Quy Định Mới Về Thể Thức Văn Bản Hành Chính Mới Nhất 2018, Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật

1.Bạn đang xem : Thể thức văn bản hành chính mới nhất 2018 Chỉ dùng 2 khổ giấy để soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là việc làm quen thuộc của không ít dân văn phòng, đặc biệt quan trọng là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình diễn văn bản đúng chuẩn Thông tư 01. Mục lục bài viết

Cách trình diễn văn bản chuẩn Thông tư 01 ( Ảnh minh họa )Mỗi nghành nghề dịch vụ thường sử dụng một vài khổ giấy đặc trưng Giao hàng cho việc làm của mình, như nghành nghề dịch vụ phong cách thiết kế, kiến thiết xây dựng : A0, A1, A2 hay nghành nghề dịch vụ thuế, kinh tế tài chính : A4, A5 ; …Tương tự như vậy, trong nghành nghề dịch vụ hành chính, văn bản hành chính được trình diễn theo chiều dài của trang giấy khổ A4 ( 21 cm x 29,7 cm ). Trường hợp văn bản có những bảng, biểu nhưng không trình diễn thành những phụ lục riêng thì hoàn toàn có thể trình diễn theo chiều rộng của trang giấy ( khoản 1 Điều 5 Thông tư 01/2011 / TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính )Thực tế, không ít người có thói quen chỉnh sửa lề giấy một cách tùy tiện để lên một dòng, xuống một dòng hay thậm chí còn để nội dung văn bản trên cùng một trang giấy. Việc làm này đã vô tình vi phạm tiêu chuẩn chung khi trình diễn một văn bản hành chính .Theo đó, nguyên tắc căn lề chuẩn theo Thông tư 01 được lao lý tại khoản 3 Điều 5 như sau :- Lề trên : cách mép trên từ 2 – 2,5 cm ;- Lề dưới : cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm ;- Lề trái : cách mép trái từ 3 – 3,5 cm ;- Lề phải : cách mép phải từ 1,5 – 2 cm .Ngoài văn bản hành chính thường thì, những sách vở khác như giấy ra mắt, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, … được trình diễn trên khổ A5 ( 14,8 cm x 21 cm ) .Như vậy, khi soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo chỉ được dùng khổ giấy A4 hoặc A5 .

2. Chọn phông chữ và cỡ chữ sao cho đúng?

Dù nội dung khác nhau nhưng bất kể một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001 ( Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ ) .Chọn phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode ( Ảnh minh họa )Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản .Ví dụ :- Phần Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ :

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 – 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 – 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).

– Phần địa điểm, ngày, tháng, năm phát hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14 .…

3. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan phát hành, đặc biệt quan trọng là những người mới vào nghề .Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng :- Không ghi cơ quan chủ quản với :+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc nhà nước ;+ Văn phòng Quốc hội ;+ Hội đồng dân tộc, những Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân những cấp ;+ Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố thường trực Trung ương ;+ Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 .- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp ( nếu có ) và cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản với những đơn vị chức năng còn lại .Tên của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản phải được ghi vừa đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn ( viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân – Ủy Ban Nhân Dân, Hội đồng nhân dân – HĐND, … ) .Đối với những văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu ( từ 12 đến 13 ), kiểu chữ đứng ; nếu tên dài, hoàn toàn có thể trình diễn thành nhiều dòng .Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản cũng được trình diễn bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ .Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan phát hành văn bản dài đều hoàn toàn có thể trình diễn thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn ( giãn dòng 1.0 ) .Xem thêm : Hỏa Tốc : Sở Y Tế Tỉnh Yên Bái, Đình Chỉ Giám Đốc Trung Tâm Y Tế TpCăn cứ : Điều 7 Thông tư 01/2011 / TT-BNV

4. Số, ký hiệu văn bản viết thế nào?

* Số của văn bản

Khi đọc những thông tin, quyết định hành động của Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân chắc rằng ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia .Ý nghĩa của số văn bản như sau :Số văn bản là số thứ tự ĐK văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai. Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập, khởi đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm .Trên văn bản, từ “ Số ” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ “ Số ” có dấu hai chấm. Với những văn bản có số nhỏ hơn 10 thì phải có chữ số “ 0 ” phía trước .Cách viết số, ký hiệu văn bản ( Ảnh minh họa )

* Ký hiệu của văn bản

Tương tự như những thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, không phụ thuộc vào vào ý muốn của người soạn thảo .Theo đó, ký hiệu văn bản có tên loại gồm có chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản .Riêng ký hiệu công văn sẽ gồm có chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị chức năng soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo ( nếu có ) .Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ), giữa những nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( – ) không cách chữ .

Ví dụ:

Nghị định do nhà nước phát hành : Số : … / NĐ-CPQuyết định do Thủ tướng nhà nước phát hành : Số : … / QĐ-TTgCông văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo : Số : … / BTC-CST…

5. Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Theo đó tổng thể những văn bản khi phát hành đều phải ghi tên loại trừ công văn .Văn bản hành chính gồm có toàn bộ 32 thể loại, trong đó nổi bật có 1 số ít loại thường gặp như :Nghị quyết ( riêng biệt ), Quyết định ( riêng biệt ), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy ghi nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy ra mắt, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường …Khi trình diễn văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “ nằm lòng ” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được phát hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, đơn cử :

6. Trình bày nội dung ngắn gọn, chính xác

Theo Điều 11 Thông tư 01, nội dung văn bản là thành phần hầu hết của văn bản, chính vì thế cần quan tâm những nhu yếu sau :- Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, đúng mực ;- Sử dụng ngôn từ viết, cách diễn đạt đơn thuần, dễ hiểu ;- Dùng từ ngữ đại trà phổ thông ( không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ quốc tế nếu không thực sự thiết yếu ), thuật ngữ trình độ cần xác lập rõ nội dung thì phải được lý giải trong văn bản ;- Lưu ý viết hoa vần âm đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn hảo : Sau dấu chấm câu (. ) ; sau dấu chấm hỏi ( ? ) ; sau dấu chấm than ( ! ) ; sau dấu chấm lửng ( … ) ; sau dấu hai chấm ( 🙂 ; sau dấu hai chấm trong ngoặc kép ( : “ … ” ) và khi xuống dòng …Bên cạnh đó, không được viết tắt bừa bãi mà chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Những cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản hoàn toàn có thể viết tắt, nhưng những chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó .

7. Ký tên, đóng dấu thế nào cho chuẩn?

* Cách ký tên

– Trường hợp ký đại diện thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM. ” ( đại diện thay mặt ) vào trước tên tập thể chỉ huy hoặc tên cơ quan, tổ chức triển khai. Người có thẩm quyền ký đại diện thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .- Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “ KT. ” ( ký thay ) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .- Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa chuyển nhượng ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “ TL. ” ( thừa lệnh ), “ TUQ. ” ( thừa ủy quyền ) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa chuyển nhượng ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức triển khai .Lưu ý :- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và những thương hiệu danh dự khác .- Đối với văn bản thanh toán giao dịch ; văn bản của những tổ chức triển khai sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm .

* Cách đóng dấu

– Đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai : Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký .- Đóng dấu treo : Là dùng con dấu đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo thường được sử dụng trong những văn bản nội bộ hoặc trong liên đỏ hóa đơn kinh tế tài chính ( khoản 3 Điều 26 Nghị định 110 / 2004 / NĐ-CP ) .- Đóng dấu giáp lai : Dùng để đóng ở mép ( bên phải hoặc bên trái ) của văn bản có từ 2 tờ trở lên. Đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản ( khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011 / TT-BNV ) .

8. Sơ đồ cách trình bày văn bản dễ hiểu nhất

Để hoàn toàn có thể thuận tiện trình diễn một văn bản bất kể nói chung hoặc văn bản hành chính nói riêng, bạn đọc tìm hiểu thêm sơ đồ cách trình diễn văn bản dưới đây :Sơ đồ cách trình diễn văn bản theo Thông tư 01Trong đó :

Với 8 quy tắc trên đây, capdoihoanhao.vn mong muốn giúp Quý khách có thể soạn thảo văn bản một cách chuyên nghiệp không chỉ chuẩn mà còn đẹp đồng thời Quý khách có thể cập nhật các tin tức liên quan tại đây.
Với 8 quy tắc trên đây, capdoihoanhao.vn mong ước giúp Quý khách hoàn toàn có thể soạn thảo văn bản một cách chuyên nghiệp không chỉ chuẩn mà còn đẹp đồng thời Quý khách hoàn toàn có thể update những tin tức tương quan tại đây .

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục