốc đã và đang dùng, tiền sử bệnh và triệu chứng bệnh lúc bấy giờ .
Đối với những trường hợp bệnh nặng và nằm ngoài năng lực chữa trị của dược sĩ, phải khuyên người mua đến bệnh viện, phòng khám trình độ trong thời hạn sớm nhất .
Đưa ra lời khuyên về chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng tương thích cho từng trường hợp bệnh nhân .
Tuân thủ quy trình thao tác chuẩn về việc bán thuốc không theo đơn ( SOP 3 ) .
Bảo mật thông tin về thực trạng bệnh và loại thuốc người mua sử dụng .

Hướng dẫn ra lẻ thuốc

Quy trình này bảo vệ việc ra lẻ toàn bộ những loại sản phẩm thuốc được dược sĩ và nhân viên cấp dưới bán hàng triển khai một cách bảo vệ vệ sinh và tránh rủi ro tiềm ẩn nhiễm chéo .
Khi ra lẻ bất kể một loại thuốc nào, bạn phải tuân thủ vừa đủ những nguyên tắc :
Tủ tọa lạc và khu vực chứa thuốc phải có sự phân loại rõ ràng. Các dụng cụ ra lẻ thuốc phải bảo vệ rất đầy đủ như kéo, khay chứa và que đếm thuốc. Cồn và bông gòn cũng phải có đủ tại nhà thuộc .
Nhân viên bán hàng cần biết cách thao tác hợp lý khi ra lẻ thuốc còn giữ được vỏ hộp ( thuốc trong vỉ ) và không có vỏ hộp ( thuốc chứa trong chai, lọ ) .

Vệ sinh nhà thuốc

Quy trình thao tác chuẩn SOPs về việc vệ sinh nhà thuốc nhằm hướng dẫn vệ sinh và giữ nhà thuốc luôn sạch sẽ, gọn gàng. Quy trình áp dụng cho cơ sở vật chất, nhà cửa, giá, tủ, kệ và các vật dụng chứa thuốc, ra lẻ thuốc. 

Việc vệ sinh nhà thuốc đúng quy trình yên cầu bạn phải quan tâm 3 mức độ : vệ sinh hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng .
Hàng ngày : nhân viên cấp dưới nhà thuốc cần vệ sinh nền nhà, xịt nước rửa và vệ sinh kính, mặt tủ, vệ sinh những mặt bàn và ghế, cánh cửa, sắp xếp ngăn nắp khoảng trống và đồ vật thao tác, giữ vệ sinh cá thể cũng như giặt ủi quần áo thao tác, giữ tóc tai ngăn nắp .
Hàng tuần : nhân viên cấp dưới nhà thuốc nên lau sạch những cánh cửa, vệ sinh mạng nhên và bụi bặm bụi bờ bám ở những góc tường và trần nhà, dùng khăn ẩm lau những thiết bị điện như quạt máy, điều hòa .
Hàng tháng : nhân viên cấp dưới nhà thuốc cần triển khai việc vệ sinh những giá kệ và tủ đông ( nếu có ), xếp những loại sản phẩm thuốc ra thùng riêng để vệ sinh thật sạch những tủ chứa, giá thuốc và xếp lại vào chỗ cũ sau khi làm xong .

Ghi chép nhiệt độ và độ ẩm

Một trong những thao tác ít được biết đến trong số SOPs là việc kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ. Quy trình này cần được thực hiện hàng ngày và đóng vai trò quan trọng trong việc giữ độ vệ sinh và chất lượng của các mặt hàng thuốc.

Chi tiết quy trình này gồm có :
Độ ẩm lao lý : không quá 75 %
Nhiệt độ pháp luật : không quá 30 độ C .
Nhân viên nhà thuốc cần kiểm tra nhiệt kế 2 lần mỗi ngày với thời hạn cách đều. Thông thường, vào khoảng chừng hai mốc thời hạn là 9 giờ sáng và 3 giờ chiều. Nhân viên phải biết cách thao tác so với hai loại nhiệt kế tự ghi và nhiệt kế không tự ghi .
Đối với những trường hợp nhiệt độ, nhiệt độ vượt số lượng giới hạn lao lý, nhân viên cấp dưới phải kiểm soát và điều chỉnh lai điều hòa và nhiệt kế ngay lập tức và báo cáo giải trình lại với dược sĩ / chủ nhà thuốc .
Trong trường hợp nhiệt kế, máy điều hòa bị hỏng, nhân viên cấp dưới phải báo cáo giải trình lại với dược sĩ / chủ nhà thuốc để có giải pháp xử lý kịp thời và ghi chú lại vào sổ theo dõi .
Ghi chép để nắm rõ số liệu là điều cần thiết để thực hiện tốt quy trình SOPs

Sắp xếp trình bày

Quy trình thao tác chuẩn về việc sắp xếp trình bày cũng tương tự như SOPs số 4 – Bảo quản và theo dõi chất lượng. Quy trình này hướng dẫn dược sĩ và nhân viên bán hàng có những thao tác cần thiết để bảo quản hàng hóa đúng quy định, quy chế và có tính thẩm mỹ cần thiết. Đây là một trong những bước quan trọng không thể thiếu trong SOPs.

