Thứ 3, 21/09/2021 00:03

05 BƯỚC PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA CÁC YẾU TỐ BÊN NGOÀI ĐẾN HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

Dịch bệnh Covid-19 đang ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động vận hành, tình hình kinh doanh, chiến lược vận hành và phát triển. Để giúp doanh nghiệp có thể đánh giá và tìm ra giải pháp cho việc gián đoạn kinh doanh do dịch bệnh, dưới đây là mô hình phân tích các tác động ảnh hưởng đến doanh nghiệp được Ready.gov giới thiệu.

Ready.gov là chiến dịch dịch vụ công quốc gia do chính phủ Hoa Kỳ thành lập vào 02/2003. Đây là kênh tuyên truyền giáo dục cho công dân Hoa Kỳ để giúp họ chuẩn bị, ứng phó và giảm thiểu thiệt hại gây ra do các trường hợp khẩn cấp, bao gồm cả thảm họa tự nhiên và nhân tạo.

Vào 11/2015, Ready.gov đã giới thiệu mô hình phân tích các tác động ảnh hưởng đến doanh nghiệp (Business Impact Analysis – BIA) nhằm giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá tác động của thảm họa hoặc những tình huống khẩn cấp. Đây là tiền đề cho các tổ chức xây dựng các chính sách, chiến lược đầu tư và giảm thiểu thiệt hại hiệu quả.

Mô hình phân tích các tác động ảnh hưởng đến doanh nghiệp (Business Impact Analysis – BIA) được dùng để dự đoán hậu quả do gián đoạn các chức năng và hoạt động doanh nghiệp, từ đó thu thập thông tin cần thiết để phát triển các chiến lược phục hồi.

Trong quá trình đánh giá rủi ro, doanh nghiệp nên xác định trước những thiệt hại tiềm tàng có thể xảy ra. Trong đó, hoạt động doanh nghiệp có khả năng bị gián đoạn vì yếu tố bên trong hoặc yếu tố bên ngoài (như đơn vị cung cấp đầu vào dừng hoạt động hoặc giao hàng chậm trễ).

Sau đây là các bước thực hiện mô hình BIA.

Xác định các tác động có thể xảy ra

Mô hình BIA nên xác định cụ thể những ảnh hưởng do việc tạm dừng các chức năng, quy trình trong doanh nghiệp, bao gồm các tác động lên hoạt động (operational impacts) và lên tài chính (financial impacts) của tổ chức.

Các tác động cần xem xét bao gồm:

Thất thoát doanh thu và doanh số
Doanh thu, doanh số đến chậm
Chi phí tăng (ví dụ: lao động làm thêm giờ, chi phí thuê ngoài, v.v.)
Vi phạm hợp đồng hoặc mất tiền thưởng theo hợp đồng
Khách hàng không hài lòng hoặc mất khách hàng
Tạm hoãn kế hoạch kinh doanh mới

Xác định thời điểm và khoảng thời gian chức năng, quá trình kinh doanh bị gián đoạn

Thời điểm khi một chức năng hoặc quy trình kinh doanh bị gián đoạn có thể ảnh hưởng đáng kể và gây tổn thất trong thời gian dài. Một cửa hàng bị hư hại trong những tuần trước mùa mua sắm có thể khiến doanh nghiệp mất một khoản đáng kể doanh số hàng năm. Mất điện kéo dài vài phút chỉ là một bất tiện nhỏ, nhưng với một lần mất điện kéo dài hàng giờ có thể dẫn đến thiệt hại to lớn.

Nguồn: Unplash

Xây dựng mô hình BIA

Hãy thực hiện khảo sát từ các nhà quản lý cho đến những người khác trong nội bộ doanh nghiệp với bảng câu hỏi BIA (BIA Questionnaire). Những kiến thức về việc làm sao doanh nghiệp có thể sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cần được thể hiện một cách chi tiết nhất có thể. Hãy yêu cầu họ xác định những tác động có thể xảy đến nếu doanh nghiệp phải dừng những chức năng, quy trình kinh doanh mà họ đang phụ trách. Bên cạnh đó với BIA, doanh nghiệp nên chỉ ra những quy trình và nguồn lực kinh doanh thiết yếu để có thể tiếp tục vận hành ở từng cấp độ khác nhau.

Lập báo cáo BIA

Báo cáo BIA cần ghi lại các tác động tiềm tàng do sự gián đoạn các chức năng và quy trình kinh doanh. Các trường hợp dẫn đến việc gián đoạn kinh doanh đáng kể, nếu có thể, nên được đánh giá trên phương diện ảnh hưởng tài chính. Doanh nghiệp cần so sánh những chi phí này với chi phí cho các chiến lược phục hồi có thể áp dụng.

Báo cáo BIA phải đặt ra thứ tự ưu tiên cho công tác phục hồi doanh nghiệp. Ví dụ, một tổ chức cần xem xét khôi phục những quy trình kinh doanh có tác động lớn nhất đến tài chính và hệ thống vận hành trước tiên.

Các bước tiếp theo sau khi doanh nghiệp có báo cáo BIA: Kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh và Kế hoạch khắc phục thảm họa công nghệ thông tin.

Xác định các trường hợp có thể gây ra sự gián đoạn kinh doanh

Thiệt hại cơ sở vật chất của các tòa nhà đang xây dựng
Thiệt hại hoặc hư hỏng máy móc, hệ thống hoặc thiết bị
Sự gián đoạn của chuỗi cung ứng bao gồm việc nhà cung cấp ngừng giao hàng hoặc chậm vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp.

Mất điện
Hư hại, mất hoặc hư hỏng công nghệ thông tin bao gồm liên lạc thoại và dữ liệu, máy chủ, máy tính, hệ điều hành, ứng dụng và dữ liệu

Theo “Business Impact Analysis”, Ready.gov.

Người dịch: Diễm Phúc Trần