Hồ sơ nhân sự là gì? Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi quan trọng, nó tàng trữ hàng loạt những thông tin về nhân sự. Những thông tin quan trọng về nhân sự ở trong một doanh nghiệp như thể thông tin về sơ yếu lí lịch, bảo hiểm, lịch sử dân tộc công tác làm việc của nhân sự, lương thưởng và những thông tin về việc xin nghỉ phép của nhân sự .

Những thông tin trong hồ sơ có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế  cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.

2. Hồ sơ nhân viên gồm những gì?

Trước khi khám phá pháp luật về tàng trữ, doanh nghiệp cần nắm rõ những thành phần chính trong hồ sơ nhân sự. Cụ thể như sau :

2.1. Đối với người lao động ở trong thời hạn thử việc

Thông thường, hồ sơ cần khá đầy đủ những sách vở như sau :

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch của người lao động
• Giấy chứng minh thư photo công chứng của người lao động
• Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động

Nếu như người lao động ở trong công ty là người quốc tế, người lao động cần phải sẵn sàng chuẩn bị khá đầy đủ những loại sách vở trên. Bên cạnh đó người lao động quốc tế cũng cần phải chuẩn bị sẵn sàng thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép để lao động tại Nước Ta .
Đối với trường hợp người lao động ở trong công ty có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi. Bên phía người sử dụng lao động cần bảo vệ rằng mình đã có sự chấp thuận đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng bằng văn bản .

2.2. Người lao động có độ tuổi dưới 15

Nếu như doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15. Trong hồ sơ cần phải bảo vệ được những sách vở như sau :

• Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động
• Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.

Khi doanh nghiệp đã thu được rất đầy đủ hàng loạt những loại sách vở này coi như đã đủ hồ sơ nhân sự tàng trữ trong doanh nghiệp .

2.3. Hồ sơ nhân sự của người lao động chính thức

Khi đã trở thành nhân viên chính thức ở trong doanh nghiệp, người lao động sẽ cần bổ trợ thêm sách vở vào trong bộ hồ sơ thử việc trước đó. Sẽ gồm có những sách vở phát sinh và thiết yếu trong quy trình thao tác. Hồ sơ nhân sự cần lưu gồm có :

• Hợp đồng lao động chính thức do bên phía doanh nghiệp biên soạn và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Các khoản mà doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho người lao động. Mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng của người lao động.
• Phụ lục của hợp đồng lao động
• Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động
• Đối với một số những loại giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động. Yêu cầu cần có hai bản, đầy đủ chữ ký và lưu nội bộ doanh nghiệp.

Nhân viên chính thức cần nhu yếu cao hơn về sách vở. Vì thế mà doanh nghiệp cần phải thận trọng hơn trong quy trình tàng trữ sách vở của người lao động .

3. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất

Hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Hành chính nhân sự cần phải nắm được hàng loạt những nguyên tắc, lao lý về tàng trữ hồ sơ nhân sự hiệu suất cao .
3 lao lý quan trọng, phát hành bởi Pháp luật Nước Ta về cách tàng trữ hồ sơ nhân sự không hề bỏ lỡ :

1. Hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp đều phải đảm bảo gắn liền với hồ sơ lương khi được doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Bởi vì thông thường thì những bộ hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp lưu trữ và khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, lúc này doanh nghiệp sẽ trình hồ sơ ra.
2. Và trong cả quá trình lao động làm việc của người lao động trong công ty, các bộ hồ sơ của người lao động đều sẽ được lưu trữ ở trong doanh nghiệp và nó cũng được gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty.
3. Những bộ HSNS được lưu trữ ở trong doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố như sau: Loại lao động; quy chế lao động; quy chế lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ có hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy vào quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự thay đổi về việc lưu trữ hồ sơ.

Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên phía hành chính nhân sự cần là người nắm rõ nhất hàng loạt những nhu yếu về yếu tố hồ sơ. Đặc biệt cần xem xét khi tàng trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp .

4. 65+ biểu mẫu hành chính nhân sự cần biết

Đi kèm với việc tàng trữ hồ sơ bản gốc, bộ phận hành chính nhân sự chắc như đinh sẽ cần update vắn tắt những hoạt động giải trí thường ngày vào hồ sơ nhân sự, đơn cử với 65 loại sách vở tối thiểu như sau :

• Bảng chấm công, tăng ca
• Bảng theo dõi công lương trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp
• Biên bản xử lý khiếu nại
• Giấy đề nghị đi công tác
• Phiếu đề xuất thăng chức, bổ nhiệm, miễn nhiễm
• Quy chế khen thưởng và vi phạm
• Cùng vô số các loại giấy tờ khác… (Vui lòng điền thông tin để nhận được đầy đủ 65 biểu mẫu này)

Đây chính là bước bắt buộc để triển khai xong hồ sơ, bảo vệ rằng doanh nghiệp luôn nắm rõ thực trạng thao tác của nhân viên .

4.1. Đăng ký TẢI MIỄN PHÍ những biểu mẫu hành chính nhân sự quan trọng

5. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Có thể thấy, quản trị thông tin nhân sự hiệu suất cao không hề thuận tiện, đặc biệt quan trọng khi bộ phận nhân sự phải quản trị tới 65 loại biểu mẫu hành chính đi kèm với hồ sơ nhân sự. Do đó, chuyện bị sai sót trong thông tin, cũng như cung ứng thiếu sách vở thuộc bộ hồ sơ là điều thường thấy ở những doanh nghiệp Nước Ta hiện tại .
tin tức nhân sự hoàn toàn có thể coi là gia tài quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng với xu thế công nghệ 4.0, quản trị hồ sơ nhân sự cũng có nhiều điểm khác. Từ quản trị hồ sơ bằng sách vở sang số hóa những thông tin, bảo vệ tàng trữ bảo mật thông tin, chuẩn xác .

5.1. AMIS tin tức nhân sự – Quản lý hồ sơ hiệu suất cao

Quản lý hiệu suất cao cùng ứng dụng AMIS tin tức nhân sự tương hỗ doanh nghiệp

1. Đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên
2. Dễ dàng trích xuất tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ
3. Quản lý dữ liệu hồ sơ nhân viên tập trung, xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.

AMIS tin tức nhân sự nằm trong nền tảng quản trị nguồn nhân lực hợp nhất AMIS HRM, tương hỗ doanh nghiệp quản trị tổng thể những nhiệm vụ quản trị nhân sự khác như : Chấm công, Tính lương, hợp đồng lao động, quản trị nghỉ phép, công tác làm việc, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, Đánh giá, giảng dạy … ..
>> > Xem thêm : Top 22 ứng dụng quản trị nhân sự
Đăng ký thưởng thức khá đầy đủ tính năng AMIS tin tức nhân sự không tính tiền trong vòng 15 ngày !

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục