Chương 14 CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP – Tài liệu text
cao Irtnh QUAn TRI DOANH N6HIỆP_______________________
– Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu
vào, các yếu tố chi phí sản xuất cũng như thị trường đầu ra.
– Phát hiện chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra và trách nhiệm của
các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện quyết định, mệnh lệnh,
chỉ thị.
– Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền,
chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.
– Hình thành hệ thống thống kế báo cáo với những biểu mẫu có nội
dung chính xác, thích hợp.
– Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm đạt
mục tiêu đã định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận,
từng cấp, từng cá nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh.
2. Tính tất yếu của hoạt động kiểiĩi soát
– Từ thập niên 90 của thế kỷ XX, kiểm soát đã trở thành công cụ được
các nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền và kiểm soát các
hoạt động của chính họ.
– Nhờ kiểm soát mà đo lường được mức độ chính xác, sự phù hợp của
các quyết định, các mục tiêu chiến lược, chiến thuật đã được hoạch định của
doanh nghiệp.
– Nhờ kiểm soát mà có thể đánh giá được kết quả đã đạt được, duy trì
các hoạt động đang tiến hành, phát hiện nguyên nhân sai sót từ đó điều
chỉnh các quyết định trong tương lai.
– Thông qua các tài liệu kiểm soát, nhà quản trị sẽ có được hệ thống
thông tin đầy đủ, cập nhật để làm căn cứ hoạch định m ục tiêu cho tương lai.
Tóm lại: Sự cần thiết của kiểm soát nảy sinh từ ý m uốn của những
người hoạch định và ra quyết định, muốn biết kết quả thực hiện những mệnh
lệnh, quyết định của cấp dưới, qua đó thẩm định, mức độ chính xác, tính khả
thi của những mục tiêu đã hoạch định.
– Ngoài ra, tính tất yếu của kiểm soát cần xuất phát từ mối liên hệ
tương tác giữa các hoạt động trong doanh nghiệp, kiểm soát có ý nghĩa to
lớn trong việc phối hợp các hoạt động quản trị từ; xác định m ục tiêu, xây
dựng chịến lược, xác lập cơ cấu tổ chức, tạo động lực kích thích động cơ của
người lao động trong doanh nghiệp.
382
Trường t>ại học K ỉnh tè Quốc dãn
Chuơng Í4, Công tâc kiểm soỗt ừong ơocmh nghiệp
Sơ đồ 14.1. Tác động giữa quyết định và kiểm soát
Sơ đồ trên cho thấy: kiểm soát được thực hiện trong khuôn khổ của hai
loại hệ thống khác nhau; hệ thống quyết định và hệ thống thông tin.
II. TRÌNH T ự VÀ NỘ I DUNG CỦA K lỂ M SOÁT
1. Trình tự quá trình kiểm soát
Diễn trình kiểm soát là m ột quá trình’ gồm 3 bước: thiết lập tiêu chuẩn
kiểm soát; đo lường, so sánh mức độ đạt được với các tiêu chuẩn đã định;
điều chỉnh các sai lệch.
Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát.
Tiêu chuẩn là những m ốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả
đã đạt được.
Thông thường, các tiêu chuẩn để ra đặc trưng cho các m ục tiêu hoạch
Tniùng Đại học Kỉnh tẻ Quốc dân
383
—
………. ■■’……….-…………..■■
‘
■
^
_____
định của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn đặt ra thường được phản ánh về mặt
định tính hay định lượng. Tuy nhiên, cần cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn.
– Các tiêu chuẩn định lượng như:
+ Số lượng sản phẩm dịch vụ sản xuất trong kỳ.
+ Tồn kho: tồn kho sản phẩm hàng tháng đòi hỏi phải duy trì tương
ứng doanh số tiêu tụ dự kiến của 2 tháng tiếp sau.
+ Khoản phải thu: phải đạt mức tổng giá trị doanh sô’ bán thiếu hàng
tháng không vượt quá doanh số bán của một tháng rưỡi trước đó.
+ Lượng phế phẩm theo tỷ lệ cho phép.
+ Lượng chi phí đầu tư.
+ Giá cả
+ Số giờ làm việc thực tế
+ Mức tiêu dùng nguyên liệu
+ Tỷ lệ cán bộ nhân viên trong bộ máy quản lý (<10% ) v.v... – Các tiêu chuẩn định tính như: Làm cho các đốc công có ý thức trách nhiệm cao; có lòng trung thành với doanh nghiệp, có kỷ luật làm việc… Những mục tiêu này khó lượng hoá nhưng cần đặt ra để kiểm soát xem mỗi hành động có được thực hiện đúng đường lối đã định không. Ví dụ: Khả năng tổ chức; năng lực hoạch định, khả năng chỉ huy, uy tín… được đặt ra cho từng quản trị viên. Việc đánh giá các tiêu chuẩn này phải thông qua kết quả hoạt động của đơn vị, sự tin cậy, khám phá của đồng nghiệp và cấp dưới. Trình tự thiết lập biểu tiêu chuẩn kiểm soát được thực hiện theo thứ tự sau: (1) Xác định mục đích, kết quả cuối cùng phải đạt được. (2) Sắp xếp các yếu tố quan trọng theo thứ bậc có ảnh hưởng tới thực hiện mục đích. (3) Xác định đơn vị đo lường đánh giá kết quả (bằng hiện vật, giá trị thời gian) v.v… (4) Tập hợp các yếu tố và diễn tả m ối quan hệ giữa chúng trên biểu hay sơ đồ. (5) Xác định các phưcỉng pháp, công cụ kiểm soát cần dùng; các bản 384 Trưỉrttg Đại híỉC K inh tế Quốc dần Chương Ĩ4. Công tàc kiềm soát trong ơocnh tĩ0ifệp báo cáo định kỳ, khả năng tổ chức, phối hợp hoạt động. Bước 2: Tiến hành kiểm soát và so sánh kết quả đã đạt được với những tiêu chuẩn đã định. Bước này được thực hiện với những nội dung sau: + Thu thập chứng từ, báo cáo (thông tin). + Kiểm tra lại các báo cáo, sơ đồ, biểu đồ về mức độ chính xác và sự phù họp nội dung, mục đích của kiểm soát đã được đặt ra. + N ghiên cứu, phân tích, chỉ ra được những thành tích, tồn tại qua so sánh kết quả đạt được với m ục tiêu đề ra theo dự kiến. + Xác định xu hướng phát triển mới, dự kiến những khó khăn, rủi ro có thể xảy ra. M ục đích của bước này nhằm: đánh giá đúng kết quả đã đạt được, khẳng định thành tích, phát hiện sai lệch làm cơ sở đề ra giải pháp. Để đánh giá m ột cách khách quan, cần thực hiện các nguyên tắc sau: – Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá kết quả. Vận dụng nguyên tắc này sẽ khó khăn trong trường hợp kiểm soát những m ục tiệu định tính, khó có thể đo lường được như: cải tiến tổ chức sản xuất, nâng cao trình độ chuyên môn, rèn ỉuyện phong cách, tác thức như: xác định kết quả, mục tiêu cuối cùng; đánh giá thông qua các mục tiêu trung tâm, ví dụ, dùng chỉ liêu chu kỳ sản xuất để đánh giá kết quả tổ chức sản xuất, dùng những tiêu chuẩn về phẩm chất, trình độ kiến thức, uy tín để đánh giá việc nâng cao trình độ. – Đảm bảo tính khách quan trong kiểm soát. Để đảm bảo nguyên tắc này trong quá trình kiểm soát phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ của các cấp quản trị cấp trên, không thành kiến, độc đoán, tránh buộc tội bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có chứng cứ. Cấp dưới phải có lòng tin và chấp hành nghiêm túc những quy định và nội dung kiểm soát. – Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân và các bộ phận là đối tượng kiểm soát. Thông qua kiểm soát, quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực của quản trị viên cấp dưới. Đối với cấp dưới, họ khẳng định được vị trí của m ình, những khiếm khuyết, hướng khắc phục để đạt tiêu chuẩn, mục tiêu đã định. Đồng thời, họ biết cần cải tiến phương pháp làm việc, nâng cao năng lực tổ chức. Trường £)ại học Kinh tế Quôc đầii 3B5 Giảo trình QUÀN TRI DOANH NGHIỆP – Đảm bảo tính toàn diện: là mức độ bao quát đối với mọi lĩnh vực hoạt động và kết quả mong muốn (kiểm soát mọi hoạt động, mọi hiện tượng phát sinh). – Đảm bảo tính thời điểm: hộ thống thông tin cho kiểm soát kịp thời, đúng lúc theo thời gian. Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch Kiểm soát không chỉ đcfn thuần đo kết quả đã đạt được so với những tiêu chuẩn đặt ra mà còn phải đề ra những biện pháp để sửa chững sai lầm. Nhờ thực hiện bước 2 của diễn trình kiểm soát, quản trị viên biết chính xác cần phải áp dụng những biện pháp sửa chữa ở những khâu, bộ phận, cá nhân nào. Các hướng điều chỉnh sai lệch thường gồm: điều chỉnh k ế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cưèfng nhân viên, lựa chọn bố trí lại nhân sự, tãng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ, cách chức… Sơ đồ 14.2. Trinh tự quá trình kiểm soát Trình tự kiểm soát này nhằm hai mục đích: – Kiểm soát ảnh hưởng của các quyết định chiến lược, sách lược với hoạt động doanh nghiệp. – Đánh giá, thông báo, nêu nguyên nhân các tồn tại. 2. Nội dung kiểm soát Công tác kiểm soát trong doanh nghiệp mang tính chất toàn diện, bao trùm tất cả các lĩnh vực hoạt động: sản xuất, nhân sự, tài chúih, kỹ thuật. TrưữiiỊỊ Đai hoG Kinh le Quoc dim Chương ĩ4, c a » £ r tồc kỉần soốt ípcng ckxữứt nsfitíệp ……………….. — …………..- ……………………………………………………………………………. I ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………. m arketing… M ột số nội dung kiểm soát chủ yếu: – Kiểm soát tài chính: lỗ, lãi, doanh số, chi phí, lợi nhuận… V í dụ: dựa vào chỉ tiêu về khả nãng thanh toán (chỉ số khả năng thanh toán ngắn hạn, chỉ số khả năng thanh toán nhanh) để phân tích năng lực tài chính của doanh nghiệp. Hoặc dựa vào phân tích các chỉ số mắc nợ, các chỉ số phản ánh kỳ thu tiền hàng, hiệu quả sử dụng vốn để kiểm soát tình thế tài chính doanh nghiệp. – Kiểm soát nhân sự; nguồn nhân sự, tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, sử dụng, đánh giá, bồi dưỡng và đào tạo, thăng tiến nhân sự. – Năng suất: đo lường khả năng của doanh nghiệp trong việc sử dụng các nguồn lực, sao cho có lợi nhất (cả lĩnh vực trực tiếp, gián tiếp) – Tinh hình sản xuất: khả năng chế tạo sản phẩm mới, số lượng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ… – Thái độ làm việc và trách nhiệm của quản trị viên; có ý thức trách nhiệm hoàn thành công việc được giao hay không? có quan hệ tốt trong cộng đồng doanh nghiệp hay không? – Kiểm soát chất lượng sản phẩm. – Sự kết hợp mục tiêu ngắn hạn, dài hạn. – Kiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tư, phát triển doanh nghiệp. Tóm lại, mội dung kiểm soát phải trả lời được những vấn đề cơ bản sau: – Mục đích phải đạt của tổ chức là gì? có những tiêu chuẩn gì đánh giá mức độ hoàn thành công việc? cách thức thay đổi khi cần thiết. – Hội đồng quản trị hay tổng giám đốc ban hành các quyết định quản trị dựa vào những căn cứ nào? – Hệ thống sổ sách, biểu mẫu, nguồn thông tin lập ra để cung ứng, phục vụ cho việc hoàn thành các báo cáo có hợp lý không? khoa học không? – Chế độ trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản trị và ghi chép sổ sách của từng cấp, từng cá nhân? – Tinh hình tài chính của doanh nghiệp? – Các quan hệ nhân sự trong doanh nghiệp? 3. M ối quan hệ giữa kiểm soát và các hoạt động trong doanh nghiệp Hoạt động trong doanh nghiệp có thể chia thành 2 loại: Những hòạt động thuộc k ế hoạch hoá chiến lược, những hoạt động thuộc k ế hoạch hoá Trường £>ạỊ hộ€ K inh tế Qưốc dấn
367
Giảo trình QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
tác nghiệp.
Sau đây sẽ xem xét m ối quan hệ giữa các hoạt động kiểm soát doamh
nghiệp.
M ối quan hệ giữa các hoạt động và kiểm soát
Những hoạt động thuộc kế
Những hoạt động thuộc kê’
hoạch hoá chiến lược
Loại kiểm soát
hoạch hoá tác nghiệp
– Xác định các mục tiêu
– Chuẩn bị các kế hoạch ngân – Kiểm soát ngân sách
sách
– Xác định tổ chức
– Chuẩn bị chương trình nhân – Kiểm soát tuyển dụng
sự ở các cấp
– Xác định chính sách tài chính – Chuẩn bị kế hoạch dự trù tài – Kiểm soát tín dụng (khách và
chính và cấp kinh phí
ngân hàng)
–
Xác
định
marketing
chính
sách – Quyết định các chương trình – Kiểm soát hiệu quả C’ủa
quảng cáo
quảng cáo
– Xác định chính sách nghiên – Quyết định các dự án
– Kiểm soát giá: thực hiện idự
cứu phát triển
án
– Chọn hướng đổi mới sản – Quyết định những cải tiến đối – Kiểm soát lãi của sản phẩrrn
với sản phẩm
phẩm
– Quyết định kế hoạch sản – Chuẩn bị các chương trình – Kiểm soát tính liên tục c^ủa
sản xuất và tiến độ chất lượrng
sản xuất và cung ứng vật tư
xuất
cung ứng vật tư
– Đánh giá kết quả của ban – Đánh giả thành tích của – Kiểm soát năng lực nhân vitèn
lãnh đạo và các biện pháp ban người lãnh đạo và các nhân
đéra
viên
III. H ÌN H T H Ứ C VÀ P H Ư Ơ N G P H Á P K IỄ M S O Á T
1. Các hình th ự c kiểm soát
a) Kiểm soát định kỳ
Theo hình thức này, việc kiểm soát được thực hiện theo k ế hoạch đĩã
định trong thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị. Đối tượmg
của kiểm soát định kỳ thường là quản trị viên thừa hành và quản trị viên
thưc hiên.
Trưùiig f>ại học Kinh tẽ Quốc dân
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Doanh Nghiệp
