Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho các cửa hàng bán lẻ

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh bán lẻ

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Làm theo 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi.

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ gồm có 7 bước : nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói – xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo giải trình truy thuế kiểm toán .
Tối ưu hoá 7 bước quản lý kho này sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách và tối ưu khoảng trống tàng trữ của kho hàng .

Quản lý kho thuận tiện với Sapo POS
Không biết sản phẩm & hàng hóa còn bao nhiêu trong shop ? Để thực trạng này tiếp nối hoặc sử dụng ứng dụng quản lý kho Sapo POS để quản lý hàng tồn dư chi tiết cụ thể, tự động hóa trọn vẹn
Dùng thử miễn phí ngay

2. Tại sao cần có quy trình quản lý kho?

Khi có quy trình quản lý kho chuẩn, bạn sẽ tối ưu được thời hạn cũng như ngân sách cho việc quản lý tồn dư và giải quyết và xử lý đơn hàng .

• Nhanh chóng chớp lấy số lượng tồn dư của từng loại sản phẩm khi có dịch chuyển xuất – nhập hàng .
• Tối đa hoá khoảng trống tàng trữ của kho hàng, giảm thất thoát, hỏng hóc trong quy trình tàng trữ hàng hoá .
• Tối ưu thời hạn nhặt hàng, đóng gói giúp giải quyết và xử lý đơn hàng nhanh gọn, tăng hiệu suất cao bán hàng .
• Giảm tỷ suất hoàn hàng bằng cách quản lý những nguyên do khách trả hàng để giải quyết và xử lý yếu tố tận gốc .
• Quy trình quản lý kho đúng mực thì những báo cáo giải trình kho, báo cáo giải trình lệch giá, lãi lỗ cũng sẽ được đo lường và thống kê 1 cách đúng chuẩn .

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh bán lẻ

3. Quy trình quản lý kho chuẩn cho các shop bán lẻ

Như đã nói ở trên, quy trình quản lý kho sẽ gồm có 7 bước từ nhập kho, lưu kho đến nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm hàng và báo cáo giải trình. Sau đây tất cả chúng ta sẽ đi lần lượt từng bước của quy trình quản lý kho theo ISO và làm thế nào để tối ưu hoá những bước này giúp bạn quản lý kho hàng hiệu suất cao .

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước tiên phong trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn dư đúng mực .
Để triển khai đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng mẫu sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời gian .
Nếu không triển khai tráng lệ thì hoàn toàn có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tác động tới bước tiếp theo .
Việc nhập kho kỹ càng, cẩn trọng cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những loại sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho shop khi bán hàng sau này .
Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung ứng, bạn hoàn toàn có thể đưa ra 1 số nhu yếu về đóng gói như :

• Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng
• Số lượng mẫu sản phẩm trong 1 thùng
• Vị trí dán nhãn và những thông tin cần có trên nhãn
• …

Trong trường hợp nhà phân phối không cung ứng theo nhu yếu của bạn thì họ cần gửi cho bạn tổng thể những thông tin trên và thời hạn giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn hoàn toàn có thể nhanh gọn bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời hạn tương thích .
Khi nhận hàng, người chuyển giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà sản xuất trong đó thống kê rất đầy đủ những loại loại sản phẩm và số lượng của từng mẫu sản phẩm, thời hạn xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà phân phối .
Người tiếp đón hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hoá sau đó cho thực thi xếp dỡ. Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, thực trạng hàng hoá ( mã mẫu sản phẩm, số lô, số sê-ri, … nếu thiết yếu ) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung ứng 1 bản .

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh nhỏ

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho hàng hoá từ nhà sản xuất, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học và hài hòa và hợp lý .
Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá khoảng trống kho cũng như thuận tiện tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng .
Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quy trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu suất cao quản lý kho .
Khi xếp dỡ hàng hoá vào những kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 loại sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời hạn tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng .
Nếu không có nhiều khoảng trống thì hoàn toàn có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 mẫu sản phẩm khác nhau .
Để tìm hiểu và khám phá kỹ hơn về cách sắp xếp hàng hoá vào kho, tìm hiểu thêm ngay bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng này giảm ngay 50 % thời hạn nhặt hàng nhé !

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh nhỏ

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là hành vi tích lũy hàng trong kho để triển khai đơn hàng của người mua. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng chừng 55 % tổng ngân sách quản lý và vận hành kho .

Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.

Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực thi tốt thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn vất vả cả .
Hiện nay, hoàn toàn có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm .

• Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.

• Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.

Nếu sử dụng ứng dụng quản lý kho hàng đơn thuần Sapo POS thì tính năng ghi chú điểm lưu kho sẽ tương hỗ rất hiệu suất cao cho bạn trong quy trình quản lý kho .

Ví dụ sản phẩm A, khi sắp xếp vào trong kho, bạn chỉ cần lưu lại vị trí trong kho của sản phẩm đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho cạnh cửa ra vào”,… Sau đó khi nhặt hàng, bạn chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của các đơn cần hoàn thành là có ngay vị trí của từng sản phẩm giúp bạn nhặt hàng nhanh chóng.

Phiếu in hướng dẫn đóng gói với điểm lưu hàng của từng loại sản phẩm trên Sapo POS .

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho giúp bạn gom lại những loại sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và sẵn sàng chuẩn bị luân chuyển cho khách. Việc này cần được giải quyết và xử lý cẩn trọng, đúng chuẩn, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng .
Quy định đóng gói của mỗi shop hoàn toàn có thể khác nhau nhưng cần phân phối được 2 mục tiêu quan trọng :

• Đảm bảo bảo đảm an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quy trình giao vận
• Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu ngân sách giao hàng

Sau khi triển khai xong đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị chức năng luân chuyển, lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn dư .

Bước 5: Hoàn hàng

Đương nhiên không nhà bán hàng nào lại mong ước có bước này, tuy nhiên thực tiễn không hề tránh khỏi là vẫn có 1 tỷ suất nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại .
Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, tuy nhiên có 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ :

• Khách trả hàng cần đúng theo chủ trương trả hàng và nêu rõ nguyên do và những nguyên do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn trọng để hoàn toàn có thể đưa ra những kiểm soát và điều chỉnh tương thích để giảm tỷ suất hoàn hàng .
• Có lao lý với những hàng hoá bị trả lại ví dụ : nhập lại vào kho, thay thế sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho đơn vị sản xuất, …
• Doanh thu, doanh thu của mẫu sản phẩm bị hoàn trả cũng cần phải được khấu trừ tương ứng .

Quy trình quản lý kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh nhỏ

Bước 6: Kiếm hàng

Kiếm hàng là hoạt động giải trí cần được thực thi liên tục chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra yếu tố, thất thoát kho mới thực thi kiếm kho .
Bạn chỉ cần bảo vệ kho luôn sắp xếp ngăn nắp và có 1 quy trình kiểm kê kho hàng hài hòa và hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ thôi .
Với sự tương hỗ của 1 ứng dụng quản lý kho sản phẩm & hàng hóa, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn thuần hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng mẫu sản phẩm để đếm số lượng trong thực tiễn có trong kho .
Sau khi triển khai xong kiểm kho, bạn hoàn toàn có thể triển khai cân đối kho để số lượng tồn dư trên ứng dụng được update đúng theo số lượng thực tiễn đã kiểm đếm .

Đọc thêm : 10 sai lầm đáng tiếc trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn dư chuẩn

Bước 7: Thống kê báo cáo

Các thống kê, báo cáo giải trình kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho .
Dưới đây là 1 số loại báo cáo giải trình kho cần phải có để bạn hoàn toàn có thể nhìn nhận hiệu suất cao quản lý kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, tương thích .

• Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho

• Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)

• Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.

• Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.

• Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.

Phần mềm Sapo với vừa đủ những báo cáo giải trình kho giúp bạn nhanh gọn chớp lấy tình hình kho hàng .
Để quản lý được số lượng nhập – xuất – tồn dư bạn hoàn toàn có thể quản lý bằng sổ sách, excel, tuy nhiên với 1 shop kinh doanh bán lẻ, 1 ứng dụng quản lý kho sẽ là trợ thủ không hề thiếu giúp bạn tự động hoá quy trình quản lý kho .
Phần mềm quản lý kho Sapo POS với khá đầy đủ những tính năng nhập hàng, ghi chú điểm lưu kho, hướng dẫn đóng gói, hoàn hàng, kiểm hàng, … và mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình can đảm và mạnh mẽ giúp bạn nhanh gọn bao quát được tình hình kho hàng cũng như kiểm tra hiệu suất cao quản lý kho mà không cần mất công ghi chép sổ sách, giám sát hay đau đầu với những hàm excel nữa .

Nếu còn băn khoăn về tính năng nào đó hay muốn trực tiếp trải nghiệm thì đừng ngần ngại đăng ký ngay tại đây để nhận 7 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí phần mềm quản lý kho Sapo POS. Bạn sẽ tha hồ khám phá và thoải mái tận hưởng những lợi ích mà phần mềm mang lại!

Trải nghiệm không lấy phí ứng dụng quản lý bán hàng Sapo POS

Dùng thử miễn phí

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Chia Sẻ Kiến Thức