Văn bản hành chính là gì? Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, khi nhắc đến văn bản hành chính khá nhiều người thực sự chưa hiểu loại văn bản này là gì? Quy trình soạn thảo văn bản hành chính ra sao? Để giải đáp được thắc mắc này hãy cùng Isinhvien tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Nội Dung Chính
Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước, văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, hoàn toàn có thể là thông tin, truyền đạt thông tin từ tổ chức triển khai, cá thể, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức triển khai, cá thể khác .
Văn bản hành chính cũng hoàn toàn có thể dung để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, xử lý những việc làm đơn cử trong quy trình quan lý, quản lý một cơ quan, tổ chức triển khai .
Soạn thảo văn bản hành chính
Hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp… Căn cứ vào nội dung và hình thức của các quyết định đó mà ta soạn thảo nó thành văn bản hành chính.
Khi soạn thảo văn bản quản trị hành chính về cơ bản cũng phải bảo vệ các nhu yếu như so với văn bản pháp quy tuy nhiên các văn bản này không có đặc thù pháp lý. Có thể soạn thảo văn bản hành chính thành 2 loại như sau :
Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
Bao gồm :
- Quyết định cá biệt
- Chỉ thị cá biệt
- Nghị quyết cá biệt
Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản trị nhà nước nhất thiết phải triển khai trong công tác làm việc kiến thiết xây dựng và phát hành văn bản. Tùy theo đặc thù, nội dung và hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý của từng loại văn bản mà hoàn toàn có thể thiết kế xây dựng một tiến trình soạn thảo văn bản hành chính tương ứng .
Sau đây là các bước cơ bản về quy trình soạn thảo văn bản hành chính :
Bước 1: Xác định mục đích văn bản hành chính
Xác định mục tiêu, đặc thù của yếu tố cần văn bản hóa thường thì xuất phát từ sáng tạo độc đáo chỉ huy của chỉ huy cơ quan, từ các yếu tố biểu lộ trong chương trình công tác làm việc của cơ quan .
Tiến hành tích lũy, nghiên cứu và phân tích, lựa chọn các thông tin thiết yếu có tương quan đến nội dung của yếu tố cần ra văn bản, đặc biệt quan trọng là các thông tin quan trọng như :
- Thông tin pháp luật
- Thông tin thực tiễn
- Yêu cầu về thời gian của cấp có thẩm quyền
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bộ phận hoặc cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo thực thi viết dự thảo văn bản tương thích với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo pháp luật của nhà nước. Để văn bản hành chính bảo vệ chất lượng cần có sự phối hợp tham gia quan điểm của các bộ phận trình độ về các yếu tố có tương quan và sự chỉ huy ngặt nghèo của cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ huy, tránh trường hợp phải thay thế sửa chữa nhiều lần, gây mất thời hạn, tốn kém .
Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi kí ban hành
Lãnh đạo đảm nhiệm trực tiếp ( Tưởng hoặc phó ) các phòng ban, hoặc văn phòng duyệt văn bản trước khi trình lên chỉ huy cơ quan ( Thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng đảm nhiệm trình độ ) ký. Trong quá trình này người chỉ huy trực tiếp những người được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản phải duyệt, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức của văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký phát hành .
Các quan điểm nhu yếu thay thế sửa chữa dự thảo văn bản sẽ được ghi ngoài lề hoặc trực tiếp sửa vào nội dung văn bản, sau đó văn bản được gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh lý lại .
Bước 4: Duyệt bản thảo văn bản hành chính
Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, dánh máy (hoặc in) soát lại văn bản, trình ký Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến yêu cầu sửa chữa của người phụ trách trực tiếp, người (bộ phận) soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy (hoặc tin) bản chính, soát lại văn bản để tránh mọi sai sót và trình thủ trưởng ký ban hành văn bản.
Trong tiến trình này, thủ trưởng sau khi xem xong nhu yếu phải chỉnh lý thay thế sửa chữa thì người ( bộ phận ) soạn thảo phải nhận văn bản về để triển khai chỉnh lý theo nhu yếu chỉ huy của thủ trưởng. Sau khi sửa xong, làm thủ tục trình ký lại .
Bước 5: Ban hành văn bản
Đánh máy ( hoặc in ) nhân văn bản theo số lượng “ nơi nhận “ và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản ( cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, dữ gìn và bảo vệ văn bản lưu ) theo đúng lao lý hiện hành .
Một số yêu cầu khi soạn thảo văn bản hành chính
Văn bản hành chính chiếm một khối lượng rất lớn trong các cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Nó là phương tiện đi lại không hề thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp đơn cử. Khi soạn thảo văn bản quản trị hành chính về cơ bản cũng phải bảo vệ các nhu yếu như so với văn bản pháp quy .
Về ngôn ngữ
Yêu cầu về ngôn từ văn bản hành chính sử dụng ngôn từ viết, cách diễn đạt đơn thuần, dễ hiểu. Dùng từ ngữ đại trà phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương. Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Khi viết hoa phải được thực thi theo quy tắc chính tả tiếng Việt
Khi soạn thảo văn bản hành chính phải ghi rất đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản ; số, ký hiệu văn bản ; ngày, tháng, năm phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành …
Yêu cầu về thể thức văn bản
Ban hành văn bản hành chính được triển khai theo các nguyên tắc lao lý tại Điều 13 Nghị định 30/2020 / NĐ-CP về công tác làm việc văn thư, đơn cử :
1. Cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền ký tổng thể văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành ; hoàn toàn có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc nghành được phân công đảm nhiệm và một số ít văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao đảm nhiệm, quản lý và điều hành thì triển khai ký như cấp phó ký thay cấp trưởng .
2. Cơ quan, tổ chức triển khai thao tác theo chính sách tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thay mặt đại diện tập thể chỉ huy ký các văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai được đại diện thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc nghành được phân công đảm nhiệm .
3. Trong trường hợp đặc biệt quan trọng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể chuyển nhượng ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng thuộc cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của mình ký thừa ủy quyền 1 số ít văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được triển khai bằng văn bản, số lượng giới hạn thời hạn và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa chuyển nhượng ủy quyền được thực thi theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức triển khai ủy quyền .
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
5. Người ký văn bản phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về văn bản do mình ký phát hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về hàng loạt văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành .
6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai .
Trên đây là lời giải đáp cho thắc mắc “Văn bản hành chính là gì?” và quy trình 5 bước soạn thảo một văn bản hành chính. Isinhvien hi vọng sẽ cung cấp những thông tin bổ ích đến bạn đọc. Truy cập chuyên mục kỹ năng tìm việc để đọc nhiều bài viết hơn nhé.
Bài viết khác liên quan đến Soạn thảo văn bản
Source: https://laodongdongnai.vn
Category: Thủ Tục