Việc sắp xếp, trình diễn nhà thuốc gồm có :

Phân chia khu vực sắp xếp

Tất cả những mẫu sản phẩm thuốc cần được phân loại theo nhiều yếu tố như theo từng ngành hàng riêng không liên quan gì đến nhau, theo nhu yếu dữ gìn và bảo vệ ( đặc biệt quan trọng so với những loại thuốc yên cầu sự dữ gìn và bảo vệ phức tạp ) và theo nhu yếu của pháp luật trình độ lúc bấy giờ .

Sắp xếp và trưng bày hàng hóa trên giá, tủ

Hàng hóa cần được tối thiểu được phân loại theo 3 nhóm : Thuốc bán theo đơn ; Thuốc bán không theo đơn ; Sản phẩm không phải là thuốc

Trong từng nhóm thuốc sẽ sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý

Sắp xếp bảo vệ : Dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra. Gọn gàng, ngay ngắn, có nghệ thuật và thẩm mỹ, không xếp lẫn lộn giữa những mẫu sản phẩm, .. Nhãn hàng ( Chữ, số, hình ảnh, .. ) trên những vỏ hộp : Quay ra ngoài, thuận chiều nhìn của người mua .

Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO và FIFO và đảm bảo chất lượng hàng

FEFO : Hàng có hạn dùng còn lại ngắn hơn xếp ra ngoài, hạn dùng dài hơn xếp vào trong .
FIFO : Hàng nhập trước xuất trước, …
Khi kinh doanh nhỏ : Bán hết hộp đã mở trước, mở hộp nguyên sau : Tránh thực trạng mở nhiều hộp thuốc một lúc .
Chống đổ vỡ hàng :
Hàng nặng để dưới, nhẹ để trên .
Các mẫu sản phẩm dễ vỡ như chai, lọ, ống tiêm truyền, … để ở trong, không xếp chồng lên nhau .

Sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm, tư trang

Các sổ, sách, sách vở, tài liệu tìm hiểu thêm trình độ phải được phân loại, dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng, thật sạch ( theo lao lý ), ghi nhãn, sắp xếp trên ngăn tủ riêng. Các tờ quảng cáo, trình làng thuốc ( Có phiếu tiếp đón công văn được cho phép quảng cáo ) phải được sắp xếp ngăn nắp, để đúng nơi pháp luật. Văn phòng phẩm, dụng cụ Giao hàng cho bán hàng, vệ sinh, tư trang phải sắp xếp ngăn nắp, để đúng nơi lao lý. Không để tư trang trong khu vực quầy thuốc .

Hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt

Thao tác chuẩn cuối cùng trong 12 quy trình SOP mà bạn cần biết là việc hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt.

Thuốc phải kiểm soát đặc biệt (KSĐB) là gì? Đó là: các loại thuốc độc; thuốc trong “Danh mục thuốc, dược chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực”; thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất.

Trong trường hợp những loại thuốc nhận được thông tin, công văn tịch thu của cơ quan quản trị nhà nước về y tế, nhà sản xuất, hoặc khi Nhà thuốc tự phát hiện có hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng ; bạn cần phải tuân thủ những quy tắc hủy sao cho đúng quy trình trình độ .
Quy trình này có liên hệ với SOP 5 – Giải quyết so với thuốc bị khiếu nại hoặc tịch thu. Ngoài ra, bạn còn cần phải tìm hiểu thêm từ Hội đồng hủy thuốc KSĐB và tàng trữ thông tin về việc này cho việc báo cáo giải trình .

Trên đây là giới thiệu về 12 quy trình SOP – các thao tác chuẩn cần thiết cho việc tổ chức vận hành nhà thuốc. Hy vọng thông tin trong bài đã giúp bạn có định hướng rõ hơn trước khi quyết định đăng ký kinh doanh hiệu thuốc. Chúc các dược sĩ thành công trên con đường của mình.

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức