Thực hành Access – Tài liệu, ebook

33 trang

| Chia sẻ : vutrong32

| Lượt xem: 611

| Lượt tải : 0

Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Thực hành Access, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Bài giảng Access 1 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Thực hành Access 1. Tạo bảng tài liệu đơn thuần 1.1 Khởi động Access và tạo mới một CSDL Access nằm trong bộ MS Office của Microsoft. Ta khởi động bằng cách chọn Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Access 2003. Để thuận tiện cho những lần sử dụng sau, ta cũng hoàn toàn có thể tạo Shortcut cho Access và để nó trên màn hình hiển thị nền Windows. Đây là màn hình hiển thị Access 2003 : Nhấn chọn Blank database, hộp thoại sau Open : Bài giảng Access 2 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Ta đặt tên CSDL là tck45.mdb và xác định cho nó được đặt tại thư mục mong ước D : \ TailieuGiangday \ CSDL \ HeQTCSDLAccess ( cái này tùy bạn ! ). Các bạn chú ý quan tâm, phần lan rộng ra của Access là mdb ( phiên bản 2007 về sau có khác đôi chút ). Cửa sổ sau Open : Bài giảng Access 3 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội Chúng ta tạm đóng CSDL trên lại. 1.2. Mở một CSDL đã có Bây giờ tất cả chúng ta mở Access, chọn File \ Open hoặc nhấn Ctrl + O hoặc nhấn vào nút có hình tượng Open trên thanh công cụ. Hộp thoại Open Open. Ta chọn tập tin mdb cần mở, sau đó nhấn nút Open. Quan sát, tất cả chúng ta thấy CSDL Access có những thành phần như : Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu và khám phá về những thành phần này. 1.3. Tạo bảng sử dụng Table Wizard Wizard là một trình công cụ hướng dẫn bạn đi qua toàn bộ những bước thiết yếu trong tiến trình tạo một thành phần chuẩn của Access như bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo giải trình, trang truy vấn tài liệu. Nó là một cách tiếp cận có ích cho những người mới làm quen với Access. Làm theo những bước sau : Bước 1 : Trong hành lang cửa số tck45 : Database, với tab Tables bên trái đang được kích hoạt, nhấn vào phím New. Access sẽ mở ra hộp thoại New Table được cho phép xác lập cách tạo bảng. Bài giảng Access 4 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Có hai mục không được trình làng ở đây, đó là : Import Table ( nhập khẩu một bảng đã được tạo ra trong trình ứng dụng khác ) và Link Table ( tạo một bảng được liên kết với một bảng khác trong tập tin khác ). Bước 2 : Nhấn chọn mục Table Wizard, sau đó nhấn OK. Hộp thoại Table Wizard Open : Bài giảng Access 5 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội Bước 3 : Chọn Sample Tables là Students, sau đó lần lượt chọn những mục trong list Sample Fields và chuyển nó vào Fields in my new table : Nếu muốn đổi tên cột, ta chọn mục tương ứng rồi nhấn vào nút Rename Field … Bước 4 : Sau đó nhấn Next. Hộp thoại sau Open : Bài giảng Access 6 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội Bước 5 : Nếu muốn bạn hoàn toàn có thể đổi tên bảng. Ở đây tôi để nguyên là Students. Bước 6 : Nhấn Next chuyển sang hộp thoại tiếp theo. Bước 7 : Nhấn Finish để hoàn tất quy trình tạo bảng sử dụng đồ thuật. Bài giảng Access 7 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội Tới đây, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể nhập tài liệu trực tiếp vào bảng nếu muốn. Tạm thời tất cả chúng ta chưa nhập gì cả. Chúng ta sẽ xem bảng Students trong chính sách Design : Chọn bảng Students và nhấn nút Design, hành lang cửa số sau Open : Bài giảng Access 8 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Bước 8 : Nhập dữ liệu vào bảng. 1.4 Các thao tác hiệu chỉnh hàng cột và tài liệu trong bảng Sử dụng thanh trượt ngang để chuyển dời đến những trường ( cột ) tương ứng : Bài giảng Access 9 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội Di chuyển đến những bản ghi ( dòng trong bảng ) Bài giảng Access 10 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội Thêm bản ghi ( khoản tin ) mới Xóa bản ghi Bài giảng Access 11 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN 1.5. Sử dụng help của Access Nhấn F1 hoặc chọn trên menu Help 2. Bảng và biểu mẫu ( form ) 2.1. Các kiểu tài liệu Nhấn vào nút có hình tượng chiếc Ê ke để chuyển sang chính sách phong cách thiết kế Bài giảng Access 12 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Trong chính sách phong cách thiết kế : Các kiểu tài liệu : Kiểu tài liệu Mô tả Text Dạng dữ liệu phổ cập nhất. Có thể chứa vần âm, chữ số và những kí tự như và, %, =, ?. Có thể dài tới 255 kí tự. Memo Tương tự như Text nhưng hoàn toàn có thể chứa tới 65535 kí tự. Thường dùng để cung ứng những chú giải. Trường Memo không hề là một trường khóa, không hề lập chỉ mục. Number Giá trị số. Có thể có những kích cỡ như sau : Byte : số nguyên từ 0 đến 255 Integer : số nguyên từ – 32768 đến 32767 Long Integer : số nguyên trong khoảng chừng – 2,147,483,648 đến + 2,147,483,647 Single : số có độ đúng chuẩn đơn trong khoảng chừng – 3.40283 * 1038 đến – 1.401298 * 10 – 45 và 1.401298 * 10 – 45 đến 3.40283 * 1038 Double : số có độ đúng chuẩn kép trong khoảng chừng – 1.7976931348623 * 10308 đến – 4.94065645841247 * 10-324 và 4.94065645841247 * 10 – 324 đến 1.7976931348623 * 10308 Replication ID : Số nhận dạng duy nhất toàn cục Date / Time Ngày và giờ được tàng trữ theo một dạng thức cố định và thắt chặt đặc biệt quan trọng, giá trị trong khoảng chừng từ ngày 1.1.100 đến 31.12.9999. Có nhiều định dạng. Currency Một dạng số, hoàn toàn có thể có tới 15 chữ số bên trái và 4 chữ số nằm bên phải dấu thập phân. AutoNumber Giá trị số mà Access tự động hóa điền cho từng khoản tin mới bỏ sung vào bảng. Có thể là số tuần tự hoặc ngẫu nhiên, có độ dài là Long Integer hoặc Replication ID. Có thể sử dụng làm khóa chính. Không thể update. Bài giảng Access 13 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Yes / No Đúng / sai, có / không, bật / tắt. OLE Object Có thể chứa đối tượng người tiêu dùng đồ họa hoặc những đối tượng người dùng khác ( bảng tính, tập tin âm thanh, video ) được tạo bởi trình ứng dụng windows có tương hỗ OLE. Đối tượng hoàn toàn có thể được nhúng vào trường hay được liên kết ( link ) với trường. Hyperlink Có thể là đường dẫn đến một tập tin trong ổ cứng hay trên sever của mạng hay một địa chỉ URL dẫn đến một đối tượng người dùng trên mạng. Access sẽ chuyển đến đối tượng người tiêu dùng đó khi nhấn vào link. Lookup Wizard Không phải một dạng tài liệu. Đồ thuật được sử dụng để tạo một trường được cho phép tra cứu những giá trị trong một bảng hay chọn giá trị từ một list. 2.2. Sử dụng những thuộc tính trường • Độ lớn của trường ( Field Size ) : dùng cho văn bản và số. o Đối với kiểu văn bản : đây chính là số kí tự tối đa hoàn toàn có thể nhập vào. Nếu nhập quá, Access sẽ xén phần còn lại. o Đối với kiểu số : kích