1 Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin – Tài liệu text
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (492.74 KB, 32 trang )
thông tin thư viện trong lĩnh vực khoa học một cách nhanh chóng nhất, tạo mọi cơ
hội hợp tác với các quốc gia trên toàn cầu nhằm mục tiêu mang tới nền khoa học
mới nhất, những thành tựu khoa học nổi bật nhất hiện nay cho các nước. Tính kế
thừa là yếu tố quan trọng thúc đẩy nhanh tiến bộ khoa học kỹ thuật, người sau
không làm lại việc của người trước đã làm. Thế hệ sau chọn lọc, hệ thống hóa
thành quả của người đi trước, phát hiện ra những quy luật mới. Quy luật mới này là
sản phẩm khoa học, cũng là thông tin khoa học mới. Như vậy hoạt động nghiên
cứu khoa học là một hoạt động đặc thù của con người, nhằm thu được những thông
tin khoa học mới trên cơ sở thông tin mà xã hội loài người đã tích lũy được lưu trữ
trong các cơ quan TT – TV
Trong lĩnh vực giáo dục: Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng
chuyển giao thông tin giữa các thế hệ, là nhân tố quyết định của sự phát triển kinh
tế xã hội. Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo, ngoài quan hệ thầy trò,
luôn cần đến các kho tài liệu, các hoạt động khai thác và phổ biến tri thức nhân loại
của các thư viện.
Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, phương tiện thông tin đại chúng ngày
càng có vai trò to lớn trong quá trình chuyển giao tri thức. Các phương tiện chuyển
giao tri thức gồm sách báo, tạp chí, rađio, tivi, vi phim, vi phiếu, băng hình… Nhờ
mở rộng phương tiện chuyển giao tri thức cho cán bộ giảng dạy, tri thức này được
truyền cho các thế hệ nhờ có hệ thống giáo dục. Thông qua việc bổ sung tri thức,
sinh viên dần trở thành thầy giáo và nhà nghiên cứu, dẫn dến một xã hội đào tạo ra
được một lực lượng lao động mới
Trong lĩnh vực đời sống xã hội: Hoạt động về hệ thống thông tin thời kỳ hiện đại
có tác dụng quan trọng trong đời sống sinh hoạt của con người. Cùng với sự phát
triển của xã hội, nhu cầu thông tin của con người ngày càng gia tăng và việc sử
13
dụng thông tin để lựa chọn sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng đang dần trở nên
phổ biến. Các thông tin chính trị, xã hội và kinh tế giúp con người có định hướng
đúng, làm chủ đời sống của mình và thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn
của người công dân.
Ngoài ra các hệ thống thông tin đang phát triển sẽ làm cho việc kinh doanh,
quản lí doanh nghiệp ngày càng trở nên hiện đại tiện lợi hơn mang đến nhiều hiệu
quả thuận tiện trong quản lí cũng như trong kinh doanh, tăng cơ hội tiếp cận nhằm
nâng cao kiến thức,kinh nghiệm, phục vụ cho bản thân,công việc cũng như đời
sống :
Hỗ trợ việc tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp các thông tin theo luồng
Hỗ trợ việc ra quyết định ở các cấp quản lý dựa trên các thông tin thu
nhận được tại cấp tương ứng
Đồng bộ hoá việc xử lý thông tin
Giảm các yếu tố bất lợi về mặt khoảng cách ( thông qua Internet,
mạng máy tính,…)
Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh: Nhờ có thông tin mà hoạt động kinh
doanh trở nên linh hoạt hơn
Hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý
Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược
Giúp đỡ tạo ra một nền văn hóa làm việc dựa trên thông tin, trong một tổ
chức.
Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng các hệ thống thông tin:
–
Hệ thống xử lý giao dịch: Là hệ thống ghi lại tất cả các giao dịch của doanh
nghiệp vào cơ sở dữ liệu, đồng thời cho phép theo dõi các hoạt động giao
dịch đó. Cơ sở dữ liệu này sẽ là đầu vào của các hệ tiếp theo
Vd: Hệ thống ngân hàng trực tuyến
–
14
Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống xử lý dự liệu thu thập được từ hệ
thống xử lý giao dịch để tạo ra các báo cáo tổng hợp
Vd: báo cáo doanh số bán hàng trong ngày
Hệ hỗ trợ ra quyết định: Là hệ thống được sử dụng để phân tích các dữ liệu,
từ đó đưa ra các thống kê, quy luật để hỗ trợ việc ra quyết định cho các cấp
quản lý
– Hệ hỗ trợ điều hành: Là hệ thống tiếp nhận đầu vào từ hệ hỗ trợ ra quyết
định để đưa ra các báo cáo phân tích tổng hợp, có thể thu thập các thông tin
bên ngoài công ty. Được sử dụng bởi người quản lý cấp cao.
–
Phần mềm doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực là ứng dụng giúp doanh nghiệp phát
huy sức mạnh nguồn lực của mình. Nguồn lực trong mỗi doanh nghiệp là
tài nguyên vô giá, việc đánh giá một doanh nghiệp phát triển hay không
thì phần lớn xem con người hoạt động trong doanh nghiệp với các yếu tố:
• Năng lực
• Khát vọng
• Được làm công việc đúng thế mạnh
• Tinh thần cống hiến
• Cảm kích với doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực trên cơ sở nghiên cứu 5 yếu tố trên và xem
xét lại quy trình sử dụng nhân lực có hợp lý chưa để tối ưu cho tinh gọn, tiết
kiệm chi phí, hiệu quả trong hoạt động cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý
nguồn nhân lực được triển khai từng phần hoặc tích hợp đầy đủ tùy theo nhu
cầu và qui mô của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực có thể được triển khai dưới nhiều dạng khác
nhau như:
• Phần mềm quản lý nguồn nhân lực desktop
• Phần mềm online tập trung
• Phần mềm nhúng trong thiết bị giám sát
Doanh nghiệp phần mềm thường phát triển phần mềm quản lý nguồn nhân lực
như một module trong phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể.
Phần mềm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP, là hệ
thống giải pháp công nghệ tích hợp toàn bộ hoạt động của các phòng ban
cũng như chức năng của toàn bộ công ty vào một hệ thống duy nhất nhằm
đáp ứng những nhu cầu cụ thể của các chứng năng kinh doanh.
15
Việc xây dựng một giải pháp duy nhất mà có thể đáp ứng được nhu cầu của những
người làm việc trong lĩnh vực tài chính cũng như hỗ trợ cán bộ nhân sự và quản lý
kho. Mỗi phòng ban về cơ bản đều có một hệ thống máy tính riêng được tối ưu
theo những cách thức cụ thể phù hợp với từng phòng ban. Nhưng với hệ thống
hoạch định nguồn nhân ERP thì công việc của tất cả các phòng ban đó sẽ được kết
hợp vào cùng một chương trình phần mềm tích hợp đơn để các phòng ban khác
nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và kết nối với nhau. Việc tích hợp này có thể
sẽ đem lại được rất nhiều ích lợi nếu như các công ty phát triển và ứng dụng phần
mềm đó một cách đúng đắn.
Ví dụ: Nhận một đơn đặt hàng của khách hàng. Về cơ bản, khi một khách hàng đặt
hàng thì đơn đặt hàng đó bắt đầu hành trình chủ yếu là trên giấy tờ, sau đó được
luân chuyển từ bộ phận nghiệp vụ này sang bộ phận khác khắp công ty, và đơn
hàng thường được nhập vào hay được nhập lại vào trong hệ thống máy tính của các
phòng ban trong suốt lộ trình luân chuyển của đơn đặt hàng đó. Tất cả quá trình
vòng quanh các bộ phận nghiệp vụ trong công ty sẽ dẫn đến tình trạng trì hoãn
hoặc làm mất các đơn hàng và tất cả việc nhập liệu vào các hệ thống máy tính khác
nhau sẽ gặp trục trặc. Trong khi, không ai trong công ty đó thực sự nắm bắt được
thông tin về tình trạng của đơn hàng đó tại một thời điểm bất kỳ bởi vì không có
cách nào khác. Đối với phòng tài chính để truy nhập vào hệ thống máy tính của bộ
phận quản lý kho để biết được liệu mặt hàng đang được khách hàng yêu cầu đã
được xuất kho hay chưa. “Bạn sẽ phải gọi điện đến hỏi thông tin ở bộ phận quản lý
kho”
Với ERP không cần tồn tại những hệ thống riêng lẻ tại các phòng tài chính, nhân
sự, sản xuất và quản lý kho. ERP thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm
tích hợp duy nhất gồm nhiều phân hệ mà mỗi phân hệ chính là một phần mềm đơn
lẻ trước kia. Tài chính, sản xuất và quản lý kho tất cả vẫn có những phần mềm
tương ứng cho từng lĩnh vực, nhưng lúc này phần mềm này được tích hợp để một
cá nhân nào đó làm trong lĩnh vực tài chính có thể nhìn vào dữ liệu trong phân hệ
quản lý kho để xem liệu một đơn đặt hàng đã được chuyển hàng chưa. Phần mềm
ERP của hầu hết các nhà cung cấp đều rất linh động để bạn có thể mua và cài đặt
vài phân hệ cần thiết cho doanh nghiệp mà không cần phải mua tất cả các phân hệ.
Ví dụ, nhiều công ty sẽ chỉ cài đặt một phân hệ tài chính hay nhân sự của hệ thống
ERP tại một thời điểm còn những phân hệ khác sẽ dành cho dịp khác.
ERP có thể nâng cao hiệu quả công việc kinh doanh trong doanh nghiệp
Hy vọng lớn nhất của ERP đối với việc các lợi ích mà nó đem lại chính là
một kiểu nâng cấp cách thức nhận đơn đặt hàng và thúc đẩy đơn đặt hàng đó thành
16
cơ hội bán hàng tạo doanh thu nhanh nhất – nói cách khác đó là tối ưu hóa quá
trình thực hiện đơn đặt hàng. Đó là lý do tại sao ERP thường được coi là phần mềm
“backdoor” của doanh nghiệp. Nó không xử lý được quá trình bán hàng trả trước
(mặc dù hầu hết các nhà cung cấp ERP đều đã phát triển phần mềm CRM hoặc các
nhà cung cấp CRM theo yêu cầu mà có thể làm điều này); hay đúng hơn, ERP nhận
đơn đặt hàng của khách hàng và cung cấp một sơ đồ quy trình thao tác trong phần
mềm để tự động hóa các bước dọc theo quy trình thực hiện đó. Khi một nhân viên
dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng của một khách hàng vào hệ thống ERP, người
ấy sẽ có tất cả những thông tin cần thiết để thực hiện đơn đặt hàng đó.
Mọi người ở các phòng ban khác nhau đều nhìn thấy thông tin như nhau và
có thể cập nhật những thông tin đó. Khi một phòng ban nào đó hoàn thành những
bước cần thiết theo đúng quy trình đối với đơn đặt hàng đó thì hệ thống ERP sẽ tự
động chuyển nó sang phòng khác để thực hiện bước tiếp theo trong quy trình kinh
doanh. Để tìm một đơn đặt hàng ở bất cứ thời điểm nào, chỉ cần truy nhập vào hệ
thống ERP bạn hoàn toàn có thể theo dõi và nắm bắt được đơn đặt hàng đó ngay
lập tức.Quá trình tìm kiếm đơn đặt hàng sẽ triển khai nhanh như điện ngang qua
toàn bộ công ty và khách hàng để nhận được đơn đặt hàng nhanh hơn, hạn chế tối
đa sai sót có thể nảy sinh so với trước đây. ERP có thể đem lại sự kỳ diệu tương tự
cho các quy trình kinh doanh khác, như vấn đề lợi ích của nhân viên hay lập báo
cáo tài chính.Ít nhất đó chính là ước mơ mà ERP vươn tới, tuy nhiên, thực tế còn
nhiều nan giải.
4.2 Mục tiêu của hệ thống thông tin
Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực cho công tác quản lý tài chính ngân
hàng.
– Kiểm soát tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp, ngân hàng
– Giúp lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định kịp thời và chính xác trong hoạt
động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ.
– Tạo động lực nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp, ngân hàng.
–
V. Một số phần mềm ứng dụng trong Tài Chính Ngân Hàng, hay Doanh
Nghiệp
17
1.Phần mềm chấm công
Phiên bản trước là phần mềm chấm công Wise Eye 2010 V3, phần mềm
chấm công Wise Eye 2010 V4, phần mềm chấm công Wise Eye V5
Phiên bản mới nhất là phần mềm chấm công Wise Eye V5.1 được sử dụng
cùng với các máy chấm công bằng thẻ cảm ứng và các máy chấm công bằng
dấu vân tay nhãn hiệu Wise Eye, Ronald Jack đang thịnh hành trên thị trường
quản lý dữ liệu thẻ, dữ liệu vân tay của nhân viên, V5.1 quản lý công dựa vào
thời gian được ghi nhận từ máy chấm công. Chúng ta truy xuất bảng công theo
mã của nhân viên, theo phòng ban và theo khoảng thời gian. Dữ liệu quản lý của
phần mềm là dữ liệu MS Access 2000, SQL. Wise Eye V5.1 phân tích và tổng hợp
công hành chánh, công theo ca, giờ tăng ca, công ngày cuối tuần (chúng ta tùy chọn
cho Thứ Bảy và Chủ Nhật hàng tuần), công ngày nghỉ Lễ , đi làm trễ, đi về sớm, các
loại vắng…
2.Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK
Đối với một kế toán viên, việc kê khai thuế là một phần không thể thiếu trong
công tác kế toán. Nhằm đơn giản hóa công tác kế khai thuế giúp cho công tác kế
toán tiết kiệm thời gian, Tổng Cục Thuế Việt Nam phát hành Phần mềm hỗ trợ kê
khai thuế HTKK, đây là phần mềm cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp phục vụ
cho việc kê khai thuế có hỗ trợ mã vạch đính kèm khi in.
Phải trải qua một quá trình đầy chông gai mới có được phần mềm hỗ trợ kê khai
thuế HTKK như hôm nay
18
