10 bí quyết quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả | ITD Vietnam
Nội Dung Chính
Làm việc từ xa – Thử thách chưa từng có tiền lệ
Để quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa hiệu suất cao, cấp chỉ huy được yên cầu phải có biến hóa đáng kể về mặt tư duy, đặc biệt quan trọng so với những nhà quản lý vốn quen với cách tư duy truyền thống cuội nguồn .Paul Pellman, Giám đốc quản lý công ty ứng dụng máy tính Kazoo ở Austin, Texas, cho biết :
Nếu đây là lần đầu tiên bạn chịu trách nhiệm quản lý nhân viên từ xa, việc điều hướng và đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, gắn kết và phát triển quả thực là một thách thức to lớn. Quá trình chuyển đổi từ làm việc văn phòng sang trực tuyến đồng nghĩa với việc mất đi khả năng giao tiếp giữa người với người, vốn đóng vai trò quan trọng giúp các thành viên công ty tương tác và gắn kết với nhau.
Trước đây, chỉ huy doanh nghiệp thường theo dõi hiệu suất cao việc làm dựa trên “ thời hạn làm việc ” và “ mức độ hoạt động giải trí ”. Chính phương pháp quản lý này đã dẫn tới vô vàn khó khăn vất vả khi quy đổi sang giải pháp làm việc từ xa .Về phía người lao động, phần đông cũng gặp phải nhiều yếu tố trong thời hạn đầu – khi phải kiểm soát và điều chỉnh theo những thay đổi mới này. Jane Sparrow, giám đốc The Culture Builders, cho biết :
Nếu bạn đã quen nhìn thấy đồng nghiệp hoặc người mua của mình hàng ngày, cảm xúc bị cô lập sẽ nhanh gọn Open. Môi trường làm việc trực tuyến cũng gây tác động ảnh hưởng đến năng lực tập trung chuyên sâu, ý thức làm việc nhóm và năng lượng phát minh sáng tạo. Nếu muốn duy trì đội nhóm vững mạnh, vui tươi và làm việc hiệu suất cao, cấp chỉ huy cần nhận thức và tìm giải pháp giải quyết và xử lý những yếu tố này .
3 thách thức lớn nhất khi quản lý nhân viên làm việc từ xa
Dưới đây là 3 thử thách chính mà cấp chỉ huy và chủ doanh nghiệp gặp phải trong quy trình quản lý nhân viên cấp dưới từ xa .
1. Không có cơ hội tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và cấp trên
Con người tất cả chúng ta luôn có bản tính xã hội. Vì vậy, tương tác trực tiếp đóng vai trò rất quan trọng so với những trao đổi hàng ngày .Như đã đề cập phía trên, cấp chỉ huy trước đây thường dựa vào những cuộc họp tại nơi làm việc để theo dõi hiệu suất và hiệu suất cao làm việc của nhân viên cấp dưới. Đây cũng là dịp để theo dõi tâm trạng của nhân viên cấp dưới, dữ thế chủ động xử lý những yếu tố xảy ra khi làm việc chung .Việc quan sát nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người khác một cách vô thức giúp ta “ đọc hiểu ” ý nghĩa sau lời nói và hành vi của họ. Thông qua tương tác tiếp tục với quản lý và đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới sẽ hoàn toàn có thể nhận ra những điều này và có phản ứng tương thích .
2. Giảm hiệu quả liên lạc và trao đổi thông tin
Khi làm việc từ xa, nhân viên cấp dưới không hề tìm kiếm đồng nghiệp hoặc quản lý để giải đáp vướng mắc một cách nhanh gọn .Việc trao đổi bằng phương tiện kỹ thuật số ( email, tin nhắn văn bản ) đi kèm với rủi ro đáng tiếc thông tin bị “ thất lạc ”. Mặt khác, việc phải chờ đón hồi âm phần nào tác động ảnh hưởng đến quá trình việc làm – khiến 1 số ít nhân viên cấp dưới cảm thấy không hài lòng .Thêm vào đó, sự tinh xảo trong tương tác giữa những cá thể hoàn toàn có thể bị mất đi khi tiếp xúc trực tuyến. Những ai vốn dễ mến và thân thiện trong tiếp xúc thường ngày hoàn toàn có thể bỗng chốc trở nên thiếu tinh xảo khi trao đổi qua email .Để xử lý yếu tố này, trách nhiêm của nhà quản lý là quy mô hóa nhằm mục đích đưa ra những kế hoạch truyền thông hiệu quả khi làm việc trực tuyến .
3. Xao nhãng do môi trường xung quanh
Một khó khăn vất vả không hề bỏ lỡ trong quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa là rủi ro tiềm ẩn xao nhãng bởi thiên nhiên và môi trường xung quanh ( ví dụ : trẻ nhỏ quấy khóc, tiếng ồn xung quanh, v.v … ). Những yếu tố này không chỉ làm giảm bớt động lực và hiệu suất làm việc của nhân viên cấp dưới, mà còn hoàn toàn có thể ảnh hưởng tác động đến hiệu suất cao của những cuộc họp trực tuyến .Ở cương vị quản lý, sự kiên trì và thấu cảm có ý nghĩa rất quan trọng so với việc duy trì niềm tin và mong ước góp phần của người lao động .
Đọc thêm : Lần đầu làm quản lý – 12 thử thách số 1 cần vượt qua
10 bí quyết quản lý nhân viên làm việc từ xa
Đại dịch Covid-19 cùng sự tăng trưởng của những phương tiện kỹ thuật số đã khiến nhiều chuyên viên Dự kiến : Xu hướng làm việc từ xa sẽ còn liên tục tăng trưởng trong tương lai. Do đó, chỉ huy doanh nghiệp cần nhanh gọn học cách thích ứng với xu thế mới này .Cách quản lý làm việc online hiệu suất cao là nhà quản lý cần thả lỏng bớt sự trấn áp, cũng như lên kế hoạch giao việc tương thích cho nhân viên cấp dưới .Khi không hề giám sát nhân viên cấp dưới trong một khoảng trống làm việc chung, cấp chỉ huy cần tập trung chuyên sâu nhìn nhận chất lượng việc làm hoàn thành xong được. Tận dụng công nghệ thông qua tổ chức triển khai họp online cũng là một giải pháp đáng xem xét .Ngay cả khi đã lên kế hoạch từ trước để giúp doanh nghiệp ứng biến với tình hình dịch bệnh phức tạp, việc quản lý nhân viên cấp dưới từ xa thành công xuất sắc yên cầu nhà quản lý phải sẵn sàng chuẩn bị kiểm soát và điều chỉnh phong thái chỉ huy của mình .Dưới đây, chúng tôi xin phép san sẻ 10 cách quản lý nhân viên cấp dưới từ xa có ích mà chỉ huy doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm .
1. Đặt ra những tiêu chuẩn về năng suất rõ ràng
Một số quy chuẩn hiệu suất cần linh động đổi khác tùy theo đặc thù việc làm ; số khác hoàn toàn có thể được duy trì làm tiêu chuẩn cho hàng loạt công ty .Lấy ví dụ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa ra lao lý chung là vấn đáp toàn bộ email của người mua trước khi kết thúc ngày làm viên – hoặc nhân viên cấp dưới cần luôn chuẩn bị sẵn sàng tham gia họp bất kể khi nào trong khoảng chừng thời hạn từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều .Đối với những tiêu chuẩn riêng, ban chỉ huy cần triển khai nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng và lập thành văn bản. Chẳng hạn, đội nhóm hoàn toàn có thể thống nhất rằng một nhân viên cấp dưới IT đã được giao dự án Bất Động Sản phải cung ứng mã code sẵn sàng chuẩn bị cho thử nghiệm ( testing ) trong vòng 5 ngày làm việc – nếu không kịp quá trình, nhân viên cấp dưới cần thông tin trước 48 giờ cho đội nhóm được biết .Lấy ví dụ khác : một nhân viên cấp dưới tổng đài hoàn toàn có thể xử lý 10 cuộc gọi của người mua trong một giờ – với điều kiện kèm theo không để tiếng trẻ nhỏ khóc lọt vào cuộc trò chuyện. Một nhân viên tuyển dụng cần thực thi 20 cuộc phỏng vấn qua điện thoại thông minh và tìm được ứng viên cho 5 vị trí mỗi tháng .Trong quy trình quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa, chỉ huy doanh nghiệp cũng cần điều tra và nghiên cứu thêm tài liệu về những tiêu chuẩn hiệu suất, để hoàn toàn có thể nhanh gọn phát hiện ra những yếu tố cần được xử lý .Ví dụ : sau 90 ngày giám sát việc làm của nhân viên cấp dưới tổng đài, bạn hoàn toàn có thể nhận ra doanh nghiệp cần cung ứng thêm thời hạn để nhân viên cấp dưới ship hàng người mua, hoặc xác lập đâu là yếu tố chính tác động ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên cấp dưới .
2. Tập trung vào kết quả thay vì quy trình
“Sự linh động về mặt thời gian là chìa khóa để duy trì tính nhất quán khi làm việc từ xa. Ngay cả khi đã lập kế hoạch cụ thể, bạn nên sẵn sàng điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Việc nhân viên của bạn chọn làm việc vào buổi sáng hay buổi tối đều không thành vấn đề, miễn là công việc được hoàn thành và đảm bảo chất lượng.”
Angela Civitella, chuyên viên coaching chỉ huy
Khi làm việc tại nhà, nhiều nhân viên cấp dưới phải đảm nhiệm cả trách nhiệm ở công ty lẫn chăm nom mái ấm gia đình. Chính vì thế, hãy cho phép nhân viên cấp dưới của bạn hoàn thành xong việc làm theo cách thuận tiện và hiệu suất cao nhất so với họ .Nếu phải họp lúc 9 giờ sáng, bạn hoàn toàn có thể đi thẳng vào yếu tố để tránh tiêu tốn lãng phí thời hạn. Lên lịch họp vào thời gian đã được cả hai bên chấp thuận đồng ý. Sự linh động cho phép nhân viên cấp dưới hoàn thành xong việc làm theo cách riêng của họ .
“Ở cương vị quản lý, bạn cần ngừng chú ý đến quy trình và quan tâm nhiều hơn đến mục tiêu. Chỉ cần nói chuyện với nhân viên về những gì bạn muốn họ hoàn thành.”
Brian Kropp, Phó quản trị Research, Gartner .
3. Xác định và cung cấp công cụ hỗ trợ phù hợp
Để quản lý nhân viên cấp dưới làm việc tại nhà hiệu suất cao, doanh nghiệp cần phân phối cho họ những công cụ tương hỗ thuận tiện tiếp cận khi thiết yếu. Vì nguyên do này, cấp chỉ huy và đội nhóm cần cùng nhau trao đổi về những giải pháp hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp chuyển sang giải pháp làm việc online .Nhân viên làm việc tại nhà cần có quyền tiếp cận những nguồn tài nguyên quan trọng như khi ở văn phòng, gồm có :
- Hướng dẫn về quy trình làm việc và các chính sách của công ty.
- Bản trình bày mẫu và nguồn cung.
- Nguồn cung cấp thư và văn phòng phẩm.
- Chương trình phần mềm.
- Máy tính cá nhân.
- Thẻ tín dụng công ty.
- v.v…
4. Dành thời gian tương tác với nhóm
Như đã đề cập trên đây, tương tác trực tiếp tại nơi làm việc đóng vai trò rất quan trọng với việc thôi thúc tính tập thể và ý thức đồng đội .Khi quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa, cấp quản lý sẽ cần góp vốn đầu tư nhiều nỗ lực hơn để duy trì những liên kết và tương tác này. Một nhà chỉ huy giỏi sẽ luôn tìm thời cơ để mọi cá thể tham gia vào những hoạt động giải trí và bàn luận nhóm bất kể khi nào hoàn toàn có thể .Thoạt đầu, mọi người hoàn toàn có thể cảm thấy gượng ép và miễn cưỡng tham gia. Tuy nhiên, cấp chỉ huy cần hết lòng khuyến khích nhân viên cấp dưới liên lạc liên tục với những thành viên trong nhóm – và ngược lại, chính bản thân bạn cũng hãy dữ thế chủ động liên hệ với từng người một. Mức độ tiếp tục như thế nào sẽ nhờ vào vào việc làm và trách nhiệm mà nhân viên cấp dưới phải triển khai xong .
Việc update lịch làm việc của nhân viên cấp dưới trên một nền tảng hoặc ứng dụng chung mang lại quyền lợi vô cùng đáng kể. Khi nhân viên cấp dưới không xuất hiện, họ hoàn toàn có thể update trạng thái “ vắng mặt ” ( away ) trên ứng dụng và thiết lập email vấn đáp tự động hóa về sự vắng mặt ( out-of-office ) đó trong giờ hành chính. Những điều tưởng chừng như li ti này lại giúp giảm thiểu rủi ro đáng tiếc và cảm xúc không hài lòng do những yếu tố về liên lạc khi làm việc trực tuyến .Để theo dõi quá trình việc làm và duy trì sự kết nối nội bộ, bạn hoàn toàn có thể thiết lập những khoảng chừng thời hạn nhất định để họp nhóm trực tuyến. Chỉ cần một cuộc họp ngắn hàng ngày với nhân viên cấp dưới là đủ để ban quản lý nắm rõ quy trình tiến độ việc làm, cũng như xác lập những yếu tố đang gặp phải .Giống như khi gặp mặt trực tiếp, một cuộc họp online muốn hiệu suất cao cần bảo vệ những tiêu chuẩn sau :
- Có một chương trình làm việc (agenda) rõ ràng.
- Điểm danh khi bắt đầu những cuộc họp lớn để mọi người biết ai đang có mặt.
- Khuyến khích mọi người tự tắt âm khi không trình bày.
Ngoài ra, một giải pháp khác là mỗi nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể viết email hàng tuần nêu rõ những gì họ đang làm, thời hạn cần triển khai xong, cũng như những khó khăn vất vả hiện tại .
5. Nhắc lại các giá trị của doanh nghiệp
“Ngay từ trước khi khủng hoảng Covid-19 diễn ra, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy tầm quan trọng của việc coi nhân viên như những bên liên quan chính (stakeholder). Ngay lúc này, bạn có thể cho nhân viên thấy bạn đã có chủ động tìm kiếm những người như họ suốt một thời gian dài.”
Brian Kropp
Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp đã dành thời hạn thiết kế xây dựng bộ giá trị miêu tả mức độ chăm sóc của họ so với nhân viên cấp dưới – cũng như tầm quan trọng của việc tạo ra đời sống và thưởng thức tích cực cho nhân viên cấp dưới. Hãy luôn tìm cách nhắc nhớ lại về những giá trị này với nhân viên cấp dưới của bạn .Ngoài ra, cấp chỉ huy cần không ngừng nêu gương những hành vi tương thích với văn hóa truyền thống tổ chức triển khai – đồng thời khuyến khích nhân viên cấp dưới thông tin về những hành vi vi phạm văn hóa truyền thống này. Nhắc nhở nhân viên cấp dưới về những kênh báo cáo giải trình hành vi sai lầm, cũng như nêu rõ những giải pháp trừng phạt nếu không tuân thủ theo. Đây sẽ là nền tảng giúp nhân viên cấp dưới cảm thấy niềm hạnh phúc trong việc làm và bảo đảm an toàn về phương diện tâm ý .
6. Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc của nhân viên
Quá trình liên lạc không chỉ để theo dõi hiệu suất của nhân viên cấp dưới, mà còn là thời cơ giúp doanh nghiệp nuôi dưỡng động lực làm việc và kết nối với người lao động .Khi quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa, việc lên lịch gọi điện hàng tuần sẽ giúp bạn :
- Xác định xem nhân viên có đang thực hiện tốt công việc tổng thể hay không.
- Trao đổi với nhân viên nhằm xác định và giải quyết những khó khăn họ đang gặp phải.
- Thảo luận về kế hoạch phát triển cho nhân viên.
- Trả lời những câu hỏi liên quan đến nhân viên.
Không có lao lý đơn cử về việc doanh nghiệp nên giữ tần suất liên hệ với nhân viên cấp dưới làm việc từ xa như thế nào. Tùy thuộc vào cá thể người lao động và đặc thù việc làm, cấp quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh mức độ tương tác cho tương thích .
7. Chú ý đến các dấu hiệu kiệt sức ở nhân viên
Khi tương tác với nhân viên cấp dưới, cấp quản lý cần quan tâm đến nội dung trò chuyện trực tiếp – cũng như trải qua quan sát gián tiếp – để biết được những khó khăn vất vả và bận tâm của họ. Tận dụng mọi thời cơ hoàn toàn có thể để cho họ thấy bạn mong ước tương hỗ và chăm sóc đến họ .Để hoàn toàn có thể trò chuyện tiếp tục khi quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa, chỉ huy doanh nghiệp cần điều tra và nghiên cứu cách tiếp cận những chủ đề nhạy cảm tương quan đến đại dịch Covid-19 như : quy mô làm việc sửa chữa thay thế, triển vọng và bảo đảm an toàn việc làm, ảnh hưởng tác động đến nhân viên cấp dưới, thực trạng stress khi làm việc, v.v …
8. Luôn lắng nghe
Justin Hale, chuyên viên phong cách thiết kế và nghiên cứu và điều tra giảng dạy tại VitalSmarts nhận định và đánh giá :
Những nhà quản lý tài năng nhất luôn biết lắng nghe, tiếp xúc để tạo dựng sự tin cậy và tôn trọng. Họ theo dõi sát sao khối lượng và quá trình việc làm mà không cần phải thực hành thực tế quản lý vi mô hay tiếp xúc quá mức .
