Điểm mới trong Nghị định 30/2020/NĐ- CP về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Nghị định quy định văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần cấu thành văn bản, gồm có những thành phần chính vận dụng so với toàn bộ những loại văn bản và những thành phần bổ trợ trong những trường hợp đơn cử hoặc so với một số ít loại văn bản nhất định .
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như:
Bạn đang đọc: Điểm mới trong Nghị định 30/2020/NĐ- CP về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Phụ lục I
THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
___________________
Phần I
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Khổ giấy : Khổ A4 ( 210 mm x 297 mm ) .2. Kiểu trình diễn : Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có những bảng, biểu nhưng không được làm thành những phụ lục riêng thì văn bản hoàn toàn có thể được trình diễn theo chiều rộng .3. Định lề trang : Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15-20 mm .4. Phông chữ : Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001, màu đen .5. Cỡ chữ và kiểu chữ : Theo lao lý đơn cử cho từng yếu tố thể thức .6. Vị trí trình diễn những thành phần thể thức : Được thực thi theo Mục IV Phần I Phụ lục này .7. Số trang văn bản : Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất .
II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữa ) Quốc hiệu “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” : Được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang tiên phong của văn bản .b ) Tiêu ngữ “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” : Được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu ; vần âm đầu của những cụm từ được viết hoa, giữa những cụm từ có gạch nối ( – ), có cách chữ ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ .c ) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình diễn tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình diễn cách nhau dòng đơn .2. Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bảna ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản là tên chính thức, vừa đủ của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước của người có thẩm quyền phát hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản gồm có tên của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ( nếu có ) .Đối với tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố thường trực TW hoặc huyện, Q., thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố thường trực TW hoặc xã, phường, thị xã nơi cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng .b ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .Tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng .Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được trình diễn cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp dài hoàn toàn có thể trình diễn thành nhiều dòng .c ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản được trình diễn tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này .3. Số, ký hiệu của văn bảna ) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trong một năm được ĐK tại Văn thư cơ quan theo pháp luật, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập .Trường hợp những Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức triển khai ( sau đây gọi chung là tổ chức triển khai tư vấn ) được ghi là “ cơ quan ban hành văn bản ” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai để phát hành văn bản thì phải lấy mạng lưới hệ thống số riêng .b ) Ký hiệu của văn bảnKý hiệu của văn bản gồm có chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu gồm có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước phát hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị chức năng soạn thảo hoặc nghành được xử lý .Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai và những đơn vị chức năng trong mỗi cơ quan, tổ chức triển khai hoặc nghành nghề dịch vụ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai lao lý đơn cử, bảo vệ ngắn gọn, dễ hiểu .c ) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản. Từ “ Số ” được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Số ” có dấu hai chấm ( 🙂 ; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ), giữa những nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( – ), không cách chữ .d ) Số, ký hiệu của văn bản được trình diễn tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này .4. Địa danh và thời hạn phát hành văn bảna ) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở TW phát hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố thường trực TW nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương phát hành là tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hành chính nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở .Đối với những đơn vị chức năng hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử vẻ vang thì phải ghi tên gọi khá đầy đủ của đơn vị chức năng hành chính đó .Địa danh ghi trên văn bản của những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng lực lượng vũ trang nhân dân thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được triển khai theo lao lý của pháp lý và pháp luật đơn cử của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng .b ) Thời gian phát hành văn bảnThời gian phát hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được phát hành. Thời gian phát hành văn bản phải được viết khá đầy đủ ; những số biểu lộ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập ; so với những số biểu lộ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước .c ) Địa danh và thời hạn phát hành văn bản được trình diễn trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng ; những vần âm đầu của địa điểm phải viết hoa ; sau địa điểm có dấu phẩy (, ) ; địa điểm và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ .5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bảna ) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung hầu hết của văn bản .b ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 5 b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “ V / v ” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng ; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6 pt với số và ký hiệu văn bản .6. Nội dung văn bảna ) Căn cứ phát hành văn bảnCăn cứ phát hành văn bản gồm có văn bản pháp luật thẩm quyền, công dụng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và những văn bản lao lý nội dung, cơ sở để phát hành văn bản. Căn cứ phát hành văn bản được ghi không thiếu tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan phát hành, ngày tháng năm phát hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản ( riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan phát hành ) .Căn cứ phát hành văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình diễn dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản ; sau mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy ( ; ), dòng ở đầu cuối kết thúc bằng dấu chấm (. ) .b ) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có tương quan, phải ghi không thiếu tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời hạn phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản ( so với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh ) ; trong những lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó .c ) Bố cục của nội dung văn bản : Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản hoàn toàn có thể có phần địa thế căn cứ pháp lý để phát hành, phần mở màn và hoàn toàn có thể được bố cục tổng quan theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân loại thành những phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định .d ) Đối với những hình thức văn bản được bố cục tổng quan theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều .đ ) Cách trình diễn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểmTừ “ Phần ”, “ Chương ” và số thứ tự của phần, chương được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình diễn ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .Từ “ Mục ”, “ Tiểu mục ” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình diễn ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .Từ “ Điều ”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình diễn bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (. ) ; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm .Số thứ tự những khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (. ), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình diễn trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm .Thứ tự những điểm trong mỗi khoản dùng những vần âm tiếng Việt theo thứ tự bảng vần âm tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng .e ) Nội dung văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng ; cỡ chữ từ 13 đến 14 ; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm ; khoảng cách giữa những đoạn văn tối thiểu là 6 pt ; khoảng cách giữa những dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines .g ) Nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này .7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyềna ) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử .b ) Việc ghi quyền hạn của người ký được triển khai như sau :Trường hợp ký đại diện thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM. ” vào trước tên tập thể chỉ huy hoặc tên cơ quan, tổ chức triển khai .Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “ Q. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thì phải ghi chữ viết tắt “ KT. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm hoặc quản lý và điều hành thì triển khai ký như cấp phó ký thay cấp trưởng .Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “ TL. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “ TUQ. ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .c ) Chức vụ, chức vụ và họ tên của người kýChức vụ ghi trên văn bản là chức vụ chỉ huy chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức triển khai ; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không pháp luật .Chức danh ghi trên văn bản do những tổ chức triển khai tư vấn phát hành là chức vụ chỉ huy của người ký văn bản trong tổ chức triển khai tư vấn .Đối với những tổ chức triển khai tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức triển khai thì ghi chức vụ của người ký văn bản trong tổ chức triển khai tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức triển khai. Đối với những tổ chức triển khai tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức triển khai thì chỉ ghi chức vụ của người ký văn bản trong tổ chức triển khai tư vấn .Chức vụ ( chức vụ ) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước phát hành mà chỉ huy Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, quản trị hoặc Phó quản trị Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ ( chức vụ ) và tên cơ quan, tổ chức triển khai nơi chỉ huy Bộ công tác làm việc ở phía trên họ tên người ký .Họ và tên người ký văn bản gồm có họ, tên đệm ( nếu có ) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và những thương hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký so với văn bản của những đơn vị chức năng vũ trang nhân dân, những tổ chức triển khai sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản trị ngành, nghành nghề dịch vụ lao lý .d ) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký .đ ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình diễn tại ô số 7 a Mục IV Phần I Phụ lục này ; chức vụ khác của người ký được trình diễn tại ô số 7 b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản ; những chữ viết tắt quyền hạn như : “ TM. ”, “ Q. ”, “ KT. ”, “ TL. ”, “ TUQ. ” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .Chữ ký của người có thẩm quyền được trình diễn tại ô số 7 c Mục IV Phần I Phụ lục này .Họ và tên của người ký văn bản được trình diễn tại ô số 7 b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký .8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khaia ) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, size bằng kích cỡ thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái .b ) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính được bộc lộ như sau : Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ triển khai ký số văn bản và không triển khai ký số lên văn bản kèm theo ; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực thi ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo .Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo .Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai : Không hiển thị .tin tức : số và ký hiệu văn bản ; thời hạn ký ( ngày tháng năm ; giờ phút giây ; múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) được trình diễn bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen .c ) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai được trình diễn tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này .9. Nơi nhận
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
b ) Đối với Tờ trình, Báo cáo ( cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên ) và Công văn, nơi nhận gồm có :Phần thứ nhất gồm có từ “ Kính gửi ”, sau đó là tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc đơn vị chức năng, cá thể trực tiếp xử lý việc làm .Phần thứ hai gồm có từ “ Nơi nhận ”, phía dưới là từ “ Như trên ”, tiếp theo là tên những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể có tương quan khác nhận văn bản .c ) Đối với những văn bản khác, nơi nhận gồm có từ “ Nơi nhận ” và phần liệt kê những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể nhận văn bản .d ) Nơi nhận được trình diễn tại ô số 9 a và 9 b Mục IV Phần I Phụ lục này gồm có :Phần nơi nhận tại ô số 9 a ( vận dụng so với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên và Công văn ) : Từ “ Kính gửi ” và tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể nhận văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Kính gửi ” có dấu hai chấm ( :). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức triển khai hoặc một cá thể thì từ “ Kính gửi ” và tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể được trình diễn trên cùng một dòng ; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể được trình diễn trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng ( – ), cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ; ), cuối dòng ở đầu cuối có dấu chấm (. ) ; những gạch đầu dòng được trình diễn thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm ( 🙂 .Phần nơi nhận tại ô số 9 b ( vận dụng chung so với những loại văn bản ) : Từ “ Nơi nhận ” được trình diễn trên một dòng riêng ( ngang hàng với dòng chữ “ quyền hạn, chức vụ của người ký ” và sát lề trái ), sau có dấu hai chấm ( :), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm ; phần liệt kê những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể nhận văn bản được trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng ; tên mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng nhận văn bản được trình diễn trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng ( – ) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ; ), dòng ở đầu cuối gồm có chữ “ Lưu ” sau có dấu hai chấm ( :), tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ”, dấu phẩy (, ), chữ viết tắt tên đơn vị chức năng ( hoặc bộ phận ) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, sau cuối là dấu chấm (. ) .
III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC
1. Phụ lụca ) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có hướng dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì những Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã .b ) Từ “ Phụ lục ” và số thứ tự của Phụ lục được trình diễn thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm ; tên Phụ lục ( nếu có ) được trình diễn canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .c ) tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được phát hành gồm có : số, ký hiệu văn bản, thời hạn phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản. Thông tin hướng dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen .tin tức hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục ( Kèm theo văn bản số … / … – … ngày …. tháng …. năm …. ) được ghi rất đầy đủ so với văn bản giấy ; so với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại những vị trí này .d ) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ triển khai ký số văn bản và không thực thi ký số lên Phụ lục .Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan triển khai ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên từng tệp tin kèm theo, đơn cử :Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin .Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai : Không hiển thị .tin tức : số và ký hiệu văn bản ; thời hạn ký ( ngày tháng năm ; giờ phút giây ; múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) được trình diễn bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen .đ ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục .e ) Mẫu trình diễn phụ lục văn bản thực thi theo lao lý tại Phụ lục III Nghị định này .2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hànha ) Dấu chỉ độ mậtViệc xác lập và đóng dấu chỉ độ mật ( tuyệt mật, tối mật hoặc mật ), dấu tài liệu tịch thu so với văn bản có nội dung bí hiểm nhà nước được thực thi theo lao lý hiện hành. Con dấu những độ mật ( TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT ) và dấu tài liệu tịch thu được khắc sẵn theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10 a Mục IV Phần I Phụ lục này ; dấu tài liệu tịch thu được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này .b ) Dấu chỉ mức độ khẩnKhi soạn thảo văn bản có đặc thù khẩn, đơn vị chức năng hoặc cá thể soạn thảo văn bản yêu cầu mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định hành động. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác lập độ khẩn theo những mức sau : hoả tốc, thượng khẩn, khẩn .Con dấu những mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có size 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó những từ “ HỎA TỐC ”, “ THƯỢNG KHẨN ” và “ KHẨN ”, trình diễn bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10 b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi .c ) Các hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hànhĐối với những văn bản có khoanh vùng phạm vi, đối tượng người tiêu dùng, sử dụng hạn chế, sử dụng những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành như “ XEM XONG TRẢ LẠI ”, “ LƯU HÀNH NỘI BỘ ”. Các hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành trình diễn tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình diễn cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hànhĐược trình diễn tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng .4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại cảm ứng ; số FaxCác thành phần này được trình diễn tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền lê dài hết chiều ngang của vùng trình diễn văn bản .
IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Vị trí trình diễn những thành phần thể thức
|
Ô số |
: |
Thành phần thể thức văn bản |
| 1 | : | Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
| 2 | : | Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản |
| 3 | : | Số, ký hiệu của văn bản |
| 4 | : | Địa danh và thời hạn phát hành văn bản |
| 5 a | : | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
| 5 b | : | Trích yếu nội dung công văn |
| 6 | : | Nội dung văn bản |
| 7 a, 7 b, 7 c | : | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
| 8 | : | Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai |
| 9 a, 9 b | : | Nơi nhận |
| 10 a | : | Dấu chỉ độ mật |
| 10 b | : | Dấu chỉ mức độ khẩn |
| 11 | : | Chỉ dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành |
| 12 | : | Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
| 13 | : | Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại thông minh ; số Fax . |
| 14 | : | Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
2. Sơ đồ
Toàn văn Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP về công tác làm việc văn thư Tài liệu đính kèm
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
