Đào tạo kỹ năng giao việc, ủy quyền cho nội bộ doanh nghiệp
Nội Dung Chính
I. Kỹ năng giao việc
1. Phân biệt giao việc và uỷ quyền.
Kỹ năng giao việc có tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên.
Kỹ năng ủy quyền tương tự như như kỹ năng giao việc, chúng có đặc thù giao nghĩa vụ và trách nhiệm, quyền hạn cho nhân viên cấp dưới .
Kỹ năng giao việc cho nhân viên cấp dưới chính là một trong những kỹ năng quan trọng của chỉ huy
2. Lợi ích của kỹ năng giao việc
- Tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành tốt mục tiêu.
- Giao việc để nhân viên có trách nhiệm trong mỗi công việc được giao.
- Kỹ năng giao việc của quản lý giúp phân công rõ ràng công việc thuận tiện cho việc kiểm tra.
- Tận dụng được những nguồn lực và năng suất làm việc.
- Mỗi người làm một công việc sẽ tạo thành một tổng thể gắn kết.
3. Khó khăn trong công việc khi người lãnh đạo không có kỹ năng giao việc
- Các công việc thường chậm trễ.
- Không tìm được người phù hợp để tổ chức giao việc.
- Tránh tình trạng người thì quá bận rộn, người thì không có việc để làm
- Các nhân viên không nhận định được quyền hạn của mình trong công việc.
- Những nhân viên sẽ không nắm bắt được thông tin về kế hoạch công việc.
- Với người không có kỹ năng giao việc sẽ khiến người có năng lực cảm thấy nhàm chán tổ chức làm việc đó.
- Với những người không có kỹ năng giao việc sẽ bận rộn, không có thời gian quan tâm đến nhân viên.
- Các nhân viên sẽ không làm việc theo phương pháp mà nhà quản lý hướng dẫn.
4. Những điều nên tránh của nhà lãnh đạo khi giao việc
- Người không có kỹ năng giao việc sẽ khó mà điều hành công việc.
- Người lãnh đạo không chắc chắc chắn vào khả năng của nhân viên để giao việc.
- Các quản lý cho rằng mình có kỹ năng giao việc nhưng sẽ chẳng hiệu quả vì không có nhân viên phù hợp.
- Nhân viên không có trách nhiệm với công việc của mình.
- Nhân viên không dám thử thách bản thân, không dám mạo hiểm.
- Nhà lãnh đạo nghĩ tự mình có thể giải quyết công việc.
- Lơ là không quản lý nhân viên.
5. Nhà lãnh đạo chia sẻ quyền lực của mình
- Người lãnh đạo có kỹ năng giao việc tốt sẽ xem xét tình hình công việc và đưa ra hướng giải quyết nếu công việc gặp khó khăn, đồng thời khen ngợi những nhân viên tìm ra hướng giải quyết tốt.
- Hãy đề nghị nhân viên đưa ra thật nhiều ý kiến nhưng quyết định vẫn nằm trong tay nhà lãnh đạo.
- Hãy hành động đừng ngại khó, hãy cứ thử sức mình.
- Luôn giúp đỡ nhân viên khi họ cần thiết.
- Tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn.
Những nhà chỉ huy hãy dùng kỹ năng chỉ huy để san sẻ quyền lực tối cao của mình cho nhân viên cấp dưới
6. Những điều nhà lãnh đạo nên dự kiến
- Các nhân viên có quyền nêu lên ý kiến về độ không hài lòng trong những quyết sách của công ty, doanh nghiệp.
- Các nhân viên có thể đề nghị giúp đỡ trong công việc khi cần thiết.
- Việc lãnh đạo có kỹ năng giao việc sẽ khiến những nhiệm vụ được hoàn thành tốt nhất.
- Những nhân viên mới phải được chỉ dẫn công việc cụ thể và đào tạo nếu cần.
- Những nguồn lực quý giá nhất là con người – thời gian – tiền bạc – vật chất… và phải sử dụng chúng hợp lý.
7. Những vấn đề cần xem xét khi lựa chọn nhân viên
- Phân tích kỹ công việc trước khi giao việc cho nhân viên.
- Xem xét những yếu tố về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức… của ứng viên xem có phù hợp không.
- Những nhân viên sau khi được giao nhiệm vụ đảm bảo phải hiểu rõ được yêu cầu công việc.
8. Đưa ra kế hoạch giao công việc
- Trình bày kết quả mong muốn trong công việc.
- Đưa ra thời gian biểu và mức độ mong muốn ứng viên hoàn thành nhiệm vụ.
- Xác định rõ chất lượng và số lượng công việc.
- Giao quyền hạn về tay nhân viên.
- Khi cần có thể đào tạo nhân viên để phù hợp với công việc,
- Báo cáo với toàn thể nhân viên về công việc cần hoàn thành, nhiệm vụ mỗi người, người chịu trách nhiệm quản lý…
Sử dụng kỹ năng giao việc để chia việc cho mỗi người rõ ràng và hiệu suất cao
II. Các bước giao việc
1. Rà soát lại công việc.
Với kỹ năng giao việc tuyệt vời thì các nhà lãnh đạo sẽ biết rà soát, tổng hợp lại những công việc trước khi giao cho nhân viên để nắm bắt được tình hình công việc, cũng như độ phù hợp trong công việc.
2. Chọn việc để giao
Cân nhắc xem việc nào quan trọng cần xử lý trước, việc nào hoàn toàn có thể giao lại cho người khác làm. Bằng kinh nghiệm tay nghề chỉ huy, hãy tìm ra người tương thích với việc làm đó để đạt hiệu suất cao việc làm cao nhất .
3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc
Làm rõ mục tiêu công việc:
- What: công việc cụ thể phải làm là gì?
- Who: giao việc cho ai, là là người có năng lực để đảm nhiệm công việc.
- When: Khi nào cần hoàn thành công việc?
- Where: Địa điểm thực hiện công việc ở đâu?
Đưa ra lý do cần thực hiện công việc
Đây là bước sau cuối cũng là bước quan trọng nhất giúp nhân viên cấp dưới hiểu rõ mục tiêu của việc làm. Nhờ vậy nhân viên cấp dưới mới hiểu được giá trị của những việc mình tạo ra và nỗ lực thao tác ngay cả khi không xuất hiện quản trị ở đó .
4. Lựa chọn người thích hợp
Bạn cần nghiên cứu và điều tra về từng người để giao việc tương thích với họ. Các nhà chỉ huy với kỹ năng giao việc đỉnh điểm sẽ thực thi trao đổi tế nhị với từng người trước khi giao việc. Điều đó sẽ làm họ cảm thấy mình được đặc biệt giao trách nhiệm việc làm, như vậy sẽ nỗ lực làm nó chỉnh chu nhất hoàn toàn có thể .
5. Chuẩn bị và giao việc
Bước này sẽ diễn ra rất nhanh gọn. Người quản trị nên có vài lời gợi ý về cách triển khai việc làm và ngỏ lời hoàn toàn có thể giúp sức nếu cần. Chú ý khi giao việc cần để nhân viên cấp dưới ký nhận để tránh thực trạng quên việc hay làm thất lạc tài liệu … Nếu việc làm có người triển khai cùng, phải trao đổi cùng hai người đó cùng một lúc và giao thời gian triển khai xong, phương tiện đi lại và kinh phí đầu tư nếu cần .
Chuẩn bị giao việc và đề ra những nhu yếu cần hoàn thành xong
6. Hướng dẫn công việc
Các nhà quản trị việc làm sẽ cần thực thi hướng dẫn việc làm qua 3 quá trình đó là hướng dẫn minh họa, nhu yếu lập lại việc làm và để nhân viên cấp dưới làm thử. Các quy trình đơn cử như sau :
- Hướng dẫn minh họa nếu cần: Thường thì bước này hay sử dụng với những công việc cần vận hành máy móc, tùy vào mức độ thạo việc của nhân viên mà nhà quản lý có thể hướng dẫn hay không.
- Yêu cầu lặp lại hướng dẫn: Đây là một các làm hay giúp các sếp kiểm tra lại xem nhân viên đã nắm bắt được hết công việc chưa, cùng là cách để nhà quản lý kiểm chứng lại xem đã truyền đạt hết thông tin cho nhân viên chưa. Đừng quên “cho” nhân viên những lời động viên và bày tỏ có thể giúp đỡ nếu họ cần. Bởi người ta nói mức độ hoàn thành công việc phụ thuộc vào 1% là tài năng, 14% là do huấn luyện và 85% còn lại dựa vào tinh thần làm việc.
- Demo- làm thử: Đây là công đoạn thực tiễn gắn liền với lý thuyết. Bạn nên làm trước cho nhân viên xem, vừa làm vừa nói lý thuyết. Rồi đề nghị nhân viên làm và hãy đặt ra câu hỏi để làm rõ công việc.
7. Theo dõi quá trình thực hiện
- Bạn nên quan sát và nắm bắt tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên.
- Hãy điều chỉnh công việc để phù hợp với hiện tế thực tại.
- Đề nghị tiến hành lập báo cáo và kiểm tra từng giai đoạn.
- Luôn khuyến khích nhân viên làm việc, khen ngợi nhiều hơn thay vì trách móc.
- Chỉ can thiệp vào công việc của họ khi cần thiết để mọi người được thỏa sức sáng tạo trong công việc.
8. Đánh giá kết quả
Sau mỗi việc làm được hoàn thành xong đều cần nhìn nhận hiệu quả, tuyên dương những thành tích góp phần của mọi người để phát huy, và vận dụng để tăng trưởng sự nghiệp sau này cũng như góp phần cho công ty, doanh nghiệp .Bên cạnh đó cũng cần chỉ ra những mặt hạn chế, những khúc mắc trong quy trình thao tác để lấy làm kinh nghiệm tay nghề, nhắc nhở những cá thể thiếu ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm và động viên họ thao tác tích cực hơn, nhưng trước hết hãy lắng nghe nguyên do tại sao họ chưa hoàn thành xong tốt việc làm .
Nhưng chắc hẳn sẽ ít phải nhắc nhở từng cá nhân, bơi trong quá trình làm việc người có kỹ năng giao việc sẽ luôn kiểm soát vấn đề ngay khi nó vừa xảy ra và khắc phục ngay lập tức.
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Việc Làm
