Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp

Trong bài viết trước Lê Ánh HR đã chia sẻ những khái niệm và nguyên tắc quản lý văn bản – việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Các bạn theo dõi tiếp nội dung về quy trình quản lý văn bản đến trong bài viết dưới đây nhé

Quy trình quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp

NỘI DUNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Quy trình quản lý văn bản đến

1.1. Tiếp nhận văn bản đến và các bước xử lý văn bản

a) Tiếp nhận văn bản đến

– Khi đảm nhiệm văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ thao tác. Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm tiếp đón văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ), kiểm tra, so sánh với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận .
– Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, thực trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời hạn ghi trên bì ( so với bì văn bản có đóng dấu “ Hỏa tốc ” hẹn giờ ), Văn thư hoặc người được giao trách nhiệm tiếp đón văn bản đến phải báo cáo giải trình ngay người có nghĩa vụ và trách nhiệm ; trường hợp thiết yếu, phải lập biên bản với người chuyển văn bản .
– Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông tin cho nơi gửi hoặc báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .
b ) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
– Các bì văn bản đến được phân loại và giải quyết và xử lý như sau :
+ Loại phải bóc bì : những bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức triển khai .
+ Loại không bóc bì : những bì văn bản đến có đóng dấu chỉ những mức độ mật hoặc gửi đích danh cá thể và những tổ chức triển khai đoàn thể trong cơ quan, tổ chức triển khai Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá thể, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung của cơ quan, tổ chức triển khai thì cá thể nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để ĐK .
– Việc bóc bì văn bản phải bảo vệ những nhu yếu : ke toan le anh
+ Những bì có đóng dấu chi những mức độ khẩn phải được bóc trước để xử lý kịp thời ;
+ Không gây hư hại so với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện ;
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì ; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải so sánh văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản ; trường hợp phát hiện có sai sót, thông tin cho nơi gửi biết để xử lý ;
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác định một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm dẫn chứng .
– Đóng dấu “ Đến ”, ghi số và ngày đến
+ Tất cả văn bản đến thuộc diện ĐK tại Văn thư phải được đóng dấu “ Đến ” ; ghi số đến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp thiết yếu ). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp thiết yếu, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “ Đến ” .
+ Những văn bản đến không thuộc diện ĐK tại Văn thư ( văn bản gửi đích danh cho tổ chức triển khai đoàn thể, đơn vị chức năng hoặc cá thể ) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “ Đến ” .
+ Dấu “ Đến ” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng chừng giấy trống dưới số, ký hiệu ( so với những văn bản có tên loại ), dưới phần trích yếu nội dung ( so với công văn ) hoặc vào khoảng chừng giấy trống dưới ngày, tháng, năm phát hành văn bản .
+ Mẫu dấu “ Đến ” và cách ghi những thông tin trên dấu “ Đến ” triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục I .

1.2. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được ĐK bằng Sổ ĐK văn bản đến hoặc Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đến trên máy vi tính .

1.2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

a ) Lập Sổ ĐK văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, những cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật việc lập những loại sổ ĐK cho tương thích .
b ) Đăng ký văn bản đến
– Phải ĐK vừa đủ, rõ ràng, đúng chuẩn những thông tin thiết yếu về văn bản ; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng .

2.2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

a ) Yêu cầu chung so với việc kiến thiết xây dựng Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đến được triển khai theo pháp luật hiện hành của pháp lý về nghành này .
b ) Việc ĐK ( update ) văn bản đến vào Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đến được triển khai theo hướng dẫn sử dụng chương trình ứng dụng quản trị văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phân phối chương trình ứng dụng đó .
c ) Văn bản đến được ĐK vào Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản trị .
d ) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để ĐK văn bản mật đến .

1.3. Trình, chuyển giao văn bản đến

1.3.1. Trình văn bản đến

a ) Sau khi ĐK văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao nghĩa vụ và trách nhiệm ( sau đây gọi chung là người có thẩm quyền ) xem xét và cho quan điểm phân phối, chỉ huy xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được .
b ) Căn cứ nội dung của văn bản đến ; Quy chế thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; công dụng, trách nhiệm và kế hoạch công tác làm việc được giao cho những đơn vị chức năng, cá thể, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho quan điểm chỉ huy xử lý và thời hạn xử lý văn bản ( nếu cần ) .
Đối với văn bản đến tương quan đến nhiều đơn vị chức năng hoặc nhiều cá thể thì cần ghi rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, đơn vị chức năng hoặc cá thể phối hợp và thời hạn xử lý của mỗi đơn vị chức năng, cá thể ( nếu cần ) .

1.3.2. Chuyển giao văn bản đến

a ) Căn cứ vào quan điểm phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho những đơn vị chức năng hoặc cá thể xử lý. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ kịp thời, đúng mực, đúng đối tượng người tiêu dùng, ngặt nghèo và giữ gìn bí hiểm nội dung văn bản .
b ) Sau khi đảm nhiệm văn bản đến, Văn thư đơn vị chức năng phải vào Sổ ĐK, trình người đứng đầu đơn vị chức năng xem xét và cho quan điểm phân phối, quan điểm chỉ huy xử lý ( nếu có ). Căn cứ vào quan điểm của người đứng đầu đơn vị chức năng. Văn thư đơn vị chức năng chuyển văn bản đến cho cá thể trực tiếp theo dõi, xử lý .
c ) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “ Đến ”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã ĐK trước đó và chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng .
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi .

1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.4.1. Giải quyết văn bản đến

a ) Khi nhận được văn bản đến, những đơn vị chức năng, cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý kịp thời theo thời hạn được pháp lý lao lý hoặc theo pháp luật của cơ quan, tổ chức triển khai. Những văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải xử lý trước .
b ) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai xem xét, quyết định hành động giải pháp xử lý, đơn vị chức năng, cá thể phải đính kèm phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm đề xuất kiến nghị của đơn vị chức năng, cá thể .

1.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a ) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn xử lý phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn xử lý .
b ) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến .
c ) Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu để báo cáo giải trình người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc xử lý văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai chưa ứng dụng máy vi tính để quản trị văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc xử lý văn bản đến .
Mẫu Sổ theo dõi xử lý văn bản đến và cách ghi sổ .
d ) Đối với văn bản đến có dấu “ Tài liệu tịch thu ”, Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, tịch thu hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn lao lý .

Quản lý văn bản

2. Quy trình quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản

2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .

2.1.2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a ) Ghi số văn bản
– Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức triển khai được ghi số theo mạng lưới hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức triển khai do Văn thư thống nhất quản trị ;

– Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

b ) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
– Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực thi theo pháp luật của pháp lý hiện hành .

2.2. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được ĐK vào Sổ ĐK văn bản đi hoặc Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đi trên máy vi tính .

2.2.1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a ) Lập sổ ĐK văn bản đi
Mẫu Sổ ĐK văn bản đi và cách ĐK văn bản đi ,

2.2.2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

a ) Yêu cầu chung so với việc kiến thiết xây dựng Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đi được triển khai theo lao lý hiện hành của pháp lý về nghành này .
b ) Việc ĐK ( update ) văn bản đi vào Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đi được triển khai theo hướng dẫn sử dụng chương trình ứng dụng quản trị văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai cung ứng chương trình ứng dụng đó .
c ) Văn bản đi được ĐK vào Cơ sở tài liệu quản trị văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản trị .

2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

2.3.1. Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác lập ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời hạn pháp luật .

2.3.2. Đóng dấu cơ quan

a ) Việc đóng dấu lên chữ ký và những phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu pháp luật. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký về phía bên trái .
b ) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực thi theo pháp luật của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản trị ngành .
c ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản .

2.3.3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, tài liệu thu hồi

Việc đóng dấu chỉ những mức độ khẩn ( “ Hỏa tốc ”, “ Hỏa tốc hẹn giờ ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ) dấu “ Tài liệu tịch thu ” trên văn bản theo lao lý công ty

2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

2.4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản

a ) Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có size lớn hơn size của văn bản ; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng tối thiểu từ 80 gram / mét vuông trở lên .
b ) Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình diễn bì văn bản và cách viết bì ( tập tin đính kèm ) .
c ) Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần chú ý quan tâm để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản .
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều ; mép bì được dán kín, không bị nhăn ; không để hồ dán dính vào văn bản .

2.4.2. Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành xong thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo .
a ) Chuyển giao trực tiếp cho những đơn vị chức năng, cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai
– Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được triển khai tập trung chuyên sâu tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng .
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách ĐK triển khai. ( theo tập tên đính kèm )
– Trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp triển khai thì sử dụng Sổ ĐK văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “ Đơn vị, người nhận bản lưu ” để ký nhận văn bản ; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ .
b ) Chuyển giao trực tiếp cho những cơ quan, tổ chức triển khai khác
– Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức triển khai chuyển trực tiếp cho những cơ quan, tổ chức triển khai khác đều phải được ĐK vào Sổ chuyển giao văn bản đi .
– Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ .
c ) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
– Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải ĐK vào sổ .
– Khi giao bì văn bản, phải nhu yếu nhân viên cấp dưới bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ ( nếu có ) .
d ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính .

2.4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, đơn cử như sau :
a ) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo nhu yếu của người ký văn bản. Việc xác lập những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản đề xuất kiến nghị, trình người ký văn bản quyết định hành động .
b ) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ Tài liệu tịch thu ”, phải theo dõi, tịch thu đúng thời hạn ; khi nhận lại, phải kiểm tra, so sánh để bảo vệ văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc .
c ) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì nguyên do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản đó ; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác định khi thiết yếu .
d ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .

2.5. Lưu văn bản đi

2.5.1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a ) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản : bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, xử lý việc làm .
b ) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự ĐK .

2.5.2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

2.5.3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

2.5.4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Xem thêm : Quy trình quản trị văn bản đi

Để hiểu thêm về quản lý văn bản đến và đi trong doanh nghiệp một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo khóa học: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục