Bí quyết sắp xếp thứ tự khi việc nào cũng quan trọng – Ideas (vi-VN)

Đâu phải khi nào ” bận rộn ” cũng đồng nghĩa tương quan với hiệu suất cao – những tuyệt kỹ sắp xếp việc làm dưới đây sẽ giúp bạn tận dụng ngày làm việcTrong một ngày làm việc, mọi người thường ưu tiên việc làm theo nhu yếu của người khác, theo “ deadline ”, hoặc cũng hoàn toàn có thể là trọn vẹn không có thứ tự nào. Tình huống đó cũng thường gặp trong đời sống riêng, khi người ta chẳng giành bao nhiêu thời hạn cho những hoạt động giải trí thật sự quan trọng, và lại miệt mài “ bận rộn ” không đâu. Giải pháp cho yếu tố này chính là sắp xếp việc làm hiệu suất cao, có chủ đích và hướng đến những tiềm năng tương lai. Khi đó, mỗi việc làm bạn triển khai đều sẽ thôi thúc giá trị, còn những điều ít quan trọng sẽ không hề đảo lộn list việc cần làm .Áp dụng những kế hoạch sắp xếp, bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể đổi khác triệt để lịch làm việc trong ngày, để quãng thời hạn dành cho việc làm — và cho đời sống cá thể thực sự ý nghĩa. Những kế hoạch này sẽ giúp bạn nhìn nhận và sắp xếp những mối ưu tiên số 1 .

Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc   

Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên thật tỉ mỉ, bạn hãy soạn lịch làm việc, đánh giá các công việc, rồi phân bổ thời gian cho các công việc đó – để đạt hiệu quả cao nhất trong thời gian ngắn. Khi sắp xếp, bạn cũng cần linh động bởi sẽ có những lúc bạn cần tạm dừng việc có mức ưu tiên thấp và tập trung vào vấn đề khẩn cấp hơn. 

1. Lập danh sách tất cả các công việc 

Chìa khóa sắp xếp việc làm hiệu suất cao chính là hiểu rõ hàng loạt khoanh vùng phạm vi những việc bạn cần làm — dù việc làm có thông thường đến mấy, bạn hãy cứ ghi ra và xem xét. Một mẹo khá hay để nắm toàn cảnh là ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra một list .Bất kể việc gì, dù chỉ là lấy quần áo từ tiệm giặt là hay họp riêng với sếp, cũng cần được đưa vào cùng một list. Khi đã liệt kê hết mọi việc làm, thường thì bạn hoàn toàn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời hạn thiết yếu và giá trị mà mỗi việc mang lại .

2. Xác định việc quan trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn 

Nghe có vẻ như là một giải pháp quản trị thời hạn tức thì, nhưng sắp xếp thứ tự việc làm lại là mấu chốt giúp bạn hoàn thành xong những tiềm năng dài hạn. Khi nắm rõ tiềm năng bạn thực sự theo đuổi, dù tiềm năng ấy là thăng chức, triển khai xong dự án Bất Động Sản hay đạt bước ngoặt trong sự nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xác lập những việc làm tương quan mật thiết nhất. Chia nhỏ những tiềm năng lớn lao này theo mốc thời hạn cũng là một ý hay. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể chia nhỏ tiềm năng của cả năm thành list việc làm mỗi tháng, rồi mỗi tuần, mỗi ngày, v.v.Với Alejandro Cerecedo, quản trị hạng sang đảm nhiệm mảng người mua thời trang ở công ty PR Another Company và thành viên của WeWork Reforma 26 ở Thành phố Mexico, đặt ra những tiềm năng dài hạn là cách ông sắp xếp và truyền lửa cho cả tập thể mỗi khi năm mới đến. Cerecedo san sẻ “ Chúng tôi trao đổi về tiềm năng cả trong việc làm lẫn đời sống và đặt ra mốc thời hạn cho chặng đường tiến tới những tiềm năng đó ” ” .Cách tư duy toàn cục này nắm vai trò chủ yếu trong việc sắp xếp việc làm hiệu suất cao. Mọi người thường nhầm tưởng rằng bận rộn song song với quá trình. Thế nhưng, cả ngày lao vào những việc làm chẳng hề tương quan đến tiềm năng sau cuối chỉ phí thời hạn mà thôi. Hãy thành thật với bản thân về giá trị lâu bền hơn của mỗi việc làm và không ngừng tâm niệm tiềm năng sau chót .

3. Đánh dấu những việc khẩn cấp

Trong list việc làm, bạn cần ghi rõ deadline cho mỗi mục. Có như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và hoàn toàn có thể vạch trước kế hoạch cho những deadline về sau .Đặt ra kỳ hạn ngay cả khi việc làm không nhu yếu cũng rất quan trọng ; bằng không, bạn sẽ liên tục trì hoãn những việc làm quan trọng chỉ vì chúng không gấp gáp. ( Chiến lược này cũng phát huy tính năng trong việc giúp bạn tăng hiệu suất và giảm thời hạn trì hoãn ) .

4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp 

Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, người kinh doanh, diễn thuyết chính Stephen Covey khuyên ta nên phân loại việc làm ( sau đó sắp xếp thứ tự ) theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp .

  • Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác. 
  • Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc

Bạn cũng hoàn toàn có thể vận dụng một kế hoạch khác để bảo vệ việc quan trọng được ưu tiên — thậm chí còn hơn cả nhu yếu xuất phát những người tương quan nóng vội hay nhu yếu tự phát “ khẩn cấp ”. Đó là chiêu thức Most Important Tasks ( Công việc quan trọng nhất – MIT ). Với kế hoạch này, bạn sẽ tạo một list riêng chỉ gồm ba việc làm phải làm vào ngày hôm đó. Khi chọn ba việc làm, bạn cần dựa trên tầm quan trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Cách xác lập không khó, bạn hãy xem xét tiềm năng và tự hỏi bản thân : Công việc nào ảnh hưởng tác động đến tác dụng ở đầu cuối nhiều nhất ? Hôm nay mình nên làm gì để đạt tiềm năng đó nhanh gọn hơn ?

5. Tránh những mối ưu tiên trái ngược nhau 

Khi việc làm còn chưa quá khó khăn vất vả, bạn vẫn hoàn toàn có thể dễ dàng sắp xếp trước sau. Tuy nhiên theo nghiên cứu và điều tra, khi khó khăn vất vả dần tăng, những người giữ vị trí cao hơn thường ưu tiên một tiềm năng, còn người ở cấp dưới lại vẫn miệt mài xoay xở với hàng tá mối ưu tiên. Tình trạng “ mỗi người một kiểu ” đó nằm trong số những nguyên do làm giảm hiệu suất, khi những việc làm quan trọng nhất lại không được dốc toàn lực .Giải pháp giúp bạn luôn tập trung chuyên sâu vào từng việc làm quan trọng ở từng thời gian chính là xác lập những yếu tố hoàn toàn có thể gây xao lãng – những việc xảy ra đồng thời hay nhu yếu tự phát – và dữ thế chủ động tránh trong ngày làm việc. Ví dụ, khi cùng lúc phải thu thập dữ liệu cho một dự án Bất Động Sản và phong cách thiết kế những trang chiếu cho bản thuyết trình, bạn nên ưu tiên một trong hai và tránh mọi việc làm, email, tin nhắn hay công tác làm việc sẵn sàng chuẩn bị tương quan đến trách nhiệm còn lại .

6. Cân nhắc công sức cần bỏ ra

Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá các công việc theo công sức cần bỏ ra. 

Nếu list việc làm quá chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần ít thời hạn và công sức của con người nhất rồi nhanh gọn hoàn tất. Khi đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm xúc thành tựu, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước .

7. Liên tục xem xét và nhìn nhận đúng thực tế

Phương pháp “ Get Things Done ” ( GTD ) ( Hoàn thành việc làm ) của nhà tư vấn về hiệu suất David Allen gồm năm bước, mà một trong số đó là chiêm nghiệm thận trọng. Theo Allen, việc tiếp tục thanh tra rà soát list việc làm và những mối ưu tiên là chìa khóa giúp bạn “ trấn áp và tập trung chuyên sâu .

Mẹo nhanh giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả

Khi nhận ra sự thiết yếu của việc sắp xếp thứ tự cho tương thích, rất hoàn toàn có thể bạn sẽ đùng một cái cảm thấy phức tạp hơn và stress hơn so với lập một list việc làm đơn thuần. Chúng tôi đã tóm gọn những kế hoạch chính nêu trên ngay bên dưới đây nhằm mục đích giúp bạn sắp xếp có chủ đích .

  • Liệt kê mọi việc: Hãy ghi cả việc công và việc tư trong cùng một danh sách.
  • Đánh giá mục tiêu dài hạn: Cân nhắc các mục tiêu dài hạn to lớn hơn và việc bạn cần làm để đạt được các mục tiêu đó. 
  • Chia nhỏ các mục tiêu lớn: Để nắm bắt cách hoàn thành mục tiêu dài hạn, hãy chia nhỏ các mục tiêu đó thành các mốc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. 
  • Cho kỳ hạn rõ ràng: Ghi rõ hạn chót của mọi công việc và tự đề ra kỳ hạn cho bản thân dù không bắt buộc. 
  • Áp dụng phương thức “khẩn cấp và quan trọng”: Ưu tiên những việc khẩn cấp và quan trọng; đặt ra thời gian cụ thể cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và giao cho người khác hoặc loại bỏ tất cả các việc khác. 
  • Lập danh sách MIT hàng ngày: Ghi ra ba công việc quan trọng cần hoàn tất vào ngày hôm đó. Ba công việc này phải liên quan đến mục tiêu to lớn trong tương lai.  
  • Tránh xao lãng: Chủ động tránh những công việc trái ngược nhau, đặc biệt là khi công việc trở nên khó khăn hơn. 
  • Cân nhắc công sức bỏ ra: Khi danh sách quá ôm đồm, hãy áp dụng quy tắc “dễ trước khó sau” và nhanh chóng hoàn tất những việc dễ.

Phân chia thời gian theo thứ tự ưu tiên và nhìn nhận đúng thực tế 

Dẫu sắp xếp việc làm hài hòa và hợp lý đến đâu, lượng việc làm bạn hoàn toàn có thể triển khai xong trong một ngày vẫn hạn chế và đương nhiên không hề tránh khỏi những phút giây xao lãng. Quan trọng là bạn phải thực tiễn khi thiết lập tiềm năng và sắp xếp việc làm. Bằng không, bạn sẽ lầm tưởng về những người xung quanh và khi nào cũng cảm thấy mình đang tụt lại phía sau .Hãy nhớ, mục tiêu sắp xếp việc làm là dành thời hạn triển khai những việc làm quan trọng – những việc sẽ tạo độc lạ về lâu bền hơn và đưa bạn đi đúng hướng. Khi sắp xếp hài hòa và hợp lý, bạn sẽ dữ thế chủ động hơn, tập trung chuyên sâu hơn và có chủ đích hơn. Mục tiêu là hoàn tất những việc làm cho thấy sự tiến triển thực sự và gạt sang một bên mọi “ bận rộn ” phù du .
Lưu ý: Cần phải có JavaScript với nội dung này.
Caitlin Bishop là cây bút thuộc phân mục Ideas by We của WeWork, hiện sống tại Thành phố Thành Phố New York. Trước đây, cô là phóng viên báo chí kiêm biên tập viên cho Mamamia tại Sydney, Úc và cộng tác viên của tờ Gotham Gazette .
Bạn chăm sóc đến khoảng trống làm việc ? Hãy liên hệ .
Lưu ý: Cần phải có JavaScript với nội dung này.

Was this article useful ?
thumbs-up thumbs-down