Theo Pellman, khảo sát là một công cụ ít được những doanh nghiệp vận dụng. Ví dụ, chỉ số Net Promoter Score ( NPS ) của nhân viên cấp dưới hàng tháng / quý – tích hợp với khảo sát – sẽ giúp cấp chỉ huy khám phá sâu hơn về tâm lý của nhân viên cấp dưới. Theo HR Technologist, chỉ số này nói lên rất nhiều về năng lực nhân viên cấp dưới sẽ tiếp thị về công ty cho những người lao động khác .
9. Tránh quản lý vi mô
Nhiều nhà quản lý hoàn toàn có thể cảm thấy lo ngại khi không hề giám sát nhân viên cấp dưới liên tục như trước. Tuy nhiên, hãy giữ bình tĩnh để tránh rơi vào thực trạng quản lý vi mô. Điều đó sẽ chỉ làm nhân viên cấp dưới của bạn thêm stress và stress .Đừng cố xử lý những yếu tố về hiệu suất mà bạn nhận thấy – bạn sẽ có nhiều thời hạn hơn để làm việc này dựa vào những mạng lưới hệ thống quản lý hiệu suất đã được thiết lập, sau khi dịch bệnh mở màn giảm bớt. Pellman nhận định và đánh giá :
Bạn không cần phải theo dõi nhất cử nhất động của nhân viên cấp dưới khi ở văn phòng, và đương nhiên khi họ làm việc từ xa cũng vậy. Trò chuyện hoặc gọi điện trực tiếp với mức độ vừa phải giúp người quản lý tránh rơi vào quản lý vi mô – mà vẫn được cho phép họ theo sát được nhân viên cấp dưới, cũng như tạo điều kiện kèm theo cho nhân viên cấp dưới làm việc để bảo vệ nhận được phản hồi từ cả hai chiều .
Hãy tin cậy rằng nếu nhân viên cấp dưới của bạn đang tiếp xúc rõ ràng và hoàn thành xong những tiềm năng việc làm đúng thời hạn, tức là họ đang làm việc có hiệu suất và hiệu suất cao .
10. Chia sẻ các mẹo làm việc trực tuyến
Đối với những cá thể lần đầu quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa, bạn hoàn toàn có thể tìm đến những người trong ngành đã từng có kinh nghiệm tay nghề đi trước để có được những lời khuyên có ích – ví dụ điển hình như về những ứng dụng quản lý thiết yếu khi làm việc tại nhà .Những thông tin chi tiết cụ thể đó hoàn toàn có thể được san sẻ qua những tệp PDF, video ngắn hoặc những cuộc gọi video ngắn với mọi thành viên trong nhóm .
Một số mẹo làm việc hữu ích khác bao gồm:
- Quản lý khối lượng công việc ở cả vào ngày bình thường và giai đoạn cao điểm.
- Địa chỉ bán thực phẩm chất lượng có giao hàng tại địa phương.
- Bí quyết duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa.
- Mẹo quản lý thời gian.
- Phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả.
Lời kết
Quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa hoàn toàn có thể tỏ ra là một thử thách “ ngoạn mục ” với những cấp chỉ huy vốn quen với cách làm việc truyền thống cuội nguồn. Chúng tôi kỳ vọng những san sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc nắm được cách lên kế hoạch thích hợp để bảo vệ năng suất đội nhóm và hiệu suất cao quản lý nhân viên cấp dưới trong mùa dịch .
Nếu bạn đọc quan tâm đến các giải pháp đào tạo lãnh đạo và nhân sự chuẩn quốc tế của chúng tôi, vui lòng xem thêm tại đây – hoặc liên hệ ITD qua số điện thoại 028 3825 8487/ email [email protected].
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Việc Làm