cỡ được xác lập qua định dạng Format. Nếu nhập vào ba số 0 thì sẽ ra lệnh cho Access tự điền chữ số 0 vào bên trái khi không đủ 3 chữ số. • Xác định mặt nạ nhập liệu ( Input Mask ) : Kiểm soát quy trình hiển thị tài liệu. Đây là một mẫu kí tự xác lập cách biểu lộ tài liệu trên màn hình hiển thị và loại tài liệu được nhập vào. Danh sách 1 số ít kí tự giữ chỗ thường được sử dụng trong hộp văn bản Input Mask : Kí tự Access sẽ triển khai 0 chữ số từ 0 đến 9, bắt buộc nhập, không được cho phép dấu cộng + và trừ – 9 chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, không được cho phép dấu cộng + và trừ – # chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, vị trí trống được chuyển thành dấu cách, được cho phép dấu cộng + và trừ – L vần âm từ A đến Z, bắt buộc nhập ? vần âm từ A đến Z, không bắt buộc nhập A vần âm hay chữ số, bắt buộc nhập a vần âm hay chữ số, không bắt buộc nhập và kí tự hoặc dấu cách, bắt buộc nhập C kí tự hoặc dấu cách, không bắt buộc nhập < chuyển toàn bộ những vần âm đứng sau nó thành dạng chữ thường > chuyển toàn bộ những vần âm đứng sau nó thành dạng chữ hoa \ bổ trợ kí tự đứng liền sau nó vào mục dữ liệu ! căn phải cả mục dữ liệu Chúng ta sử dụng những kí tự trên để sửa mặt nạ nhập liệu cho tương thích với cách ghi số điện thoại cảm ứng hiện thời ở Nước Ta : Phần 3 chữ số đầu là dành cho những tổng đài di động, ví dụ ( 090 ) 1234 567 hoặc ( 091 ) 1234 567. Bài giảng Access 14 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội Phần 7 chữ số sau của máy di động hoặc hàng loạt số của máy cố định và thắt chặt được phân thành 2 nhóm, cách nhau bởi dấu cách, ví dụ : ( ) 821 4351 hoặc ( ) 896 6027 Ta làm như sau : Trong chính sách phong cách thiết kế, nhấn chuột chọn dòng PhoneNumber. Tìm đến dòng Input Mask, nhập vào như sau : ! \ ( 999 ” ) ” 000 \ 0000 Quan sát sự biến hóa của hiệu quả Bài giảng Access 15 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Bổ sung tựa đề ( Caption ) : khi sử dụng thuộc tính Caption, bạn hoàn toàn có thể dùng một đoạn văn bản khác để sửa chữa thay thế cho tên trường khi hiển thị bảng. Ví dụ : sửa tựa đề cho StudentsID thành ” Mã sinh viên ” : Chuyển sang chính sách View để xem tác dụng Bài giảng Access 16 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội Ấn định giạ trị ngầm định : Thuộc tính default value được cho phép bạn xác lập giá trị trường mà Access sẽ tự động hóa điền vào bảng. Giả sử đại đa số sinh viên đều ở TP. Hà Nội ta ngầm định trường StateOrProvince là TP.HN. Bắt buộc nhập liệu : Thuộc tính Required chuyển thành Yes. • Thuộc tính tạo chỉ mục Indexed : giúp tìm kiếm và sắp xếp dựa trên trường này nhanh hơn. • Thuộc tính Validation Rule : quy tắc hợp lệ. • Thuộc tính Validation Text : văn bản hợp lệ ( gợi nhắc ) • Thuộc tính Unicode Compression : giảm lượng bộ nhớ thiết yếu để tàng trữ cơ sở tài liệu. Bài giảng Access 17 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội 2.3. Tạo bảng không sử dụng Wizard Xóa bảng Students đi, không dùng đồ thuật, tạo lại bảng với những trường sau : • StudentID : mã sinh viên, khóa chính. • StudentName : tên sinh viên. • StudentBirth : ngày tháng năm sinh của sinh viên. • StudentAddress : địa chỉ nơi ở của sinh viên. • StudentPhone : số điện thoại thông minh liên hệ, theo quy cách ! \ ( 999 ” ) ” 000 \ 0000 • ClassID : mã lớp, là khóa ngoài. Hãy tạo bảng Lecturers, Class, Subjects, Learn : Bảng Lecturers gồm những trường sau : • LecturerID : mã giảng viên, là khóa chính. • LecturerName : tên giảng viên. • LecturerPhone : điện thoại thông minh theo quy cách ! \ ( 999 ” ) ” 000 \ 0000 • Faculty : khoa, gồm có : Công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, hóa học, cơ khí, kinh tế tài chính quản trị, ngoại ngữ, tại chức. Bảng Class gồm có những trường sau : • ClassID : mã lớp, là khóa chính. • ClassName : tên lớp. • Monitor : trưởng lớp. Bảng Subjects gồm có những trường sau : • SubjectID : mã môn học, là khóa chính. • SubjectName : tên môn học. Bảng Learn gồm : • LecturerID : mã giảng viên. • ClassID : mã lớp. • SubjectID : mã môn học. • Time : thời hạn biểu học. Bài giảng Access 18 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Tạo những mối quan hệ cho những bảng như hình dưới : Bài giảng Access 19 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội 2.4. Sử dụng form ( biểu mẫu ) để nhập và xem tài liệu 2.4.1. Tạo một form tự động hóa Trong tab Tables, chọn bảng cần tạo form tự động hóa, sau đó nhấn chọn Autoform. Kết quả, ta sẽ được một form như sau : Bài giảng Access 20 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Lần lượt tạo những form theo cách trên. 2.4.2. Sử dụng Wizard biểu mẫu Chọn tab Forms, chọn Create form by using Wizard, nhấn New. Đồ thuật Open : Nhấn OK, hộp thoại tiếp theo Open : Bài giảng Access 21 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Chọn bảng Class và đưa toàn bộ những trường trong mục ” Available Fields ” sang mục ” Selected Fields ” Nhấn Next, hộp thoại sau Open : Bài giảng Access 22 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Lần lượt check vào những radio button để xem giao diện của form khi hình thành sẽ như thế nào. Nhấn Next, hộp thoại sau sẽ Open : Lần lượt chọn những mục để xem skin của form. Nhấn Next, hộp thoại sau cuối để hoàn tất : Bài giảng Access 23 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội Nhấn Finish để hoàn thành xong việc làm tạo form sử dụng đồ thuật. Form của tất cả chúng ta có hình thù như sau : 2.4.3. Hiệu chỉnh giao diện của những form tự động hóa vừa tạo Chuyển sang chính sách phong cách thiết kế, thêm nhãn và chỉnh sửa lại những điều khiển và tinh chỉnh trên form Bài giảng Access 24 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Một số tính năng trong Format : Bài giảng Access 25 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Trong chính sách phong cách thiết kế, ta hoàn toàn có thể cho hiện những vùng Form Header / Footer, Page Header / Footer bằng cách kích chuột phải trên form rồi chọn những mục tương ứng : Form được chia thành 5 khu vực : Bài giảng Access 26 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội • Khu vực Form Header ( đầu biểu mẫu ) hoàn toàn có thể chứa những thông tin ví dụ như một tiêu đề mà bạn muốn nó Open ở phần bên trên của biểu mẫu ( hiện thời nó đang được để trống ). • Khu vực thứ hai Detail chứa những hộp trống được gọi là Control ( điều khiển và tinh chỉnh ) cho những trường mà bạn đã chọn cho biểu mẫu này. Các tinh chỉnh và điều khiển là nơi bạn hoàn toàn có thể nhập thông tin. Mỗi điều khiển và tinh chỉnh hoàn toàn có thể đi kèm với một hộp màu xám được gọi là một nhãn ( Label ) chứa tên hoặc tựa đề của trường. • Khu thứ ba Form Footer, hoạt động giải trí tựa như như Form Header. • Hai khu vực còn lại là Page Header và Page Footer, chúng hoàn toàn có thể chứa những thành phần mà bạn muốn Open trên mỗi trang, trong trường hợp một biểu mẫu chiếm nhiều trang giấy. Ngoài ra, hành lang cửa số còn hiển thị những đường thước nằm ngang và nằm dọc cũng như những ô lưới giúp bạn xác định những tinh chỉnh và điều khiển và nhãn trong biểu mẫu. Để chọn nhiều điều khiển và tinh chỉnh, ta giữ phín SHIFT và dùng chuột chọn điều khiển và tinh chỉnh. Nếu muốn chọn tổng thể những điều khiển và tinh chỉnh trên form, ta nhấn Ctrl + A hoặc chọn Edit / Select All. Để xem những thuộc tính của điều khiển và tinh chỉnh, ta chọn tinh chỉnh và điều khiển rồi nhấn chuột phải, chọn Properties : Ta hoàn toàn có thể biến hóa font chữ, sắc tố, kích cỡ, … Có thể đổi từ ComboBox sang List Box nếu số giá trị là nhỏ : Bài giảng Access 27 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội 3. Truy vấn, báo cáo giải trình 3.1. Lựa chọn 1 số ít trường đơn cử Trong tab Tables, chọn bảng, sau đó chọn Query như sau : Hoặc chọn tab Queries rồi nhấn chọn New Hộp thoại sau sẽ Open : Bài giảng Access 28 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN Trong hộp thoại New Query, nhấn chọn Simple Query Wizard rồi nhấn OK, hộp thoại Simple Query Wizard Open : Bài giảng Access 29 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội Hộp thoại tiếp theo Open : Nhấn chọn Detail để có truy vấn chi tiết cụ thể, sau đó nhấn phím Next, hộp thoại thứ ba của Simple Query Wizard Open, gồm có ba mục : • Yêu cầu bạn đặt tên cho truy vấn • Báo rằng Wizard đã đủ thông tin để tạo truy vấn Bài giảng Access 30 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Thành Phố Hà Nội • Hỏi bạn muốn mở truy vấn để xem thông tin hay mở truy vấn để chỉnh phong cách thiết kế của bộ hỏi. Kết quả tất cả chúng ta được như sau : Bài giảng Access 31 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP.HN 3.2. Chọn 1 số ít bản ghi đơn cử Nếu muốn lựa chọn những trường của 1 số ít bản ghi đơn cử, ta làm như sau : Bước 1 : Trong hành lang cửa số CSDL, nhấn vào thanh Queries để nhìn list những truy vấn, nhấn đúp vào phím Create Query In Design View ( tạo truy vấn trong chính sách phong cách thiết kế ). Kết quả : Access sẽ hiển thị hộp thoại Show Table : Bước 2 : Chọn bảng Students, nhấn vào nút Add để bổ trợ bảng này vào list những bảng tài liệu nền cho truy vấn. Sau đó, nhấn nút Close. Kết quả là, trên hành lang cửa số màn hình hiển thị Open một hành lang cửa số phong cách thiết kế truy vấn với thanh tựa đề cho biết đây thuộc loại bộ hỏi tinh lọc ( Select Query ). Bài giảng Access 32 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa TP. Hà Nội Nửa bên trên, ta thấy có hộp Students liệt kê tổng thể những trường trong bảng Students, dấu hoa thị đại diện thay mặt cho toàn bộ những trường. Phía bên dưới của hành lang cửa số là một bảng ô lưới, được gọi là QBE ( Query By Example ) trợ giúp cho bạn phong cách thiết kế bộ hỏi. Bước 3 : Đưa những trường vào lưới. ) Test thử việc hiển thị những trường bằng cách check vào dòng Show, nhấn nút Run để chạy thử. Trong cột ClassID, dòng Criteria, nhập số 2 vào, chạy thử để xem hiệu quả Bài giảng Access 33 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Nhập chuỗi ” Phạm Ngọc Sáng ” vào dòng Criteria, cột StudentName :
Các file đính kèm theo tài liệu này :

• thuchanhaccess_0927.pdf

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức