10 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, chuyên nghiệp

Bạn đang cảm thấy khó khăn vì chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện? Làm thế nào để xây dựng được một sự kiện hoàn hảo? Qua bài viết dưới đây, Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group sẽ gửi đến bạn các kinh nghiệm tổ chức chương trình mà chúng tôi đã tổng hợp được. Hãy xem bài viết để biết thêm chi tiết nhé!

1. Xác định mục tiêu hướng đến

Mục tiêu được xem là nòng cốt để bạn xây dựng kế hoạch cho sự kiện. Các nhà phụ trách cần xác định rõ ngay từ đầu về hình thức của sự kiện, ví dụ như mục đích của buổi event là quảng bá sản phẩm hay chia sẻ kiến thức, sự kiện public hay private… Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng được quy trình tổ chức sự kiện sao cho phù hợp.

2. Xác định thời gian và địa điểm cụ thể

Yếu tố tiếp theo bạn nên lưu ý chính là thời gian và địa điểm tổ chức. Về thời gian, nếu có thể, doanh nghiệp nên tránh các khung giờ “bận rộn” của khách mời để đảm bảo mọi người có cơ hội tham gia đầy đủ.

Bên cạnh đó, để hạn chế tình trạng không thể tìm được những địa điểm như ý, ban quản lý nên ấn định địa điểm tổ chức sự kiện từ sớm trước đó. Đặc biệt, đối với các sự kiện ngoài trời, ban tổ chức cùng người phụ trách nên xem xét kĩ về thời tiết cùng các phương án dự phòng.

>>>> Đừng Bỏ Qua: 20+ địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội lý tưởng, chuyên nghiệp

3. Xây dựng chi tiết kịch bản, timeline chương trình

Một kịch bản chi tiết, timeline hợp lý là yếu tố góp phần làm nên thành công của sự kiện. Thông thường kịch bản tổ chức sự kiện sẽ bao gồm: Kịch bản tổng quát, kịch bản của MC và kịch bản dành cho dàn âm thanh, ánh sáng. Một mẹo nhỏ dành cho các doanh nghiệp là nên thêm thắt vào nội dung của chương trình các yếu tố ngoài lề để tránh gây nhàm chán cho người tham dự.

>>>> Click Để Xem Ngay: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2022

4. Lên lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị

Lên danh sách các hạng mục cũng là một trong những kinh nghiệm “xương máu” AIT muốn chia sẻ đến bạn. Việc liệt kê các hạng mục không chỉ giúp hạn chế việc thiếu sót trong công tác chuẩn bị mà còn hỗ trợ ban phụ trách tài chính trong quá trình dự trù kinh phí. Ngoài ra, danh sách các vật dụng và thiết bị cần chi cũng nên được viết ra một cách chi tiết, cụ thể.

5. Thiết kế ấn phẩm, hình ảnh cho sự kiện

Có thể nói rằng ấn phẩm chính là bộ mặt của sự kiện. Vì vậy, doanh nghiệp có thể gây ấn tượng cho sự kiện của mình bằng cách thiết kế hình ảnh, vật phẩm đẹp mắt. Những thành phẩm này có thể gồm: banner, quà lưu niệm, tờ rơi…. Tuy nhiên, các đơn vị cần lưu ý thiết kế ấn phẩm sao cho phù hợp với chủ đề của buổi event.

6. Lên kế hoạch truyền thông

Thành công của sự kiện phụ thuộc rất lớn vào khâu truyền thông. Thông thường, doanh nghiệp sẽ thuê các đơn vị chuyên nghiệp để kế hoạch quảng bá của event đạt kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, ngày nay, phụ thuộc vào sự phát triển của mạng xã hội, những sự kiện và phương thức truyền thông online ngày càng trở nên dễ dàng và phổ biến (đối với các sự kiện public):

• Lập một landing page nhằm giới thiệu chủ đề và các thông tin nhằm thu hút mọi người.
• Tăng sự phổ biến của sự kiện bằng cách tạo banner hoặc quảng cáo.
• Sử dụng mạng xã hội để quảng bá, tạo hashtag cho sự kiện.
• Gửi email nhắc nhở đếm ngược thời gian nhằm tăng lượt người đăng kí tham gia sự kiện.

7. Cần phân bổ nhân sự hợp lý

Một sự kiện chắc chắn sẽ bao gồm rất nhiều công đoạn khác nhau. Vì vậy, để tránh tình trạng “lộn xộn” xảy ra trong quá trình làm việc, việc phân bổ nhân sự là điều không thể thiếu. Người phụ trách sự kiện cần quản lý đội ngũ nhân sự, đốc thúc và động viên từng bộ phận để công việc đạt hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra, sự phối hợp nhịp nhàng của từng nhân viên của cũng là yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của buổi event.

8. Xác định ngân sách giới hạn cho sự kiện

Ngân sách cũng là một trong những yếu tố cơ bản để người quản lý lên kế hoạch cho sự kiện của bạn. Dựa vào kinh phí đã được dự trù, ban phụ trách sẽ lập danh sách các hạng mục cần chi và tham khảo giá từ nhiều nhà phân phối khác nhau. Đây là vấn đề cần sự chi tiết và kỹ càng, vì vậy mọi người cần đặc biệt lưu ý để tránh các rủi ro nhé.

9. Chuẩn bị các phương án dự trù rủi ro

Dù cho bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng đến mức nào, rủi ro là điều không thể tránh khỏi khi tổ chức sự kiện. Vì vậy, việc xây dựng “kế hoạch B” là điều cực kỳ cực thiết. Điều bạn cần làm chính là suy nghĩ đến từng trường hợp ngoài ý muốn khác nhau và từ đó xây dựng phương án dự phòng hợp lý. Ngoài ra, tổng duyệt và chạy thử sự kiện cũng là một trong những hoạt động giúp hạn chế rủi ro.

10. Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc tự mình lên kế hoạch toàn bộ một sự kiện là điều vô cùng phức tạp. Vì vậy, ngày nay việc thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài đang được các doanh nghiệp ưa chuộng. Tuy nhiên, để lựa chọn được một công ty phụ trách phù hợp, bạn cần xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí sau đây:

• Chuẩn bị chi tiết các kế hoạch tổ chức và phương án dự trù.
• Ý tưởng kịch bản độc đáo, mới lạ.
• Ưu tiên chọn những đơn vị hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, banner, tờ rơi, thư mời….
• Luôn cập nhật xu hướng mới để sự kiện của bạn luôn thu hút.

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Chúng tôi hi vọng bài viết trên đã giúp bạn biết thêm nhiều thông tin hữu ích về cách tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu cần tư vấn về dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ với AIT Group qua hotline  0913 318 464 – 0983 027 448 nhé!