KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ

1. Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Các loại hồ sơ

– Hồ sơ việc làm ( hồ sơ công vụ )
Là tập văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, hoặc có cùng đặc trưng như : tên loại, tác giả … hình thành trong quy trình xử lý việc làm thuộc công dụng, trách nhiệm của một cơ quan, đơn vị chức năng .
– Hồ sơ nguyên tắc
Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền pháp luật về một mặt, một nghành công tác làm việc nhất định dùng làm địa thế căn cứ để xử lý việc làm hàng ngày ( loại hồ sơ này không phải nộp vào tàng trữ mà chỉ dùng để xử lý, giải quyết và xử lý việc làm ) .
– Hồ sơ trình ký
Là một tập văn bản có tương quan với nhau về một yếu tố được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và phát hành một văn bản mới .
– Hồ sơ nhân sự
Là một tập văn bản, tài liệu có tương quan về một cá thể đơn cử ( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh – sinh viên … ) .

3. Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước

– Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh gọn, làm địa thế căn cứ đúng chuẩn để xử lý việc làm kịp thời, hiệu suất cao, nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác làm việc của cán bộ. Trong cơ quan, đơn vị chức năng nếu công văn sách vở trong quy trình xử lý và sau khi xử lý xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng yếu tố, vấn đề phản ánh công dụng, trách nhiệm của cơ quan và từng đơn vị chức năng tổ chức triển khai, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh gọn, khá đầy đủ, điều tra và nghiên cứu yếu tố được hoàn hảo, đề xuất kiến nghị quan điểm và xử lý việc làm có địa thế căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó góp thêm phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác làm việc của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị chức năng .

– Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được ngặt nghèo, giữ gìn bí hiểm thông tin của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị chức năng. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện kèm theo cho cán bộ, thủ trưởng cơ quan quản trị được tài liệu ngặt nghèo, nắm chắc được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có giải pháp quản trị ngặt nghèo, giữ gìn được bí hiểm của Nhà nước .

– Tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác làm việc tàng trữ, Giao hàng tốt cho công tác làm việc nghiên cứu và điều tra trước mắt và lâu dài hơn .

II. KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ

1. Khái niệm lập hồ sơ

Lập hồ sơ là quy trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thành hồ sơ theo nguyên tắc và chiêu thức pháp luật. Lập hồ sơ là việc làm sau cuối trong công tác làm việc văn thư cơ quan, được thực thi sau khi vấn đề, yếu tố đề cập trong các văn bản đó xử lý xong, thường vào dịp cuối năm khi sắp kết thúc một năm công tác làm việc, sẵn sàng chuẩn bị kế hoạch, chương trình công tác làm việc của năm mới. Trong trong thực tiễn việc lập hồ sơ cũng được thực thi một cách phổ cập trong các tàng trữ cơ quan và tàng trữ nhà nước bởi do việc lập hồ sơ ở quy trình tiến độ văn thư các cơ quan, đơn vị chức năng làm chưa tốt, khi chuyển về tàng trữ thường dưới dạng tài liệu bó gói nên trong quá trình tàng trữ vẫn phải thực thi lập hồ sơ .

2. Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ 

a) Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng gồm nhiều loại : loại do cơ quan, đơn vị chức năng sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau : loại để thi hành, xử lý ; có loại để chỉ huy, hướng dẫn ; có loại để báo cáo giải trình hoặc để biết, để tìm hiểu thêm. Vì vậy, cần phải lựa chọn các mô hình tài liệu phản ánh đúng tính năng, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị chức năng để lập hồ sơ nhằm mục đích ship hàng cho công tác làm việc trước mắt và công tác làm việc điều tra và nghiên cứu vĩnh viễn về sau. Những loại không phản ánh công dụng, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị chức năng, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ .

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Mọi sự việc, mọi vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác đều có khởi đầu và kết thúc hay có quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề.

Khi lập hồ sơ cần phải tích lũy vừa đủ văn bản, tài liệu về một yếu tố, một vấn đề, một con người đơn cử. Khi tích lũy vừa đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo vệ mối liên hệ ngặt nghèo giữa các văn bản, tài liệu với nhau, từ quy trình phát sinh, tăng trưởng và kết thúc một yếu tố, một vấn đề hoặc về một con người. Ví dụ : Lập hồ sơ về một hội nghị gồm có : công văn triệu tập, list đại biểu tham gia, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo giải trình tại hội nghị, băng ghi âm, ghi hình …

– Lập hồ sơ về một cán bộ gồm có : sơ yếu lý lịch và những bổ trợ lý lịch qua từng năm ; những văn bằng, chứng từ đã có qua huấn luyện và đào tạo, tu dưỡng ; những quyết định hành động tương quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu … Hồ sơ lập ra phải bảo vệ mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các yếu tố, vấn đề được toàn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của hồ sơ. Có như vậy mới giúp cán bộ cơ quan điều tra và nghiên cứu, sử dụng tài liệu được thuận tiện và hoàn hảo. Thực hiện nhu yếu này yên cầu người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hài hòa và hợp lý, không xé lẻ những văn bản có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề .

Yêu cầu này không hề triển khai được khi lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi văn bản. Ví dụ như trong một tập “ Thông báo ” gồm có rất nhiều thông tin với nhiều nội dung khác nhau .

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Văn bản hình thành trong cơ quan có nhiều giá trị khác nhau, có loại có giá trị vĩnh viễn, có loại có giá trị có thời hạn ( theo hạn định ) nhưng cũng có loại khi xử lý xong việc làm thì cũng hết giá trị. Cho nên khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại tài liệu có cùng giá trị. Nếu bảo vệ nhu yếu này sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản, ship hàng nghiên cứu và điều tra được tốt, tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ .

Trong tàng trữ người ta chia giá trị tài liệu thành hai loại : vĩnh viễn và có thời hạn. Ví dụ : Ở Ủy ban nhân dân thành phố TP.HN có hồ sơ về tình hình thực thi kế hoạch nhà nước năm 2010 của thành phố được lập thành những hồ sơ sau :

– Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình triển khai kế hoạch nhà nước năm 2010 .
– Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình triển khai kế hoạch nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2010 .

Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ thứ nhất cần dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn, hồ sơ sau chỉ cần dữ gìn và bảo vệ trong một thời hạn nhất định. Những loại tài liệu trùng thừa thì chọn bản gốc, bản chính để lập hồ sơ, còn bản sao và những loại tài liệu không có giá trị khác thì giữ lại ở cơ quan một thời hạn nhất định, sau đó triển khai tiêu huỷ theo hướng dẫn của N hà nước .

Nếu tập hồ sơ dày quá 3 cm ( khoảng chừng 200 tờ ) thì cần phân loại thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ. Ví dụ : Một hồ sơ hội nghị nhiều văn bản tài liệu hoàn toàn có thể chia thành các tập như sau :

– Các văn bản tài liệu chính của hội nghị .
– Tham luận của đại biểu .
– Ảnh, băng ghi âm, ghi hình .
– Tài liệu Giao hàng hội nghị …

 3. Các bước lập hồ sơ

Có nhiều loại hồ sơ, chuyên đề này chỉ đề cập đến các bước lập hồ sơ việc làm .

Bước 1: Mở hồ sơ

– Đối với cơ quan đã có hạng mục hồ sơ : vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên cấp dưới địa thế căn cứ vào hạng mục hồ sơ xem mình được giao nghĩa vụ và trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì cần chuẩn bị sẵn sàng bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề vào bìa 1
– Trường hợp cơ quan chưa có hạng mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên cấp dưới địa thế căn cứ vào trách nhiệm được giao, địa thế căn cứ vào việc làm phải xử lý và thực tiễn tài liệu hình thành mà mở hồ sơ .

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ; văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác.

Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

* Kết thúc hồ sơ:

Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu ( quá 200 tờ ) thì phải phân loại thành các đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ .

– Phân chia đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ

Cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời hạn hoặc giá trị tài liệu để phân loại cho hài hòa và hợp lý .

– Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc trong đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ
Có tính năng cố định và thắt chặt trật tự văn bản tài liệu, bảo vệ mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh yếu tố, vấn đề một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu và điều tra thuận tiện. Tùy theo từng hồ sơ ( đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ) mà lựa chọn cách sắp xếp cho tương thích. Thông thường có các cách sau :

+ Theo thứ tự thời hạn
+ Theo số văn bản
+ Theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả
+ Sắp xếp theo vần vần âm

 * Biên mục hồ sơ:

Hồ sơ chỉ được biên mục khi việc làm đã xử lý xong hoặc vấn đề kết thúc. Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì tích lũy, bổ trợ cho không thiếu. Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo vệ trật tự khoa học. Nội dung của việc biên mục hồ sơ gồm có :

– Đánh số tờ ;
– Ghi mục lục văn bản ;
– Viết tờ chứng từ kết thúc ;
– Viết bìa hồ sơ .

III. KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

1. Vai trò của quản lý hồ sơ

– Quản lý hồ sơ được tráng lệ, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức triển khai được nhanh gọn, đủ địa thế căn cứ đúng mực để xử lý việc làm kịp thời, hiệu suất cao .

– Quản lý ngặt nghèo hồ sơ, tài liệu sẽ góp thêm phần giữ gìn bí hiểm của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị chức năng .

– Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu suất cao sẽ là mắt xích gắn liền công tác làm việc văn thư với công tác làm việc tàng trữ và có tác động ảnh hưởng trực tiếp đến công tác làm việc tàng trữ .

Đối với từng cán bộ, công chức trong quy trình xử lý việc làm cần lập vừa đủ các hồ sơ để có địa thế căn cứ khoa học khi đề xuất kiến nghị quan điểm và xử lý việc làm, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác làm việc .

Đối với cơ quan, đơn vị chức năng nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản trị được việc làm của cơ quan, đơn vị chức năng, quản trị ngặt nghèo tài liệu, giữ gìn bí hiểm. Lập hồ sơ và quản trị tốt sẽ thiết kế xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác làm việc văn thư ; tránh được thực trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào tàng trữ, tạo thuận tiện cho cán bộ tàng trữ triển khai các khâu nhiệm vụ tàng trữ nhằm mục đích ship hàng tốt cho công tác làm việc khai thác, nghiên cứu và điều tra .

2. Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước

– Phân loại hồ sơ:

Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được giữ lại, xác lập giá trị và chuyển vào tàng trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử dân tộc sẽ nộp về tàng trữ lịch sử dân tộc ; Hồ sơ nguyên tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở xử lý các việc làm hàng ngày của cán bộ, công chức, viên chức ; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản trị nhân sự Giao hàng cho việc quản trị con người trong cơ quan, tổ chức triển khai, khi có sự luân chuyển công tác làm việc hoặc nghỉ hưu thì hồ sơ sẽ được chuyển qua cơ quan, đơn vị chức năng mới để liên tục theo dõi hoặc chuyển về tàng trữ theo pháp luật của Nhà nước … Chính vì những đặc trưng cơ bản của các loại hồ sơ khác nhau nên yên cầu cách quản trị cũng khác nhau, thế cho nên cần có sự phân loại rõ ràng để có giải pháp quản trị tốt nhất, Giao hàng cho hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai .

– Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ:

Việc nhìn nhận các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, giải pháp, tiêu chuẩn do khoa học tàng trữ đề ra. Mục đích của việc xác lập giá trị tài liệu, hồ sơ là :
+ Xác định thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau ;
+ Xác định tài liệu, hồ sơ tàng trữ có giá trị lịch sử vẻ vang để đưa vào tàng trữ lịch sử dân tộc dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn ;
+ Xác định tài liệu hết giá trị dữ gìn và bảo vệ để tiêu hủy .

– Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ : Đây là sự tích hợp một cách ngặt nghèo và hài hòa và hợp lý các khâu nhiệm vụ của công tác làm việc lập hồ sơ để tổ chức triển khai một cách khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm mục đích bảo vệ bảo đảm an toàn và sử dụng chúng có hiệu suất cao nhất .

– Thống kê hồ sơ:

Thống kê hồ sơ là vận dụng các công cụ, phương tiện đi lại trình độ, nhiệm vụ để nắm được đúng mực thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của mạng lưới hệ thống dữ gìn và bảo vệ tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức triển khai .

– Bảo quản hồ sơ, tài liệu:

Bảo quản tài liệu, hồ sơ là vận dụng các giải pháp trong đó đa phần là các giải pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ bảo đảm an toàn và lê dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm mục đích Giao hàng tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt và vĩnh viễn. Các giải pháp dữ gìn và bảo vệ tài liệu, hồ sơ trong khoanh vùng phạm vi cơ quan, tổ chức triển khai :

+ Xâydựng quy định văn thư, tàng trữ
+ Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ
+ Chế độ làm vệ sinh liên tục và đột xuất
+ Xây dựng nội quy phòng hỏa
+ Chế độ nhiệt độ, nhiệt độ tương thích với từng loại tài liệu, hồ sơ đơn cử .

– Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu

Đây là quy trình Giao hàng khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức triển khai để cung ứng các nhu yếu nghiên cứu và điều tra lịch sử vẻ vang và nhu yếu xử lý các việc làm của các cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể .

Nguồn: daotaomof.vn/bvct/chi-tiet

Sưu tầm: Thanh Tuấn – IT

Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục